Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công Download: Mẫu bảng chấm công theo ca và hướng dẫn chấm công...

Download: Mẫu bảng chấm công theo ca và hướng dẫn chấm công ca kíp trên file excel 

Mẫu bảng chấm công theo ca được áp dụng tương đối thường xuyên cho những doanh nghiệp chuyên về sản xuất, dịch vụ…để đảm bảo đủ được sản lượng hay số lượng đơn hàng. Để đảm bảo quản lý được quy trình chấm công theo ca hiệu quả, thì bộ phận nhân sự cần nắm được vững được các nghiệp vụ và công thức hàm chấm công  cần thiết trên excel. Nếu như anh chị HR vẫn còn đang gặp khó khăn trong các vấn đề này, hãy cùng theo dõi hướng dẫn thực hiện chi tiết của MISA AMIS trong bài viết dưới đây.

Download mau bang cham cong theo ca
Download mẫu bảng chấm công theo ca trên file excel

Mẫu bảng chấm công theo ca là gì?

Khác với bảng chấm công hành chính thông thường, là tất cả nhân viên sẽ có giờ check-in và check-out cố định trong ngày. Mẫu bảng chấm công theo ca thể hiện giờ chấm công khác nhau giữa các ca làm việc.

Việc chấm công theo ca được thực hiện như sau: Trước mỗi ca làm việc, người lao động sẽ thực hiện check-in và kết thúc ca làm việc đó, người lao động sẽ check-out. 

Khoảng thời gian từ lúc check-in đến lúc check-out được tính là một ca  làm việc, và đó sẽ là căn cứ để doanh nghiệp tính lương cho nhân viên.

Anh chị có thể tham khảo mô hình chấm công theo ca dưới đây:

Mo hinh cham cong theo ca
Mô hình chấm công theo ca

Những khó khăn của nhân sự khi lập mẫu bảng chấm công theo ca

So với bảng chấm công hành chính, thì mẫu bảng chấm công theo ca sẽ đòi hỏi phải có nhiều dữ liệu hơn. Chính vì thế, rất nhiều anh chị HR luôn phải đau đầu với “mớ hỗn độn” về chấm công ca kíp. 

Quá nhiều dữ liệu, dữ liệu thay đổi liên tục giữa các ngày, dẫn đến việc chấm công gặp rất nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, việc người lao động đổi ca, thay ca cho nhau cũng khiến cho dữ liệu chấm công rất khó kiểm soát. Vì thế, có thể nói, chấm công ca kíp rất dễ dẫn đến những nhầm lẫn, sai sót, chấm thừa, thiếu công cho người lao động.

Nếu như HR không nắm rõ các nghiệp vụ excel, và không hiểu hết bản chất, quy định về chấm công theo ca thì sẽ rất dễ bị “overload” khối lượng công việc, cũng như chấm công không hiệu quả, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. 

Kho khan cua HR khi cham cong ca kip
HR gặp rất nhiều khó khăn trong chấm công ca kíp

Những yêu cầu về chấm công theo ca cần nắm rõ 

Bởi vì chấm công theo ca kíp không đơn giản như chấm công hành chính, mà nó phức tạp và dễ nhầm lẫn hơn rất nhiều. Chính vì thế, cần phải tuân thủ các quy định về chấm công theo ca.

Thông thường, một doanh nghiệp sẽ chia làm 2-3 ca làm việc trong ngày, mỗi ca làm có thể kéo dài từ 6-8 tiếng. Các ca làm việc của người lao động có thể theo sự sắp xếp của quản lý, hoặc người lao động có thể tự chọn, tự đàm phán với nhau, miễn là đảm bảo đi làm đủ số ca trong tháng theo quy định. 

Mỗi ngày làm việc, người lao động sẽ chỉ có  một ca làm chính thức, nếu làm thêm các ca khác, sẽ được tính tăng ca. Tương tự, trong mỗi ca  làm việc, nếu người lao động làm quá số giờ quy định, thì thời gian đó sẽ được tính vào giờ làm thêm. 

Một mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn xác phải đảm bảo ghi nhận được các thông tin quan trọng về thời gian làm việc của người lao động như sau:

  • Người lao động đi làm vào những ngày nào? Giờ nào?
  • Ngày làm việc đó người lao động đã làm bao nhiêu ca? Thời gian làm một ca như thế nào?
  • Người lao động có làm thêm giờ hay không?
  • Tổng số ca làm việc? Tổng số giờ làm việc chính thức?
  • Tổng số giờ tăng ca?
  • Các yếu tố về nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ,…

Hướng dẫn lập mẫu bảng chấm công theo ca trên file excel 

Trên thực tế, không có bất kỳ một format chung nào về mẫu bảng chấm công theo ca áp dụng cho tất cả mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca cơ bản, anh chị có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp mình. 

Thiết lập tình huống cụ thể: Giả sử doanh nghiệp X có 3 ca làm việc mỗi ngày. 

Trong bảng chấm công, mỗi hàng ngang sẽ thể hiện dữ liệu chấm công của một nhân viên trong cả tháng. Còn mỗi hàng dọc sẽ thể hiện dữ liệu chấm công trong một ngày của tất cả các nhân viên. 

Khi đó, trong bảng chấm công, mỗi nhân viên sẽ có dữ liệu trong 4 dòng:

  • Mỗi dòng ca 1, ca 2, ca 3 tương ứng để theo dõi ca làm việc cụ thể trong ngày
  • Dòng cuối cùng tương ứng để theo dõi số giờ tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC, hoặc OT)

Mỗi tháng sẽ gồm 30-31 ngày, tương ứng với đó là 30-31 cột, được đánh số thứ tự lần lượt. 

Mau bang cham cong theo ca
Mẫu bảng chấm công theo ca

Để xác định ngày thứ mấy trong tuần trên mẫu bảng chấm công theo ca excel, ta làm như sau: 

  • Công thức xác định ngày tại dòng 4: Dùng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3
  • Định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Sử dụng Custom Format: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custom > Nhập vào mục Type là “ddd” (như hình bên trên)

Làm theo hướng dẫn như trên, chúng ta thu được kết quả là giá trị Ngày tại dòng 4, nhưng được hiển thị dưới dạng Thứ trong tiếng anh.

Vậy là chỉ với các thao tác đơn giản, chúng ta có thể hoàn thành bố cục chung của bảng chấm công. Công việc tiếp theo của HR đó chính là theo dõi sát sao tình trạng đi làm, chấm công để thực hiện fill dữ liệu chấm công ca kíp cho chính xác.

Download mẫu chấm công ca kíp miễn phí 


Chấm công ca kíp đơn giản hơn với phần mềm chấm công AMIS

Nếu như doanh nghiệp của anh chị có một số lượng người lao động lớn, từ 300 người trở lên, thì việc chấm công ca kíp thủ công trên excel thực sự là “cơn ác mộng” với bộ phận nhân sự.

Chính vì thế, lời khuyên cho các doanh nghiệp đó chính là tối ưu quy trình chấm công ca kíp của mình bằng cách ứng dụng công nghệ, sử dụng phần mềm chấm công tự động.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm chấm công doanh nghiệp, trong đó tiêu biểu là Amis Chấm công, với nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng tốt cả các nghiệp vụ chấm công ca kíp phức tạp.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm AMIS Chấm công

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này