Quy trình onboarding giúp nhân viên mới hội nhập hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa hề có quy trình onboarding bài bản cho nhân viên mới, thiếu sự chuẩn bị, thiếu người hướng dẫn, thiếu kết nối. Điều này khiến nhân viên mới dễ bị lạc lõng, khó bắt nhịp với công việc và thậm chí nghỉ việc chỉ sau vài buổi. Trong khi đó môt quy trình onboarding rõ ràng, có chủ đích sẽ giúp nhân sự mới hội nhập nhanh, làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu quy trình này gồm những bước nào và cần lưu ý điều gì khi triển khai.

1. Quy trình onboarding là gì?

Quy trình onboarding là chuỗi hoạt động có kế hoạch mà doanh nghiệp triển khai nhằm hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công việc, môi trường làm việc và văn hóa công ty. Quy trình này thường bắt đầu từ trước ngày nhân viên chính thức đi làm và kéo dài đến khi họ có thể làm việc độc lập, hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức và hòa nhập tốt với đội ngũ.

Onboarding bao gồm nhiều bước như: gửi thông tin chào mừng, giới thiệu công ty, hướng dẫn quy trình làm việc, đào tạo nghiệp vụ, kết nối với đồng nghiệp và đánh giá khả năng thích nghi theo từng giai đoạn.

Khi được triển khai đúng cách, quy trình onboarding giúp nhân viên mới giảm bỡ ngỡ, nhanh chóng bắt nhịp với công việc và xây dựng cảm giác gắn kết ngay từ đầu. Nếu thiếu đi bước này, nhân sự mới có thể gặp khó khăn trong quá trình thích nghi, dẫn đến hiệu suất làm việc thấp và dễ rời bỏ doanh nghiệp trong thời gian ngắn. Có thể nói nếu không chú trọng onboarding, rất có thể doanh nghiệp sẽ tốn thêm công sức và chi phí cho việc tìm kiếm nhân viên mới. 

2. Các bước trong quy trình onboarding cho nhân viên mới

Quy trình onboarding có thể chia thành các giai đoạn gắn liền với thời gian làm việc của nhân viên mới, từ trước khi họ bước chân vào công ty cho đến khi có thể làm việc độc lập. Mỗi giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng, giúp nhân viên từng bước hiểu rõ tổ chức, tiếp cận công việc và xây dựng mối quan hệ trong môi trường mới.

2.1 Trước ngày đi làm

Giai đoạn này là bước chuẩn bị quan trọng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, giảm bớt áp lực và sẵn sàng tâm thế khi chính thức bắt đầu công việc. Việc chủ động liên hệ từ phía doanh nghiệp cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến nhân viên.

Các hoạt động chính:

• Gửi email hoặc thư chào mừng, cung cấp thông tin về văn hóa công ty, sứ mệnh, tầm nhìn để nhân viên hiểu thêm về môi trường mới.
• Thông báo lịch trình chi tiết trong ngày đầu, địa điểm làm việc, quy trình check-in, và các điểm cần chuẩn bị như trang phục, giấy tờ cần mang theo.
• Chuẩn bị sẵn bàn làm việc, máy tính, tài khoản email, phần mềm làm việc, thẻ nhân viên hoặc các thiết bị cần thiết khác.
  Người quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự gọi điện thoại trao đổi, giải đáp các thắc mắc và tạo cảm giác gắn kết ngay từ trước ngày làm việc đầu tiên.
• Định hướng về người hướng dẫn (mentor hoặc buddy) để nhân viên biết sẽ có ai hỗ trợ mình trong những ngày đầu.
  

2.2 Ngày đầu tiên đi làm

Ngày đầu tiên là cơ hội để tạo ấn tượng tích cực, giúp nhân viên mới cảm nhận được sự chào đón và hỗ trợ. Mục tiêu là xây dựng niềm tin, giới thiệu tổng quan về công ty và bộ phận, đồng thời thiết lập nền tảng cho mối quan hệ làm việc lâu dài.

Các hoạt động chính:

• Tổ chức buổi tiếp đón chính thức, giới thiệu tổng quan về lịch sử, quy mô, giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của công ty.
• Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong phòng ban, đồng thời giúp họ làm quen với không gian làm việc, các tiện ích xung quanh.
  Cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết như sổ tay nhân viên, quy định nội bộ, quy trình làm việc, chính sách bảo mật thông tin.
• Hướng dẫn chi tiết về các công cụ phần mềm, hệ thống chấm công, hệ thống báo cáo mà nhân viên sẽ sử dụng.
• Giới thiệu mentor hoặc người hỗ trợ trực tiếp để nhân viên cảm thấy được đồng hành, có người giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật.
• Nếu có thể, tổ chức buổi giao lưu nhẹ nhàng giữa nhân viên mới và đội ngũ quản lý hoặc các đồng nghiệp chủ chốt để tạo sự gần gũi.
  

2.3 Tuần đầu tiên

Trong tuần đầu, nhân viên mới bắt đầu tiếp cận sâu hơn với công việc thực tế và quy trình làm việc của doanh nghiệp. Đây cũng là thời gian để họ thử sức, trải nghiệm và nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ đồng nghiệp, giúp giảm bớt áp lực khi bước vào môi trường mới.

Các hoạt động chính:

• Hướng dẫn cụ thể từng quy trình, nhiệm vụ, vai trò công việc, cách phối hợp với các bộ phận khác.
• Giao một số đầu việc nhỏ, rõ ràng và có thể hoàn thành trong thời gian ngắn nhằm giúp nhân viên làm quen với yêu cầu công việc.
• Tạo điều kiện để nhân viên có thể đặt câu hỏi, phản hồi về những khó khăn và yêu cầu hỗ trợ kịp thời.
• Tổ chức các buổi họp, trao đổi hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi tiến độ, điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch công việc.
• Khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động nhóm hoặc sự kiện nội bộ nhằm tăng cường sự gắn kết với đồng nghiệp.
  

2.4 Trong 30 – 60 – 90 ngày đầu làm việc

Giai đoạn này tập trung vào việc đánh giá sự hòa nhập và hiệu quả công việc của nhân viên mới. Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hỗ trợ, đưa ra định hướng phát triển phù hợp, giúp nhân viên nhanh chóng đạt được năng suất tối ưu.

Các hoạt động chính:

• Thiết lập các mục tiêu công việc cụ thể, đo lường và đánh giá theo từng mốc thời gian 30, 60 và 90 ngày.
• Tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ giữa nhân viên, quản lý trực tiếp và phòng nhân sự để trao đổi về kết quả, khó khăn và nguyện vọng.
• Cung cấp phản hồi xây dựng, ghi nhận điểm mạnh và đề xuất cải thiện nhằm giúp nhân viên phát triển kỹ năng và hoàn thiện bản thân.
• Hỗ trợ giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình làm việc, đồng thời tiếp tục củng cố mối quan hệ giữa nhân viên mới với các thành viên trong công ty.
• Nếu phù hợp, lên kế hoạch đào tạo chuyên sâu hoặc tham gia dự án để phát huy thế mạnh và mở rộng vai trò trong tổ chức.

3. Những lưu ý trong quy trình onboarding

Một quy trình onboarding hiệu quả phụ thuộc vào cách tổ chức triển khai, sự linh hoạt trong từng bước. Dưới đây là những điểm quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý để quá trình hội nhập trở nên thiết thực và tạo dấu ấn tích cực với nhân viên mới.

Công bố quy trình và hoạt động onboarding với nhân viên: 

Đừng để nhân viên mới rơi vào trạng thái “ngơ ngác” trong những ngày đầu. Việc chuẩn bị tài liệu, phân công người hướng dẫn, thông báo lịch trình onboarding cho nhân viên ngay từ buổi đầu là rất cần thiết.

Giao tiếp thường xuyên và đúng thời điểm:

Đảm bảo nhân viên mới luôn biết mình đang làm gì, cần liên hệ với ai và sắp tới có hoạt động gì. Giao tiếp đều đặn, thân thiện và khuyến khích đặt câu hỏi trong quá trình onboard sẽ giúp xóa bỏ khoảng cách.

Đừng quá ôm đồm trong thời gian ngắn:

Thay vì cố gắng “nhồi nhét” quá nhiều thông tin trong một ngày hoặc một tuần, hãy chia nhỏ hành trình onboarding thành từng chặng hợp lý, đảm bảo nhân viên có đủ thời gian để tiêu hóa thông tin và thích nghi.

Cá nhân hóa theo vị trí và đối tượng:

Nhân viên ở các phòng ban khác nhau sẽ cần mức độ hướng dẫn sự hỗ trợ khác nhau. Onboarding cho một chuyên viên kỹ thuật sẽ khác onboarding cho nhân viên hành chính hoặc sales. Đừng áp dụng một khung onboarding duy nhất cho tất cả mà cần sự điều chỉnh cho hợp lý.

Theo dõi và đánh giá hành trình onboarding:

Việc ghi nhận cảm nhận của nhân viên mới thông qua khảo sát nhanh, trò chuyện 1-1 hoặc phản hồi không chính thức là cách tốt để biết liệu họ đang ổn hay cần được hỗ trợ thêm. Đây cũng là cơ sở để cải tiến quy trình sau này.

4. Nâng cao hiệu quả onboarding cho nhân viên mới với MISA AMIS HRM

Với nhiều nhân viên mới, giai đoạn đầu đi làm có thể là một cú sốc nhẹ, do phải tiếp nhận lượng lớn thông tin, quy trình nội bộ, làm các thủ tục hành chính như khai báo hồ sơ, ký giấy tờ, nhận dạng hệ thống. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hỗ trợ kịp thời từ công ty, trải nghiệm ban đầu có thể trở nên phức tạp, thiếu thiện cảm.

MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp giảm tải khâu thủ công, chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình onboarding:

• Nhân viên mới có thể khai báo hồ sơ, cập nhật thông tin cá nhân, nhận tài liệu nội bộ và quy trình làm việc trực tiếp trên app. Hạn chế việc in ấn hay nộp giấy tờ thủ công.
  
• Toàn bộ thông tin về lịch trình onboarding, người hướng dẫn, nội quy công ty đều được thiết lập sẵn và thông báo đến nhân viên.
  
• Nhân viên dễ dàng theo dõi tiến trình hội nhập, nhận thông báo công việc, cập nhật nhiệm vụ được giao ngay trên ứng dụng điện thoại, tiện lợi và chủ động hơn.
  
• Quản lý và HR có thể theo dõi sát sao quá trình hội nhập của từng cá nhân, kịp thời hỗ trợ khi phát sinh vấn đề.

Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

5. Kết luận

Quy trình onboarding là bước khởi đầu quan trọng giúp nhân viên mới làm quen với công việc, môi trường và văn hóa doanh nghiệp. Khi được thiết kế chỉn chu và triển khai đúng cách, onboarding giúp giảm thời gian thích nghi, tăng hiệu quả làm việc và nâng cao trải nghiệm nhân sự. Đối với các nhà quản trị nhân sự có tư duy dài hạn, đây không phải là một thủ tục mang tính hình thức, mà là chiến lược đầu tư xứng đáng để xây dựng đội ngũ vững mạnh và gắn bó lâu dài.