Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì? Vai trò và chức năng

Xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ giúp đơn vị duy trì hoạt động trơn tru, mượt mà. Từ đó, hình thành môi trường thuận lợi cho nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Vậy hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tìm hiểu ngay khái niệm, vai trò và các chức năng cơ bản qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì? 

Hệ thống quản lý nhân lực (Human Resources Management System) là hệ thống phần mềm với các chức năng quản lý đội ngũ nhân viên trong đơn vị. Công cụ này giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch theo quy trình một cách hiệu quả, từ công tác tuyển dụng, quản lý lương thưởng, chấm công, đào tạo, đánh giá chiến lược nhân sự nhanh gọn. Từ đó, đơn vị cải thiện hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược.

2. Lợi ích của hệ thống quản trị nguồn nhân lực

2.1 Tự động hóa quy trình quản lý

Trung bình một tháng, bộ phận nhân sự cần xử lý hàng loạt các loại đơn từ về thông tin nhân sự, công tác, nghỉ phép, công – lương, đề xuất,… phục vụ cho việc tổng hợp lương thưởng. Chưa kể, qua mỗi mùa tuyển dụng, bộ phận nhân sự lại phải gửi tin, gửi email tìm ứng viên,…

Công việc lặp đi lặp lại, chiếm nhiều thời gian, vô cùng nhàm chán. Trong đó, nhiệm vụ quan trọng nhất giúp đơn vị phát triển là xây dựng văn hoá và cải tiến môi trường làm việc thì lại ít được quan tâm do bộ phận nhân sự đang dành quá nhiều thời gian cho các nghiệp vụ thủ công trên.

Do đó, việc tự động hóa các công việc qua hệ thống quản lý nhân sự thông qua phần mềm sẽ giúp bộ phận HR thoát khỏi vòng lặp công việc, triển khai nhiệm vụ nhanh hơn, chính xác hơn để tập trung vào việc phát huy năng lực phát triển đội ngũ.

2.2 Tiết kiệm thời gian và chi phí 

Trên thực tế, một đơn vị mỗi năm phải chi trả nhiều chi phí cho văn phòng phẩm, từ cây bút, giấy in cho tới mực in. Do đó, cách vận hành qua hệ thống phần mềm giúp giảm thiểu lượng giấy tờ, về lâu dài sẽ bảo vệ dòng tiền cho đơn vị. Hiện nay, các hệ thống quản lý nhân sự đều cho phép đơn vị thực hiện những điều sau đây:

• Sử dụng chữ ký số: Đơn vị không cần vận chuyển đơn từ hay in ra để ký như trước
• Đăng ký – Phê duyệt trực tuyến: Nhân viên không cần viết đơn mỗi khi có nguyện vọng để gửi tận tay sếp. Các thao tác sẽ được lưu trữ trên hệ thống thông tin.
• Hồ sơ lưu trữ không giới hạn: Tiết kiệm không gian so với lưu trữ vật lý
• Theo dõi công – lương điện tử: Cán bộ nhân sự không cần in các hồ sơ để gửi phong bì cho từng nhân sự như trước nữa

2.3 Bảo mật dữ liệu nhân viên

Thông tin nhân sự thường xuyên thay đổi, trong khi đó, những dữ liệu cá nhân như hợp đồng, mã số thuế, thông tin liên lạc,… đều yêu cầu bảo mật cao. Để đảm bảo thông tin của nhân viên không bị lạm dụng, hệ thống quản lý nhân sự được tích hợp tính năng mã hoá dữ liệu.

Quan trọng hơn cả, lãnh đạo cấp cao hoặc người được phân quyền mới có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Như vậy, tình trạng rò rỉ, thất lạc thông tin nội bộ bị giảm thiểu tối đa.

2.4 Phân tích và đánh giá các dữ liệu nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự giúp xây dựng các bản phân tích, đánh giá dữ liệu, mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí. Điều này giúp nhân viên dễ dàng hình dung ra khả năng, kiến thức chuyên môn của bản thân trong thời điểm đánh giá. Từ đó, họ sẽ biết mình cần làm gì để phấn đấu cho con đường sự nghiệp.

Như vậy, việc phân tích và đánh giá dữ liệu qua hệ thống quản lý nhân sự giúp nhân viên nói riêng đơn vị nói chung luôn đạt được mục tiêu trong công việc của mình.

2.5 Nâng cao hiệu suất quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực không đơn thuần tăng hiệu suất của cá nhân cụ thể, mà sẽ giúp ích cho tổ chức nói chung:

• Quy trình thủ công phức tạp được loại bỏ, nhà quản trị có thể tập trung đầu não vào những việc mang tính phân tích, hoạch định chiến lược sâu hơn
• Nhà quản trị có cái nhìn bao quát về tổ chức với báo cáo do hệ thống quản lý nhân sự cung cấp. Dựa vào đây, họ sẽ đưa ra chính sách phát triển rõ ràng hơn để hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu
• Việc thường xuyên đánh giá sẽ giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận, trân trọng trong nội bộ. Nhờ đó, họ sẵn lòng cống hiến vì phần thưởng xứng đáng này và ngày càng gắn bó với doanh nghiệp

3. 05 chức năng cơ bản của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

3.1 Hỗ trợ công tác tuyển dụng 

Thị trường tuyển dụng ngày càng trở nên khốc liệt và là thử thách lớn đối với các doanh nghiệp. Một ứng viên có thể xem từ 10 – 20 tin tuyển dụng cùng lúc, ứng tuyển ở nhiều đơn vị khác nhau và có nhiều sự lựa chọn cho mình hơn. Như vậy, làm thế nào để chạy nhanh hơn đối thủ? Làm thế nào để thu hút nhân tài về với mình?

Đây là một bài toán khó. Bởi ngay trong chính nội bộ chuẩn bị cũng gặp nhiều khó khăn khi nhà tuyển dụng phải thực hiện nhiều công việc thủ công. Tạo danh sách việc làm, xây dựng mô tả công việc, kiếm ứng viên phù hợp, đặt lịch phỏng vấn, xử lý các email, giấy tờ hồ sơ,… đều là những việc làm hết sức vất vả, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô lớn.

Hệ thống quản lý nhân sự ra đời để đáp ứng các thiếu sót trong công tác tuyển dụng của đơn vị, hiệu quả lên tới 60%. Công nghệ AI phân tích từ khóa và lọc CV giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng đưa ra ứng viên phù hợp nhất. Hay tự động hóa gửi email, xử lý hồ sơ giấy tờ, chấm điểm, hệ thống lưu trữ CV Pools quản lý toàn bộ thông tin ứng viên có thể giúp các nhà tuyển dụng thở phào nhẹ nhõm trước mùa tuyển dụng đầy khốc liệt.

3.2 Thiết kế công việc và phân tích công việc

Đây có thể coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự. Việc thiết kế bao gồm mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, hoạt động công việc,… thông qua phân tích kỹ năng và đặc điểm tính cách của nhân viên. Chức năng này sẽ giúp cán bộ nhân sự xác định loại ứng viên phù hợp cho từng kiểu nhân việc đặc trưng

3.3 Tự động hóa quy trình chấm công 

Không cần mất thời gian tính toán công nhân viên bằng phương pháp thủ công, bởi hệ thống quản lý nhân sự sẽ khắc phục nhiệm vụ này bằng cách thức đơn giản, gọn nhẹ. Hệ thống quản lý nhân sự đồng bộ dữ liệu chấm công hệ thống để tính lương nhanh chóng, tự động trừ các ngày đi muộn, nghỉ phép hay tạm ứng phiếu lương cho nhân viên.

Bởi vậy, hệ thống sẽ tiết kiệm tối đa thời gian cho cán bộ nhân sự trong việc chấm công, tính lương, dành thời gian tốt hơn cho quy trình vận hành doanh nghiệp.

Các quy trình trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách tự động, theo tiêu chuẩn để đảm bảo sự thông suốt và sự liên kết giữa các phòng ban. Tham khảo ngay phần mềm quản lý quy trình.

3.4 Quản lý lương thưởng – phúc lợi

Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa quan trọng trong để tạo cảm hứng và giữ chân nhân viên. Bởi vậy, quản lý cần nắm là đảm bảo việc quản lý lương thưởng – phúc lợi công bằng và minh bạch.

Với các tiêu chuẩn về lương thưởng, khen thưởng, các KPI lương, phúc lợi phụ (các phần thưởng phi tiền tệ như ngày nghỉ thêm, thời gian làm linh hoạt, lương hưu, phụ phí di chuyển, thiết bị công nghệ cho công việc,…) do cán bộ nhân sự thiết lập, hệ thống quản lý nhân sự sẽ tiến hành phân tích và kiểm toán lương cho nhân viên.

3.5 Đào tạo và đánh giá 

Tổ chức phát triển khi tất cả nhân viên đều có cơ hội phát triển và tăng trưởng như nhau. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực sẽ cùng với cán bộ nhân sự tăng sự gắn kết của nhân viên với tổ chức bằng cách thực hiện lộ trình đào tạo cho từng cá nhân, đồng thời xây dựng công cụ đánh giá giúp nhân sự xác định đúng điểm yếu của mình.

Khi nhân viên tìm thấy cơ hội phát triển, họ càng có thêm động lực để ở lại và cống hiến. Đây chính là yếu tố ảnh hưởng đến quyết định ở lại hay rời đi của nhiều nhân viên, cũng là vũ khí sắc nhọn để đơn vị giữ chân nhân tài.

4. Cách xây dựng hệ thống nguồn nhân lực hiệu quả 

4.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không cần chi ra số tiền hàng tháng để thuê nhân viên xử lý dữ liệu hàng ngày, các công việc định kỳ như chấm công, tính lương thưởng, phúc lợi, theo dõi thông tin,… sẽ được số hoá trên phần mềm HRM, nhờ vậy hệ thống quản lý hiện đại hơn, thích ứng với sự biến chuyển của nền công nghiệp 4.0

4.2 Quản lý các rủi ro về nhân sự 

Phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng tự động hóa giúp hệ thống quản lý kĩ càng hơn, nhanh chóng phát hiện điểm sai sót trong quá trình làm việc của nhân viên để kịp khắc phục.

4.3 Đưa ra chiến lược nhân sự chính xác

Phần mềm có hệ thống cơ sở dữ liệu lớn được sắp xếp khoa học thông qua phần mềm chính là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra quyết định, chiến dịch trong tương lai, hoặc đánh giá cho đúng nhân viên.

4.4 Xây dựng báo cáo trực quan

Hệ thống quản lý nhân sự thông qua phần mềm cung cấp cho đơn vị những bản báo cáo, biểu đồ làm việc của nhân viên, trực tiếp hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực từng người, hoạch định chiến lược nhân sự ngắn hạn hay dài hạn hiệu quả hơn,…

4.5 Quản lý doanh nghiệp từ xa

Ngày nay, các phần mềm HRM được phát triển trên nền tảng trực tuyến, giúp bộ phận nhân sự có thể quản lý nhân viên của mình ngay khi không ở doanh nghiệp. Đây là lợi ích nhằm thu hút nhiều nhà quản trị nhất, bởi nó giúp công việc được thực hiện trơn tru mà không lo ngại khoảng cách địa lý. Chúng ta có thể thấy hiệu quả này rõ ràng thông qua đại dịch COVID19.

5. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự MISA AMIS HRM

Mỗi doanh nghiệp có những yếu tố khác nhau: lĩnh vực hoạt động, quy mô, cơ cấu tổ chức,… do vậy phần mềm HRM hiệu quả cần phải phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp. Khi lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự để triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm tới những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, có khả năng thiết kế tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất. Hệ thống quản lý nhân sự AMIS HRM chính là phần mềm có khả năng đáp ứng được những tiêu chí khắt khe nhất.

MISA AMIS HRM được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, được thành lập từ năm 1994, với định hướng sản xuất phần mềm đóng gói chuyên biệt dành cho thị trường Việt Nam. MISA group tiên phong là phần mềm kế toán hàng đầu Việt Nam, thị phần trực thuộc doanh nghiệp nhà nước. Với kiến thức sâu rộng trong việc vận hành, quản lý doanh nghiệp, MISA Group đã xây dựng hệ sinh thái quản trị AMIS HRM  “Made-in-Vietnam”, với mục tiêu lớn mang sản phẩm Việt vươn tầm thế giới.

Ngoài các tính năng cơ bản của một hệ thống quản lý nhân sự, MISA đã trọn bộ Nghiệp vụ HR thành 12 ứng dụng khác nhau, quản lý trải nghiệm của nhân viên từ ngày bắt đầu ứng tuyển (AMIS Tuyển dụng), tới khi vào hoạt động với doanh nghiệp, thông qua nhóm sản phẩm, Đánh giá, Đào tạo & Phát triển.

AMIS HRM bao gồm trọn bộ nghiệp vụ nhân sự với 12 ứng dụng quản lý khác nhau, hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý ứng viên từ thời điểm đầu ứng tuyển (AMIS Tuyển dụng) cho tới khi ứng viên trở thành nhân viên chính thức thông qua các sản phẩm về Đánh giá, Đào tạo & Phát triển:

• AMIS Tuyển dụng – công cụ đột phá của doanh nghiệp trong các mùa tuyển dụng: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng website tuyển dụng với nhiều mẫu template sinh động; giúp doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng, kết nối với các sàn tuyển dụng đa dạng nhằm tối đa hoá khả năng tiếp cận với ứng viên; hỗ trợ sàng lọc hồ sơ, so sánh với nhu cầu doanh nghiệp mong muốn, tương tác với ứng viên; hỗ trợ gửi email cho ứng viên và hẹn lịch phỏng vấn; báo cáo chi tiết về chiến dịch tuyển dụng; xây dựng talent pool lưu trữ thông tin ứng viên….
• AMIS Thông tin nhân sự: Lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên khoa học; theo dõi biến động nhân sự; trích xuất báo cáo nhân sự; nhắc nhở hợp đồng hết hạn; theo dõi khen thưởng, kỷ luật, sự cố,…
• AMIS Nhân viên: Phát triển trên app mobile, phần mềm giúp nhân viên tra cứu mọi thông tin trên hệ thống; chủ động cập nhật bảng công, lương hàng tháng,…
• AMIS Chấm công: Kết nối dữ liệu với hệ sinh thái AMIS HRM giúp bộ phận nhân sự theo dõi thông tin của toàn bộ nhân viên trên toàn bộ hệ thống; kết nối nhiều máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt…; kiểm soát chính sách nhân sự, quy chế lương thưởng; cung cấp báo cáo tổng thể cho lãnh đạo về tình hình nhân sự
• AMIS Tiền lương: Xây dựng cách tính lương dựa trên hiệu suất, doanh thu nhân viên; Hỗ trợ làm báo cáo tổng quan về lương thưởng với hơn 50 mẫu báo cáo đa dạng, sinh động.
• AMIS BHXH: Kết nối với AMIS thông tin nhân sự để lấy dữ liệu kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến; Cùng nhân viên nhân sự theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên; Cập nhật các biểu mẫu báo cáo theo quy định pháp luật.

Với những chia sẻ trên, MISA AMIS hy vọng sẽ giúp được các nhà quản trị xây dựng hệ thống quản lý nhân lực tốt nhất cho đơn vị của mình. Chúc các anh/chị thành công.