Với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hay cá nhân cần mua bán hàng hoá, sản phẩm thì đơn đặt hàng là thứ luôn xuất hiện hàng ngày và đã trở nên rất quen thuộc. Tuy nhiên, quản lý lượng đơn đặt hàng dày đặc mỗi ngày để đảm bảo ký kịp tiến độ, không ký sót… là một khó khăn không hề nhỏ đối với mỗi doanh nghiệp.
Trong thời gian gần đây, những phần mềm hỗ trợ ký đơn đặt hàng trực tuyến đã ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này. Vậy phần mềm ký đơn đặt hàng là gì và hỗ trợ việc ký kết như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Tổng quan về đơn đặt hàng
1. Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order – PO) là loại giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường được dùng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hay cá nhân cần mua bán hàng hoá, sản phẩm với mức giá quy định hay số lượng rõ ràng có ràng buộc về pháp lý. Đơn đặt hàng cũng có thể là văn bản mà bên mua gửi cho bên bán với mong muốn được bên bán cung cấp mặt hàng nhất định
Trong thương mại quốc tế, thông thường đơn đặt hàng có nội dung của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận vô điều kiện đơn đặt hàng thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên coi như đã được kí kết.
2. Có thể thay thế hợp đồng mua bán bằng đơn đặt hàng không?
Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu.
Theo đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.
Căn cứ vào quy định trên, đơn đặt hàng dù có tính chất là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán nhưng không được coi là một hình thức thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa.
3. Quy trình ký kết đơn đặt hàng truyền thống
Để hoàn thành ký kết đơn đặt hàng theo phương thức truyền thống, các doanh nghiệp thương mại, sản xuất thường đi theo quy trình sau đây:
Bước 1: Soạn thảo đơn đặt hàng
- Bên đặt hàng đàm phán với bên bán hàng để thống nhất được nội dung và biểu mẫu của đơn đặt hàng (thông thường bên bán hàng đã có biểu mẫu trước)
- Bên đặt hàng tiến hành in ấn đơn đặt hàng theo biểu mẫu đã thống nhất
Bước 2: Bên đặt hàng tiến hành ký kết
- Trình ký đơn đặt hàng lên trưởng phòng để kiểm tra và ký nháy
- Trưởng phòng trình lên trợ lý giám đốc để kiểm tra
- Trợ lý trình giám đốc ký chính thức
- Văn thư đóng dấu mộc
Bước 3: Bên bán hàng tiến hành ký kết
- Đại diện bên bán hàng nhận đơn đặt hàng được chuyển phát nhanh
- Giám đốc bên bán hàng ký kết
- Văn thư đóng mộc
Bước 4: Lưu trữ đơn đặt hàng
- Văn thư lưu trữ đơn đặt hàng
II. Phần mềm ký đơn đặt hàng hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Trước tiên, chúng ta cần biết phần mềm ký đơn đặt hàng là gì. Phần mềm ký đơn đặt hàng là một nền tảng hỗ trợ ký trực tuyến, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết ở các khâu tạo lập, ký kết và lưu trữ. Với nền tảng hỗ trợ ký này, các doanh nghiệp có thể ký kết ở bất kì đâu, bất kì lúc nào, miễn là có kết nối internet cùng thiết bị laptop hoặc điện thoại di động.
Để biết được phần mềm giúp các doanh nghiệp như thế nào, chúng ta hãy cùng phân tích những khó khăn hay gặp phải trong quy trình 4 bước trên:
| Bước | Trở ngại |
| 1 |
|
| 2 |
|
| 3 |
|
| 4 |
|
Không khó để thấy rằng để hoàn thành ký kết một đơn đặt hàng, bên mua hàng phải đầu tư nhiều thời gian, chi phí và công sức. Thông thường, cả quy trình sẽ mất từ 5 đến 8 ngày làm việc để hoàn thành nếu mọi thứ thuận lợi. Tuy nhiên, nếu gặp phải những trường hợp như sếp đi công tác, có việc đột xuất hay ký thiếu, ký sót thì thời gian hoàn thành phải lên tới 10 đến 15 ngày.
Rủi ro hơn, nếu đơn đặt hàng bị thất lạc trong quá trình chuyển phát thì cả quy trình sẽ phải bắt đầu lại từ đầu, không những làm gián đoạn tiến trình kinh doanh của bên mua mà còn gây thiệt hại cho cả bên bán vì hàng hóa bị tồn đọng, không xuất được theo đúng kế hoạch.
Hơn thế nữa, dịch covid 19 cùng các biện pháp phong tỏa nghiêm ngặt đã từng khiến 94% doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình ký kết các loại tài liệu do các phương tiện chuyển phát đều phải dừng hoạt động. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm ký kết tài liệu online là giải pháp tối ưu giúp bạn giải quyết 100% những hạn chế của hợp đồng giấy đảm bảo các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn được diễn ra bình thường.
Phần mềm ký đơn đặt hàng hỗ trợ như thế nào?
Theo như những phân tích trên, có rất nhiều loại chi phí và rủi ro mà các doanh nghiệp bán hàng lẫn mua hàng đang phải chịu khi thực hiện phương án ký kết truyền thống. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của phần mềm ký đơn đặt hàng, tất cả những rủi ro trên (bao gồm rủi ro lệnh giãn cách được ban hành do covid 19) đều đã được giải quyết do các bước trình ký, chuyển phát đều được thực hiện qua phần mềm.
Bên cạnh đó, những chi phí như in ấn, cơ sở vật chất lưu trữ hay tiền lương cho văn thư cũng đều được giảm tải do việc lưu trữ đã được thực hiện online qua internet.
Tính pháp lý của đơn đặt hàng điện tử
Mặc dù đem lại nhiều lợi ích nhưng nhiều doanh nghiệp có những lo ngại về tính pháp lý của đơn đặt hàng điện tử ký bởi phần mềm.
Theo điều 15 của Luật thương mại:
“Trong hoạt động thương mại, các thông điệp dữ liệu đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật thì được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương văn bản.”
Theo điều 5, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:
“Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.”
Chiếu theo 2 điều luật trên, đơn đặt hàng điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý giống như đơn đặt hàng truyền thống.
III. Nên chọn phần mềm ký đơn đặt hàng nào
Hiện có khá nhiều những phần mềm hỗ trợ ký đơn đặt hàng trên thị trường với báo giá và chi phí khác nhau, tuy nhiên thông tin về công ty phát triển và những chính sách hỗ trợ khi sử dụng lại không rõ ràng nên các doanh nghiệp còn phân vân khi lựa chọn. Nếu muốn tham khảo giải pháp phần mềm của một công ty lớn với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tìm hiểu AMIS WeSign của MISA.
MISA là công ty đã có gần 30 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp phần mềm quản trị cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể. Đến nay, số lượng hợp đồng cần ký kết mỗi năm tại MISA đã lên tới hàng chục nghìn bộ do quy mô nhân sự rất lớn (2400 người). Vậy nên việc ký kết tiêu tốn rất nhiều thời gian của ban lãnh đạo.
Nền tảng ký số AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính khó khăn của MISA. Vậy nên MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho các doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự.
Dưới đây là một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:
- Giảm tới 90% thời gian so với phương thức ký kết truyền thống
- Giảm tới 85% chi phí (do không còn những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ …)
- Có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
- Có thể ký đơn đặt hàng với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
- Bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế.
Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về chi phí và báo giá của AMIS WeSign tại báo giá phần mềm ký đơn đặt hàng AMIS WeSign hoặc đăng ký thông tin trong biểu mẫu dưới đây. MISA sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
