Hướng dẫn quy trình, thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất cho người lao động

10/12/2021
1466

Nhu cầu tìm hiểu thủ tục cấp lại sổ BHXH do mất hoặc hỏng là chủ đề phổ biến được người lao động quan tâm. Nhưng nên bắt đầu từ đâu, chuẩn bị những gì, thông tin ở đâu là chuẩn là những thắc mắc khiến nhiều người băn khoăn. Nếu bạn cũng chung câu hỏi trên, hãy đọc bài viết này để hiểu rõ hơn về thủ tục cấp lại sổ BHXH do Luật nhà nước Việt Nam quy định.

Thu tuc cap lai so BHXH
Hướng dẫn thủ tục cấp lại sổ BHXH cho người lao động

Quy định về thủ tục cấp lại sổ BHXH?

Theo quy định pháp luật, thẩm quyền cấp lại sổ BHXH bị mất hoặc hỏng thuộc về cơ quan làm BHXH – nơi người lao động đóng tiền để đăng ký BHXH tại đó. Người lao động cần làm đơn cấp lại số theo mẫu 06/SBH, trong đó nêu rõ lí do sự cố BHXH và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần nào. 

Hồ sơ xin cấp lại BHXH gồm có: 

  • Đơn trình báo mất sổ BHXH có giấy xác nhận của cơ quan công an hoặc chính quyền địa phương tại nơi cư trú
  • Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (theo mẫu 06/SBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú
  • Giấy xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH liên quan
  • Giấy xác nhận về việc chưa được giải quyết trợ cấp một lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú
  • Tờ khai cấp sổ – nếu đã bị mất cần liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để sao y
  • Bản sao chứng minh thư nhân dân có chứng thực của Ủy ban
Hồ sơ cấp lại sổ BHXH
Hồ sơ cấp lại sổ BHXH

Hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp lại sổ BHXH

Để phục hồi lại sổ đã mất hoặc hỏng, bạn có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH offline hoặc theo hình thức online đang được rất nhiều công chúng quan tâm gần đây. 

Đối với cấp BHXH offline

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như phần trên

Bước 2: Sau bước chuẩn bị hồ sơ, bạn cần nộp những tài liệu này cho cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH (áp dụng đối với trường hợp hiện đóng BHXH tự nguyện) hoặc cơ quan BHXH nơi đóng BHXH cuối cùng trước khi dừng tham gia.

Bước 3: Dựa trên hồ sơ bạn cung cấp, cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu thông tin với dữ liệu họ quản lý. Nếu đủ điều kiện tiến hành cấp lại hồ sơ và xác định chuẩn rằng người mất sổ chưa hưởng trợ cấp lần nào thì cơ quan BHXH sẽ phê duyệt nguyện vọng cấp lại sổ BHXH. 

Bước 4: Chờ xử lý: Cơ quan sẽ xử lý nội trong 45 ngày kể từ khi người lao động nộp đủ hồ sơ đăng ký cấp lại sổ theo quy định. 

Đối với BHXH online

Nếu bạn cảm thấy chuẩn bị hồ sơ với công việc chứng thực quá tốn thời gian thì thủ tục cấp lại sổ BHXH theo hình thức online phù hợp với bạn đấy. Với mục đích đơn giản hóa thủ tục hành chính cồng kềnh và nỗ lực thực thi sứ mệnh chuyển đổi số đáp ứng sự phát triển của xã hội, cơ quan BHXH Việt Nam đã mở Cổng giao dịch điện tử trợ giúp người dân làm thủ tục cấp lại sổ BHXH qua mạng. Cụ thể, thông qua cổng thông tin điện tử này, người lao động giờ đây chỉ cần đăng ký tài khoản và làm các thủ tục đơn giản, thay vì phải đến tận cơ quan thẩm quyền như trước đây. 

Thủ tục cấp lại sổ BHXH trên Cổng giao dịch điện tử được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập Cổng giao dịch điện tử của Cơ quan Bảo hiểm xã hội thông qua đường link Tại Đây
  • Bước 2: Đăng nhập tài khoản cá nhân: Trong trường hợp chưa có tài khoản, người lao động buộc phải thực hiện đăng ký.
  • Bước 3: Kê khai hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH: Tại giao diện chính chọn mục “Kê khai hồ sơ”, tại danh mục các thủ tục chọn tiếp phần kê khai phần “Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng”.
  • Bước 4: Tiến hành điền thông tin cần thiết tại phần hồ sơ theo chỉ dẫn từ hệ thống. Bạn cần lưu ý rằng Các dòng có dấu (*) in đỏ yêu cầu bạn phải bắt buộc nhập thông tin, không được để trống. Chú ý điền thông tin địa chỉ thật chính xác để nhận kết quả đúng thời điểm. Sau khi nhập xong cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo thông tin đã chính xác.
  • Bước 5: Xác nhận: Nhập mã kiểm tra, sau đó nhấn chọn “Xác nhận” để hoàn tất mục gửi hồ sơ về cơ quan BHXH

Như vậy, thủ tục cấp lại sổ BHXH online đã được hoàn thiện vô cùng dễ dàng. Bây giờ, bạn chỉ cần chờ đợi trong 10 ngày để cơ quan tiến hành giải quyết. Nếu như hồ sơ không hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ có trách nhiệm liên hệ với bạn sớm và nêu rõ nguyên nhân. 

Thủ tục cấp lại sổ BHXH online với các trường hợp đặc biệt: 

Với một số trường hợp cần cấp lại sổ BHXH với lý do cần thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, giới tính, ngày sinh vẫn sẽ thực hiện tương tự như các bước thông thường nêu trên. Tuy nhiên, từ bước 3 cần lưu ý rằng: 

Trong Bước 3: Kê khai hồ sơ: 

  1. Trong phần kê khai hồ sơ, tại danh sách thủ tục nhấn chọn “Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin nhân thân”. 
  2. Tiếp theo thực hiện điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn hệ thống. 
  3. Tại Mục II bạn cần nhập thông tin cần thay đổi. 
  4. Chụp ảnh mặt trước, mặt sau CCCD/CMND/Hộ chiếu và tải lên “File đính kèm”. Chú ý ảnh chụp phải rõ nét (không bị quá sáng hoặc quá tối) và không bị cắt bất cứ phần nội dung nào.
  5. Hoàn thiện thủ tục cấp lại sổ BHXH bằng cách nhập mã kiểm tra và xác nhận.

Giải đáp 1 số thắc mắc khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH

Dưới đây là bản tổng hợp những thắc mắc thường gặp khi làm thủ tục cấp lại sổ BHXH.

Câu 1: Có được chốt sổ BHXH đến thời điểm công ty đóng đủ BHXH hay không?

Căn cứ theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

“3.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH”.

Như vậy, dựa trên quy định của pháp luật, trong trường hợp doanh nghiệp nợ tiền BHXH thì khi nhân viên thôi việc, doanh nghiệp có thể xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH (ví dụ như tháng 06/2022). Người lao động có thể nhận được sổ BHXH đã được chốt đến tháng 06/2022 và tiếp tục tham gia BHXH ở nơi làm việc mới. Sau khi cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ số tiền nợ thì sẽ xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

Câu 2: Đã có sổ BHXH có được cấp thêm sổ mới hay không?

Căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì:

“4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới”.

Theo quy định của luật bảo hiểm hiện nay, mỗi người chỉ có thể sở hữu duy nhất một sổ BHXH. Do đó, nếu người lao động đã làm BHXH ở doanh nghiệp cũ thì sang chỗ làm mới sẽ không thể làm thủ tục cấp sổ BHXH mới t trường hợp sổ bị hỏng hoặc mất. 

Câu 3: Trong trường hợp mất BHXH ở công ty cũ thì có được công ty mới cấp?

Thẩm quyền cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng thuộc về cơ quan BHXH nơi người lao động đang đóng BHXH. Như vậy, nếu công ty người lao động là công ty đang tham gia BHXH cho người lao động thì họ sẽ có trách nhiệm phải làm thủ tục cấp lại sổ BHXH cho nhân viên trong trường hợp bị mất này. 

Câu 4: Có nên cấp BHXH online?

Từ thủ tục cấp lại sổ BHXH online nêu trên, chúng ta hoàn toàn có thể thấy việc làm sổ BHXH qua Cổng giao dịch của nhà nước mang nhiều lợi ích thiết thực và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng áp dụng cho nội bộ nhân viên. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người chưa tin tưởng vào tính chính xác của công nghệ mới này. Vậy thực hư thế nào? 

Kê khai hồ sơ thuận tiện theo mẫu

Làm thủ tục cấp lại sổ BHXH online hỗ trợ điền thông tin dễ dàng hơn, chỉ bằng một vài thao tác đơn giản với hướng dẫn của hệ thống, cá nhân đã có thể hoàn thiện kê khai chính xác và tự động xuất tờ khai đúng mẫu. Việc kê khai trên mạng cũng sẽ lưu lại thông tin nhanh, giúp bạn tra cứu lại phần kê khai trong hệ thống rất đơn giản. Vừa tiết kiệm thời gian, chi phí lại đơn giản hóa các thủ tục rườm rà, đây là lựa chọn phù hợp nhất cho những người bận rộn thời nay. 

Ngoài ra, việc kê khai trên mạng cũng giảm thiểu tối đa các lỗi sai mà ghi giấy tờ có thể gây ra như điền sai thông tin (xóa đi dễ dàng, không cần điền phiếu mới), người dùng cũng được hướng dẫn tận nơi bởi hệ thống, nếu sai ở đâu sẽ được báo lại bằng dòng chữ đỏ dễ phát hiện. 

Đảm bảo an toàn cho người sử dụng

Nhiều người lo rằng cung cấp thông tin trên mạng sẽ làm lộ thông tin cá nhân của mình vì Cổng giao dịch sẽ lưu lại phần kê khai. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm rằng đây là phần được bảo mật, không ai được phép theo dõi trừ cơ quan có thẩm quyền, chỉ có bạn mới biết thông tin của mình như thế nào.

Nộp hồ sơ dễ dàng, tránh những tiêu cực, phiền hà

Làm thủ tục cấp lại sổ BHXH online đồng nghĩa với việc hồ sơ được nộp về nơi quy định một cách thuận lợi. Không phải đến trực tiếp cơ quan chức năng, không cần chờ đợi, thực hiện bất cứ lúc nào bạn muốn (kể cả ngoài giờ hành chính). Việc hạn chế làm việc với cán bộ cũng giảm thiểu phiền hà, tiêu cực trong giao tiếp. 

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin cập nhật nhất về thủ tục cấp lại sổ BHXH. Hãy cân nhắc cả hai loại hình online và offline để lựa chọn hình thức mà bạn mong muốn được cấp lại sổ nhất. 

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 3 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả