Quản lý - điều hành Quản trị công việc - dự án Lập kế hoạch công việc năm: Hướng dẫn từng bước đơn giản...

Lập kế hoạch công việc năm: Hướng dẫn từng bước đơn giản & các công cụ tối ưu

Lập kế hoạch công việc năm là nhiệm vụ quan trọng mà các nhà quản lý cùng thành viên trong tổ chức cần thực hiện vào cuối mỗi năm để đưa doanh nghiệp đạt được những thành công mới thông qua việc thiết lập mục tiêu, kế hoạch cho năm mới.

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu những thông tin hữu ích xoay quanh việc lập kế hoạch công việc năm thành công và đạt hiệu quả tốt nhất qua bài viết dưới đây.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

I. Lập kế hoạch công việc là gì?

Lập kế hoạch công việc được hiểu là việc lập ra các bảng biểu với các hạng mục công việc cần hoàn thành theo từng ngày, tuần, tháng, năm nhằm đạt được mục tiêu đề ra với kết quả tốt nhất. Việc lập kế hoạch công việc là rất cần thiết đối với các lãnh đạo, nhà quản lý hoặc những người muốn quản lý công việc và thời gian của mình một cách khoa học và hợp lý nhất.

Lập kế hoạch công việc năm là quá trình xác định lộ trình kinh doanh cho công ty và nhân viên của bạn ở năm tiếp theo. Bản kế hoạch này bao gồm các mốc thời gian quan trọng trong năm gắn liền với những nội dung, hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu công ty đã đề ra.

Các công ty nên tổ chức các buổi trao đổi về việc lập kế hoạch công việc để xem xét kết quả hoạt động của năm trước, các thành tích đã đạt được cũng như những tồn đọng chưa xử lý. Việc này giúp nhà quản lý phân tích các kỳ vọng và kết quả từ năm trước để đưa ra một kế hoạch năm mới đúng đắn, đồng thời giúp các thành viên trong tổ chức biết được định hướng công việc sắp tới cần triển khai. 

II. Tại sao lập kế hoạch công việc năm lại quan trọng với mọi doanh nghiệp? 

Một bản kế hoạch công việc năm được xây dựng hoàn chỉnh là cơ hội tốt để thiết lập định hướng đúng đắn cho công ty cũng như nhân viên của bạn trong năm mới.

Hãy cùng xem xét những lợi ích to lớn nhất của việc lập kế hoạch công việc mới đối với các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực: 

  • Giúp doanh nghiệp luôn bám đuổi kết quả công việc, bởi kế hoạch công việc năm được thiết lập dựa trên các tiêu chí về hiệu suất và hiệu quả đạt được qua từng mốc thời gian trong năm. 
  • Doanh nghiệp dễ dàng xác định được những nhiệm vụ quan trọng nhất cần đạt được trong năm mới.
  • Mang đến thông tin rõ ràng cho nhân viên cùng các thành viên khác trong tổ chức về định hướng công việc sắp tới, giúp họ hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. 
  • Phân chia nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận, đội nhóm, thành viên, tránh xảy ra xung đột, mất đoàn kết trong công việc.
  • Tập hợp và gắn kết toàn tổ chức cùng hướng vào mục tiêu chung, tạo sự kết nối mạnh mẽ với kế hoạch chiến lược của công ty. 
Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

III. Các nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Khi lập kế hoạch công việc thì doanh nghiệp cần phải có những nội dung sau:\

  • Mục tiêu của kế hoạch
  • Thời gian hoàn thành kế hoạch ( ngày, tháng, năm)
  • Chi tiết các công việc cần thực hiện (chia theo cấp độ cần thiết)
  • Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc các công việc
  • Nhân sự, phòng ban, đơn vị thực hiện
  • Kế hoạch phòng ngừa rủ ro
  • Chi phí để hoàn thành

IV. 7 bước để lập kế hoạch công việc năm thành công 

Kế hoạch năm được coi là kế hoạch tiên quyết để có thể lên được những kế hoạch chi tiết nhỏ hơn. Để lên được kế hoạch công việc theo năm, bạn hãy tham khảo thêm các bước dưới đây.

1. Tổng kết kết quả của năm cũ

Tất cả kế hoạch năm đều phải bắt đầu bằng việc người lập kế hoạch biết mình muốn đi đâu và đạt được những gì vào thời điểm kết thúc năm cũ và chuẩn bị bước sang năm mới. Vì vậy, trước khi bắt đầu việc hình thành ý tưởng, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc tổng hợp và xem lại kết quả và mục tiêu đã đạt được của năm ngoái, sau đó quyết định những điều cần thay đổi cho năm tiếp theo. 

Các thành viên trong công ty cần tham gia cuộc họp tổng kết này để báo cáo và thống kê lại những điều đã và chưa hoàn thành, đồng thời cùng nhà quản lý đưa ra sự thay đổi cần thiết cho năm mới. Một số nghiên cứu cho thấy việc tổng hợp những ý kiến từ các thành viên trong tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt hơn kế hoạch công việc bởi sự đa dạng và sáng tạo. 

2. Brainstorm ý tưởng cho năm mới

Sau khi tổng kết lại các hoạt động của năm cũ, đã đến lúc đưa ra các ý tưởng mới. Brainstorm (vận dụng trí não để tìm hiểu hoặc giải quyết vấn đề) là một trong những phương pháp được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp trong việc trao đổi và đưa ra những ý tưởng mới. Điều này giúp mọi cá nhân đều có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình và cùng những thành viên khác xây dựng nên một bản kế hoạch năm hoàn thiện.

Nhà quản lý có thể tham khảo 4 điều sau đây để có thể định hướng cho các thành viên cách brainstorm hiệu quả nhất:

  • Đầu tiên, hãy cung cấp cho nhân viên danh sách các ý tưởng chính để họ phát triển. 
  • Thứ hai, cung cấp cho họ một định dạng tiêu chuẩn để sử dụng trong việc lên ý tưởng của mình. Chẳng hạn như cung cấp thêm yêu cầu về thời gian, không gian, ngân sách, … giúp họ dễ định hình hơn cách thức thực hiện. 
  • Thứ ba, giới hạn thời gian suy nghĩ cho các thành viên, sau đó, cho họ không giao để viết chi tiết các ý tưởng đã có trong đầu.  

 LẬP KẾ HOẠCH, THEO DÕI TIẾN ĐỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT với AMIS Công việc

CTA MGM 02

3. Trình bày ý tưởng

Sau buổi brainstorm, các thành viên sẽ cùng nhau chia sẻ tất cả những ý tưởng đã viết và nhà quản lý có trách nhiệm tổng hợp, liên kết, xâu chuỗi các ý tưởng với nhau. Mỗi nhóm hoặc thành viên sẽ trình bày ý tưởng hay nhất của mình trong khoảng thời gian giới hạn, có thể là 15 – 20 phút cho mỗi ý tưởng. 

Sau đó, nhà quản lý cần ghi nhận tất cả các ý kiến, và cho biết đâu là ý kiến ấn tượng hoặc có tính khả thi cao với từng hạng mục công việc. Kết thúc buổi trình bày sẽ là phần thống nhất các ý tưởng mới và thiết lập mục tiêu cho năm mới để định hướng cho việc lập kế hoạch công việc năm.

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay – MISA AMIS

4. Xác định những phần công việc phù hợp với từng thành viên

Trong bước này, mục tiêu nhà quản lý đặt ra là tìm ra phần việc phù hợp với năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để giao phó. Việc phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, đội nhóm là yếu tố quan trọng giúp các thành viên xây dựng mục tiêu và lập những phần kế hoạch nhỏ hơn cho chính bản thân mỗi người hướng đến đạt được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.

Hãy giao nhiệm vụ phù hợp với khả năng của các thành viên và lắng nghe ý kiến từ họ về những nhiệm vụ họ được giao, đồng thời cung cấp thêm định hướng và sự hỗ trợ cho họ có thể thực hiện nhiệm vụ tốt nhất. 

5. Lên lịch trình công việc

Nhà quản lý cần lên lịch trình cụ thể khi lập hoạch công việc năm theo từng mốc thời gian quan trọng để đạt được mục tiêu đã định. Thiết lập lịch trình theo từng hạng mục, từng nhiệm vụ hoặc theo từng tháng, quý sẽ giúp nhà quản lý và các thành viên dễ dàng sắp xếp và kiểm soát khối lượng công việc mình cần xử lý trong năm sắp tới. 

Trong các trường hợp khối lượng công việc tại một thời điểm quá dày đặc, nhà quản lý nên lập checklist công việc theo ngày hoặc theo tuần để mọi người dễ theo dõi và tránh bị sót việc. Để lên lịch trình công việc đơn giản và dễ kiểm soát, nhà quản lý có thể tham khảo các mẫu lập kế hoạch công việc Excel, sử dụng tính năng Google Calendar hay sử dụng phần mềm quản lý công việc

Bước 6: Tóm tắt, đánh giá và phê duyệt

Bước tiếp theo, tuy không tốn nhiều thời gian nhưng đây là bước quan trọng cần thực hiện. Doanh nghiệp nên tổ chức một buổi họp có tất cả các thành viên tham gia vào bản kế hoạch năm, để cùng đánh giá, phê duyệt và công bố bản kế hoạch công việc chốt cho năm mới, cũng như phổ biến mục tiêu cần đạt được và cách thức thực hiện cụ thể. Buổi họp này sẽ giúp nhân viên thêm tin tưởng, cảm thấy họ là một thành phần quan trọng trong bản kế hoạch này và tạo động lực giúp họ phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung trong năm tiếp theo. 

Bước 7: Tham khảo cuốn eBook đặc biệt về lập kế hoạch công việc năm

Ebook “Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch hoạt động năm dành cho doanh nghiệp 2022” là cuốn sách điện tử cung cấp những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch hoạt động năm mới, được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia của MISA AMIS.

Cuốn Ebook đặc biệt này sẽ là trợ thủ đắc lực giúp các nhà quản lý thuận lợi hơn trong việc lập kế hoạch công việc năm hoàn hảo và hiệu quả. Với 3 chương trọng điểm cùng bộ giải pháp thực tế, MISA AMIS hy vọng đây bạn sẽ có trong tay chìa khóa dẫn lối đến thành công trong năm 2022. 

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ

IV. Các công cụ lập kế hoạch công việc tốt nhất 

Để sở hữu một bản kế hoạch công việc năm hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn chiến lược, chuyên môn giỏi, kỹ năng thành thạo là chưa đủ. Một công cụ tốt hỗ trợ lập kế hoạch là điều cần thiết cuối cùng vào lúc này. Việc sử dụng đúng công cụ hỗ trợ sẽ giúp nhà quản lý thao tác nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó tối ưu hiệu quả và thời gian dành cho hoạt động lập kế hoạch. 

1. Mẫu lập kế hoạch công việc năm bằng Excel (download miễn phí)

Mẫu lập kế hoạch công việc năm bằng Excel của Vertex 42
Mẫu lập kế hoạch công việc năm bằng Excel của Vertex 42

>> Xem thêm: Bảng kế hoạch công việc: Các bước thực hiện đơn giản & biểu mẫu download miễn phí

2. Lập kế hoạch 4.0 với MISA AMIS Công Việc

Là một công ty công nghệ, MISA JSC từ lâu đã kết hợp công nghệ vào các sản phẩm của mình, tạo ra “môi trường số” cho các đối tác và khách hàng. MISA thúc đẩy và hỗ trợ các tổ chức, công ty sử dụng sản phẩm của mình để truyền bá văn hóa với nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS

AMIS Công Việc – phần mềm thuộc nền tảng MISA AMIS là phần mềm thiết lập & thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi lĩnh vực từ và phù hợp với mọi quy định của mọi mô hình kinh doanh.

Giao diện 5 loại báo cáo được trích xuất tự động và tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào
Giao diện 5 loại báo cáo được trích xuất tự động và tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào\

Việc triển khai một phần mềm quản lý thiết lập & thực thi kế hoạch không chỉ giúp người quản lý mở rộng quy mô công việc, dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào sự tinh giản công việc, linh hoạt thay đổi, và cộng tác hiệu quả, với các tính năng nổi bật: 

  • Giao – nhận – phê duyệt công việc trên một nền tảng tập trung, theo dõi tiến độ, điều phối công việc hiệu quả.
  • Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tự động và tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào. Nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
  • Tăng hiệu suất với sự kết hợp của nhiều mô hình quản trị trong doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

V. Tạm kết

Lập kế hoạch công việc năm sẽ là khởi đầu hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp để thiết lập một năm mới đầy tự tin, tạo sự bứt phá và vươn tới thành công mới. Những thông tin MISA AMIS cung cấp trong bài viết trên hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà quản lý và doanh nghiệp xây dựng một bản kế hoạch công việc phù hợp và đạt hiệu quả cao. MISA AMIS chúc các bạn thành công!


Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này