Trong quá trình phát triển, nhiều doanh nghiệp bắt đầu nhận ra rằng nhân sự không còn là bộ phận hỗ trợ đơn lẻ, mà chính là yếu tố cốt lõi tạo nên sức mạnh tổ chức. Để quản lý hiệu quả nguồn lực này, các chức năng của quản trị nhân sự ngày càng mở rộng và chuyên sâu hơn. Việc hiểu rõ từng chức năng giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản trị nhân sự bài bản, phù hợp với định hướng phát triển lâu dài. Hãy cùng MISA AMIS điểm qua 10 chức năng của HRM.
1. Tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
Tuyển dụng là một trong những chức năng của HRM có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đội ngũ và tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng hiệu quả bắt đầu từ việc xác định đúng nhu cầu nhân sự, xây dựng chân dung ứng viên phù hợp và lựa chọn các kênh truyền thông tuyển dụng phù hợp với từng vị trí. Việc đầu tư nghiêm túc vào giai đoạn này giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong dài hạn.
Ngoài các nền tảng tuyển dụng phổ biến, bộ phận nhân sự có thể tận dụng mạng xã hội, chương trình giới thiệu nội bộ hoặc hợp tác với các trường đại học để mở rộng nguồn ứng viên. Quá trình từ sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến quyết định tuyển chọn cần có tiêu chí rõ ràng, tránh cảm tính. Tính chuyên nghiệp và minh bạch trong từng bước sẽ góp phần xây dựng hình ảnh tốt về doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
2. Hướng dẫn, hỗ trợ hội nhập cho nhân viên mới
Khi một nhân viên mới bắt đầu công việc, những trải nghiệm trong vài tuần đầu tiên có thể ảnh hưởng đến quyết định gắn bó lâu dài của họ. Đây là lúc chức năng của HRM thể hiện vai trò đồng hành, giúp nhân viên mới hiểu rõ về tổ chức, văn hóa nội bộ và cách làm việc. Một quy trình hội nhập bài bản sẽ tạo cảm giác an tâm và kết nối nhanh chóng giữa người mới và tập thể.
Ngoài các buổi đào tạo định hướng, HR có thể xây dựng lộ trình làm quen theo tuần, kết hợp với sự hỗ trợ từ quản lý trực tiếp và đồng nghiệp. Việc chia sẻ thông tin, tài liệu, công cụ làm việc và lắng nghe những vướng mắc trong thời gian đầu sẽ giúp nhân viên mới phát huy năng lực và thích nghi với công việc dễ dàng hơn. Không khí chào đón và sự quan tâm thực tế chính là nền tảng để xây dựng đội ngũ ổn định.
Đọc thêm: Phần mềm chấm công giải pháp tự động quản lý thời gian làm việc
3. Đào tạo và phát triển năng lực chuyên môn cho người lao động
Mỗi doanh nghiệp đều cần một đội ngũ sẵn sàng thích ứng với thay đổi và phát triển theo thời cuộc. Muốn làm được điều đó, đào tạo không thể là hoạt động diễn ra rời rạc. Đây là một phần không thể thiếu trong chiến lược nhân sự, giúp nhân viên giữ vững năng lực chuyên môn và nâng cao kỹ năng theo yêu cầu công việc thực tế.
Thay vì dừng lại ở các khóa học phổ thông, doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình học tập rõ ràng cho từng nhóm nhân viên, từng giai đoạn phát triển. Có thể là đào tạo tại chỗ, e-learning, mentoring nội bộ hoặc mời chuyên gia bên ngoài, miễn là nội dung sát với công việc và khả năng áp dụng cao. Khi người lao động cảm nhận được sự đầu tư nghiêm túc từ doanh nghiệp, động lực làm việc và tinh thần cầu tiến cũng tăng lên rõ rệt.
4. Đánh giá và nâng cao hiệu suất làm việc
Đánh giá hiệu suất là một trong những chức năng quan trọng của HRM, giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.
Để cải thiện tình hình, các doanh nghiệp cần chuyển từ mô hình đánh giá hàng năm sang phương pháp phản hồi liên tục và mang tính xây dựng. Việc sử dụng công nghệ và dữ liệu trong quản lý hiệu suất cũng đóng vai trò quan trọng.
Theo báo cáo của McKinsey, các công ty tập trung vào hiệu suất của nhân viên có khả năng vượt trội hơn 4,2 lần so với các đối thủ, với mức tăng trưởng doanh thu trung bình cao hơn 30% và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn.
5. Khuyến khích sự gắn bó và cải thiện trải nghiệm nhân viên
Sự gắn kết không phải là điều có thể tạo ra trong một sớm một chiều. Đó là kết quả của quá trình doanh nghiệp liên tục lắng nghe, thấu hiểu và tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. HRM có chức năng thực hiện các khảo sát nội bộ, theo dõi mức độ hài lòng, đồng thời quản lý các hoạt động gắn kết như sinh hoạt nhóm, ngày hội văn hóa, hoặc chương trình tri ân nhân viên.
Trải nghiệm tốt còn đến từ cách doanh nghiệp chăm sóc đời sống tinh thần cho người lao động. Một môi trường làm việc nơi tiếng nói được lắng nghe, nhu cầu cá nhân được quan tâm và nỗ lực được ghi nhận sẽ tạo ra cảm giác tin cậy và mong muốn gắn bó lâu dài. Nhờ vậy, tinh thần làm việc được nâng cao, hiệu quả vận hành cũng ổn định hơn.
Đọc thêm: HRM là gì? Các bước xây dựng chiến lược quản trị nguồn nhân lực
6. Thiết lập và quản lý chính sách tiền lương, đãi ngộ và phúc lợi
Thu nhập là mối quan tâm hàng đầu của người lao động và cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến quyết định gia nhập hay rời bỏ doanh nghiệp. Chức năng của HRM là xây dựng hệ thống lương, thưởng và phúc lợi rõ ràng, công bằng và có tính cạnh tranh để thu hút cũng như giữ chân nhân sự giỏi. Ngoài mức lương cơ bản, các chính sách thưởng hiệu suất, bảo hiểm, hỗ trợ sức khỏe, hay chế độ linh hoạt cũng góp phần nâng cao giá trị tổng thể mà doanh nghiệp mang lại.
Bộ phận nhân sự cũng cần theo dõi và cập nhật chính sách đãi ngộ để phù hợp với tình hình kinh doanh và thị trường lao động. Việc minh bạch trong chi trả và truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp nhân viên cảm thấy an tâm, từ đó duy trì hiệu suất ổn định và tinh thần hợp tác tích cực trong tổ chức.
7. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động
Mỗi doanh nghiệp đều chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động, bao gồm hợp đồng, thời gian làm việc, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, hay xử lý vi phạm nội quy. Những sai sót nhỏ trong thủ tục hoặc thiếu cập nhật về quy định mới có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động của tổ chức.
HRM cần hệ thống hóa các thông tin pháp lý, theo dõi tình trạng tuân thủ và tự động cảnh báo khi có điều chỉnh từ cơ quan chức năng. Khi toàn bộ quy trình nhân sự được vận hành theo chuẩn, doanh nghiệp sẽ chủ động kiểm soát rủi ro và tạo dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch.
8. Xây dựng đội ngũ kế thừa và chuẩn bị cho các vị trí trọng yếu
Rất nhiều doanh nghiệp bị gián đoạn vận hành khi những nhân sự chủ chốt rời đi mà chưa có người thay thế phù hợp. Việc lên kế hoạch kế thừa là một phần quan trọng trong chiến lược nhân sự dài hạn, giúp tổ chức duy trì sự ổn định và sẵn sàng ứng phó với biến động nhân lực.
Phòng HR sẽ hỗ trợ nhà lãnh đạo theo dõi năng lực, tiềm năng phát triển của từng cá nhân, qua đó thiết lập lộ trình đào tạo và đề bạt rõ ràng. Nếu doanh nghiệp chủ động chuẩn bị lớp nhân sự kế cận, quá trình chuyển giao sẽ diễn ra suôn sẻ và linh hoạt hơn, đặc biệt trong những giai đoạn cần mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc tổ chức.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất quản lý
9. Duy trì mối quan hệ lao động hài hòa trong nội bộ doanh nghiệp
Trong môi trường làm việc, mâu thuẫn là điều khó tránh. Có thể đến từ sự khác biệt trong phong cách giao tiếp, áp lực công việc, hay cảm giác thiếu công bằng giữa các bộ phận. Một trong những chức năng của HRM là đóng vai trò trung gian, đảm bảo tiếng nói của nhân viên được lắng nghe và các vấn đề được giải quyết thấu đáo trước khi leo thang thành xung đột.
HRM mang đến một cơ chế rõ ràng để ghi nhận phản ánh, theo dõi phản hồi và lưu trữ các trao đổi quan trọng. Khi mọi thứ được xử lý trên cơ sở dữ liệu và quy trình có tổ chức, văn hóa doanh nghiệp sẽ giữ được sự tôn trọng lẫn nhau và hạn chế tối đa rạn nứt nội bộ.
10. Quản lý dữ liệu nhân sự tập trung và hỗ trợ ra quyết định
Trong nhiều doanh nghiệp, thông tin nhân sự thường bị phân tán ở các phòng ban khác nhau, dẫn đến việc cập nhật chậm trễ hoặc thiếu chính xác. Điều này gây khó khăn khi cần tổng hợp nhanh cho báo cáo hoặc đưa ra quyết định. Chức năng của HRM là tổ chức dữ liệu một cách có hệ thống, bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng, lịch sử làm việc, năng lực, lộ trình phát triển và biến động nhân sự theo thời gian.
Dữ liệu tập trung và dễ truy cập giúp nhà quản lý theo dõi sát tình hình nhân sự, nhận diện sớm các xu hướng biến động và đưa ra lựa chọn chiến lược phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Theo dữ liệu từ Deel, 46% doanh nghiệp được khảo sát ghi nhận sự cải thiện trong quản lý dữ liệu nhân viên và bảng lương sau khi triển khai tự động hóa HR.
MISA AMIS HRM mang đến một hệ thống quản lý nhân sự đồng bộ và linh hoạt, giúp kết nối chặt chẽ các khâu trong quy trình nhân sự.
Hệ thống cung cấp các tính năng nổi bật như quản lý hồ sơ nhân viên chi tiết, quản lý tuyển dụng và onboarding, đánh giá hiệu suất chính xác, chấm công – tính lương linh hoạt, báo cáo phân tích thông minh cùng khả năng tích hợp với nhiều công cụ phổ biến. Tất cả đều hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả HRM trong tổ chức.
Hãy trải nghiệm MISA AMIS HRM để mang lại sự minh bạch và hiệu quả trong công tác nhân sự của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay.
Mỗi chức năng của HRM góp phần tạo nên bức tranh tổng thể, giúp tổ chức vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Khi được triển khai hợp lý, các chức năng này trở thành công cụ đắc lực để nâng cao năng lực nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giữ chân nhân tài.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
