Giải pháp phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ AMIS WeSign

Hợp đồng cung cấp dịch vụ là một trong những hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến trong thời gian gần đây, khi xã hội đang rất phát triển về kinh tế thị trường. Khi thị trường ngày càng phát triển hơn, số lượng hợp đồng cung cấp dịch vụ cần ký kết ngày càng nhiều, dẫn tới những khó khăn trong việc quản lý cho doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề này, những phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ra đời và trở thành giải pháp tin dùng của rất nhiều doanh nghiệp. Vậy cụ thể phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ là gì và hỗ trợ những công đoạn nào cho các doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

I. Pháp luật về hợp đồng cung cấp dịch vụ và quy trình ký kết

Trước khi tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ, chúng ta hãy cùng điểm qua một số thông tin chính được pháp luật quy định về loại hợp đồng này.

1. Hợp đồng cung cấp dịch vụ là gì?

Theo Khoản 9 Điều 3 Luật Thương mại 2005, hợp đồng cung cấp dịch vụ được định nghĩa như sau:

“Hợp đồng cung cấp dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên khi tham gia hợp đồng, theo đó một bên được gọi là bên cung cấp dịch vụ thì bên cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán từ bên mà bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện dịch vụ cho đó là bên sử dụng dịch vụ hay còn được gọi là khách hàng thì bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận”

2. Một số đặc điểm pháp lý của hợp đồng cung cấp dịch vụ

• Bên cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ phải đảm bảo thực hiện các hành vi pháp lý nhất định theo yêu cầu của bên thuê dịch vụ, sau đó giao kết quả cho bên thuê dịch vụ
• Hợp đồng dịch vụ là loại hợp đồng có đền bù
• Khi bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành công việc và đem lai kết quả như đã thỏa thuận, bên thuê dịch vụ có nghĩa vụ tiếp nhận kết quả công việc và trả tiền công cho phía cung cấp dịch vụ

>>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng dịch vụ là gì? Mẫu hợp đồng dịch vụ mới cập nhật 2022

3. Quy trình ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ

Bước 1: Bên cung cấp dịch vụ soạn thảo hợp đồng

• Soạn thảo hợp đồng theo các điều khoản sau: Điều 513, Điều 514, Điều 515, Điều 516, Điều 517, Điều 518, Điều 519, Điều 520, Điều 521 được quy định về hợp đồng dịch vụ trong Bộ luật dân sự 2015.

Bước 2: Bên cung cấp dịch vụ ký kết

• In hợp đồng sau khi đã soạn thảo xong
• Trình ký hợp đồng lên trưởng phòng kiểm tra và ký nháy
• Trình ký hợp đồng dịch vụ đã được kiểm duyệt lên cho giám đốc ký chính thức
• Văn thư đóng dấu mộc và gửi chuyển phát nhanh hợp đồng tới bên thuê dịch vụ

Bước 3: Bên thuê dịch vụ ký kết

• Đại diện bên thuê dịch vụ trình ký lên giám đốc ký
• Văn thư đóng dấu mộc và chuyển phát hợp đồng về lại bên cung cấp dịch vụ

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Văn thư cất giữ và lưu trữ hợp đồng

II. Phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ là gì và hỗ trợ doanh nghiệp thế nào?

Phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ là một nền tảng ký trực tuyến, hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa quy trình ký kết và dễ dàng quản lý danh sách hợp đồng. Với giải pháp chuyển đổi số này, các doanh nghiệp chỉ cần có internet là có thể ký kết ở mọi nơi.

Nền tảng ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hỗ trợ ký kết

Nhìn vào quy trình ký kết trên, chúng ta có thể thấy rằng ở bước 2, bước 3 và bước 4, doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều chi phí cho các công việc như in ấn, chuyển phát hợp đồng, nhân sự văn thư, cơ sở vật chất để lưu trữ.

Bên cạnh đó, khoảng thời gian chờ đợi trình ký để hoàn thành bộ hợp đồng cũng gặp rất nhiều rủi ro như sếp đi công tác, sếp bận việc đột xuất, ký sai / ký thiếu dẫn đến phải bắt đầu lại toàn bộ quy trình ký từ đầu. Cứ một ngày chậm trễ ký kết thì bên cung cấp dịch vụ lại đối diện rủi ro chậm trễ công việc kinh doanh nhiều hơn.

Ngoài ra, nếu đang cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng / đối tác thì số lượng hợp đồng sẽ cực kỳ nhiều. Nếu phải ký số lượng lớn hợp đồng như vậy trong một lúc, người ký có thể sẽ có thể ký thiếu, ký sót hoặc thậm chí ký sai chỗ.

Nếu ứng dụng ký kết tài liệu trực tuyến cho hợp đồng cung cấp dịch vụ, tất cả những khó khăn trên đều có thể được giải quyết, cụ thể:

• Doanh nghiệp đẩy nhanh được thời gian kinh doanh, thay vì mất 5 đến 8 ngày làm việc thì chỉ cần vài giây là đã hoàn thành việc ký kết hợp đồng ở mọi nơi.
• Tiết kiệm được nhiều loại chi phí như chi phí in ấn, chi phí khấu hao máy in, chi phí chuyển phát, lưu trữ, …
• Tiện lợi cho người ký (ký nhiều hợp đồng, tạo được luồng ký …)

III. Nên mua phần mềm hỗ trợ ký nào?

Hiện có rất nhiều phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng dịch vụ trên thị trường hiện nay với báo giá và chi phí khác nhau. Tuy nhiên, những thông tin về nhà phát triển và hỗ trợ trong khi sử dụng lại không nhiều nên nhiều doanh nghiệp phân vân chưa biết lựa chọn sản phẩm nào.

Với gần 30 năm cung cấp nhiều giải pháp phần mềm quản trị cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan thực thi pháp luật và hộ kinh doanh cá thể, MISA xin trân trọng được giới thiệu AMIS WeSign – nền tảng hỗ trợ ký hợp đồng dịch vụ toàn diện.

Quy mô hiện tại của MISA đã lên tới con số hơn 2000 người và số lượng hợp đồng phải ký hàng năm lên tới hàng chục nghìn bộ. Xuất phát từ khó khăn này, AMIS WeSign đã ra đời và giúp MISA giải quyết triệt để vấn đề.

Dưới đây là một số điểm nổi bật của AMIS WeSign:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết từ tạo tập, trình ký, lưu trữ cho doanh nghiệp
• Có thể ký hợp đồng dịch vụ mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi bận việc đột xuất hay đi công tác
• Có thể tải ứng dụng ngay trên điện thoại thông minh, Ipad với các hệ điều hành IOS, Android, Windows phone … để sử dụng
• Có thể ký kết với chữ ký số USB Token, HSM … trên máy tính, laptop hoặc tích hợp với những ứng dụng ký số như eSign trên điện thoại. Hiện AMIS WeSign là một trong số ít những phần mềm có thể tích hợp với những ứng dụng ký số khác.
• Ký được nhiều hợp đồng một lúc
• Ký được nhiều vị trí trên hợp đồng chỉ với 1 click
• Tiết kiệm 85% chi phí so với phương thức ký kết truyền thống

Một số câu hỏi thường gặp về AMIS WeSign

1. Hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký bằng AMIS WeSign có giá trị pháp lý không?

Điều 33 – Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 đã quy định:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Điều 34 – Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 đã quy định:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Theo hai điều luật này, hợp đồng cung cấp dịch vụ điện tử ký bởi nền tảng AMIS WeSign hoàn toàn đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu mà pháp luật quy định để có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống.

>>> Tham khảo thêm: Luật giao dịch điện tử mới nhất và những điều cần lưu ý cho doanh nghiệp

2. Khách hàng không có phần mềm thì có thể ký kết được không?

Hoàn toàn có thể được. Khách hàng chỉ cần cung cấp email nhận hợp đồng cho doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp nhập email vào AMIS WeSign là phần mềm tự động gửi hợp đồng qua đường email cho khách hàng / đối tác.

3. Tôi có nhiều phòng ban với các trình tự ký khác nhau thì phần mềm giải quyết thế nào?

AMIS WeSign hỗ trợ tạo nhiều luồng ký khác nhau ứng với trình tự ký cho nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Chỉ cần tạo luồng ký một lần là có thể sử dụng lại nhiều lần sau đó.

4. Chi phí phần mềm mỗi năm là bao nhiêu?

Tùy vào số lượng hợp đồng phát sinh mỗi năm của doanh nghiệp mà chi phí cho phần mềm sẽ khác nhau. Các bạn có thể tham khảo thêm tại: báo giá phần mềm ký hợp đồng cung cấp dịch vụ AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu bên dưới. MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.