Chiến lược nhân sự Lãnh đạo & Điều hành 4 bước quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO...

4 bước quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO – Cập nhật 2021

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là giải pháp hữu hiệu nhất hỗ trợ doanh nghiệp tái định hướng cơ cấu nguồn nhân lực. Để có thể đáp ứng với quy trình vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015, phù hợp với bối cảnh kinh doanh mới. Qua đó để đáp ứng với 5 nguyên tắc quản lý chất lượng quan trọng:

  • Hướng vào khách hàng và nhà đầu tư
  • Đảm bảo sự lãnh đạo hiệu quả
  • Cam kết hiệu quả, quản lý mối quan hệ giữa các bên liên quan hiệu quả
  • Đảm bảo quá trình vận hành hiệu quả
  • Cải tiến và quyết định đổi mới có căn cứ dựa trên tình trạng của từng giai đoạn
Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO
Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

1. Tiêu chuẩn ISO là gì? 

Trong bối cảnh xã hội liên tục thay đổi, với nhiều cập nhật hàng ngày để có thể kịp thời đáp ứng được với nhu cầu và sự phát triển của cộng đồng. Doanh nghiệp do đó sẽ gặp rất nhiều vấn đề khi vận hành, cũng như cải tiến bộ máy sao cho bắt kịp thời đại. Nhưng, hiện nay lại không có bất cứ một khung tiêu chuẩn, quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO cũng như hướng dẫn nào để chủ doanh nghiệp có thể kịp thời nắm bắt thông tin, đẩy mạnh sáng kiến.

Tổ chức ISO – International Organization for Standardization được thành lập vào năm 1946, có trụ sở chính ở Genera, Thụy Sĩ, là tổ chức quốc tế độc lập, phi chính phủ với số lượng thành viên là 165 cơ quan tiêu chuẩn quốc gia.

Đây chính là tổ chức của các chuyên gia đầu ngành, đến từ nhiều quốc gia trên thế giới, với mục tiêu chính là chia sẻ kiến thức và phát triển các Tiêu chuẩn quốc tế tự nguyện, dựa trên sự đồng thuận, phù hợp với thị trường, với mục tiêu hỗ trợ đổi mới và cung cấp giải pháp tới các doanh nghiệp, khi phải đối mặt với các thách thức toàn cầu.

quy-trinh-quan-ly-nhan-su-theo-tieu-chuan-iso-2021

ISO giúp nâng cao hiệu quản trong quản lý nhân sự

1.1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là phương pháp lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động vận hành có liên quan để đạt được kết quả dự kiến. Qua đó, hệ thống QMS sẽ đánh giá tất cả các thành phần trong tổ chức, bao gồm lập kế hoạch, quy trình, tài nguyên và thông tin dạng văn bản mà doanh nghiệp đã sử dụng để đạt được các mục tiêu chất lượng. Ví dụ như để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm có liên quan. Qua đó để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Trong các tiêu chí ISO được cải tiến và phát hành theo thời gian từ trước đến nay. Yêu cầu trong các bộ tiêu chuẩn, đặc biệt với ISO 9001 mang tính chất khái quát, nhưng lại là công cụ hữu hiệu nhất hướng tới doanh nghiệp vừa & nhỏ. Đặc biệt phù hợp với môi trường hoạt động tại thị trường Việt Nam, có thể áp dụng bất kể các loại hình hoặc quy mô của tổ chức đó hay các sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức đó cung cấp.

Không nên nhầm lẫn tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng QMS với tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ. Mặc dù, hệ thống QMS sẽ bao gồm các yêu cầu rõ ràng và cụ thể mà sản phẩm và dịch vụ phải tuân theo, tuy nhiên, tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng (và đặc biệt là ISO 9001) chỉ rõ các yêu cầu để THỰC HÀNH và QUẢN LÝ tốt, đảm bảo được chất lượng, nhưng không có tính chất tham chiếu cụ thể tới cốt lõi của bất kỳ loại sản phẩm hoặc dịch vụ nào.

Mục tiêu chung của các bộ tiêu chuẩn được phát hành từ trước đến nay chính là đảm bảo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng và các phương pháp tiếp cận cải tiến chất lượng, qua đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng và khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Khi được thực hiện đúng, bộ tiêu chuẩn chất lượng QMS sẽ không bao gồm quá nhiều thủ tục quan liêu, giấy tờ hoặc thiếu tính linh hoạt. Hệ thống quản lý chất lượng khi áp dụng vào hệ thống cũng cũng không nên là gánh nặng tài chính đầu tư. Qua đó, các chi phí liên quan đến việc thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng được coi là một khoản đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận dưới dạng lợi ích với sự cải tiến cao.

Mọi tổ chức sẽ có một cơ cấu quản lý, và bộ QMS phải là cơ sở để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức đó. Có khá nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã đáp ứng nhiều yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng có thể vẫn chưa được nhận chứng chỉ ISO quốc tế. Đó là vì bản thân chủ doanh nghiệp chưa tổ chức và kết nối các hoạt động phù hợp để có thể hoàn thiện một hệ thống quản lý chất lượng đủ tiêu chuẩn.

quy-trinh-quan-ly-nhan-su-theo-tieu-chuan-iso-amis

2. Tiêu chuẩn ISO 9001-2015, kim chỉ nam cho nhóm doanh nghiệp vừa & nhỏ

2.1. ISO 9001 và các bộ tiêu chuẩn liên quan

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là hệ thống được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục, bao gồm các quá trình cần thiết và các tương tác của chúng, phù hợp với các quy định của tiêu chuẩn.

Qua đó, các nhóm tiêu chuẩn quốc tế liên quan có thể kể đến ISO 9001: 2015, ISO 9000: 2015, ISO/TC 176, bao gồm các khái niệm cơ bản và các nguyên tắc quản lý chất lượng, cũng như các thuật ngữ và định nghĩa cho hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9000 cung cấp nền tảng để hiểu và thực hiện đúng tiêu chuẩn ISO 9001, để có thể đảm bảo kiểm soát chất lượng hiệu quả. 

Mục đích của ISO 9001 không phải là áp đặt thông tin mới hoàn toàn vào tổ chức đang vận hành. Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng và cải tiến hệ thống tiêu chuẩn ISO hiện nay, cùng với một số cập nhật và đổi mới liên tục để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.

Dựa theo bối cảnh của tổ chức, trách nhiệm và vai trò của lãnh đạo dường như nêu nổi bật trong quy trình quản lý ISO 9001:2015, để:

  1. Đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng thực tế tại doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn Quốc tế này;
  2. Đảm bảo rằng các quy trình vận hàng đang đem tới hiệu quả làm việc như dự kiến;
  3. Báo cáo về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và các cơ hội để cải tiến (xem 10.1), báo cáo đến lãnh đạo cao nhất.
  4. Đảm bảo thúc đẩy việc hướng vào khách hàng trong toàn bộ tổ chức;
  5. Đảm bảo rằng tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi có sự thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện.
  6. Hoạch định, vai trò của quản trị mục tiêu

Các nguồn lực hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001

  • Nhân lực: Tổ chức phải xác định và cung cấp nhân lực cần thiết để việc thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức và cho hoạt động và kiểm soát các quá trình của hệ thống.
  • Cơ sở hạ tầng đáp ứng được với nhu cầu sản xuất, vận hành
  • Môi trường cho việc vận hành các quá trình luôn thông suốt, lành mạnh, thích ứng với bối cảnh pháp luật quốc gia (cụ thể là tại Việt Nam), tạo ra văn hóa doanh nghiệp sắc nét, thân thiện với mọi nhân sự, khách hàng và cả nhà đầu tư.
Mục tiêu của ISO 9001-2015
Mục tiêu của ISO 9001-2015

2.2. Mục tiêu của ISO 9001-2015

Nằm trong bộ tiêu chuẩn quan trọng nhất ISO 9000, ISO 9001-2015 có mục tiêu là:

  • Tiêu chuẩn được đơn giản hóa sẽ được áp dụng như nhau cho các tổ chức nhỏ cũng như vừa và lớn, và
  • Đảm bảo số lượng và chất lượng của các tài liệu áp dụng phù hợp với nhu cầu tối ưu hóa hoạt động và quy trình trong tổ chức.

Cuối cùng, mục tiêu của tất cả các bộ tiêu chuẩn ISO chính là hướng tới khách hàng, nhà đầu tư, thông qua đưa ra hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, để đạt được các mục tiêu này, cho phép tổ chức linh hoạt trong cách lựa chọn để lập thành văn bản hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của riêng mình.

Điều này cho phép mỗi tổ chức cá nhân xác định được lượng thông tin cần thiết để có thể nhuần nhuyễn lên kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình của tổ chức, và thực hiện các cải tiến liên tục, tối ưu hóa vận hành tại doanh nghiệp.

Bộ tiêu chuẩn đính kèm

  • ISO 9004:2009: Phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng
  • ISO 19011:2011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
  • ISO 9000:2015: Cơ sở và từ vựng
  • ISO 9002: Hướng dẫn áp dụng

Vui lòng đọc hết bài viết này để nhận được bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2015, với hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng.

2.3. Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2015 trong doanh nghiệp

  • Tạo lợi thế cạnh tranh khi so sánh với đối thủ cùng ngành, tăng khả năng trúng thầu
  • Được mọi khách hàng tin tưởng về chất lượng sản phẩm, khả năng vận hành
  • Đảm bảo quy trình sản xuất và cung ứng dịch vụ, lợi nhuận được cấu thành nhờ vào quy trình sản xuất ổn định
  • Môi trường làm việc hiệu quả, tích cực, tạo động lực cho nhân viên làm việc
  • Quản lý rủi ro thành công, đón nhận mọi cơ hội hướng tới doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cực kỳ cạnh tranh.
Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO
Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

3. Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Để có thể thực hiện quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần hiểu thật kỹ về quy tắc hoạt động và cách thức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, qua đó:

  • Nắm chắc đầu việc: Doanh nghiệp cần nắm rõ nghiệp vụ và quy trình vận hành tổng thể, trong đó bao gồm khối lượng công việc, mô tả ở mọi vị trí trong bộ máy cần triển khai
  • Số lượng nhân sự cụ thể: Doanh nghiệp cần có quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, thông qua số lượng đầu việc đã được đề ra. Qua đó, các nhân viên này cần nắm rõ công việc, trách nhiệm và quyền hạn tại mỗi vị trí, để có thể thực hiện quy trình phù hợp nhất tại mỗi bộ phận của công việc
  • Minh bạch hóa vận hành: Cách thức triển khai và vận hành cần rõ ràng, cụ thể và chính xác, dễ dàng áp dụng triển khai, qua đó tối ưu lợi nhuận và hiệu suất làm việc của nhân sự.

Để có thể thực hiện được các vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện quy trình 4 bước: 

  • Plan: lên kế hoạch triển khai cụ thể
  • Do: triển khai công việc bám sát nhất với mục tiêu đã đề ra
  • Act: hành động để cải tiến, đảm bảo rằng phương thức triển khai đang phù hợp với mục tiêu ban đầu
  • Check: kiểm tra, đánh giá kết quả, để đưa ra các ý tưởng sáng tạo mới, tối ưu hiệu quả vận hành.

3.1. Biểu mẫu nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Để lại thông tin, để tải về ngay bộ biểu mẫu nhân sự hành chính thuộc quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, với đầy đủ các thông tin như sau:

  • Biên bản bàn giao công việc
  • Biểu mẫu bảng mô tả công việc
  • Biểu mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động
  • Biểu mẫu đơn xin nghỉ phép
  • Biểu mẫu giấy đi đường
  • Biểu mẫu kế hoạch thử việc và kết quả đánh giá
  • Biểu mẫu phiếu khảo sát đánh giá khoa học
  • Biểu mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
  • Biểu mẫu quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài
  • Biểu mẫu quyết định thành lập hội đồng kỷ luật

Tin vui: Hiện nay, tất cả các biểu mẫu quan trọng này đã được tích hợp lên AMIS HRM – Nền tảng quản trị nhân sự hợp nhất MISA AMIS, qua đó bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tiến hành tất cả quy trình & thủ tục trên online, hỗ trợ tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí, đảm bảo quy trình nghiệp vụ luôn được thực hiện dễ dàng!

Để lại thông tin để được tư vấn trải nghiệm AMIS HRM miễn phí 15 ngày

CTA dùng thử

3.2. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Điểm quan trọng của quản lý nhân sự chiến lược chính là duy trì hiệu suất, tăng khả năng phát triển của nhân sự để đảm bảo mối quan hệ lao động luôn diễn ra bền lâu, giúp giảm chi phí nhân sự cho doanh nghiệp, thông qua cung cấp lợi ích công việc tốt nhất và định hướng sự nghiệp dài hạn cho nhân sự. 

Do đó, chủ doanh nghiệp cần duy trì sơ đồ 6 bước để tăng sức bền và sự trung thành của nhân viên tới định hướng chung của doanh nghiệp, có thể kể đến như sau:

  1. Lập kế hoạch tuyển dụng bài bản, rõ ràng
  2. Tuyển dụng nhân tài, với năng lực phù hợp với định hướng tăng trưởng
  3. Làm quen, gắn kết, giúp nhân viên mới hội nhập với văn hóa doanh nghiệp
  4. Quản trị & duy trì hiệu suất
  5. Phát triển năng lực cán bộ
  6. Duy trì, kế vị, giúp nhân viên luôn đổi mới sáng tạo trong quá trình thực hiện công việc, tăng sự liên kết và gắn bó lâu dài.

3.3. 4 bước đào tạo nhân viên đáp ứng với ISO 9001-2015 trong doanh nghiệp

Hiện nay, có 3 loại quy trình và kế hoạch đào tạo với mục đích và dành cho 3 đối tượng hoàn toàn khác nhau thuộc quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, cụ thể như sau: 

  • Đào tạo lãnh đạo: dành cho ban lãnh đạo, thường được áp dụng trong công ty cổ phần, qua đó các nhà lãnh đạo có thể đạt tới cùng một chí hướng phát triển để vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
  • Đào tạo chuyên viên để tăng khả năng chuyên môn, chính là mục tiêu nâng cao nghiệp vụ, sẵn sàng cho nhiệm vụ mới
  • Đào tạo nhân viên mới: dành cho nhân viên mới, giới thiệu tổng quan về hệ thống, cơ cấu tại doanh nghiệp, để nhân viên hiểu được về sứ mệnh phát triển và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến. 

Bộ phận nhân sự có thể sử dụng quy trình đào tạo sau để đáp ứng tới cả 3 nhóm đối tượng này, đảm bảo quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO được thực hiện hiệu quả.

3.3.1. Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên

Để có thể đáp ứng được với bộ tiêu chuẩn vận hành ISO 9001-2015, doanh nghiệp sẽ cần đến kế hoạch đào tạo nhân sự dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.

Kế hoạch thường sẽ được qyết định từ quản lý cấp cao, để gắn chương trình đào tạo với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, tùy vào thời điểm. Hơn thế nữa, kế hoạch này còn giúp bộ phận nhân sự có định hướng rõ ràng về chương trình đào tạo tổng thể tới toàn bộ nhân sự, hỗ trợ tương tác hai chiều, để tất cả các phòng ban liên quan nắm được các kiến thức, kỹ năng cần thiết để phát triển chuyên môn, phù hợp với bối cảnh thị trường.

3.3.2. Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo, với các thông tin cơ bản như sau

  • Thông tin tổng quan về chương trình đào tạo nhân sự, mục tiêu cần đạt được sau khi kết thúc khóa đào tạo.
  • Các đối tượng trực tiếp tham gia vào chương trình đào tạo, cùng với các nhân sự, phòng ban tham gia chương trình đào tạo
  • Nội dung đào tạo cụ thể, hình thức đào tạo để đảm bảo nhân sự nắm bắt được kỹ năng chuyên môn, quản lý cần thiết.
  • Thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, chi phí và kết quả đầu ra sau khi tổ chức khóa đào tạo
  • Một số điều kiện, chú ý khi tổ chức chương trình đào tạo

Kế hoạch đào tạo càng chi tiết thì quy trình giảng dạy và thực hành sẽ càng rõ ràng, dễ triển khai và có tỉ lệ thành công cao hơn. Hơn thế nữa, một kế hoạch rõ ràng còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu quả.

3.3.3. Bước 3: Triển khai và đánh giá kết quả đào tạo

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông tin tới tất cả các nhân viên tham gia chương trình, để chắc chắn rằng họ đã đã nắm rõ thông tin, mục đích của chương trình đào tạo cũng như trong tâm thế sẵn sàng tham dự chương trình đào tạo bất cứ lúc nào.

Triển khai chương trình theo đúng kế hoạch là một trong những yêu cầu tiên quyết nếu muốn đảm bảo chất lượng, hiệu quả của việc đào tạo. Hãy ghi chép, lưu lại văn bản, hình ảnh và các kết quả thu được để đánh giá hiệu quả đào tạo được một cách chính xác nhất.

3.3.4. Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình đào tạo

Sau khi lên kế hoạch, triển khai, đây là lúc để đánh giá và cải thiện quy trình, vì kết quả tốt hơn sau này. Qua đó, nhà quản lý sẽ cần đánh giá kết quả đầu ra chính xác nhất, ví dụ như: Nội dung chương trình đào tạo có thực sự phù hợp, dễ áp dụng vào công việc thực tế hay không? Các hình thức đào tạo có gây ra được hiệu ứng và tái sử dụng trong tương lai? Nếu chưa đạt được kết quả mong muốn, doanh nghiệp sẽ cần thay đổi những gì để đạt được kết quả tối ưu nhất?

3.3.5. Bước 5: Cải tiến nghiệp vụ nhân sự

Sau khi đã thực hiện thực tế các nghiệp vụ quản lý nhân sự để đào tạo và nâng cao hiệu suất của đội ngũ đang làm việc, các anh chị chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể lấy kết quả & đánh giá từ bước 4 để thiết lập hệ thống quản lý nhân sự, với 4 công việc quan trọng sau đây:

  1. Xây dựng bộ máy theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng, tỉ mỉ tới từng phòng ban, đơn vị
  2. Theo dõi hiệu quả tuyển dụng để lựa chọn các tài năng đáp ứng được nhu cầu công việc ở các vị trí đang cần.
  3. Khung đánh giá năng lực và khả năng phát triển của nhân sự, để nâng cao trình độ của nhân viên, phân bổ nguồn lực vào vị trí phù hợp.
  4. Chấm công, tính lương với hệ thống rõ ràng, qua đó nắm bắt mức đãi ngộ của từng nhân viên, qua đó quy hoạch hợp lý cho từng vị trí.

Để có thể thực hiện tất cả các bước này hiệu quả, các anh chị chủ doanh nghiệp tốt nhất nên sử dụng giải pháp phần mềm quản trị nhân sự hợp nhất, để giảm thiểu lượng nghiệp vụ nhân sự cần thực hiện, thêm thời gian dành cho lên chiến lược và triển khai thực tế, với các báo cáo ‘sát sườn’ với các hoạt động vận hành thực tế tại doanh nghiệp.

Khám phá AMIS HRM – Nền tảng quản trị nhân sự hợp nhất

CTA khám phá

4. Tạm kết

Có thể thấy, áp dụng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn iso hoàn toàn không khó, và có thể thực hiện khi chủ doanh nghiệp được trang bị sẵn sàng mọi thông tin cần thiết, để tiến hành thiết lập hệ thống quản lý phù hợp nhất!

Vui lòng để lại thông tin để nhận ngay bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015, cũng như nhận được các thông tin quản trị hữu ích nhất từ AMIS HRM.


 

Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới
Chia sẻ bài viết hữu ích này