Bên cạnh việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự có sẵn trên thị trường, nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc việc tự phát triển hệ thống phù hợp với quy trình nội bộ riêng. Cách làm này giúp tăng tính linh hoạt, dễ mở rộng và kiểm soát dữ liệu tốt hơn. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, cần chuẩn bị kỹ về cả kỹ thuật lẫn nghiệp vụ. MISA AMIS sẽ chia sẻ hướng dẫn làm phần mềm quản lý nhân sự và một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình này.
1. Các chức năng cốt lõi cần có trong phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi, vận hành và tối ưu toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Việc số hóa quy trình không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm sai sót, tăng hiệu quả quản lý. Đây là công cụ cần thiết để nâng cao trải nghiệm nhân viên và hỗ trợ ra quyết định.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự phát triển phần mềm nhân sự phù hợp với đặc thù của mình. Khi làm, cần đảm bảo phần mềm có các chức năng đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng. Có thể thiết kế đầy đủ tính năng hoặc chỉ chọn lọc một số tính năng quan trọng.
- Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ tập trung thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng, giấy tờ liên quan. Giúp tra cứu nhanh, giảm lệ thuộc vào hồ sơ giấy.
- Chấm công – tính lương: Tự động ghi nhận thời gian làm việc, ca kíp, ngày nghỉ, tính công lương theo công thức. Dữ liệu chấm công liên kết trực tiếp với bảng lương, hạn chế sai sót khi tính toán.
- Tuyển dụng & Onboarding: Quản lý quy trình tuyển dụng từ đăng tin đến phỏng vấn, nhận việc. Hỗ trợ quy trình hội nhập nhanh, giúp nhân sự mới làm quen môi trường dễ dàng hơn.
- Quản lý hiệu suất & đánh giá: Thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ, đánh giá định kỳ. Giúp nhà quản lý nắm bắt năng lực nhân viên và có căn cứ để khen thưởng hoặc điều chỉnh.
- Đào tạo & phát triển: Theo dõi nhu cầu đào tạo, ghi nhận quá trình học tập, chứng chỉ đạt được. Góp phần nâng cao kỹ năng và thúc đẩy lộ trình thăng tiến rõ ràng.
- Quản lý hợp đồng và phúc lợi: Lưu trữ hợp đồng lao động, theo dõi thời hạn, cập nhật phụ lục. Tích hợp quản lý các chế độ phúc lợi như bảo hiểm, nghỉ phép, hỗ trợ nội bộ.
2. Hướng dẫn làm phần mềm quản lý nhân sự
Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi sử dụng
Trước khi bắt tay vào xây dựng phần mềm, doanh nghiệp cần làm rõ bài toán cần giải quyết. Quy mô nhân sự, đặc thù ngành nghề và cách vận hành của từng phòng ban sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính năng cần có. Phần mềm cho doanh nghiệp sản xuất sẽ khác với doanh nghiệp dịch vụ.
Ngoài ra, cần xác định số lượng người dùng, mức độ phân quyền, các bộ phận sẽ tham gia sử dụng và kỳ vọng trong tương lai. Việc này giúp tránh phát triển dư thừa hoặc thiếu sót chức năng quan trọng.
Bước 2: Phác thảo chức năng và quy trình nghiệp vụ
Sau khi rõ nhu cầu, bước tiếp theo là liệt kê các tính năng cần có và mô phỏng quy trình xử lý công việc cụ thể. Mỗi tính năng cần gắn với nghiệp vụ đang diễn ra thực tế.
Ví dụ, quy trình tính lương đang được thực hiện ra sao, dữ liệu đầu vào là gì, ai chịu trách nhiệm kiểm duyệt. Việc này giúp xác định luồng di chuyển dữ liệu và các bước cần xử lý trong hệ thống. Càng mô tả sát thực tế, phần mềm sau triển khai càng dễ sử dụng.
Bước 3: Thiết kế giao diện (UI/UX)
Giao diện nên đơn giản, dễ hiểu, dễ thao tác với người dùng nội bộ, kể cả người không rành công nghệ. Có thể phác họa sơ bộ trên giấy hoặc sử dụng các công cụ thiết kế phổ biến như Figma, Adobe XD.
Khi thiết kế cần quan tâm đến hành vi sử dụng thực tế: nhân sự thao tác trên máy tính hay điện thoại, truy cập từ văn phòng hay nhà máy. Giao diện tốt sẽ giúp giảm thời gian đào tạo và tăng hiệu quả sử dụng lâu dài.
Bước 4: Lựa chọn công nghệ phù hợp
Chọn nền tảng kỹ thuật cần dựa vào đội ngũ phát triển, chi phí, khả năng bảo trì và độ mở rộng sau này. Về frontend có thể dùng ReactJS hoặc Angular. Backend có thể dùng NodeJS, Python hoặc Java tùy vào độ phức tạp và tài nguyên.
Về cơ sở dữ liệu, MySQL và PostgreSQL là những lựa chọn phổ biến.. Ngoài ra, cần cân nhắc thêm về khả năng tích hợp API nếu doanh nghiệp có nhu cầu liên kết phần mềm khác.
Bước 5: Phát triển và kiểm thử
Giai đoạn lập trình cần đi kèm kiểm thử ngay từ đầu để phát hiện sớm lỗi logic hoặc trải nghiệm kém. Ưu tiên xây dựng phần cốt lõi trước, sau đó mới mở rộng thêm tính năng.
Trong quá trình kiểm thử, nên mời cả người dùng thực tế trong công ty tham gia để đánh giá tính tiện dụng và phù hợp. Tính ổn định và bảo mật thông tin cá nhân cần được đảm bảo ngay từ phiên bản đầu tiên, đặc biệt với dữ liệu nhân sự nhạy cảm.
Bước 6: Triển khai và đào tạo sử dụng
Khi phần mềm đã hoàn thiện, doanh nghiệp cần có kế hoạch triển khai cụ thể: chọn thời điểm phù hợp, thiết lập dữ liệu ban đầu và tổ chức đào tạo cho các bộ phận liên quan. Việc cài đặt nên thực hiện theo từng giai đoạn nếu hệ thống có quy mô lớn.
Tài liệu hướng dẫn và bộ phận hỗ trợ nội bộ sẽ giúp nhân viên làm quen nhanh hơn. Sau một thời gian sử dụng thực tế, có thể tiếp tục nâng cấp để phù hợp hơn với thay đổi trong doanh nghiệp.
4. Những lưu ý khi tự phát triển phần mềm HRM
Tự xây dựng phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động về tính năng và phù hợp với quy trình nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh lãng phí thời gian và chi phí.
Tính bảo mật dữ liệu: Dữ liệu nhân sự chứa thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng, do đó cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Cần có phân quyền rõ ràng, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ để tránh rò rỉ hoặc mất mát thông tin.
Khả năng mở rộng theo quy mô: Phần mềm nên được thiết kế linh hoạt để có thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng. Nếu ban đầu xây dựng quá cứng nhắc, sau này việc chỉnh sửa hoặc bổ sung chức năng sẽ rất tốn kém.
Năng lực và ngân sách phát triển: Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn đội ngũ kỹ thuật và nguồn lực để xây dựng phần mềm từ đầu. Cần đánh giá kỹ về chi phí, thời gian và khả năng duy trì hệ thống sau triển khai trước khi quyết định tự làm.
5. Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, triển khai nhanh cho mọi doanh nghiệp
Trong khi tự phát triển phần mềm nhân sự đòi hỏi thời gian dài, nguồn lực kỹ thuật và chi phí duy trì liên tục, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn giải pháp SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) như MISA AMIS HRM để tối ưu hóa vận hành nhân sự một cách linh hoạt và hiệu quả.
MISA AMIS HRM được thiết kế sẵn với đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự phổ biến, dễ dàng tùy chỉnh theo quy mô và mô hình hoạt động. Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần triển khai hạ tầng, không lo bảo trì hay nâng cấp.
- Quản lý hồ sơ nhân viên tập trung theo thời gian thực
- Tự động chấm công, tính lương, liên kết với dữ liệu từ máy chấm công hoặc ứng dụng di động
Quản lý tuyển dụng, onboarding, theo dõi từng vòng phỏng vấn và hội nhập nhân viên mới - Đánh giá hiệu suất theo mục tiêu, KPI hoặc biểu mẫu tùy chỉnh
- Ghi nhận và theo dõi quá trình đào tạo, khóa học, chứng chỉ
- Quản lý hợp đồng lao động, chế độ, bảo hiểm theo đúng quy định
- Hệ thống báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng kể cả với người không chuyên công nghệ. Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS HRM và bắt đầu số hóa quy trình nhân sự ngay hôm nay.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công: Giải pháp cắt giảm chi phí & tối ưu hiệu quả
Hướng dẫn làm phần mềm quản lý nhân sự của MISA AMIS đã đưa ra quy trình rõ ràng từ xác định nhu cầu, phác thảo nghiệp vụ, thiết kế giao diện, lựa chọn công nghệ, đến phát triển, kiểm thử và triển khai. Quá trình làm phần mềm đòi hỏi sự đầu tư cẩn trọng về bảo mật dữ liệu, khả năng mở rộng và nguồn lực kỹ thuật. Với lộ trình chi tiết và từng bước nhất quán, phần mềm quản lý nhân sự sẽ trở thành công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp vận hành khoa học và hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
