Kiến thức Quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Top 4...

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì? Top 4 phần mềm tốt nhất Việt Nam

Human Resource Information System, hay còn được gọi là hệ thống thông tin quản lý nhân sự, là hệ thống khép kín, liên thông dữ liệu để bảo toàn dữ liệu, cũng như để quản trị hiệu quả, đảm bảo rằng quy trình điều hành được diễn ra xuyên suốt, cung cấp những báo cáo và thông tin quản trị cần thiết, hỗ trợ chủ doanh nghiệp và quản lý điều hành đưa ra quyết định hiệu quả và dễ dàng hơn.

HRMS chính là nền tảng dữ liệu của hệ thống hồ sơ nhân sự được phát triển dựa trên máy chủ tại doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1. Mô tả hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1.1. Lợi ích khi sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

  • Sử dụng phần mềm tự động hoá, kết nối trực tiếp với Internet, sẽ luôn tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn so với sức người hay các hệ thống quản trị cũ, đã lỗi thời. Ngoài ra, sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn đem lại những hiệu quả gì cho bộ phận nhân sự?
  • Quy trình quản trị thông tin nhân sự được tự động hóa, hỗ trợ nhân viên nhân sự thực hiện các nhiệm vụ định kỳ như chúc mừng sinh nhật, nhắc nhở lịch họp quan trọng cũng như các hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
  • Quản trị dữ liệu tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng số lượng ứng viên tiềm năng khi tiến hành tìm nhân sự cho vị trí mới
  • Cung cấp các báo cáo trực quan về tình trạng làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp, trong đó có chế độ phúc lợi, đãi ngộ, quá trình đánh giá, đào tạo & phát triển.
  • Cá nhân hoá thông tin nhân sự, để quản lý có thể trực tiếp theo dõi quá trình và khả năng cống hiến của nhân sự.
  • Hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, thông qua hệ thống báo cáo tự động thông minh, được cập nhật tức thời thông qua khả năng liên thông dữ liệu của hệ thống. 
  • Tăng năng suất, khả năng làm việc hiệu quả của bộ phận nhân sự, nâng cao vai trò của nhân sự trong hệ thống quản trị điều hành tổng thể
  • Giảm thiểu lỗi và các phát sinh không đáng có, nhất là khi so sánh với các phương pháp quản trị nhân sự thủ công.

1.2. Vai trò quản lý thông tin nhân sự với chiến lược điều hành tổng thể

Human Resource Management – Quản lý con người, thuộc khía cạnh ‘Học tập trong doanh nghiệp’, luôn là một bài toán cần phải giải. Song song với hệ thống dữ liệu IT sẵn có, yếu tố con người chính là nền tảng phát triển quan trọng nhất của doanh nghiệp.

Yếu tố con người có mối quan hệ nhân quả với sự phát triển của tập thể, với kết nối chặt chẽ với định hướng phát triển kinh doanh, tăng trưởng của doanh nghiệp, cụ thể với biểu đồ nhân – quả như sau

Có thể thấy, ‘Khía cạnh học tập’ chính là phần cốt lõi của hệ thống quản trị, đảm bảo hiệu quả tăng trưởng của toàn bộ doanh nghiệp. Do đó, ban lãnh đạo điều hành cần có chiến lược quản trị cụ thể để đảm bảo ‘chắc phần gốc’, thì phần ngọn mới có thể phát triển 

>>> Tìm hiểu thêm về hệ thống BSC: Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng và tầm quan trọng của quản lý nhân sự

2. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là quy chuẩn được sử dụng phổ biến nhất trong các hệ thống quản trị nguồn nhân lực lớn hiện tại, bao gồm 11 yếu tố có tầm quan trọng và sức ảnh hưởng rõ ràng tới năng lực đội ngũ. 

Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO
Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Các doanh nghiệp hiện nay chỉ cần tuânthực thủ và  hiện kiểm tra, giám sát dựa theo 11 yếu tố này đã là quá đủ để đảm bảo hệ thống nhân sự được vận hành hiệu quả, giảm thiểu lỗi cũng như các vấn đề phát sinh khi quản trị điều hành. Đây cũng chính là công thức để được công nhận trên bảng xếp hạng theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế, là tiền đề quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam có thể vươn xa vượt bậc với thị trường kinh doanh thế giới.

>>> Tìm hiểu thêm về Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

3. Tính năng cốt lõi của hệ thống quản lý nhân viên

Để có thể có được sơ đồ quy trình quản lý tiêu chuẩn chuẩn ISO, đầu tiên, bộ phận nhân sự sẽ cần phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ cốt lõi, đảm bảo rằng ít nhất rằng đội ngũ đang cảm thấy hài lòng với chế độ đãi ngộ & chính sách điều hành mà doanh nghiệp đề ra, cụ thể là với 2 tính năng quan trọng, đã được nền tảng quản trị nguồn nhân lực MISA AMIS phát hành:

3.1. Điều hành hiệu quả với hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả bắt buộc phải cung cấp đầy đủ 4 chức năng quan trọng, cụ thể như sau:

  • Lưu trữ hồ sơ & hợp đồng quan trọng
  • Cập nhật, gia hạn, chấm dứt hồ sơ, thoả thuận và hợp đồng khi cần thiết
  • Quản lý yêu cầu, khen thưởng, vi phạn hay sự cố phát sinh
  • Tra cứu & tìm kiếm thông tin theo từng nhân sự, cũng như các quyết định, bổ nhiệm và miễn nhiệm đã ban hành 
  • Báo cáo, phân tích thống kê, cung cấp dữ liệu nhân sự kịp thời, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng.

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự chính là một bước đà quan trọng để có thể thực hiện quy hoạch cán bộ nhân viên hiệu quả, có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy khả năng kinh doanh, tăng trưởng của doanh nghiệp.

Quy hoạch cán bộ là công tác đánh giá, phát hiện sớm nguồn cán bộ nhân viên có đầy đủ các triển vọng về kiến thức chuyên môn và khả năng lãnh đạo và đưa vào đào tạo, bồi dưỡng, tạo nguồn cho các chức danh quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp, thường sẽ diễn ra từ 1-2 lần mỗi năm. 

Xem thêm: 7 nghiệp vụ cơ bản phần mềm quản lý thông tin nhân sự nên có

3.2. Quản lý phúc lợi & chế độ đãi ngộ hiệu quả

Chính sách lương thưởng, phúc lợi và đãi ngộ rõ ràng chính là quy trình cơ bản để giữ chân nhân tài, đảm bảo sự cống hiến của nhân tài được ghi nhận, tăng động lực làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Do đó, hệ thống Chấm công – Tính lương dễ quản lý, đơn giản trong thực hiện nghiệp vụ, với các báo cáo nhân sự kịp thời, chính là yếu tố tiên quyết để đảm bảo quá trình phúc lợi, đãi ngộ được diễn ra hiệu quả.

Hệ thống C&B tại MISA AMIS đã được tối ưu và cung cấp đầy đủ 2 nhóm nghiệp vụ Chấm Công – Tính lương, theo sát nhu cầu sử dụng của bộ phận nhân sự:

AMIS Chấm công

  • Phân ca, quản lý ca đa chi nhánh
  • Chấm công, quản lý công đa chi nhánh
  • Quản lý đơn từ, đơn xin nghỉ phép, duyệt phép ngay trên di động
  • Kết nối với AMIS tính lương, tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, tránh sai sốt

AMIS Tính lương

  • Thực hiện các thiết lập thành phần lương, công thức và khấu trừ lương cơ bản
  • Tổng hợp và kết nối dữ liệu công, tự động lên bảng lương
  • Tính lương, xác nhận lương, chi trả lương
  • Thống kê, báo cáo về quỹ lương & tình hình chấm công – tính lương theo giai đoạn tuỳ yêu cầu

Sau đó, ở các hệ thống thông tin quản lý nhân sự lớn hơn, như AMIS MISA, dữ liệu nhân viên sẽ tiếp tục được kết nối với các phần mềm Đánh giá – Đào tạo – Phát triển đảm bảo rằng chủ doanh nghiệp 100% có thể theo dõi được thành tựu của nhân viên, cũng như lộ trình phát triển thông qua phần mềm.

Để lại thông tin, nhận tư vấn và trải nghiệm nền tảng quản trị nguồn nhân lực MISA AMIS miễn phí trong vòng 14 ngày

3.3. Set kỹ năng quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự vốn là kỹ năng không khó, nhưng lại cần nhân viên HR cần thực sự chú tâm, học tập trong suốt quá trình đào tạo. Bởi, ngoài việc đáp ứng thực hiện được các nghiệp vụ quan trọng, HR cũng sẽ cần phải nắm bắt tâm lý và vấn đề của nhân viên, qua đó đưa ra các giải pháp tốt nhất, để có thể giữ chân và tạo động lực cho đội ngũ, đảm bảo năng suất và hiệu quả tới công việc.

10 kỹ năng quản lý nhân sự
10 kỹ năng quản lý nhân sự

10 kỹ năng quản lý nhân sự một HR-er chính hiệu cần có:

  1. Kỹ năng chuyên môn của nhân sự
  2. Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả
  3. Tâm huyết với nghề quản lý nhân sự
  4. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự
  5. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
  6. Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống
  7. Khả năng làm việc dưới áp lực cao
  8. Kỹ năng làm việc nhóm
  9. Khả năng lắng nghe
  10. Đọc vị người đối diện

>>> Chi tiết tại: [Update 2021] 10 kỹ năng cần thiết trong quản lý nhân sự

4. 3 phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự 

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với mô hình của từng doanh nghiệp

4.1. Viết tay, sử dụng dữ liệu nội bộ

 Đây là cách các doanh nghiệp có quy mô lớn thường sẽ lựa chọn để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho tất cả các phòng ban, và thường sẽ có số lượng nhân viên ít nhất từ 500 người trở lên. 

Đây vốn không phải là cách làm phổ thông, tuy nhiên cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, cụ thể như sau:

Ưu điểm Nhược điểm
  1. Hệ thống linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp
  2. Dữ liệu bảo mật, khó bị rò rỉ thông tin ra ngoài, đơn giản hoá quy trình kiểm soát số lượng người sử dụng.
  3. Không mất phí duy trì và cập nhật hàng năm
  1. Chi phí lớn, phải đầu tư phòng IT nội bộ để kiểm soát và quản trị phần mềm, chỉ phù hợp tại các công ty công nghệ 
  2. Nhiều lỗi phát sinh trong quá trình tối ưu sử dụng
  3. Thời gian thi công lâu, do sẽ cần nhiều tinh chỉnh khi sử dụng, do doanh nghiệp không có đơn vị tư vấn ngoài.
  4. Chỉ phù hợp với quy mô nhân sự từ 500 hồ sơ trở lên, để có thể tối ưu nghiệp vụ

4.2. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại nước ngoài

Đây là một trong những lựa chọn mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang sử dụng, qua đó, doanh nghiệp sẽ được dùng thử trong khoảng từ 15-30 ngày để có thể trải nghiệm được hết tính năng của sản phẩm. 

Vấn đề lớn nhất của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại nước ngoài chính là ở: 

Ưu điểm Nhược điểm
  • Phần mềm bản quyền, có đầy đủ các tính năng quan trọng của bộ HRMS
  • Giao diện thông minh, do hệ thống đã được tối ưu cho hàng triệu người dùng trên toàn thế giới
  • Ngôn ngữ không đồng nhất, một số ứng dụng chưa được tối ưu tiếng Việt 
  • Khó tối ưu hệ thống để quản trị dễ dàng, đặc biệt khi bộ phận chăm sóc KH ko có mặt tại Việt Nam, nên không hiểu được nghiệp vụ địa phương
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém do ở xa, cần một nhân sự IT rất sâu về nghiệp vụ thì mới theo sát được việc phần mềm hoạt động hiệu quả.
  • Chi phí đắt, sẽ tính theo năm, ít nhất là từ $1.000/ năm trở lên, và chưa có đầy đủ nghiệp vụ

4.3. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Việt Nam

Đây là một lựa chọn lý tưởng, đặc biệt nếu anh chị chủ doanh nghiệp lựa chọn giải pháp hệ thống thông tin quản lý nhân sự được sản xuất bởi các tập đoàn và doanh nghiệp lớn, để có thể đảm bảo được: 

  • Tính ổn định của hệ thống 
  • Liên thông và đồng bộ dữ liệu
  • Nghiệp vụ được chuyên biệt hoá với nhu cầu của doanh nghiệp 
  • Tính bảo mật đảm bảo dữ liệu an toàn  
  • Chi phí tốt hơn, khi so với hệ thống thông tin quản lý nhân sự từ nước ngoài

>>> Tìm hiểu ngay: Top 22 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2022

5. Lựa chọn Top 4 phần mềm thông tin quản lý nhân sự thông minh

5.1. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự MISA

Với khởi nguồn là AMIS Kế toán, sau 27 năm làm việc, có thể thấy, lợi thế của phần mềm quản lý thông tin nhân sự MISA chính là ở khả năng liên thông dữ liệu ở tất cả các phân hệ quản trị nhân sự AMIS HRM, qua đó, doanh nghiệp chỉ cần nhập 1 đầu dữ liệu (AMIS Tuyển dụng), sẽ được tự động cập nhật tới tất cả các ứng dụng.

Đây là một tính năng rất ít hệ thống thông tin quản lý nhân sự có, với mục tiêu sản xuất, trách nhiệm và cam kết tối thượng của Misa chính là đồng hành cùng doanh nghiệp để tăng hiệu quả vận hành nội bộ.

Ngoài ra, MISA hiện cũng đang cung cấp các dịch vụ thiết kế & xây dựng phần mềm quản trị nhân sự nội bộ phù hợp với nhu cầu của từng công ty, đặc biệt với nhóm doanh nghiệp có SL nhân sự từ 80 người trở lên. 

Để lại thông tin, nhận tư vấn thiết kế hệ thống chuyên biệt dành cho doanh nghiệp của chính anh chị

5.2. Hệ thống quản lý thông tin Viettel

DMIS.One Viettel là giải pháp phần mềm quản lý hệ thống phân phối hàng hóa trực tuyến có thể áp dụng cho, nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý và các địa điểm bán lẻ. 

Với chi phí khá hợp lý (Chỉ khoảng 2.000.000VND), DMIS.One là giải pháp quản lý hoạt động hiệu quả giữa nhiều đầu đối tác, để đảm bảo thông tin sản phẩm, khuyến mãi cũng như thực tế về tình trạng khách hàng luôn được cập nhật đầy đủ. Về bản chất, đây là phần mềm quản lý thông tin bên ngoài giữa các đơn vị, chứ chưa được tối ưu để quản trị nội bộ hiệu quả.

5.3. Phần mềm quản lý nhân sự HRIS

Là một trong những đơn vị mới được đi vào hoạt động trong thị trường Việt Nam, HRIS chính là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện dành cho nhân sự. Với 2 cơ sở tại Hà Nội và Sài Gòn, đây là một trong những đơn vị non trẻ, đang có xu hướng mong muốn tăng trưởng vượt bậc trong cùng lĩnh vực phần mềm HRM.

5.4. Phần mềm quản trị ERP

ERPViet cũng làm một trong những đơn vị mới được ‘phát hiện’ trong lĩnh vực giải pháp B2B. Hiện nay, phần mềm quản trị ERP Việt đang được tối ưu tới từng nhóm ngành và nghiệp vụ nhỏ, như quản lý spa, sản xuất, chuỗi bán hàng, tài sản … 

Theo hình thức ‘Cloud ERP’, ERPViet hiện đang ‘cho thuê server’, qua đó toàn bộ tài sản dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đặt trên hệ thống đám mây thuộc ERPViet. Với số lượng khách hàng chưa được tăng trưởng đều đặn, một trong những vấn đề dễ dàng nhận thấy chính là nghiệp vụ của phần mềm ERPViet có thể chưa được tối ưu, để có thể thực sự đáp ứng nhu cầu của người dùng.

6. Tạm kết

Có thể thấy, hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng với mọi quy mô doanh nghiệp. 

Để lại thông tin ngay, AMIS MISA sẽ liên hệ tư vấn giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả nhất

CTA nhận tư vấn

Chia sẻ bài viết hữu ích này