Kiến thức Quản lý - điều hành Cách lập bảng kế hoạch công việc theo tiêu chuẩn Liên Hợp...

Cách lập bảng kế hoạch công việc theo tiêu chuẩn Liên Hợp Quốc

MISA AMIS chia sẻ cho bạn đọc cách lập bảng kế hoạch công việc theo tiêu chuẩn Liên Hợp Quốc. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy cách lập bảng kế hoạch công việc và quản lý thực tế trên toàn cầu. 

Các kế hoạch làm việc nên được xây dựng theo hướng dẫn và trọng tâm của một kế hoạch chiến lược và phải chứa các chi tiết hoạt động minh họa chính xác những gì dịch vụ sẽ được cung cấp và chất lượng ở mức độ nào.

TẢI NGAY EBOOK CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022
Các bước xây dựng bảng kế hoạch công việc
Lập kế hoạch làm việc là quá trình xác định những mục tiêu và dự định của một doanh nghiệp

1. Cách lập bảng kế hoạch công việc theo tiêu chuẩn Liên Hợp Quốc

1.1. Yếu tố 1: Mục tiêu lập kế hoạch công việc 

Một kế hoạch làm việc nên phác thảo các mục tiêu chính của nhóm. Nơi có một kế hoạch chiến lược tổng thể cho cấp văn phòng (hoặc USG/ASG compact), các mục tiêu tổng thể phải trực tiếp xuất phát từ nguồn – nhưng chỉ những nguồn áp dụng cho khoảng thời gian lập kế hoạch làm việc. 

Các mục tiêu áp dụng cho tương lai khoảng thời gian nên được bỏ qua. Kế hoạch làm việc phải trình bày rõ ràng lĩnh vực trọng tâm nhất, quan trọng cho năm làm việc sắp tới hoặc chu kỳ ngân sách. 

Cách xác định và viết các mục tiêu của tổ chức:  Khi các mục tiêu của tổ chức được vạch ra rõ ràng trong một kế hoạch chiến lược hiện có, bạn sẽ thực hiện các mục tiêu phù hợp cho năm nhất định trực tiếp từ kế hoạch chiến lược đến kế hoạch công việc.  

Trong các trường hợp khác, các mục tiêu của tổ chức cần phải xuất phát từ kế hoạch làm việc có liên quan ở cấp cao hơn, chẳng hạn như kế hoạch của bộ phận hoặc chương trình lớn hơn, khu vực hoặc nhóm dự án. 

Trong vài trường hợp, nhóm quản lý hoặc nhóm làm việc sẽ xác định một tập hợp các mục tiêu nắm bắt được trọng tâm cho năm tới. Dù nguồn là gì, các mục tiêu lớn hơn cần được dịch sang các khái niệm và hành động liên quan đến nhóm/đơn vị mục tiêu của bạn. 

Tại Liên Hợp Quốc, họ thiết lập mục tiêu theo SMART để viết các tuyên bố khách quan, SMART là viết tắt của:  

  • Specific – Nhắm mục tiêu một khu vực cụ thể dễ hiểu. 
  • Measurable – Định lượng hoặc ít nhất đề xuất một chỉ báo về sự thay đổi hoặc tiến độ.  
  • Attainable – Chỉ định các mục tiêu có thể đạt được.
  • Relevant – Nêu những kết quả thực tế có thể đạt được, với các nguồn lực sẵn có 
  • Time-Bound – Thời gian hoàn thành và kết quả mong đợi đạt được. 

1.2. Yếu tố 2: Dịch vụ cốt lõi 

Các mục tiêu kế hoạch làm việc của bạn sẽ làm rõ các lĩnh vực trọng tâm sắp tới và thành tích mong muốn trong một chu kỳ làm việc đã cho. Các mục tiêu đó sẽ đạt được như thế nào thông qua việc cung cấp dịch vụ cốt lõi.

Sau đó, kế hoạch làm việc phải phác thảo rõ ràng các dịch vụ cốt lõi mà văn phòng cung cấp cho khách hàng, nêu rõ chính xác những gì sẽ được cung cấp trong các dịch vụ cốt lõi cho năm sắp tới hoặc chu kỳ ngân sách hai năm một lần. Đối với mỗi dịch vụ, hãy nêu rõ trọng tâm cụ thể cho khu vực kinh doanh. 

Ví dụ: Điều phối nhân viên trợ giúp: cải thiện tính kịp thời khi triển khai tới nhân viên.

Dịch vụ cốt lõi khi lập bảng kế hoạch công việc
Các công việc được quản lý thông qua tính kịp thời, tuân thủ ngân sách và chất lượng của kết quả đầu ra

Dựa trên kế hoạch hoặc dựa trên quy trình: Các dịch vụ cốt lõi được cung cấp theo một trong hai phương pháp sau:

  • Dựa trên kế hoạch, theo đó một văn phòng cung cấp dịch vụ thông qua các kế hoạch với ngày bắt đầu và ngày kết thúc và với các sản phẩm cụ thể được tích hợp trong kế hoạch hoặc dựa trên quy trình, theo đó một văn phòng cung cấp dịch vụ thông qua các quy trình làm việc liên tục hoạt động. 
  • Dịch vụ dựa trên dự án: Một dự án bao gồm tiến trình, các mốc thời gian tạm thời, nguồn nhân lực, nguồn ngân sách và vật phẩm giao hàng. Các dự án được quản lý thông qua tính kịp thời, tuân thủ ngân sách và chất lượng của kết quả đầu ra. Trong kế hoạch làm việc, liệt kê và mô tả các dự án chính và các sản phẩm được giao trong ngân sách sắp tới năm. Không nhất thiết phải liệt kê mọi tiểu dự án; thay vào đó hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất, có thể là theo sự liên kết chiến lược, quy mô đầu tư nguồn lực hoặc mức độ liên quan đến sự hài lòng của nhiệm vụ của văn phòng hoặc khách hàng.

Cách xác định và liệt kê các dự án cốt lõi: Các chi tiết quan trọng cần nắm bắt đối với các dự án cốt lõi như sau: 

  • Tên dự án  
  • Mô tả dự án  
  • Căn chỉnh dịch vụ cốt lõi  
  • Ngày bắt đầu  
  • Ngày kết thúc  
  • Các mốc/Ngày chính  
  • Nhân sự (ai/bao nhiêu)  
  • Nguồn Ngân sách (dự kiến)  
  • Phân phối/Kết quả đầu ra 
  • Khách hàng/người thụ hưởng dự án 

Đối với mỗi dự án trọng điểm, hãy xác định các thước đo hiệu suất để xác định mức độ thành công như thế nào. Lý tưởng nhất, một thước đo hiệu suất dự án nắm bắt mức chất lượng của sản phẩm có thể phân phối hoặc sự hài lòng của người thụ hưởng. Các biện pháp thực hiện tạm thời khác có thể bao gồm dự án đúng hạn, đúng ngân sách hoặc chất lượng so với kế hoạch dự án ban đầu

Dịch vụ dựa trên quy trình:

Các quy trình thường được là các hoạt động đang diễn ra. Vì nó là một tập hợp các hoạt động liên tục, một quá trình là được mô tả tốt nhất thông qua việc xác định những điều sau: 

  • Các nhà cung cấp (những người cung cấp bất kỳ hình thức đầu vào nào)  
  • Đầu vào (những gì nó cần để hoạt động hoặc hoạt động)  
  • Quy trình nội bộ (các bước nó trải qua)  
  • Đầu ra (những gì nó tạo ra)  
  • Khách hàng (những người nhận và sử dụng kết quả đầu ra) 

Mô tả các mục tiêu cho các quy trình chính không nhất thiết phải liệt kê mọi công việc, thay vào đó tập trung vào cốt lõi quan trọng nhất công việc, có thể là theo sự liên kết chiến lược, quy mô đầu tư nguồn lực hoặc mức độ liên quan đến nhiệm vụ cốt lõi của văn phòng. 

Cách xác định và liệt kê các quy trình cốt lõi:  

Các biện pháp đo lường hiệu suất quá trình nắm bắt thành công như mức độ chất lượng của quá trình dịch vụ. Điều này có thể được đo lường thông qua sự hài lòng của khách hàng; dịch vụ có được phân phối trong phạm vi ngân sách hay không; và liệu các dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không hoặc thay đổi tiêu chí. 

Các chi tiết quan trọng cần nắm bắt đối với các quy trình chính như sau:  

  • Tên quy trình  
  • Mô tả quy trình, hoặc mô tả yếu tố của quy trình là trọng tâm của khách quan  
  • Nhân sự (ai/bao nhiêu)  
  • Nguồn Ngân sách (dự kiến)  
  • Đầu ra của quy trình hoặc các chỉ số thay đổi  
  • Khách hàng xử lý hoặc các thước đo về sự hài lòng của người thụ hưởng

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

1.3. Yếu tố 3: Các sáng kiến chiến lược và nội bộ 

Bạn cũng có thể cần xác định các sáng kiến chiến lược thể hiện những nỗ lực đặc biệt tập trung vào cải tiến nội bộ. Các sáng kiến có thể đến trực tiếp từ một kế hoạch chiến lược cấp cao hơn có các sáng kiến sở hữu hoặc chịu trách nhiệm ban hoặc Văn phòng liên quan đến mọi bộ phận, đơn vị và trong một số khía cạnh trong năm tới hoặc chu kỳ ngân sách hai năm một lần. 

Các sáng kiến và chiến lược nội bộ
Các sáng kiến có thể đến trực tiếp từ một kế hoạch chiến lược cấp cao

Bạn cũng có thể xem xét đưa ra các sáng kiến giới hạn trong lĩnh vực quản lý của bạn được thiết kế để cải thiện quy trình vận hành nội bộ, năng lực của nhân viên, quản lý kiến thức và tài chính ban quản lý. 

Cách ghi lại các sáng kiến chiến lược và nội bộ:

Các chi tiết quan trọng cần nắm bắt như sau:  

  • Tiêu đề Sáng kiến  
  • Mô tả sáng kiến  
  • Điều chỉnh mục tiêu (nếu có kế hoạch chiến lược)  
  • Ngày bắt đầu  
  • Ngày kết thúc  
  • Các mốc/Ngày chính 
  • Nhân sự (ai/bao nhiêu)  
  • Nguồn Ngân sách (dự kiến)  
  • Phân phối/Kết quả đầu ra
  • Khách hàng Sáng kiến 

1.4. Yếu tố 4: Xác định rủi ro trong Work-plan 

Quản lý rủi ro là việc xác định và giảm thiểu rủi ro có thể cản trở việc thực hiện hoặc kết quả mong đợi của một kế hoạch làm việc. Rủi ro trong kế hoạch làm việc được phân loại theo hai cách: 

  • Các rủi ro có thể xảy ra/đã biết từ môi trường hoạt động bên ngoài  Điều gì có thể xảy ra trong bối cảnh chính trị, kinh tế, các vấn đề xã hội, công nghệ, môi trường/khí hậu, luật pháp, an ninh/an toàn, các quy định, hoặc các yếu tố hiện diện ở mọi địa điểm? 
  • Các rủi ro có thể xảy ra/đã biết trong môi trường nội bộ  Điều gì có thể xảy ra trong bối cảnh tài trợ, vốn nhân lực, quy trình, dự án, dịch vụ chất lượng và dịch vụ kịp thời? 

Rủi ro giao nhau giữa kế hoạch làm việc theo hai cách sau: 

  • Rủi ro ảnh hưởng đến các dịch vụ cốt lõi  Điều nào có thể ngăn cản việc thực hiện thành công các dự án trọng điểm?  Điều nào có thể ngăn cản việc thực thi thành công các quy trình chính? 
  • Rủi ro ảnh hưởng đến các sáng kiến chiến lược hoặc nội bộ  Điều nào có thể ngăn cản việc thực hiện thành công các sáng kiến?

>>> Xem Thêm: Quản trị rủi ro là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quản trị rủi ro?

Cách phát triển cách tiếp cận quản lý rủi ro trong lập kế hoạch làm việc 

  • Identificatio: Rủi ro có thể được xác định thông qua khảo sát của nhóm quản lý, phương tiện truyền thông, hoặc các nguồn khác (ví dụ: nguồn chuyên gia). Việc xác định rủi ro phải liên tục hoạt động. 
  • Prioritization: Xếp hạng các rủi ro theo 1) khả năng xảy ra của chúng và 2) tiềm năng tác động tiêu cực đến kế hoạch làm việc. Rủi ro cao nhất phải được xác định rõ ràng là một trong hai động lực của các mục tiêu kế hoạch làm việc. Không phải tất cả các rủi ro đều nên được tính vào một rủi ro kế hoạch quản lý, vì nhiều kế hoạch có thể không có khả năng xảy ra hoặc không có tác động. Ngoài ra, không phải tất cả các rủi ro đều có thể được xác định rõ ràng. 
  • Mitigation: Đối với các rủi ro được ưu tiên, một kế hoạch giảm thiểu nêu ra hoặc a) những gì sẽ được thực hiện để ngăn chặn hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra, hoặc b) những gì sẽ được thực hiện trong tương lai để giảm thiểu ảnh hưởng của nó nếu rủi ro xảy ra. 
  • Monitoring: Đánh giá kế hoạch quản lý rủi ro hàng năm có thể đủ để làm mới rủi ro và cập nhật các kế hoạch giảm thiểu. Tuy nhiên, nhiều rủi ro phụ thuộc vào sự kiện. Do đó, nó điều quan trọng là phải xem xét một rủi ro cụ thể tại thời điểm nó có thể xảy ra, để đảm bảo kế hoạch giảm thiểu được đưa vào thực hiện. Điều này có thể liên quan đến việc phát triển một lịch đặc biệt nhắc nhở các nhà quản lý hoặc lãnh đạo kiểm tra tình trạng của một rủi ro cụ thể.
TẢI NGAY EBOOK BẢN PDF ĐẦY ĐỦ

1.5. Yếu tố 5: Quản lý theo kế hoạch công việc 

Bước quan trọng nhất trong lập kế hoạch công việc là đảm bảo nó được sử dụng như một công cụ quản lý. Một kế hoạch làm việc tốt và một quá trình đánh giá hoạt động hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tập trung của tổ chức, đảm bảo cá nhân trách nhiệm giải trình và thúc đẩy kết quả mong muốn. 

Các cuộc họp hoạt động đại diện cho các thực hành hiệu quả theo đó các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm thường xuyên xem xét và thảo luận về kết quả hoạt động của các dự án và/hoặc quy trình cốt lõi. Tốt nhất, các thước đo hiệu suất phải hỗ trợ các cuộc trò chuyện với dữ liệu và xu hướng.

Quản lý theo kế hoạch công việc
Một kế hoạch làm việc tốt và một quá trình đánh giá hoạt động hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tập trung của tổ chức

Cách sử dụng và quản lý theo kế hoạch làm việc

Đặt tần suất của các cuộc họp đánh giá hoạt động.  

  • Điều này sẽ phụ thuộc vào tốc độ hoạt động liên quan đến các dự án cốt lõi hoặc các quy trình. 
  • Tần suất hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng có thể phù hợp.  Một khi tần suất được xác định, sẽ rất hữu ích khi làm cho các cuộc họp ở trạng thái “dừng lại”, vì vậy chúng xảy ra vào cùng một ngày trong tuần/tháng. 

Xác định cách cấu trúc các cuộc họp đánh giá hoạt động. 

  • Các cuộc họp đánh giá hiệu quả kéo dài từ 1 đến 2 giờ.  
  • Chương trình nghị sự được thiết lập dựa trên những dự án hoặc quy trình nào cần được thảo luận. 

Chuẩn bị và cung cấp thông tin cần thiết một cách thích hợp, cập nhật và đầy đủ trước khi mỗi cuộc họp đánh giá hoạt động:  

  • Tình trạng tổng thể của kế hoạch hoặc quy trình cốt lõi  
  • Nếu một kế hoạch, tình trạng đúng hạn, đúng ngân sách và chất lượng.  
  • Nêu một quy trình, tình trạng chất lượng giao hàng.  
  • Dữ liệu có sẵn cho các thước đo hiệu suất (được hiển thị trong biểu đồ xu hướng). 
  • Yêu cầu hoặc đề xuất để cấp quản lý xem xét hoặc đưa ra quyết định. 

Các điểm chuẩn bị trên rất quan trọng vì chúng đảm bảo tính nhất quán trong cuộc họp, tập trung vào các hoạt động như được xác định trong kế hoạch làm việc và hướng tới kết quả thúc đẩy. 

Nguồn tham khảo: Bản hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Liên Hợp Quốc

NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ công việc VỚI PHẦN MỀM AMIS

2. Quản lý thực thi kế hoạch công việc với MISA AMIS

Lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng của bất kỳ công việc nào và các tổ chức cần một cách hiệu quả để trao quyền cho những người ra quyết định trong toàn doanh nghiệp với dữ liệu đáng tin cậy. Các hệ thống bị ngắt kết nối và bảng tính thủ công có những hạn chế gây khó khăn trong cộng tác, cản trở việc phân phối và kìm hãm tiềm năng phát triển.

Thực thi phần mềm quản lý công việc
Lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng của bất kỳ công việc nào và các tổ chức cần một cách hiệu quả

Với phần mềm quản lý thực thi kế hoạch công việc với AMIS Công việc bạn có thể có được bức tranh toàn cảnh về tiến độ, kết quả thực tế và việc phân phối so với kế hoạch. Doanh nghiệp của bạn có thể được tổ chức chặt chẽ hơn và nhìn nhận sâu sắc về các mục tiêu ưu tiên, rủi ro và cơ hội.

Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS giúp doanh nghiệp của bạn kết nối các mục tiêu trong kế hoạch với phân phối và tạo ra một cách hiệu quả các kế hoạch hoàn hảo, thích ứng với sự thay đổi.

  • Phần mềm lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc.
  • Dễ dàng giao nhiệm vụ cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc.
  • Dễ dàng truyền đạt và trao đổi với cấp trên, nhân viên trên giao diện.
  • Nhận báo cáo tự động phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01

Trên đây là cách lập bảng kế hoạch công việc theo mẫu của Liên Hợp Quốc, mong rằng nó sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có những bước đi phát triển trong tương lai.


 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này