Kiến thức Chuyển đổi số Chuyển đổi số cho doanh nghiệp: Tất cả những điều cần biết...

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp: Tất cả những điều cần biết về chuyển đổi số

Trong những năm qua, chuyển đổi số cho doanh nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu. Việc tập trung vào các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây, các phần mềm mới đã đem đến sự tiến bộ nhanh chóng cho doanh nghiệp. Trong tương lai, xu hướng này sẽ tiếp tục dẫn đầu và có sự tham gia của cả nền kinh tế chung.

MISA AMIS xin dành tặng bạn bộ tài liệu miễn phí: Hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

I. Chuyển đổi số là gì?

1. Khái niệm chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một trong những thuật ngữ xuất hiện gần đây với rất nhiều cách hiểu khác nhau. Theo Gartner, doanh nghiệp hàng đầu thế giới về nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin chuyển đổi số là “việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới”.

khái niệm chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Khái niệm chuyển đổi số là gì?

Theo Microsoft thì “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.”

Như vậy, chuyển đổi số được hiểu chung là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang mô hinh doanh nghiệp số bằng cách ứng dụng công nghệ mới. Nó bao gồm dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… để thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

2. Ví dụ về chuyển đổi số

Ngày nay, ứng dụng của chuyển đổi số xuất hiện trong mọi mặt cuộc sống. Những phần mềm thông minh đã thay đổi hoàn toàn các quy trình truyền thống phức tạp.

Ví dụ như giờ đây các thông tin cơ bản của bệnh nhân sẽ được lưu trên một hệ thống tổng hợp. Bác sĩ và người bệnh có thể truy cập để xem lại tiền sử bệnh lý, thời gian hẹn hay tình trạng viện phí. Điều này giảm tình trạng nhầm lẫn, thất lạc hồ sơ như trước đây.

Ngoài ra, việc bạn có thể đặt vé online, thanh toán trực tuyến hay là xử lý các dữ liệu trên phần mềm quản lý công việc… đều là thành tựu ứng dụng công nghệ hiện đại.

>> Tìm hiểu ngay: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp

II. Chuyển đổi số khác gì với số hóa?

Theo sự phát triển mạnh mẽ của các khái niệm mới, nhiều người vẫn đang nhầm lẫn giữa chuyển đổi số cho doanh nghiệp và số hóa. Thực tế, số hóa chỉ là một phần nhỏ trong quá trình chuyển đổi số.

Về định nghĩa, số hóa là việc chuyển các tài liệu giấy sang dạng dữ liệu số. Bằng cách làm này, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, phân cấp khoa học, truy cập dễ dàng.

phân biệt chuyển đổi số và số hóa
Số hóa là một phần trong quá trình chuyển đổi số

Quan trọng hơn, dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn và lưu trữ lâu dài. Nó sẽ tạo nên kho tàng tri thức riêng phục vụ những bước tiến lớn hơn của tổ chức trong tương lai.

Trong khi đó, chuyển đổi số đem đến sự thay đổi tổng thể. Mọi yếu tố của doanh nghiệp như phong cách làm việc, quy trình xử lý, phương thức sản xuất,… đều sẽ được thay đổi. Đây là sự chuyển đổi mang tính hệ thống, toàn diện trên quy mô lớn.

 

CTA MGM 02

III. Những lĩnh vực cần chuyển đổi số hiện nay

Như vậy, hiện nay chuyển đổi số đang thực sự trở thành xu hướng tất yếu. Tại Việt Nam, chương trình chuyển đổi số quốc gia đã và đang được triển khai. Mục tiêu cuối cùng là phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

1. Chuyển đổi số trong cơ quan Nhà nước

Chuyển đổi số trong các cơ quan Nhà nước được thể hiện ở sự ra đời của Chính phủ điện tử, chính phủ số… Nó không chỉ giúp các nhà chức trách giảm thiểu áp lực mà còn tiết kiệm thời gian, công sức của người dân.

Đồng thời, cuộc cải cách này sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Nó cũng góp phần thu hút vốn đầu tư, đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng chung của cả nước.

2. Chuyển đổi số doanh nghiệp

Từ những thuận lợi từ một nền chính trị ổn định, hành chính công tự động hóa, các doanh nghiệp cũng cần triển khai chuyển đổi số một cách hiệu quả.

chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện đại
Các doanh nghiệp hiện dại đều đang triển khai chuyển đổi số

Các báo cáo nghiên cứu của những công ty hàng đầu thế giới như Gartner, IDC đều chứng minh rằng chuyển đổi số có những lợi ích to lớn. Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí vận hành, tận dụng mọi nguồn lực để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Nhìn chung, 5 mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến khi thực hiện chuyển đổi số bao gồm:

  • Khẳng định vị thế và tăng sức cạnh tranh trên thị trường
  • Đem lại nguồn doanh thu lớn hơn
  • Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên
  • Thu hút và giữ chân khách hàng một cách tối đa

Đối với người tiêu dùng

Chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ đến hành vi và cuộc sống của người tiêu dùng. Ngay nay chỉ cần có internet thì tại bất cứ đâu bạn cũng có thể thực hiện được các giao dịch như: ngân hàng, mua sắm,… mà không phải ra tận nơi để làm thủ tục nữa.

Đặc biệt là đại dịch Covid-19 đã tác động rất mạnh mẽ và chúng ta nhận thấy được tầm quan trọng của chuyển đổi số. Trong khi mọi hoạt động ngoài trời buộc phải hạn chế thì mọi giao dịch, công việc, cuộc họp, học tấp đều được xử lý bằng các thiết bị thông minh có internet.

Chuyển đổi số là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nhằm mở rộng phạm vi hoạt động, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

IV. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số diễn ra ngày càng mạnh mẽ và doanh nghiệp là thành phần đầu tiên chịu tác động của chuyển đổi số. Nếu không muốn tụt hậu thì buộc doanh nghiệp phải bắt tay vào thực hiện đặt bắt kịp xu hướng. Tạo điền đề vững chắc cho công cuộc chuyển đổi số nhanh và bền vững.

Tại sao cần thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp

1. Thu thập dữ liệu nâng cao

Hầu hết các doanh nghiệp đều phải thu thập dữ liệu. Đó có thể là thông tin về lượng mua, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng hay là thông tin về các chiến lược của đối thủ.

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ thống thu thập dữ liệu đầy đủ nhất. Từ các dữ liệu thô rời rạc, những hệ thống thông minh sẽ phân loại, sắp xếp dữ liệu hợp lý.

dữ liệu trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số đo lường dữ liệu cụ thể cho từng hoạt động

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình của khách hàng, hoạt động sản xuất, tình hình tài chính và cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý về vấn đề bảo mật các thông tin này.

Việc cho thấy khả năng đảm bảo an toàn dữ liệu sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, tin tưởng vào thương hiệu hơn. Mặt khác, nó cũng ngăn chặn sự rò rỉ thông tin tới bên đối thủ. Bạn phải biến những dữ liệu đó thành tài sản, sức mạnh để bứt phá.

2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Xem xét triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp còn mang lại trải nghiệm trực quan, liền mạch hơn cho khách hàng. Ví dụ, khi người mua quan tâm đến sản phẩm trên trang web, họ có thể nhận được báo giá tức thời.

Việc mua hàng, thanh toán cũng sẽ diễn ra ngay trên cùng một nền tảng có liên kết với ví điện tử. Về lâu dài, khách hàng vẫn có thể nhận được các thông báo về chương trình ưu đãi, ra mắt sản phẩm mới…

trải nghiệm khách hàng chuyển đổi số
Trải nghiệm khách hàng thời đại số

Có thể thấy, khách hàng hiện đại ngày càng kỳ vọng cao hơn vào quá trình này. Nó đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp phải nâng cao trải nghiệm trực tuyến.

Thêm vào đó, như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp nên trao quyền tự quyết định về các thông tin cá nhân cho người tiêu dùng. Cách làm này khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tăng niềm tin vào doanh nghiệp.

3. Liên kết đa phòng ban 

Trong quá khứ, người quản lý thường phải mất rất nhiều thời gian để có thể tổng hợp kết quả làm việc từ các phòng ban. Việc quản lý rời rạc khiến tiến độ công việc thường bị chậm trễ.

Giờ đây, chuyển đổi số đang loại bỏ quy trình làm việc riêng lẻ đó. Với một nền tảng hợp nhất, tất cả các nhân sự sẽ nắm được từng nhiệm vụ và sự liên kết giữa chúng.

Bằng cách đó, các bộ phận hiểu rõ trách nhiệm và có sự phối hợp chặt chẽ hơn để hoàn thành mục tiêu chung. Thêm vào đó, họ cũng dễ dàng chia sẻ, cập nhật các thông báo mới nhất. Khả năng cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp được cải thiện tối đa.

>> Tìm hiểu ngay: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

4. Tối ưu chi phí vận hành 

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp được xem là một giải pháp giảm thiểu lãng phí trong sản xuất kinh doanh. Các hạn chế trong nhiều công đoạn đều khiến doanh nghiệp bị thiệt hại về chi phí, thời gian và nguồn lực.

Ví dụ, việc báo cáo bằng giấy khiến dữ liệu dễ bị sai sót, ảnh hưởng đến quy trình sản xuất quá nhiều hoặc thiếu hụt sản phẩm. Hay các kho lưu trữ thông tin dễ bị quá tải, tài liệu bị hỏng do yếu tố ngoại cảnh như ấm mốc gây mất mát thông tin.

chuyển đổi số tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu những quy trình rườm rà

Chính vì vậy, sự ra đời của các phần mềm hỗ trợ đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động này. Đặc biệt, việc tự động hóa các quy trình có tính chất thủ công lặp lại cũng giúp nhân viên có thêm thời gian xử lý các công việc quan trọng khác.

Điều này vừa nâng cao năng suất, vừa thúc đẩy nhân viên phải tư duy đổi mới liên tục. Nó là cơ hội cho họ thể hiện hết năng lực và cố gắng hoàn thành mục tiêu cao hơn.

5. Tăng sức cạnh tranh

Theo giáo sư Deborah Ancona của Viện Công nghệ Massachusetts (MIT), chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ và các công ty đều phải cạnh tranh về khả năng thích ứng, đổi mới, ứng dụng công nghệ.

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp đem đến sự thay đổi toàn diện trong cách thức vận hành. Nhờ đó, các công ty không chỉ cải tiến hoạt động mà còn có khả năng cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Các công cụ mới cho phép doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu, thu hút họ trở thành khách hàng trung thành và mở rộng thị phần. Cùng với đó, doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm các cách thức làm mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Như vậy, trong cùng một lĩnh vực hay ngành hàng, doanh nghiệp nào ứng dụng được công nghệ cải tiến hiệu quả sẽ chiếm ưu thế vượt trội.

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số chỉ giúp doanh nghiệp thay đổi khi được áp dụng đúng cách. Nếu không cũng sẽ để lại những hậu quả to lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần chuyển đổi số hãy tham khảo ngay quy trình gồm 5 bước dưới dây.

Bước 1. Lập kế hoạch

Trước khi bắt tay vào triển khai bất cứ điều gì cũng cần phải lên kế hoạch rõ ràng. Việc lên được kế hoạch tức là bạn đã chiếm được 50% thành công. Thực hiện chuyển đổi số cũng vậy.

Trước khi tiến hành áp dụng chuyển đổi số, các cấp lãnh đạo, quản lý phải lên được kế hoạch rõ ràng, có nghĩa là cần đưa ra được một bản chi tiết bao gồm: Mục tiêu, công việc cần thực hiện,nhân sự, thời gian dự kiến hoàn thành, chi phí cụ thế như thế nào,…

Bước 2. Lập chiến lược

Sau khi lập được kế hoạch công việc, việc cần làm tiếp theo đó là cần xác định được chiến lược đúng đắn. Để làm bước này tốt nhất các doanh nghiệp nên tham khảo một số tài liệu của nhà nước, hoặc ác doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi số thành công. Sau đó dựa vào những đặc thù riêng của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược phù hợp.

Bước 3. Số hóa tài liệu, quy trình

Số hóa là bước đầu tiên của quá trình chuyển đổi số. Bởi những tài liệu, quy trình là những nguyên liệu đầu tiên cần được số hóa lại, và nó cũng là thứ cần thiết tiên quyết cho đầu vào của chuyển đổi số.

Bước 4. Chuẩn bị về nhân lực

Nhân lực cũng là yếu tố mà doanh nghiệp cần tập trung để thành công, thay vì tập trung vào khai thác thì các doanh nghiệp nên tập trung vào đào tạo, học tập. Đặc biệt là đào tạo ra nguồn nhân lực trẻ có khả năng ứng phó nhanh với các sự thay đổi và rủi ro.

Việc phân chia rõ ràng cấp bậc và nhiệm vụ cũng là cách để doanh nghiệp có thể dễ dàng vận hành và quản lý.

Bước 5. Đầu tư vào công nghệ

Sau khi khảo sát thì hiện có tới 80% các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm đảm bảo phục vụ cho quá trình chuyển đổi số.

Mặc dù hiện nay có rất nhiều nền tảng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng xem doanh nghiệp của mình có thật sự phù hợp với nên tảng hoặc phần mềm đó không. Không nên dàn trải khó kiếm soát cũng như tốn kém chi phí.

V. Đại dịch COVID-19 đã thay đổi chuyển đổi kỹ thuật số như thế nào?

Nếu trước đây, chuyển đổi số có mục tiêu lớn nhất là cải thiện tình trạng kinh doanh thì sau đại dịch Covid 19, nó là yêu cầu tất yếu của thời đại. Với những chủ doanh nghiệp, nó là cách thức hữu hiệu để thích nghi với tình hình mới. Đối với đội ngũ nhân viên, nó là cách duy nhất để hoàn thành công việc được giao.

Ngày nay, phần lớn các doanh nghiệp đều nỗ lực để xây dựng một quy trình làm việc số từ xa. Các báo cáo và chỉ thị sẽ được trao đổi tức thì, mọi lúc mọi nơi.

Đồng thời, vấn đề chuyển đổi số cho doanh nghiệp cũng mở rộng tính năng để giải quyết nhiều vấn đề hơn như:

  • Mở rộng phạm vi hỗ trợ khách hàng thông qua các công cụ như email, chatbots
  • Loại bỏ tối đa các quy trình dư thừa hoặc thủ công
  • Tự động hóa nhiều trải nghiệm hơn, ưu tiên các trải nghiệm từ xa nhanh chóng, tiện lợi

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

VI. Xu hướng chuyển đổi số cho doanh nghiệp năm 2022

1. Sử dụng mô hình làm việc kết hợp 

Mô hình làm việc kết hợp là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp bình thường mới vào năm 2022. Trong đó, nhân viên có thể phân phối thời gian để làm việc tại nhà hoặc văn phòng.

Mô hình làm việc kết hợp
Mô hình làm việc kết hợp

Tùy thuộc vào chính sách của công ty và đặc thù nhiệm vụ của họ, mô hình này có thể mang lại năng suất và đảm bảo hiệu quả chung. Các công ty chỉ cần tìm kiếm một phần mềm quản lý tối ưu để theo dõi các quy trình và giữ liên lạc thường xuyên trong đội ngũ.

2. Chuyển sang giải pháp đa đám mây

Điện toán đám mây cho phép các công ty và khách hàng truy cập thông qua Internet và giảm đáng kể nhu cầu bảo trì định kỳ. Công nghệ này đã tăng sự linh hoạt, cải thiện khả năng cộng tác và phần thúc đẩy chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Vào năm 2022, các công ty đang chuyển hướng sử dụng thêm giải pháp đa đám mây. Điều này có nghĩa là thay vì sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ đám mây, doanh nghiệp có thể hợp tác thêm với những nhà cung cấp khác.

Với hình thức này, doanh nghiệp có thể phân chia thông tin để lưu trữ. Nó giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn việc tập trung vào một nguồn duy nhất.

3. Tự động hóa trở thành xu hướng 

Tự động hóa là một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi kỹ thuật số. Nó giúp các công ty giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên, hợp lý hóa các nhiệm vụ và tối ưu hóa hiệu suất.

tự động hóa trong kinh doanh
Tự động hóa là tiến trình tất yếu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Công nghệ này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để phân tích và quản lý các quy trình kinh doanh. Các công cụ hoạt động với cả dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu không có cấu trúc để cung cấp thông tin chi tiết về các cơ hội cải tiến mới.

Hơn nữa, các thuật toán của AI có thể phân tích một lượng lớn dữ liệu mà con người không có khả năng xử lý. Do đó, nó cung cấp các báo cáo chuyên sâu để doanh nghiệp đưa những quyết định chính xác, kịp thời nhất.

4. Tăng cường an ninh mạng 

Bên cạnh các lợi ích không thể phủ nhận, chuyển đổi số cho doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nguy cơ mất an toàn công nghệ. Trách nhiệm của doanh nghiệp là bảo mật thông tin nhằm giữ gìn danh tiếng và duy trì sự tin tưởng của khách hàng.

bảo mật thông tin trong chuyển đổi số
Bảo mật thông tin trong chuyển đổi số có vai trò quan trọng

Do đó, họ cần ủy thác, lựa chọn những nhà cung cấp công nghệ uy tín để mã hóa dữ liệu, phân quyền tiếp cận chặt chẽ. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần đào tạo nhân viên về cách quản lý dự liệu cùng các nguyên tắc bảo mật quan trọng.

5. Đầu tư vào việc phân tích và dự đoán

Phân tích dữ liệu từ các giai đoạn khác nhau trong quá khứ và đối chiếu với các yếu tố kinh tế, môi trường kinh doanh và mô hình hành vi của người tiêu dùng hiện tại, doanh nghiệp có thể đưa ra những dự đoán đáng tin cậy về xu hướng trong tương lai.

Chúng cho phép ban lãnh đạo thấy trước các cơ hội và thách thức sắp tới. Từ đó, doanh nghiệp có sự chuẩn bị các chiến lược  hành động và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của thị trường.

AMIS Công việc – giải pháp thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp 

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

CTA MGM 01

VII. Tạm kết 

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp là một quá trình không ngừng phát triển trong tương lai. Vì vậy, để bắt kịp xu hướng và tiếp tục phát triển, các công ty cần phải chuẩn bị nguồn lực, kế hoạch chi tiết và thực hiện chuyển đổi số một cách phù hợp, đúng đắn.


Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này