Hướng dẫn cách đánh giá nhân viên thử việc chính xác nhất

Bảng đánh giá nhân viên thử việc là văn bản tổng hợp kết quả làm việc, nhận xét về  mức độ phù hợp của nhân viên với doanh nghiệp. Từ đó HR, quản lý sẽ đưa ra quyết định có chấp nhận nhân viên thử việc trở thành thành viên chính thức hay không. Để lập phiếu đánh giá này, các HR có thể tham khảo hướng dẫn qua bài viết sau của MISA AMIS HRM.

1. Tại sao doanh nghiệp phải đánh giá nhân viên thử việc?

Thông thường, ứng viên sẽ có cơ hội thử việc từ 1-2 tháng để thích nghi với môi trường mới và thể hiện năng lực của mình trước nhà tuyển dụng. Tuy thời gian này không quá dài, nhưng đôi khi nó có thể là trở ngại, thử thách đối với ứng viên. Vì tâm lý ứng viên sẽ là thử, lấy kinh nghiệm, không chính thức nên họ dễ nản lòng và không nỗ lực hết mình. 

Điều đó khiến các doanh nghiệp đặt ra sự băn khoăn liệu họ có chọn nhầm người không ngay trước thời hạn ký hợp đồng chính thức với nhân viên này.

Việc “thử việc” thực sự sẽ là cơ hội chỉ có một lần trong đời khi các ứng viên chứng tỏ bản thân và làm đúng vai trò của mình với công việc. Điều đó đòi hỏi các công ty cần coi đánh giá thời gian thử việc là một trong những mắt xích quan trọng trong tuyển dụng và phải có quy trình từng bước.

• Đánh giá nhân viên thử việc là thước đo giúp nhà tuyển dụng nhìn nhận năng lực nhân viên một cách chi tiết. Nó cũng là một quá trình tổng hợp những quan sát và nhận xét từ những người giám sát trực tiếp khi cùng làm việc.
• Trong thời gian thử việc của công ty, những khả năng, kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên trong thực tế có thể được xác minh. Bạn có thể dùng các thông tin trong cuộc phỏng vấn trước đó làm cơ sở để xác nhận đánh giá. 
• Quá trình đánh giá này cũng giúp công ty xác định được sự phát triển của đội ngũ nhân viên và tổ chức các nhiệm vụ công việc phù hợp. Điều đó giúp các công ty biết liệu ứng viên có phù hợp với vai trò và văn hóa của họ hay không. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối ứng viên đó vào vị trí chính thức.
• Ngoài ra, thời gian thử việc giúp nhân viên làm quen với môi trường và thể hiện kỹ năng của mình, đồng thời họ củng cố việc xác định khả năng ở lại với công ty của mình.

2. Tiêu chí để doanh nghiệp đánh giá nhân viên thử việc

Theo đặc điểm của vị trí và công ty và theo phương pháp đánh giá, người đánh giá có thể thiết lập một phiếu đánh giá với các tiêu chí khác nhau. Một số mẫu và nội dung cơ bản thường được sử dụng trong phiếu đánh giá thử việc như sau:

2.1. Đánh giá nhân sự thử việc về kiến thức chuyên môn

Kiến thức chuyên môn là tiêu chí giúp công ty nhận biết khả năng tư duy của người nhân viên. Điều này được thể hiện qua bằng cấp và kinh nghiệm. Đánh giá chính xác trình độ của ứng viên trong thời gian thử việc, nó sẽ giúp bạn biết được độ chính xác của thông tin trong sơ yếu lý lịch của họ.

Yếu tố đầu tiên để đánh giá ứng viên là kiến ​​thức chuyên môn. Mặc dù đây không còn là điều kiện bắt buộc, nhưng việc bỏ qua nó có thể là điều đáng tiếc.

• Kiến thức: Khả năng tư duy của ứng viên, kiến ​​thức liên quan đến công việc của ứng viên, trình độ học vấn của ứng viên,… sẽ là điều bạn cần quan tâm đánh giá.
• Kỹ năng: Việc hiểu biết về các nghiệp vụ mà ứng viên thực hiện cho công việc dịch vụ, chẳng hạn như kỹ năng máy tính/vi tính, kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm,…Đây sẽ là yếu tố giúp bạn đánh giá được kiến thức chuyên môn của nhân viên thử việc.
• Thái độ/Phẩm chất: Nó thuộc về lĩnh vực cảm xúc và cách ứng viên nhìn nhận công việc hay vấn đề. Thái độ bao gồm sự nhiệt tình của ứng viên trong công việc, hòa đồng với đồng nghiệp và thái độ với cấp trên. Phẩm chất thể hiện tính kỷ luật, tinh thần đồng đội và trách nhiệm trong công việc của ứng viên. Điều này không thể thiếu khi đánh giá kiến thức chuyên môn của nhân viên thử việc.

2.2. Đánh giá nhân viên thử việc về kỹ năng

Các kỹ năng cần thiết của một nhân viên bao gồm kỹ năng giải quyết vấn đề, đàm phán, thuyết trình, giao tiếp,… Một điều rõ ràng là mỗi công việc đòi hỏi những kỹ năng và phẩm chất cụ thể khác nhau. Nhân viên phải trang bị cho mình những thứ cần thiết trong công việc và rèn luyện không ngừng. 

Kỹ năng thiết yếu mà một ứng viên cần có: 

• Làm việc theo nhóm: Quan sát xem ứng viên có giao tiếp và tương tác với bộ phận hoặc nhóm của họ hay không. Bạn cũng có thể xem việc nhân viên đó có thể đưa ra ý tưởng giải pháp và theo dõi tiến độ công việc của họ. 
• Khả năng hoàn thành công việc và cách kiểm soát thời gian: Điều này rất quan trọng để đánh giá khả năng quản lý thời hạn, thực hiện công việc và kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên thử việc..
• Tinh thần trách nhiệm: Đó là sự thể hiện thái độ với công việc, trách nhiệm của nhân viên với công việc được giao.
• Tính tích cực: Ứng viên khi tiếp nhận công việc có sự nhiệt tình, tinh thần làm việc cầu tiến hay không? Đó là thái độ khi thực hiện công việc của họ mà bạn cần quan tâm đánh giá.
• Tinh thần hợp tác: Điều đó thể hiện qua cách cư xử, phối hợp, các mối quan hệ với đồng nghiệp của nhân viên thử việc. Tinh thần này giúp bạn có được sự đánh giá về kỹ năng mềm của họ.
• Tính kỷ luật: Việc chấp hành kỷ luật, quy định hoặc quy chế riêng của doanh nghiệp của ứng viên giúp bạn đánh giá được phẩm chất của họ.
• Giờ giấc làm việc: Ứng viên có đi làm đúng giờ hay không, hoàn thành công việc đúng thời hạn đã đề ra không? Việc này cũng nói lên được bản chất và tính trách nhiệm trong công việc của họ.

Tặng bạn bộ ebook “Đọc vị thế hệ Z – Làm sao để quản trị đúng”? Click TẠI ĐÂY để tải miễn phí

2.3. Đánh giá nhân viên thử việc về thái độ

Thái độ luôn được biết đến là yếu tố quan trọng quyết định 90% sự thành công của một nhân viên, vì vậy nó là yếu tố quan trọng hàng đầu. Người giám sát có thể đánh giá thái độ tôn trọng và đúng đắn của ứng viên đối với họ và đồng nghiệp. 

Ngoài ra, đó còn là thái độ hợp tác, hỗ trợ nhau trong công việc hay những khó khăn vướng mắc trong quá trình làm việc giữa nhân viên thử việc và đồng nghiệp. Một người có thái độ tốt có thể được nhìn nhận qua các yếu tố như sau: 

• Trách nhiệm: Đây có thể là trách nhiệm đối với cá nhân và công việc chung của tổ chức. 
• Kỷ luật: Các công ty cũng nên đánh giá kỷ luật của nhân viên. Nếu ứng viên không tự nhận thức và cam kết với quy định, nguyên tắc,…thì người đó sẽ không phải sự lựa chọn hàng đầu của công ty.
• Tính cách và khả năng làm việc: Điều đó xuất hiện ở năng lực, khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao. 
• Khối lượng công việc: Đây là việc thể hiện khối lượng hoàn thành, số lượng và hạng mục công việc được chỉ định trong khoảng thời gian nhất định. 
• Hiệu quả công việc: Hiệu suất làm việc của ứng viên. 
• Linh hoạt: Việc này thể hiện qua khả năng thích ứng với những tình huống bất ngờ phát sinh trong công việc. 
• Khả năng phát triển trong tương lai: Dự đoán khả năng phát triển và tiến bộ của nhân viên trong tương lai. 
• Tình trạng sức khỏe: Tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên có phù hợp với công việc không?

3. Mẫu bảng đánh giá nhân sự sau thời gian thử việc 

Mẫu đánh giá nhân viên thử việc có nhiều loại, nhưng các mẫu vẫn cần đảm bảo có các yếu tố sau :

• Thông tin về ứng viên (Họ tên, địa chỉ, mã nhân viên, thông tin liên hệ, vị trí/chức vụ, bộ phận làm việc, ngày làm việc).
• Thời gian thử việc.
• Phần tự đánh giá của nhân viên thử việc.
• Phần đánh giá dành cho cấp quản lý trực tiếp.
• Phần đánh giá dành cho phòng Nhân sự.
• Ý kiến của lãnh đạo công ty.
• Chữ ký của các bên.

3.1. Mẫu 1: Theo thời gian hàng tuần

Đây là mẫu đánh giá phân bổ theo thời gian, cụ thể là hàng tuần trong các tháng thử việc. Nhân viên và quản lý sẽ đề ra các công việc để triển khai và cuối mỗi tuần ghi nhận lại kết quả. 

Ưu điểm của mẫu này là đơn giản, gói gọn các mục tiêu, khối lượng trong thời hạn nhất định để các bên chủ động theo dõi. Nếu công việc đòi hỏi thời gian chặt chẽ, hoặc doanh nghiệp muốn kiểm soát việc đánh giá định kỳ thay vì ưu tiên các tiêu chí khác thì đây là một mẫu phù hợp

>>> Tải mẫu đánh giá nhân viên thử việc mẫu 1 TẠI ĐÂY

3.2. Mẫu 2: Đánh giá chi tiết

Việc đánh giá nhân sự thử việc chi tiết sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của người đó qua thời gian thử việc. Từ đó họ sẽ sắp xếp được khối lượng công việc cũng như những dự án quan trọng phù hợp cho nhân viên. Vì vậy mẫu đánh giá chi tiết thường được sử dụng cho những doanh nghiệp lớn hoặc những vị trí công việc cấp trung hoặc cấp cao.

>>> Tải mẫu đánh giá nhân viên thử việc chi tiết TẠI ĐÂY

3.3. Mẫu 3: Đánh giá theo thang điểm

Đặc điểm của mẫu đánh giá theo thang điểm là gọn gàng, chỉ hiển thị thang điểm kết quả kèm nhận xét ngắn gọn. Mẫu này giúp quản lý, lãnh đạo hình dung nhanh mức độ đáp ứng, phù hợp của nhân viên theo con số. 

Việc chấm điểm thường do quản lý trực tiếp đánh giá, tuy nhiên nhân viên cũng có thể tự đánh giá mình. Kết quả cuối cùng có thể là một mức cân nhắc giữa hai con số, ví dụ điểm quản lý chiếm 70%, điểm tự chấm chiếm 30%. Mức độ này do công ty quy định và phải xét đến những kết quả thực tế trong quá trình làm việc

>>> Tải mẫu đánh giá nhân viên thử việc theo thang điểm TẠI ĐÂY

4. Quy trình đánh giá sau thời gian thử việc

Khi kết thúc thời gian thử việc của nhân viên, cấp trên cần đưa ra bảng đánh giá nhân viên trong thời gian thử việc, bản này được gửi cho bộ phận hành chính và người quản lý để quyết định có gia hạn việc làm hay không. Quy trình cụ thể như sau:

• Bước 1: Quản lý trực tiếp xem xét quá trình thử việc của nhân viên, lập bản đánh giá và điền thông tin chi tiết. Lưu ý các đánh giá cần trung thực, khách quan, rõ ràng, tránh cảm tính, nếu có tính định lượng thì càng tốt. Nếu bản đánh giá online có thể đính kèm các file báo cáo khác thể hiện chi tiết kết quả làm việc.
• Bước 2: Quản lý gửi bản đánh giá cho bộ phận nhân sự. Tại đây các văn bản đánh giá nhân viên thử việc của cả công ty sẽ được tổng hợp, kiểm tra lại. Nếu thiếu thông tin và căn cứ, HR có trách nhiệm thông báo cho người liên quan để bổ sung.
• Bước 3: Phòng nhân sự gửi tổng hợp đánh giá và xin ý kiến quản lý cấp cao, lãnh đạo, từ đó sẽ có quyết định duyệt hoặc không duyệt lên nhân viên chính thức, hoặc kéo dài thời gian thử việc.
• Bước 4: Quản lý trực tiếp nhận kết quả, trao đổi với nhân viên. Hai bên thỏa thuận với nhau về các hoạt động tiếp theo như ký hợp đồng chính thức, hoặc chấm dứt thời gian làm việc, hoặc các vấn đề khác như mức lương, điều kiện làm việc…

5. Một số lưu ý khi xây dựng bảng đánh giá sau thời gian thử việc 

5.1 Thử việc tối đa 60 ngày 

Tùy theo tính chất, mức độ phức tạp của công việc mà thời gian thử việc không giống nhau ở các công ty, đơn vị khác nhau. Tuy nhiên, về nguyên tắc, mỗi công việc ứng viên chỉ được thử việc một lần và theo các điều kiện sau: 

• Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với các vị trí yêu cầu trình độ học vấn cao. 
• Thời gian thử nghiệm không quá 30 ngày đối với các công việc yêu cầu trình độ trung cấp, trung cấp chuyên nghiệp, nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo trì. 
• Trong các công việc khác, thời gian thử việc chỉ 6 ngày.

5.2 Làm đánh giá nhân sự sau khi thử việc

Sau khi nhân viên đã qua thời gian thử việc, các công ty phải nhận xét và đánh giá sau thời gian thử việc. Nếu ứng viên đáp ứng các yêu cầu, các nhà tuyển dụng phải tiến hành quy trình tuyển dụng chính thức. Người nộp đơn và người sử dụng lao động có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc mà không phải bồi thường hoặc báo trước nếu thời gian thử việc đã thỏa thuận trước không đạt yêu cầu. 

5.3 Công bố kết quả đánh giá

Công ty phải công bố kết quả đánh giá thử trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc giai đoạn thử việc. Nếu ứng viên không đạt yêu cầu, công ty phải trả mức lương thỏa thuận trước. Ngược lại, nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ các điều kiện, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động chính thức. 

5.4 Mức lương thử việc không được thấp hơn 85% lương cơ bản

• Mức lương thử việc không được thấp hơn 85% mức lương cơ bản 
• Mức lương thử việc được thỏa thuận giữa người nộp đơn và người sử dụng lao động. 
• Các ứng viên phải lưu ý rằng theo luật, mức lương trả trong thời gian thử việc không được thấp hơn 85% mức lương cơ bản mà công ty trả cho nhân viên chính thức.

Khi kết thúc thời gian thử việc, người quản lý trực tiếp xem xét, đánh giá nhân viên để đề xuất có giao kết hợp đồng chính thức hay không. Sau đó người quản lý sẽ gửi bản đánh giá cho bộ phận nhân sự. 

Nhân sự chuẩn bị một bản tóm tắt và sau đó gửi cho quản lý để lấy ý kiến. Người quản lý trao đổi trực tiếp với nhân viên thử việc và ký hợp đồng nếu hai bên đồng ý tiếp tục hợp tác cùng nhau.

Kết luận 

Trên đây là một số yếu tố quan trọng để xây dựng một mẫu đánh giá nhân viên thử việc hiệu quả. Việc đánh giá này là mắt xích quan trọng quyết định chất lượng nhân sự của doanh nghiệp. Vì vậy HR cần chú ý các bước thực hiện, xây dựng bảng đầy đủ các tiêu chí đánh giá khách quan, chính xác để lựa chọn được nhân viên phù hợp. Hy vọng bài viết trên của MISA AMIS sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có được một nhân viên phù hợp với công ty của mình.