Hiểu về OKR và cách thiết lập OKR hiệu quả trong tổ chức

OKR (Objectives and Key Results) đang ngày càng phổ biến, không ít công ty lớn trên thế giới thành công nhờ áp dụng OKR một cách bài bản. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai OKR chưa đạt được kết quả như kỳ vọng. Nguyên nhân thường nằm ở cách hiểu chưa đúng và thiết lập OKR chưa hiệu quả.

Để giúp doanh nghiệp tránh rơi vào “bẫy hình thức” khi áp dụng OKR, bài viết này sẽ cùng bạn đi sâu vào tư duy nền tảng trước khi viết OKR, cách thiết lập mục tiêu truyền cảm hứng và kết quả then chốt có thể đo lường được. 

1. Định nghĩa OKR

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results. Đây là một phương pháp quản trị mục tiêu giúp tổ chức, nhóm và cá nhân xác định rõ mình cần đạt được điều gì và theo dõi kết quả trong quá trình thực hiện mục tiêu đó.

Một OKR đầy đủ thường bao gồm hai phần:

• Objective (Mục tiêu): Mô tả điều bạn muốn đạt được. Objective nên ngắn gọn, truyền cảm hứng và có định hướng rõ ràng. Nó trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta đang hướng tới điều gì?”
  
• Key Results (Kết quả then chốt): Là những chỉ số cụ thể để đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu. Mỗi Objective thường đi kèm với 2 đến 5 Key Results có thể định lượng. Chúng trả lời cho câu hỏi: “Làm sao để biết chúng ta đã đạt được mục tiêu?”
  

Ví dụ một OKR đơn giản:

Objective: Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong quý II

Key Results:

• Đạt điểm hài lòng khách hàng trung bình ≥ 8.5
• Giảm thời gian phản hồi trung bình xuống dưới 2 giờ
• Tăng tỷ lệ phản hồi đánh giá sau dịch vụ lên 70%

2. Tư duy đúng trước khi viết OKR

Nhiều doanh nghiệp gặp thất bại với OKR không phải vì công cụ này không hiệu quả, mà bởi họ tiếp cận sai ngay từ bước đầu tiên: tư duy mục tiêu chưa đúng. Khi OKR được viết như một danh sách việc cần làm, thiếu cảm hứng và không đo lường được tác động, chúng sẽ không dẫn tới bất kỳ thay đổi thực chất nào. Trước khi đặt bút viết OKR, hãy điều chỉnh lại góc nhìn và xác định đúng vai trò của từng yếu tố trong hệ thống này.

2.1 OKR không phải là danh sách việc cần làm

Một trong những hiểu lầm phổ biến là biến OKR thành một checklist hành động. Ví dụ như: “Gửi email cho khách hàng”, “Tổ chức 2 buổi đào tạo”, “Thiết kế lại brochure”. Đây là các hoạt động chứ không phải mục tiêu. OKR không ghi lại việc bạn sẽ làm, mà là điều bạn muốn đạt được. Việc chỉ liệt kê hành động khiến nhóm sa đà vào thực thi mà không rõ ràng về kết quả cuối cùng cần hướng đến.

2.2 Phân biệt mục tiêu truyền cảm hứng và mục tiêu vận hành

Mục tiêu vận hành thường là những mục tiêu lặp đi lặp lại trong quy trình: duy trì hệ thống, hoàn thành công việc đúng hạn, đảm bảo chất lượng thường ngày. Trong khi đó, OKR nên tập trung vào mục tiêu tạo ra sự thay đổi hoặc cải thiện rõ rệt, cụ thể là những điều thúc đẩy sự phát triển, sáng tạo hoặc bứt phá. Một Objective tốt sẽ chỉ rõ phương hướng và tạo động lực thực sự cho người thực hiện.

2.3 Tư duy “tác động” thay vì “tác vụ”

Thay vì hỏi “Tôi sẽ thực hiện tác vụ gì?”, hãy bắt đầu bằng câu hỏi “Tôi muốn tạo ra tác động gì?”. Đây là bước chuyển đổi quan trọng trong tư duy từ làm cho xong việc sang tạo ra giá trị. Khi suy nghĩ theo hướng tác động, bạn sẽ viết OKR dựa trên kết quả thực tế mà tổ chức cần, không phải những việc đơn thuần phải hoàn thành.

Ví dụ:

• Tác vụ: “Tổ chức hội thảo khách hàng”
• Tác động: “Tăng tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi sau hội thảo lên 30%”

2.4 Hình dung được các thay đổi sẽ diễn ra khi áp dụng OKR

OKR thực tế là chất xúc tác cho sự thay đổi trong môi trường làm việc của một tổ chức. Trước khi viết OKR, hãy hình dung: Nếu đạt được mục tiêu này, điều gì sẽ thay đổi trong tổ chức, trong cách làm việc, hoặc trong kết quả kinh doanh? Nếu câu trả lời là “không có gì khác biệt”, bạn cần điều chỉnh lại mục tiêu của mình. Một OKR tốt luôn phải kéo theo sự thay đổi tích cực, dù nhỏ hay lớn.

3. Cách thiết lập OKR hiệu quả trong tổ chức

Việc thiết lập OKR không nên dừng lại ở việc viết ra các mục tiêu và kết quả. Một OKR thực sự hiệu quả cần được xây dựng dựa trên tư duy chiến lược, có khả năng kết nối toàn bộ tổ chức theo cùng một hướng đi, đồng thời tạo ra động lực tự thân cho từng cá nhân trong quá trình thực hiện. Khi OKR được thiết kế đúng cách, tổ chức sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá tác động và đưa ra điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu chung.

3.1 Cách đặt Objective (mục tiêu) truyền cảm hứng

Objective là phần trung tâm của mỗi OKR, thể hiện điều mà nhóm hoặc cá nhân hướng đến trong một giai đoạn cụ thể. Một Objective tốt không phải là câu khẩu hiệu sáo rỗng, mà là tuyên bố đầy cảm hứng, có định hướng rõ ràng và dễ hiểu với tất cả những người liên quan.

Đặc điểm của một Objective truyền cảm hứng bao gồm:

• Khơi gợi động lực nội tại: Khi đọc lên, người thực hiện cảm thấy muốn hành động, vì đó là điều có ý nghĩa và xứng đáng nỗ lực.
• Có tầm nhìn rõ ràng: Mục tiêu không mô tả các hoạt động, mà mô tả trạng thái mong muốn khi tổ chức “về đích”.
• Ngắn gọn, súc tích: Câu từ đơn giản nhưng mang sức mạnh định hướng.
  

Ví dụ:

• “Xây dựng đội ngũ bán hàng dẫn đầu thị trường về năng lực tư vấn”
• “Tạo trải nghiệm tuyển dụng chuyên nghiệp và hấp dẫn cho ứng viên giỏi”
• “Đẩy nhanh tốc độ đổi mới sản phẩm để vượt kỳ vọng người dùng”

Trước khi chốt Objective, hãy thử đọc lớn mục tiêu đó trước nhóm của bạn. Nếu phản ứng là hào hứng, tự tin, có hứng khởi, bạn đã đi đúng hướng. Nếu phản ứng là mơ hồ hoặc không có cảm xúc, hãy xem lại nội dung hoặc cách diễn đạt.

3.2 Thiết kế Key Results (kết quả then chốt) thông minh và đo lường được

Key Results là phần thể hiện rất cụ thể việc bạn sẽ đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu như thế nào. Đây là phần kỹ thuật nhưng cũng đòi hỏi sự tinh tế. Một kết quả then chốt được viết tốt giúp bạn nhận biết rõ tiến độ, biết cần điều chỉnh ở đâu và khi nào, đồng thời giúp mọi người cùng định lượng được thành công bằng các con số cụ thể.

Một Key Result nên đáp ứng các tiêu chí:

• Được đo lường bằng dữ liệu rõ ràng: Có thể là con số, tỷ lệ, xếp hạng hoặc chỉ số định lượng.
• Tập trung vào kết quả đầu ra (outcome): Phản ánh tác động của công việc chứ không dừng ở số lượng hoạt động đã thực hiện.
• Đủ thách thức để thúc đẩy cải tiến: Không an toàn, nhưng cũng không viển vông.
  

Ví dụ cho Objective: “Tăng cường nhận diện thương hiệu trong nhóm khách hàng mục tiêu”

• KR1: Tăng lượt truy cập website tự nhiên (organic) lên 150.000 lượt/tháng
• KR2: Đạt 25 bài viết đề cập đến thương hiệu trên các kênh truyền thông chuyên ngành
• KR3: Tăng mức độ nhận biết thương hiệu qua khảo sát lên 80%

4. Bí quyết giúp cá nhân và nhóm dễ áp dụng OKR hơn

Khi được triển khai đúng cách, OKR sẽ trở thành chất keo kết nối giữa mục tiêu tổ chức và động lực cá nhân. Tuy nhiên, để làm được điều này, mỗi nhóm và cá nhân cần có phương pháp tiếp cận phù hợp. Dưới đây là những bí quyết giúp quá trình áp dụng OKR trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn trong thực tế vận hành.

4.1 Gắn kết OKR với thực tiễn công việc

OKR không tồn tại tách biệt với những gì bạn làm hằng ngày. Thay vì viết ra một bộ OKR để “báo cáo”, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu và kết quả bạn đặt ra thực sự gắn liền với những gì nhóm đang cố gắng cải thiện, thay đổi hoặc đạt được. Việc đưa OKR vào thảo luận trong các cuộc họp định kỳ, cập nhật tiến độ thường xuyên sẽ giúp giữ cho nó “sống” và có tác dụng dẫn đường.

4.2 Bắt đầu từ những mục tiêu nhỏ, dễ đo lường

Với các nhóm mới làm quen với OKR, việc bắt đầu từ những mục tiêu có quy mô vừa phải và dễ theo dõi sẽ giúp tạo đà tâm lý tích cực. Đừng cố viết những mục tiêu quá lớn hoặc trừu tượng ngay từ đầu. Hãy để đội ngũ làm quen dần với tư duy kết quả, học cách viết Key Results đo lường được, rồi mới nâng cấp dần mức độ phức tạp.

4.3 Luôn giữ sự linh hoạt

Mặc dù OKR đặt ra mục tiêu rõ ràng, nhưng quá trình thực hiện luôn có thể thay đổi theo tình hình thực tế. Điều quan trọng là không bị cứng nhắc vào kế hoạch ban đầu. Nếu bạn phát hiện một kết quả then chốt không còn phản ánh đúng mục tiêu hoặc trở nên không phù hợp, hãy điều chỉnh. Việc linh hoạt trong triển khai không làm giảm hiệu quả OKR – ngược lại, nó thể hiện bạn đang phản ứng kịp thời với thực tế.

4.4 Thiết lập không gian trao đổi và phản hồi

OKR chỉ hiệu quả khi được hiểu và đồng thuận từ cả nhóm. Để làm được điều đó, cần xây dựng môi trường nơi mọi người có thể chất vấn, phản biện, góp ý mục tiêu của nhau một cách xây dựng. Hãy dành thời gian cho các buổi review OKR định kỳ, nơi cá nhân chia sẻ tiến độ, vướng mắc và nhận được hỗ trợ từ đồng đội hoặc quản lý.

5. Tối ưu OKR với phần mềm quản trị mục tiêu

Khi mỗi cá nhân đều có thể thấy được OKR của mình, của nhóm và của toàn công ty, sự kết nối sẽ mạnh mẽ hơn. Sử dụng phần mềm quản trị mục tiêu giúp quá trình cập nhật tiến độ trở nên minh bạch, dễ truy xuất và ít phụ thuộc vào báo cáo thủ công.

Phần mềm AMIS Mục Tiêu là giải pháp quản trị OKR toàn diện, giúp doanh nghiệp thiết lập – theo dõi – đánh giá mục tiêu một cách trực quan và hiệu quả. Một số tính năng nổi bật gồm:

• Thiết lập OKR đa cấp độ: công ty, phòng ban, cá nhân
• Theo dõi tiến độ mục tiêu theo thời gian thực
• Giao diện hiển thị trực quan, dễ sử dụng
• Cập nhật kết quả linh hoạt, có thể đo lường bằng nhiều chỉ số
• Tự động tổng hợp và báo cáo kết quả theo chu kỳ
• Ghi nhận và phản hồi hiệu suất theo từng OKR
• Tích hợp với hệ sinh thái AMIS, quản lý mục tiêu gắn với nhân sự, công việc, đánh giá.

Với AMIS Mục Tiêu, OKR sẽ không còn là lý thuyết, mà trở thành công cụ đồng hành thực chất cùng đội ngũ.

Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

6. Kết luận

OKR là một phương pháp mạnh mẽ để tổ chức tập trung vào những điều quan trọng và tạo ra kết quả thực sự có ý nghĩa. Hiệu quả của OKR phụ thuộc vào cách tư duy, cách đặt mục tiêu và cách triển khai trong thực tế. Vì vậy hãy bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng và duy trì thói quen cập nhật kết quả thường xuyên nghiêm túc. Lắng nghe phản hồi, điều chỉnh linh hoạt và cam kết theo đuổi đến cùng, khi đó OKR mới thật sự trở thành động lực thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong doanh nghiệp.