Chuyển đổi số Hợp đồng số Giải pháp hợp đồng điện tử AMIS WeSign – Tăng tốc cạnh...

Giải pháp hợp đồng điện tử AMIS WeSign – Tăng tốc cạnh tranh trong thời kỳ chuyển đổi số

Thực tế cho thấy, đại dịch COVID-19 đã và đang loại bỏ những doanh nghiệp không thể và chưa thể thích nghi kịp trong thời kỳ bình thường mới. Những doanh nghiệp thành công sẽ là những doanh nghiệp bắt kịp công cuộc chuyển đổi số và sẵn sàng áp dụng các nền tảng số trong mô hình kinh doanh.

Giải pháp hợp đồng điện tử là một trong những xu hướng chuyển đổi số tất yếu mà các doanh nghiệp đang hướng tới hiện nay khi phương thức ký kết hợp đồng giấy dần lộ rõ những hạn chế, nhất là khi đại dịch COVID-19 bùng phát và chính phủ phải ban hành các biện pháp giãn cách xã hội nghiêm ngặt.

Trong bài viết sau đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem giải pháp hợp đồng điện tử là gì và việc ứng dụng giải pháp này sẽ giúp các Doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh như thế nào.

I. Giải pháp hợp đồng điện tử được hiểu như thế nào?

giải pháp hợp đồng điện tử là gì

1. Giải pháp hợp đồng điện tử là gì?

Giải pháp hợp đồng điện tử là một nền tảng ký hợp đồng số, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng cho doanh nghiệp.

Với giải pháp này, người dùng sẽ loại bỏ được hoàn toàn việc sử dụng giấy tờ bởi các bên tham gia hợp đồng đã có được công cụ thuận tiện để tạo lập, đàm phán, giao kết, lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu hợp đồng bằng cách ứng dụng công nghệ điện tử. Từ đó, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng tại bất cứ đâu, miễn là có laptop hoặc điện thoại thông minh kết nối internet.

2. Giải pháp hợp đồng điện tử áp dụng cho những lĩnh vực nào?

Trên thực tế, giải pháp ký hợp đồng điện tử có thể được áp dụng với các lĩnh vực đa dạng như:

  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
  • Hợp đồng lao động;
  • Hợp đồng thuê khoán;
  • Hợp đồng thương mại, dịch vụ;
  • Hợp đồng đại lý;
  • Hợp đồng vận chuyển;
  • Hợp đồng bảo hiểm;
  • Hợp đồng mua bán;
  • Thỏa thuận hợp tác, biên bản ghi nhớ…

II. Giải pháp hợp đồng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

giải pháp hợp đồng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

1. Bất cập khi ký hợp đồng giấy

Trước khi tìm hiểu những lợi ích mà giải pháp hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng phân tích các điểm bất cập, khó khăn của việc ký kết hợp đồng giấy (hay còn được gọi là hợp đồng truyền thống).

1.1. Quy trình ký hợp đồng giấy

Thông thường, quy trình ký hợp đồng truyền thống của các doanh nghiệp sẽ trải qua những bước sau:

Bước Công việc Chi phí & Rủi ro
1. Soạn thảo và in ấn
  • Soạn nội dung hợp đồng theo thỏa thuận
  • In hợp đồng bản cứng
  • Đầu tư cho máy in (mua mới, khấu hao, sửa chữa), in ấn gây tốn chi phí
  • Trục trặc, hỏng hóc máy in làm kéo dài thời gian in ấn
  • Nếu có lỗi nhỏ trong 1 trang in thì phải in lại
2. Bên A ký kết
  • Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy
  • Trình hợp đồng lên trợ lý giám đốc kiểm tra
  • Trợ lý trình cho giám đốc, giám đốc ký chính thức
  • Văn thư đóng mộc, sau đó gửi chuyển phát
  • Trưởng phòng, giám đốc có việc đột xuất, đang bận công tác xa
  • Ký sót, ký sai dẫn đến phải in ấn lại toàn bộ hợp đồng
  • Văn thư nghỉ phép dẫn đến chậm trễ đóng mộc
  • Tốn chi phí chuyển phát nhanh
  • Xảy ra rủi ro thất lạc khi chuyển phát
3. Bên B ký kết
  • Đại diện bên B nhận hợp đồng và trình giám đốc
  • Giám đốc ký
  • Văn thư đóng mộc và gửi chuyển phát lại cho bên A
  • Giám đốc có việc đột xuất, đang bận công tác xa
  • Ký sót, ký sai dẫn đến phải in ấn lại toàn bộ hợp đồng
  • Văn thư nghỉ phép dẫn đến chậm trễ đóng mộc
4. Lưu trữ
  • Lưu trữ hợp đồng
  • Tốn chi phí thuê nhân sự văn thư
  • Tốn chi phí cho việc lưu trữ để bảo quản hợp đồng
  • Mất thời gian để tìm lại hợp đồng cũ khi số lượng hợp đồng lưu trữ quá nhiều

1.2. Bất cập khi ký hợp đồng giấy truyền thống

Qua phân tích trên, không khó để thấy rằng có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình ký kết hợp đồng truyền thống.

❌Bất tiện vì phải phụ thuộc nhiều yếu tố: Tính trung bình, một bộ hợp đồng sẽ cần 5 đến 8 ngày làm việc để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu xảy ra những rủi ro như sếp bận, sếp đi công tác hay đặc biệt là giãn cách COVID-19, giảm tiếp xúc trực tiếp thì thời gian ký kết sẽ bị kéo dài, gây gián đoạn tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp.

❌Tốn kém chi phí và mất nhiều thời gian: Những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ, văn thư cũng chiếm một phần không nhỏ trong ngân sách hoạt động của các doanh nghiệp. Theo như số liệu của một khảo sát, chi phí cho một bộ hợp đồng giấy là 50,000 – 80,000 VNĐ. Nếu một năm doanh nghiệp ký kết tới 1000 bộ hợp đồng giấy thì chi phí có thể lên tới 80 triệu VNĐ.

2. Lợi ích doanh nghiệp có được khi ký hợp đồng điện tử

Khi áp dụng giải pháp hay nền tảng ký hợp đồng điện tử vào quy trình làm việc, tất cả những rủi ro và chi phí trên của doanh nghiệp đều được giải quyết, cụ thể như sau:

✅Lợi ích
✅Tiết kiệm 90% thời gian ký kết Tất cả các bước trong quy trình ký đều được thực hiện hoàn toàn online. Thay vì phải trình ký trực tiếp cho các cấp giám đốc, đóng mộc văn thư, đợi chuyển phát… thì nay chỉ cần ngồi tại văn phòng, tại nhà hay tại bất cứ đâu là có thể trình ký chỉ trong vài giây đồng hồ.
✅Đảm bảo thông suốt quá trình ký kết Các doanh nghiệp không còn phải lo ngại những rủi ro như thất lạc trong quá trình chuyển phát hay thậm chí là giãn cách covid 19.
✅Tiết kiệm 85% chi phí Tất cả những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ, khấu hao cơ sở vật chất đều được cắt giảm vì quá trình lưu trữ hoàn toàn được thực hiện trực tuyến.
✅Những tiện ích khác Tạo được nhiều luồng ký tương ứng với từng phòng ban, ký nhiều hợp đồng chỉ bằng 1 click chuột, tìm lại hợp đồng đã ký chỉ trong vài giây cùng những tính năng ưu việt khác.

3. Giải pháp hợp đồng điện tử có đảm bảo giá trị pháp lý không?

giải pháp hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không

Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra khi có ý định áp dụng những nền tảng ký hợp đồng điện tử vào hoạt động của doanh nghiệp. Liên quan đến vấn đề này, điều 34 và điều 35 trong luật giao dịch điện tử đã quy định:

Điều 34. Thừa nhận giá trị pháp lý (Luật giao dịch điện tử)

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Điều 35. Nguyên tắc giao kết và thực hiện (Luật giao dịch điện tử)

1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Theo như hai điều luật trên, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng hợp đồng điện tử để chuyển đổi số vì giá trị pháp lý của HĐ điện tử hoàn toàn giống với hợp đồng truyền thống.

>>> Tham khảo thêm: Tất cả những điều cần biết về hợp đồng điện tử

III. Giải pháp hợp đồng điện tử nào tốt nhất?

Hiện nay, có khá nhiều giải pháp hợp đồng điện tử trên thị trường và AMIS WeSign của MISA là một trong số đó. AMIS WeSign là nền tảng cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử, cho phép các Doanh nghiệp tham gia giao kết các loại hợp đồng bằng phương tiện điện tử.

AMIS WeSign ra đời và phát triển từ chính khó khăn trong việc trình ký hàng chục ngàn tài liệu hàng năm của MISA. Vậy nên, quý doanh nghiệp có thể tự tin lựa chọn, nghiên cứu về giải pháp hợp đồng điện tử này.

giải pháp hợp đồng điện tử AMIS WeSign

Với giải pháp AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa mọi quy trình ký kết hợp đồng, tiết kiệm 85% chi phí, giảm 90% thời gian ký kết so với phương thức hợp đồng giấy, thuận tiện cho việc giao dịch, khởi tạo, đàm phán, ký kết, lưu trữ, tìm kiếm hợp đồng và mở rộng kinh doanh thị trường một cách hiệu quả.

Một số tính năng ưu việt giải pháp AMIS WeSign đem lại

  • Tạo được các luồng ký cho nhiều phòng ban khác nhau và sử dụng lại được nhiều lần.
  • Tự động gửi email nhắc nhở người ký tiếp theo để ký nháy, ký chính thức theo trình tự ký.
  • Cơ chế ký hàng loạt hợp đồng, ký 1 lần cho nhiều vị trí.
  • Quản lý tập trung, tìm kiếm hợp đồng chỉ sau vài giây.
  • Hình thức ký đa dạng: Ký điện tử, ký số (USB Token), HSM, Remote Signing (Chữ ký số từ xa, không cần USB Token).
  • Tích hợp được với các phần mềm ERP của doanh nghiệp.

Với gần 30 năm kinh nghiệm cung cấp phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể, MISA tự tin sẽ đem đến cho các Doanh nghiệp giải pháp ký hợp đồng điện tử tốt nhất, giúp việc ký kết của Doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng với chi phí thật sự tối ưu.

Sao bạn phải tốn quá nhiều nguồn lực cho việc ký kết hợp đồng giấy, trong khi chỉ cần mất 30s cho một tài liệu được ký kết với AMIS WeSign! Hãy để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây, bộ phận tư vấn sẽ liên lạc lại với Bạn trong thời gian sớm nhất có thể.


 563 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này