Chuyển đổi số cho doanh nghiệp: Tất cả những điều cần biết về chuyển đổi số

Trong những năm qua, chuyển đổi số cho doanh nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu. Việc tập trung vào các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây, các phần mềm mới đã đem đến sự tiến bộ nhanh chóng cho doanh nghiệp. Trong tương lai, xu hướng này sẽ tiếp tục dẫn đầu và có sự tham gia của cả nền kinh tế chung.

MISA AMIS tặng bạn bộ tài liệu miễn phí: Hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

I. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc áp dụng những công nghệ sáng tạo vào quá trình vận hành, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thì chuyển đổi số sẽ tập trung vào việc đổi mới tổng thể, giúp khả năng thích ứng được nhanh hơn, bằng việc tập trung nhiều vào thu thập, xử lý, tích hợp dữ liệu. Hãy hình dung chuyển đổi số là hệ thần kinh trung ương giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, thông minh và thích nghi nhanh với các thay đổi.

II. Tại sao cần thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số diễn ra ngày càng mạnh mẽ và doanh nghiệp là thành phần đầu tiên chịu tác động của chuyển đổi số. Nếu không muốn tụt hậu thì buộc doanh nghiệp phải bắt tay vào thực hiện đặt bắt kịp xu hướng. Tạo điền đề vững chắc cho công cuộc chuyển đổi số nhanh và bền vững.

1. Thu thập dữ liệu nâng cao

Hầu hết các doanh nghiệp đều phải thu thập dữ liệu. Đó có thể là thông tin về lượng mua, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng hay là thông tin về các chiến lược của đối thủ.

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ thống thu thập dữ liệu đầy đủ nhất. Từ các dữ liệu thô rời rạc, những hệ thống thông minh sẽ phân loại, sắp xếp dữ liệu hợp lý.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình của khách hàng, hoạt động sản xuất, tình hình tài chính và cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý về vấn đề bảo mật các thông tin này.

Việc cho thấy khả năng đảm bảo an toàn dữ liệu sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, tin tưởng vào thương hiệu hơn. Mặt khác, nó cũng ngăn chặn sự rò rỉ thông tin tới bên đối thủ. Bạn phải biến những dữ liệu đó thành tài sản, sức mạnh để bứt phá.

2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Xem xét triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp còn mang lại trải nghiệm trực quan, liền mạch hơn cho khách hàng. Ví dụ, khi người mua quan tâm đến sản phẩm trên trang web, họ có thể nhận được báo giá tức thời.

Việc mua hàng, thanh toán cũng sẽ diễn ra ngay trên cùng một nền tảng có liên kết với ví điện tử. Về lâu dài, khách hàng vẫn có thể nhận được các thông báo về chương trình ưu đãi, ra mắt sản phẩm mới…

Có thể thấy, khách hàng hiện đại ngày càng kỳ vọng cao hơn vào quá trình này. Nó đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp phải nâng cao trải nghiệm trực tuyến.

Thêm vào đó, như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp nên trao quyền tự quyết định về các thông tin cá nhân cho người tiêu dùng. Cách làm này khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tăng niềm tin vào doanh nghiệp.

3. Liên kết đa phòng ban 

Trong quá khứ, người quản lý thường phải mất rất nhiều thời gian để có thể tổng hợp kết quả làm việc từ các phòng ban. Việc quản lý rời rạc khiến tiến độ công việc thường bị chậm trễ.

Giờ đây, chuyển đổi số đang loại bỏ quy trình làm việc riêng lẻ đó. Với một nền tảng hợp nhất, tất cả các nhân sự sẽ nắm được từng nhiệm vụ và sự liên kết giữa chúng.

Bằng cách đó, các bộ phận hiểu rõ trách nhiệm và có sự phối hợp chặt chẽ hơn để hoàn thành mục tiêu chung. Thêm vào đó, họ cũng dễ dàng chia sẻ, cập nhật các thông báo mới nhất. Khả năng cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp được cải thiện tối đa.

>> Tìm hiểu ngay: Top 15 loại phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

4. Tối ưu chi phí vận hành 

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp được xem là một giải pháp giảm thiểu lãng phí trong sản xuất kinh doanh. Các hạn chế trong nhiều công đoạn đều khiến doanh nghiệp bị thiệt hại về chi phí, thời gian và nguồn lực.

Ví dụ, việc báo cáo bằng giấy khiến dữ liệu dễ bị sai sót, ảnh hưởng đến quy trình sản xuất quá nhiều hoặc thiếu hụt sản phẩm. Hay các kho lưu trữ thông tin dễ bị quá tải, tài liệu bị hỏng do yếu tố ngoại cảnh như ấm mốc gây mất mát thông tin.

Chính vì vậy, sự ra đời của các phần mềm hỗ trợ đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động này. Đặc biệt, việc tự động hóa các quy trình có tính chất thủ công lặp lại cũng giúp nhân viên có thêm thời gian xử lý các công việc quan trọng khác.

Điều này vừa nâng cao năng suất, vừa thúc đẩy nhân viên phải tư duy đổi mới liên tục. Nó là cơ hội cho họ thể hiện hết năng lực và cố gắng hoàn thành mục tiêu cao hơn.

5. Tăng sức cạnh tranh

Theo giáo sư Deborah Ancona của Viện Công nghệ Massachusetts (MIT), chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ và các công ty đều phải cạnh tranh về khả năng thích ứng, đổi mới, ứng dụng công nghệ.

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp đem đến sự thay đổi toàn diện trong cách thức vận hành. Nhờ đó, các công ty không chỉ cải tiến hoạt động mà còn có khả năng cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Các công cụ mới cho phép doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu, thu hút họ trở thành khách hàng trung thành và mở rộng thị phần. Cùng với đó, doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm các cách thức làm mới và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Như vậy, trong cùng một lĩnh vực hay ngành hàng, doanh nghiệp nào ứng dụng được công nghệ cải tiến hiệu quả sẽ chiếm ưu thế vượt trội.

III. 6 mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp

Chuyển đổ số trong doanh nghiệp được chia ra thành 6 cấp độ cụ thể như sau:

• Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp chưa bắt tay vào hoạt động chuyển đổi số hoặc có những không đáng kể.
• Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp đã bước đầu có một số hoạt động khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số.
• Mức 2 – Bắt đầu: Tại mức này doanh nghiệp đã có những nhận thức về sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột chính và có các hoạt động gắn liền đối với các trụ cột đã đưa ra. Chuyển đổi số đã bắt đầu đem lại những lợi ích và hiệu quả trong các hoạt động của doanh nghiệp và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
• Mức 3 – Hình thành: Việc chuyển đổi số doanh nghiệp đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành doanh nghiệp số;
• Mức 4 – Nâng cao: Sau khi hành thành thì ở bước này quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã tiến thêm một bậc. Với việc áp dụng các nền tảng số, dữ liệu số, công nghệ số đã giúp doanh nghiệp nhiều trong hoạt động sản xuất kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. Cơ bản lúc này đã trở thành doanh nghiệp số với mô thích kinh doanh chính là dựa vào dữ liệu và nền tảng số.
• Mức 5 – Dẫn dắt: Đây là mức mà doanh nghiệp đã tiệm cận ở mức độ hoàn thiện. Mọi thứ của doanh nghiệp từ vận hành, kinh doanh, mô hình,… đều được phát triển và dẫn dắt bởi nền tảng số.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

IV. Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số chỉ giúp doanh nghiệp thay đổi khi được áp dụng đúng cách. Nếu không cũng sẽ để lại những hậu quả to lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần chuyển đổi số hãy tham khảo ngay quy trình gồm 5 bước dưới dây.

Bước 1. Lập kế hoạch

Trước khi bắt tay vào triển khai bất cứ điều gì cũng cần phải lên kế hoạch rõ ràng. Việc lên được kế hoạch tức là bạn đã chiếm được 50% thành công. Thực hiện chuyển đổi số cũng vậy.

Trước khi tiến hành áp dụng chuyển đổi số, các cấp lãnh đạo, quản lý phải lên được kế hoạch rõ ràng, có nghĩa là cần đưa ra được một bản chi tiết bao gồm: Mục tiêu, công việc cần thực hiện,nhân sự, thời gian dự kiến hoàn thành, chi phí cụ thế như thế nào,…

Bước 2. Lập chiến lược

Sau khi lập được kế hoạch công việc, việc cần làm tiếp theo đó là cần xác định được chiến lược đúng đắn. Để làm bước này tốt nhất các doanh nghiệp nên tham khảo một số tài liệu của nhà nước, hoặc ác doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi số thành công. Sau đó dựa vào những đặc thù riêng của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược phù hợp.

Bước 3. Số hóa tài liệu, quy trình

Số hóa là bước đầu tiên của quá trình chuyển đổi số. Bởi những tài liệu, quy trình là những nguyên liệu đầu tiên cần được số hóa lại, và nó cũng là thứ cần thiết tiên quyết cho đầu vào của chuyển đổi số.

Bước 4. Chuẩn bị về nhân lực

Nhân lực cũng là yếu tố mà doanh nghiệp cần tập trung để thành công, thay vì tập trung vào khai thác thì các doanh nghiệp nên tập trung vào đào tạo, học tập. Đặc biệt là đào tạo ra nguồn nhân lực trẻ có khả năng ứng phó nhanh với các sự thay đổi và rủi ro.

Việc phân chia rõ ràng cấp bậc và nhiệm vụ cũng là cách để doanh nghiệp có thể dễ dàng vận hành và quản lý.

Bước 5. Đầu tư vào công nghệ

Sau khi khảo sát thì hiện có tới 80% các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm đảm bảo phục vụ cho quá trình chuyển đổi số.

Mặc dù hiện nay có rất nhiều nền tảng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng xem doanh nghiệp của mình có thật sự phù hợp với nên tảng hoặc phần mềm đó không. Không nên dàn trải khó kiếm soát cũng như tốn kém chi phí.

>> Xem Thêm: Các bước chuyển đổi số thành công doanh nghiệp cần biết

V. Đại dịch COVID-19 đã thay đổi chuyển đổi kỹ thuật số như thế nào?

Nếu trước đây, chuyển đổi số có mục tiêu lớn nhất là cải thiện tình trạng kinh doanh thì sau đại dịch Covid 19, nó là yêu cầu tất yếu của thời đại. Với những chủ doanh nghiệp, nó là cách thức hữu hiệu để thích nghi với tình hình mới. Đối với đội ngũ nhân viên, nó là cách duy nhất để hoàn thành công việc được giao.

Ngày nay, phần lớn các doanh nghiệp đều nỗ lực để xây dựng một quy trình làm việc số từ xa. Các báo cáo và chỉ thị sẽ được trao đổi tức thì, mọi lúc mọi nơi.

Đồng thời, vấn đề chuyển đổi số cho doanh nghiệp cũng mở rộng tính năng để giải quyết nhiều vấn đề hơn như:

• Mở rộng phạm vi hỗ trợ khách hàng thông qua các công cụ như email, chatbots
• Loại bỏ tối đa các quy trình dư thừa hoặc thủ công
• Tự động hóa nhiều trải nghiệm hơn, ưu tiên các trải nghiệm từ xa nhanh chóng, tiện lợi

VI. Xu hướng chuyển đổi số cho doanh nghiệp năm 2023

1. Sử dụng mô hình làm việc kết hợp 

Mô hình làm việc kết hợp là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp bình thường mới vào năm 2022. Trong đó, nhân viên có thể phân phối thời gian để làm việc tại nhà hoặc văn phòng.

Tùy thuộc vào chính sách của công ty và đặc thù nhiệm vụ của họ, mô hình này có thể mang lại năng suất và đảm bảo hiệu quả chung. Các công ty chỉ cần tìm kiếm giải pháp quản lý điều hành tối ưu để theo dõi các quy trình và giữ liên lạc thường xuyên trong đội ngũ. Hiện nay, gói giải pháp văn phòng số chính là lựa chọn hàng đầu hỗ trợ mục tiêu này của doanh nghiệp.

2. Chuyển sang giải pháp đa đám mây

Điện toán đám mây cho phép các công ty và khách hàng truy cập thông qua Internet và giảm đáng kể nhu cầu bảo trì định kỳ. Công nghệ này đã tăng sự linh hoạt, cải thiện khả năng cộng tác và phần thúc đẩy chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Vào năm 2022, các công ty đang chuyển hướng sử dụng thêm giải pháp đa đám mây. Điều này có nghĩa là thay vì sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ đám mây, doanh nghiệp có thể hợp tác thêm với những nhà cung cấp khác.

Với hình thức này, doanh nghiệp có thể phân chia thông tin để lưu trữ. Nó giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn việc tập trung vào một nguồn duy nhất.

3. Tự động hóa trở thành xu hướng 

Tự động hóa là một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi kỹ thuật số. Nó giúp các công ty giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên, hợp lý hóa các nhiệm vụ và tối ưu hóa hiệu suất.

Công nghệ này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để phân tích và quản lý các quy trình kinh doanh. Các công cụ hoạt động với cả dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu không có cấu trúc để cung cấp thông tin chi tiết về các cơ hội cải tiến mới.

Hơn nữa, các thuật toán của AI có thể phân tích một lượng lớn dữ liệu mà con người không có khả năng xử lý. Do đó, nó cung cấp các báo cáo chuyên sâu để doanh nghiệp đưa những quyết định chính xác, kịp thời nhất.

4. Tăng cường an ninh mạng 

Bên cạnh các lợi ích không thể phủ nhận, chuyển đổi số cho doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nguy cơ mất an toàn công nghệ. Trách nhiệm của doanh nghiệp là bảo mật thông tin nhằm giữ gìn danh tiếng và duy trì sự tin tưởng của khách hàng.

Do đó, họ cần ủy thác, lựa chọn những nhà cung cấp công nghệ uy tín để mã hóa dữ liệu, phân quyền tiếp cận chặt chẽ. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần đào tạo nhân viên về cách quản lý dự liệu cùng các nguyên tắc bảo mật quan trọng.

5. Đầu tư vào việc phân tích và dự đoán

Phân tích dữ liệu từ các giai đoạn khác nhau trong quá khứ và đối chiếu với các yếu tố kinh tế, môi trường kinh doanh và mô hình hành vi của người tiêu dùng hiện tại, doanh nghiệp có thể đưa ra những dự đoán đáng tin cậy về xu hướng trong tương lai.

Chúng cho phép ban lãnh đạo thấy trước các cơ hội và thách thức sắp tới. Từ đó, doanh nghiệp có sự chuẩn bị các chiến lược  hành động và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của thị trường.

MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ – Giải pháp kiến tạo môi trường làm việc số tinh gọn đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp! 

Bộ giải pháp Văn phòng số MISA AMIS là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc tối ưu cách thức giao việc tập trung, hệ thống quy trình vận hành tự động và ký duyệt giấy tờ từ xa dễ dàng. Nhờ ứng dụng nền tảng đồng bộ của MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí chờ đợi phản hồi, phê duyệt từ các cấp mà còn nâng cao năng suất, góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng để đem lại hiệu quả doanh số vượt bậc.

VII. Tạm kết 

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp là một quá trình không ngừng phát triển trong tương lai. Vì vậy, để bắt kịp xu hướng và tiếp tục phát triển, các công ty cần phải chuẩn bị nguồn lực, kế hoạch chi tiết và thực hiện chuyển đổi số một cách phù hợp, đúng đắn.