7 chức năng của nhân sự trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Đằng sau một doanh nghiệp vận hành trơn tru là hệ thống nhân sự được tổ chức rõ ràng và kiểm soát hiệu quả. Nhân sự vừa là bộ phận hỗ trợ hành chính, vừa giữ vai trò nền tảng trong toàn bộ guồng máy quản lý. Mỗi chức năng đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và sự ổn định dài hạn. Hãy cùng MISA AMIS làm rõ 7 chức năng nhân sự trong quản lý và vận hành tổ chức.

1. Chức năng của nhân sự trong hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng mà bộ phận nhân sự cần đảm nhiệm. Nhiệm vụ chính là dự báo nhu cầu nhân lực dựa trên định hướng phát triển của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá khả năng đáp ứng của đội ngũ hiện tại.

Nhân sự cũng cần xác định lại cơ cấu tổ chức, phân bổ số lượng và chất lượng nhân lực phù hợp với từng vị trí. Khi thực hiện đúng chức năng này, doanh nghiệp sẽ có sự chuẩn bị kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực trong quá trình vận hành.

2. Chức năng của nhân sự trong tuyển dụng

Tuyển dụng là chức năng then chốt mà bộ phận nhân sự cần thực hiện để đảm bảo đội ngũ luôn được bổ sung kịp thời và đúng người. Nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu thực tế và định hướng phát triển. Sau đó là triển khai đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lọc ứng viên, tổ chức phỏng vấn và đánh giá năng lực phù hợp với từng vị trí.

Khi đã chọn được ứng viên, nhân sự cần hoàn tất các thủ tục tiếp nhận, ký hợp đồng và hướng dẫn hòa nhập. Việc chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian làm quen và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới.

3. Chức năng của nhân sự trong đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển là chức năng giúp người lao động nâng cao năng lực, đáp ứng yêu cầu công việc và thích ứng với thay đổi. Nhân sự cần đánh giá năng lực hiện tại của từng cá nhân để xác định khoảng cách với năng lực cần có. Từ đó, đề xuất nội dung đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng, bao gồm kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và văn hóa doanh nghiệp.

Ngoài việc tổ chức các khóa học, bộ phận nhân sự còn có trách nhiệm xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho từng vị trí, tạo điều kiện để nhân viên tiến bộ và gắn bó lâu dài. Đồng thời, cần có kế hoạch phát hiện và chuẩn bị đội ngũ kế thừa nhằm đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

4. Chức năng của nhân sự trong quản lý hiệu suất làm việc

Bộ phận nhân sự cần đảm nhận vai trò thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng cho từng vị trí, phù hợp với định hướng chung của doanh nghiệp. Các mục tiêu này thường gắn với KPI hoặc OKR, giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và tập trung vào kết quả cụ thể.

Nhân sự cũng có trách nhiệm phối hợp với quản lý trực tiếp để tổ chức đánh giá định kỳ, cung cấp phản hồi kịp thời và công bằng. Hiệu suất làm việc cần được liên kết với chế độ lương thưởng, ghi nhận thành tích rõ ràng để tạo động lực và thúc đẩy sự gắn bó lâu dài.

5. Chức năng của nhân sự trong chế độ đãi ngộ và phúc lợi

Bộ phận nhân sự cần xây dựng hệ thống đãi ngộ rõ ràng, đảm bảo công bằng và phù hợp với năng lực từng vị trí. Việc thiết lập bảng lương, phụ cấp và thưởng không chỉ dựa trên chức danh mà còn phản ánh kết quả làm việc và mức độ đóng góp của nhân viên.

Ngoài ra, nhân sự cũng chịu trách nhiệm triển khai các chính sách bảo hiểm, nghỉ phép và hỗ trợ đời sống như thai sản, ốm đau, khám sức khỏe định kỳ. Những chương trình ghi nhận, khen thưởng kịp thời sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc và giữ chân người giỏi.

6. Chức năng của nhân sự trong quan hệ lao động

Chức năng nhân sự trong quản lý không thể thiếu vai trò điều phối và duy trì quan hệ lao động ổn định trong nội bộ doanh nghiệp. Nhân sự cần chủ động nắm bắt xung đột, mâu thuẫn phát sinh và xử lý tranh chấp một cách khách quan, đúng quy trình để giữ môi trường làm việc hài hòa.

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự còn chịu trách nhiệm cập nhật và phổ biến các quy định pháp luật liên quan đến lao động, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ. Việc thiết lập nội quy, quy tắc ứng xử rõ ràng cũng giúp hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao tính chuyên nghiệp trong tổ chức.

7. Chức năng của nhân sự trong quản lý dữ liệu nhân viên

Một trong những chức năng nhân sự trong quản lý là tổ chức và duy trì hệ thống thông tin nhân sự chính xác, đầy đủ và có tính cập nhật. Bộ phận nhân sự cần xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, bao gồm toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng, quá trình công tác, lương thưởng và đánh giá.

Đồng thời, cần đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu bằng cách phân quyền truy cập rõ ràng theo từng vai trò. Hệ thống thông tin nhân sự cũng phải hỗ trợ tốt cho việc trích xuất báo cáo, thống kê kịp thời, phục vụ công tác điều hành và ra quyết định của lãnh đạo.

MISA AMIS HRM – Giải pháp giúp bộ phận nhân sự vận hành bài bản và hiệu quả

Để mỗi chức năng nhân sự không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà được triển khai rõ ràng, hiệu quả và đồng bộ trong thực tế, doanh nghiệp cần một nền tảng công nghệ phù hợp. MISA AMIS HRM là phần mềm hỗ trợ toàn diện công tác quản lý nhân sự theo hướng hiện đại và tự động hóa.

Mọi chức năng, nghiệp vụ đều được thực hiện trên một hệ thống thống nhất. Nhờ đó, đội ngũ HR tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác thủ công, đồng thời nâng cao độ chính xác và tính minh bạch trong toàn bộ quá trình vận hành.

Nhận tư vấn ngay

Tính năng nổi bật

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, dễ tra cứu, cập nhật theo thời gian thực.
• Lập kế hoạch và theo dõi tuyển dụng, phê duyệt CV ngay trên phần mềm.
• Thiết lập KPI, đánh giá hiệu suất theo chu kỳ, gắn liền kết quả với lương thưởng.
• Tính lương tự động dựa trên dữ liệu công, phụ cấp, bảo hiểm, thuế…
• Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca bằng dữ liệu từ máy chấm công
• Thiết lập quy trình đánh giá cho mọi phòng ban, vị trí.
• Báo cáo nhanh, biểu đồ phân tích trực quan phục vụ lãnh đạo và kiểm soát nội bộ

Bạn đọc hãy để lại thông tin để nhận tư vấn và dùng thử MISA AMIS HRM hoàn toàn miễn phí.

Đọc thêm bài viết hữu ích: Top 5 phần mềm nhân sự HRM hàng đầu hiện nay

Muốn vận hành doanh nghiệp hiệu quả, không thể xem nhẹ vai trò tổ chức và kết nối của đội ngũ nhân sự. Khi các chức năng nhân sự trong quản lý được thực hiện bài bản, doanh nghiệp không chỉ vững về nội lực mà còn linh hoạt trước biến động. Thay vì loay hoay xử lý từng tình huống riêng lẻ, hãy xây dựng một hệ thống nhân sự vững chắc ngay từ gốc. Công nghệ sẽ là trợ thủ đắc lực, nhưng cốt lõi vẫn nằm ở tư duy quản trị và sự đầu tư nghiêm túc cho con người.