Chiến lược nhân sự Lãnh đạo & Điều hành 6 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học,...

6 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học, hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý nhân sự được đánh giá là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang quản lý nhân sự một cách tự do, thiếu quy trình bài bản và khoa học. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế cho công tác nhân sự, khiến người lao động không hài lòng và kéo theo hậu quả tất yếu là họ sẽ từ bỏ doanh nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS xin trình bày đến anh chị HR quy trình quản lý khoa học – hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy nhân sự của mình một cách hiệu quả hơn.

quy trinh quan ly nhan su (1)
Phân tích quy trình quản lý nhân sự với 6 bước quan trọng

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý nhân sự?

Giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kinh doanh 

Với bất cứ doanh nghiệp nào, mục tiêu cuối cùng hướng tới cũng luôn phải là mục tiêu về kinh doanh, doanh số. Để đạt được mục tiêu đó, thì nó phụ thuộc phần lớn vào năng suất lao động của nhân viên. 

Chính vì thế, một quy trình quản lý nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp sát sao hơn trong vấn đề kiểm soát hiệu suất và chất lượng làm việc của người lao động.

Một đội ngũ làm việc năng suất, một quy trình quản lý bài bản chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Tiết kiệm chi phí cho các hoạt động quản lý nhân sự 

Các hoạt động quan trọng liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo,…có thể nói là cần rất nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp. 

Với mỗi nhân viên mới, từ khi bắt đầu tham gia làm việc tại doanh nghiệp cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động, họ đều phải trải qua các quy trình tuyển dụng và đào tạo này.

Nếu không có một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng “chảy máu chất xám”, nhiều nhân sự tốt “dứt áo ra đi”, khiến cho doanh nghiệp luôn luôn phải mất thời gian và công sức, cũng như nguồn lực vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. 

Xây dựng hệ thống, quy trình quản lý nhân sự giúp cho doanh nghiệp có thể dự trù ngân sách, và tận dụng nguồn lực một cách triệt để cho các hoạt động quản lý của mình. 

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 

Nhiệm vụ quan trọng nhất của người làm quản lý nhân sự đó là phải đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp trong việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. 

vai tro cua quy trinh quan ly nhan su
Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Quy trình quản lý nhân sự phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược phát triển phù hợp, các kế hoạch về hoạch định nhân sự: tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…nhân sự phù hợp với năng lực của từng người. 

Điều này không chỉ giúp cho nhân viên tập trung vào chuyên môn, thế mạnh của bản thân, có thêm động lực phát triển trong sự nghiệp, mà còn tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty.

6 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả và khoa học cho doanh nghiệp

1. Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một trong những hoạt động thiết yếu đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự của bất kì doanh nghiệp nào. Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự của công ty để tìm ra được những ứng viên phù hợp với từng vị trí công việc. 

Tuyển dụng giúp tạo ra nguồn nhân lực đầu vào. Việc xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng là rất cần thiết, vì nó giúp đảm bảo cho đội ngũ nhân sự lựa chọn được đúng người, đúng vị trí một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ gồm 7 bước như sau:

  • Lên kế hoạch tuyển dụng: vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, yêu cầu ứng viên, dự trù ngân sách,…
  • Đăng tin tuyển dụng
  • Chọn lọc ứng viên
  • Phỏng vấn 
  • Test ứng viên 
  • Thử việc
  • Quyết định tuyển dụng chính thức
quy trinh tuyen dung nhan su
Quy trình tuyển dụng nhân sự thường sẽ có 7 bước cơ bản

Để đảm bảo cho kế hoạch tuyển dụng được hiệu quả, anh chị HR cần lưu ý cần phải có bước hoạch định nhân sự (HR planning), nhằm xác định chính xác về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Hoạt động hoạch định nhân sự bao gồm các công việc: tính toán nguồn cung, nhu cầu và dự đoán các xu hướng nhân sự trong tương lai.

Để giúp anh chị HR tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, cũng như tiết kiệm chi phí tuyển dụng một cách tối đa, phần mềm AMIS Tuyển dụng ra đời, cung cấp đầy đủ các tính năng vượt trội, tự động hóa các hoạt động tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm AMIS Tuyển dụng Tại Đây

2. Xây dựng quan hệ lao động tốt đẹp với nhân viên

Mục đích của việc xây dựng quan hệ lao động chính là để tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhân viên trong công ty, giúp giảm thiểu tỷ lệ người lao động nghỉ việc.

Xây dựng quan hệ lao động là bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự, và nó đòi hỏi những người làm HR phải nắm vững các nghiệp vụ hành chính, cũng như cách loại giấy tờ về hồ sơ, thông tin nhân sự, hợp đồng lao động. Cụ thể như sau:

  • Biên bản bàn giao công việc
  • Biểu mẫu bảng mô tả công việc
  • Biểu mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động
  • Biểu mẫu đơn xin nghỉ phép
  • Biểu mẫu giấy đi đường
  • Biểu mẫu kế hoạch thử việc và kết quả đánh giá
  • Biểu mẫu phiếu khảo sát đánh giá khoa học
  • Biểu mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
  • Biểu mẫu quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài
  • Biểu mẫu quyết định thành lập hội đồng kỷ luật

Tin vui: Hiện nay, tất cả các biểu mẫu quan trọng này đã được tích hợp lên AMIS HRM – Nền tảng quản trị nhân sự hợp nhất MISA AMIS. Qua đó bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tiến hành tất cả quy trình & thủ tục trên online, hỗ trợ tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí, đảm bảo quy trình nghiệp vụ luôn được thực hiện dễ dàng!

Để lại thông tin để trải nghiệm AMIS HRM miễn phí và sử dụng các biểu mẫu trên

CTA dùng thử

3. Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự

Hiện nay, có 3 loại quy trình và kế hoạch đào tạo với mục đích và dành cho 3 đối tượng hoàn toàn khác nhau thuộc quy trình quản lý nhân sự, cụ thể như sau: 

  • Đào tạo lãnh đạo: dành cho ban lãnh đạo, thường được áp dụng trong công ty cổ phần, qua đó các nhà lãnh đạo có thể đạt tới cùng một chí hướng phát triển để vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
  • Đào tạo chuyên viên để tăng khả năng chuyên môn, chính là mục tiêu nâng cao nghiệp vụ, sẵn sàng cho nhiệm vụ mới
  • Đào tạo nhân viên mới: dành cho nhân viên mới, giới thiệu tổng quan về hệ thống, cơ cấu tại doanh nghiệp, để nhân viên hiểu được về sứ mệnh phát triển và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến. 

Bộ phận nhân sự có thể sử dụng quy trình đào tạo sau để đáp ứng tới cả 3 nhóm đối tượng này, đảm bảo quy trình đào tạo, quản lý nhân sự được thực hiện hiệu quả.

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên

Kế hoạch đào tạo thường sẽ được quyết định từ quản lý cấp cao, để gắn chương trình đào tạo với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, tùy vào thời điểm. Hơn thế nữa, kế hoạch này còn giúp bộ phận nhân sự có định hướng rõ ràng về chương trình đào tạo tổng thể tới toàn bộ nhân sự, hỗ trợ tương tác hai chiều, để tất cả các phòng ban liên quan nắm được các kiến thức, kỹ năng cần thiết để phát triển chuyên môn, phù hợp với bối cảnh thị trường.

xac dinh nhu cau dao tao
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong xây dựng quy trình đào tạo cho nhân viên

Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo, với các thông tin cơ bản như sau

  • Thông tin tổng quan về chương trình đào tạo nhân sự, mục tiêu cần đạt được sau khi kết thúc khóa đào tạo.
  • Các đối tượng trực tiếp tham gia vào chương trình đào tạo, cùng với các nhân sự, phòng ban tham gia chương trình đào tạo
  • Nội dung đào tạo cụ thể, hình thức đào tạo để đảm bảo nhân sự nắm bắt được kỹ năng chuyên môn, quản lý cần thiết.
  • Thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, chi phí và kết quả đầu ra sau khi tổ chức khóa đào tạo
  • Một số điều kiện, chú ý khi tổ chức chương trình đào tạo

Kế hoạch đào tạo càng chi tiết thì quy trình giảng dạy và thực hành sẽ càng rõ ràng, dễ triển khai và có tỉ lệ thành công cao hơn. Hơn thế nữa, một kế hoạch rõ ràng còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu quả.

Bước 3: Triển khai và đánh giá kết quả đào tạo

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông tin tới tất cả các nhân viên tham gia chương trình, để chắc chắn rằng họ đã đã nắm rõ thông tin, mục đích của chương trình đào tạo cũng như trong tâm thế sẵn sàng tham dự chương trình đào tạo bất cứ lúc nào.

Triển khai chương trình theo đúng kế hoạch là một trong những yêu cầu tiên quyết nếu muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của việc đào tạo. Hãy ghi chép, lưu lại văn bản, hình ảnh và các kết quả thu được để đánh giá hiệu quả đào tạo được một cách chính xác nhất.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình đào tạo

Sau khi lên kế hoạch, triển khai, đây là lúc để đánh giá và cải thiện quy trình, vì kết quả tốt hơn sau này. Qua đó, nhà quản lý sẽ cần đánh giá kết quả đầu ra chính xác nhất, ví dụ như: Nội dung chương trình đào tạo có thực sự phù hợp, dễ áp dụng vào công việc thực tế hay không? Các hình thức đào tạo có gây ra được hiệu ứng và tái sử dụng trong tương lai? Nếu chưa đạt được kết quả mong muốn, doanh nghiệp sẽ cần thay đổi những gì để đạt được kết quả tối ưu nhất?

Để có thể thực hiện tất cả các bước này hiệu quả, các anh chị chủ doanh nghiệp tốt nhất nên sử dụng giải pháp phần mềm quản trị nhân sự hợp nhất, để giảm thiểu lượng nghiệp vụ nhân sự cần thực hiện, thêm thời gian dành cho lên chiến lược và triển khai thực tế, với các báo cáo ‘sát sườn’ với các hoạt động vận hành thực tế tại doanh nghiệp.

Khám phá các Tính năng của AMIS HRM 

CTA khám phá

4. Xây dựng và quản lý quy trình chấm công – tính lương

Quy trình chấm công tính lương tuy chỉ là một chuỗi nghiệp vụ nhỏ, thế nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp có một quy trình chấm công tính lương bài bản, chuẩn khoa học sẽ giúp cho người lao động cảm thấy hài lòng và an tâm làm việc hơn.

>> Xem thêm: Top 36 nghiệp vụ cần thiết để quy trình chấm công – tính lương hiệu quả hơn 

5. Xây dựng chính sách đãi ngộ và phúc lợi

Một số người làm Nhân sự, hay bộ phận C&B hiện nay vẫn đang có nhầm lẫn lớn về chế độ đãi ngộ và phúc lợi khi cho rằng đãi ngộ cho nhân viên chỉ đơn giản là các khoản lương, thưởng và các khoản đóng bảo hiểm theo quy định.

Trên thực tế, chế độ đãi ngộ và phúc lợi bao gồm 3 cấu thành cơ bản: tiền mặt, quyền lợi, đãi ngộ phi tài chính.

Một quy trình về phúc lợi – đãi ngộ đầy đủ giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên, đồng thời tạo thêm động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả, và cam kết gắn bó lâu dài hơn.

>> Tìm hiểu thêm: 5 bước xây dựng chính sách đãi ngộ – phúc lợi cho nhân viên năm 2022

6. Xây dựng quy trình quản lý hiệu suất

Hiện nay, có rất nhiều mô hình quản trị hiệu suất dành cho doanh nghiệp như KPI, BSC, OKR,…Với mỗi đặc thù của doanh nghiệp sẽ phù hợp với các mô hình quản trị khác nhau.

Tuy nhiên, quy trình quản lý nhân sự – quản lý hiệu suất hiệu quả nghĩa là phải tạo ra được sự gắn kết chặt chẽ giữa nỗ lực của nhân viên với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

quy trinh quan ly hieu suat
Quy trình quản lý hiệu suất gồm 4 bước quan trọng

Một quy trình quản lý hiệu suất thường được các doanh nghiệp áp dụng thường sẽ có 4 bước cơ bản bao gồm:

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Trong bước lập kế hoạch, điều quan trọng nhất là phải nêu ra được mục tiêu cần đạt được. Và các mục tiêu phải tuân thủ nguyên tắc SMART, đó là:

  • S – Specific: Có tính cụ thể
  • M – Measurable: Đo lường được
  • A- Attainable: Khả thi
  • R – Relevant: Thực tế
  • T – Time-bound: Có thời hạn hoàn thành

Bước 2: Thực hiện (Act)

Dựa trên kế hoạch và mục tiêu đặt ra từ ban đầu, các nhân viên sẽ tiến hành thực hiện và triển khai theo đúng kế hoạch đó. Kế hoạch càng cụ thể chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

Bước 3: Theo dõi tiến độ (Track)

Việc đo lường và theo dõi tiến độ công việc cần được thực hiện xuyên suốt trong cả quá trình thực hiện, để đảm bảo phát hiện các sai sót một cách kịp thời. Ngoài ra, cần có sự tương tác thường xuyên giữa quản lý và nhân viên trong giai đoạn này để đảm bảo việc thực hiện được diễn ra một cách hiệu quả nhất.

Bước 4: Đánh giá (Review)

Sau mỗi chu kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,…), các quản lý nên dành thời gian để ngồi lại cùng nhân viên của mình để nhìn lại toàn bộ kết quả làm việc, từ đó đưa ra những đánh giá, góp ý thiết thực, để cùng rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

Việc đánh giá không chỉ giúp nhân viên tiến bộ hơn, mà nó còn thể hiện sự ghi nhận của quản lý đối với những nỗ lực làm việc của người lao động.

Có thể thấy, áp dụng quy trình quản lý nhân sự hoàn toàn không khó, và có thể thực hiện khi chủ doanh nghiệp được trang bị sẵn sàng mọi thông tin cần thiết, để tiến hành thiết lập hệ thống quản lý phù hợp nhất!

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này