Phúc lợi & Đãi ngộ Chấm công Top 36 nghiệp vụ cần biết để quy trình chấm công tính...

Top 36 nghiệp vụ cần biết để quy trình chấm công tính lương hiệu quả

Để có thể đảm bảo công bằng và quyền lợi cho nhân viên, qua đó thúc đẩy tinh thần và chất lượng hiệu quả công việc, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần có hệ thống kiểm soát nghiệp vụ chấm công tính lương nội bộ hiệu quả, thông quả sử dụng phần mềm hiệu quả.

Quy trình chấm công tính lương
Quy trình chấm công tính lương

1. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Chấm công, tính lương là một chuỗi công việc nhỏ, nhưng lại cực kỳ quan trọng trong chuỗi nghiệp vụ quản lý C&B – lương thưởng và đãi ngộ dành cho nhân viên, là bộ phận chịu trách nhiệm trả lương cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp.

Thực hiện nghiệp vụ Chấm công, tính lương tốt là yếu tố quan trọng nhất để giữ chân nhân viên, thúc đẩy tinh thần động lực và tăng hiệu quả làm việc.

Trong hệ thống quản lý nhân sự truyền thống, bộ phận nhân sự có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin nhân viên sau khi tuyển dụng, nhập lên excel/ các phần mềm chấm công nội bộ, theo dõi thời gian đi làm theo ngày, trừ đi những ngày nghỉ không lương, nghỉ ốm, các khoản phụ thu phải đóng cũng như tiền phạt nếu đi làm muộn/ sớm hoặc không hoàn thành công việc.

Sau cùng, bộ phận nhân sự sẽ tổng công cuối tháng, xuất phiếu lương, in hoặc gửi email tới nhân viên để kiểm tra lại lương trước ngày phát. Nhân viên cần phải ký duyệt phiếu lương, qua đó bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp lại và gửi lại tiền lương (chuyển khoản hoặc tiền mặt vào những ngày đầu của tháng sau).

Trong các công ty truyền thống hiện tại, có hai cách để nhân viên duyệt phiếu lương:

  • Cách 1: Bộ phận nhân sự tổng kết chấm công,  gửi trực tiếp vào nhóm nhân viên làm việc để tất cả mọi người xác nhận, sau đó mới xuất ra bảng lương để trình giám đốc. Tiếp đó, nhân sự sẽ gửi tới từng người và đợi phản hồi xác nhận bảng lương
  • Cách 2: Bộ phận nhân sự tổng kết chấm công kèm bảng lương luôn, trình ký giám độc sau đó gửi tới từng người. Có sai sót gì, nhân viên sẽ báo lại và bộ phận nhân sự có trách nhiệm thay đổi dựa trên các vấn đề này, bao gồm cả phần bảng công và lương tương ứng luôn.

Đây là hai cách làm phổ biến, nhưng mất khá nhiều thời gian của nhân viên HR để có thể tổng hợp được công chuẩn, đặc biệt rất dễ sai sót do nhân viên HR sẽ phải tự nhập liệu tay từ máy chấm công, sang bảng công, bảng lương, lấy chữ ký của ban lãnh đạo, tổng kết phiếu lương và rồi cuối cùng mới đến tay nhân viên.

Sau đó, nhân viên HR vẫn tiếp tục phải đợi mọi người phản hồi về phiếu lương, cuối cùng mới có thể tổng kết và thông báo kế toán và thủ quỹ chuyển khoản. Do vậy, đặc biệt ở các công ty có lượng nhân sự từ 50 người trở lên, nhân viên thường xuyên kêu ca do rất hay bị trễ lương, dù bộ phận Nhân sự đã cố gắng làm nhanh nhất có thể.

1.1. Các thành phần cấu thành lương

Công thức tính lương chính thức:

  • Lương cơ bản + Lương KPI + Lương doanh số + Lương sản phẩm – Khấu trử = Lương thực tế

Công thức tính lương thử việc: 

  • 85% lương cơ bản + Lương KPI + Lương doanh số + Lương sản phẩm – Khấu trử = Lương thực tế

Ngoài các nhóm lương ‘thu’, hàng tháng, nhân viên có trách nhiệm đóng một số khoản khấu trừ, cụ thể như sau:

  • Bảo hiểm xã hội (tính theo mức lương cơ bản)
  • Bảo hiểm y tế
  • Bảo hiểm thất nghiệp
  • Kinh phí công đoàn
  • Bảo hiểm tử vong: thưởng chỉ áp dụng với nhóm doanh nghiệp có môi trường áp lực và nguy hiểm lớn, nhưng trong công xưởng, nhà máy… 
  • Bảo hiểm nhân thọ: đây là nhóm bảo hiểm khá ‘quý’ và ít khi được phổ biến, và chỉ áp dụng với các nhân viên có thâm niên làm việc lâu năm tại công ty 
  • Thuế TNCN
  • Phí công đoàn

Vui lòng tham khảo thêm tại Tổng quan về các loại bảo hiểm giảm trừ vào lương 

1.2. Mức lương tối thiểu vùng

Các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay phần lớn đều lấy mức lương cơ bản theo tiêu chuẩn vùng, và tăng mức lương KPI để đảm bảo phục vụ tốt và đầy đủ nghĩa vụ với quyền lợi của nhân viên. Anh chị nhân sự vui lòng tham khảo mức lương cơ bản vùng như sau:

Mức lương tối thiểu theo vùng (/tháng) Áp dụng với doanh nghiệp thuộc vùng
4.420.000VND I
3.920.000VND II
3.430.000VND III
3.070.000VND IV

 

Đây chính là mức lương mặt sàn tối thiểu doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động để đảm bảo quyền lợi mức sống cơ bản.

Cũng theo điều 5, quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP, được áp dụng cho hệ thống quản lý nhân sự năm 2021, với những chức vụ có chuyên môn, người sử dụng lao động bắt buộc phải chi trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

Theo đó, anh chị vui lòng tham khảo mức lương tối thiểu theo vùng, mức lương thử việc tối thiểu và mức lương tới nhân viên đã qua đào tạo nghề và có chuyên môn như sau:

Vùng Mức lương tối thiểu (Tháng) Mức lương thử việc tối thiểu (tháng) (85% so với chính thức) Mức lương thử việc tối thiểu với bộ phận NS có chuyên môn
I 4.420.000VND 3.757.000VND 4.019.990VND
II 3.920.000VND 3.332.000VND 3.565.240VND
III 3.430.000VND 2.915.500 3.199.585VND
IV 3.070.000VND 2.609.000VND 2.791.630VND

Đây chính là nhóm quyền lợi cực kỳ quan trọng với nhân viên khi đi làm, bởi hiện nay, vẫn có những công ty: 

  • Không đáp ứng bảo đóng đủ quyền lợi bảo hiểm và thuế TNCN dựa trên mức lương cơ bản
  • Loại trừ bằng cấp của nhân viên để giảm được 7% trong cơ cấu lương cơ bản.
  • Và hàng trăm trường hợp nữa 

Do vậy, cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của bản thân chính là hiểu rõ luật, nắm chắc luật và cần phải có thông báo với doanh nghiệp ngay khi phát hiện ra lỗi sai. Ngoài ra, một số lỗi cơ bản mà nhân viên cũng có thể gặp phải chính là lương thử việc cũng sẽ bị trừ thuế và BHXH.

Thông tin cập nhật từ quy định ban hành bởi Bộ Lao Động
Thông tin cập nhật từ quy định ban hành bởi Bộ Lao Động

1.3. Quy định ban hành từ Bộ Lao Động

Ngoài ra, quý doanh nghiệp cần lưu ý về một số điều khoản bắt buộc trong Điều 15, ban hành trong Bộ luật Lao động 2019, cụ thể như sau: 

  • Nhân sự được quyền nghỉ việc bất cứ thời điểm nào trong thời gian thử việc, mà không cần phải bồi hoàn chi phí và tổn thất khi lao động. 
  • Thời gian thử việc:
    • Tối đa là 60 ngày với công việc có trình độ từ cao đẳng.
    • Tối đa là 30 ngày với công việc trung cấp, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
    • Tối đa 180 ngày với công việc quản lý, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, Luật Quản lý; có sự can thiệp vốn từ nhà nước, trong sản xuất và kinh doanh.
  • Người sử dụng lao động chỉ được phép yêu cầu thử việc 1 lần duy nhất tới người lao động cho 1 vị trí.

Thông tin cơ bản về lương (Theo quy định của Pháp luật):

  • Người sử dụng lao động bắt buộc chi trả tối thiểu 85% lương thử việc.
  • Bắt buộc phải trả lương dưới 15 ngày, từ ngày thứ 16 khi chậm lương, người lao động sẽ được nhận thêm lãi theo mục lương còn nợ.
  • Lương thưởng khi làm việc tăng ca, ban đêm, Lễ tết:
    • Lương ca đêm = (Lương cơ bản x số giờ làm đêm x 30%)/(Công chuẩn x số giờ 1 ca).
    • Lương tăng ca = (Lương cơ bản x số giờ làm thêm x 50%)/(Công chuẩn x số giờ 1 ca).
    • Lương làm việc ngày nghỉ = (Lương cơ bản x số giờ làm thêm x 200%)/(Công chuẩn x số giờ 1 ca).
    • Lương Lễ Tết = (Lương cơ bản x số giờ làm thêm x 300%)/(Công chuẩn x số giờ 1 ca).

1.4. Cách tính lương thưởng

Về bản chất, cách tính thưởng KPI sẽ tuỳ thuộc vào chế độ và chính sách của từng công ty, tuy nhiên, cụ thể có thể được tách nhỏ từng phần như sau:

Lương KPI (Trong định mức) = Định mức thưởng x Tỉ lệ hoàn thành KPIs

Lương KPI (Vượt định mức) = Định mức thưởng x Tỉ lệ hưởng tương ứng với khoảng tỉ lệ KPIs hoàn thành

Lương doanh số (Trong định mức) = Doanh số thực hiện x Tỉ lệ hưởng

Lương doanh số (Vượt định mức) = Doanh số vượt mục tiêu x Tỉ lệ hưởng

Lương sản phẩm = Đơn giá sản phẩm x Số lượng sản phẩm

1.5. Nhân sự nghỉ việc, cần phải làm gì?

Ngoài các thủ tục bàn giao công việc thông thường, bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu ý về thủ tục đóng lương chi trả tới nhân viên khi có quyết định nghỉ việc, trong đó bao gồm: 

  • Xác nhận thanh lý hợp đồng lao động.
  • Giấy xác nhận bảng lương đã chi trả trong các tháng trước đó.
  • Hoá đơn đỏ đóng thuế TNCN cho nhân viên (3 liên duy nhất, trong đó 2 liên do phía Doanh nghiệp lưu trữ và 1 liên gửi tới người lao động).
  • Các giấy tờ đi kèm như sổ BHXH, xác nhận ngưng đóng BHYT… (Theo quy định của nhà nước). 

Một tin vui dành cho các anh chị nhân viên đi làm sau khi nghỉ việc: Nhà nước Việt Nam cũng đã đưa ra một số chính sách quan trọng để miễn trừ khoản thuế TNCN với một số vị trí có mức lương dưới các ngưỡng thu nhập đã được đặt ra. Anh chị nhân viên vui lòng tham khảo thông tin về thuế TNCN theo quy định Nhà nước TẠI ĐÂY.

Qua đó, anh chị vui lòng lưu giữ lại những thông tin này và tự làm thủ tục với cơ quan thuế vào mỗi cuối năm. 

Anh chị vui lòng đem các giấy tờ kể trên, kèm theo Hợp đồng lao động để có thể hoàn lại tiền thuế của mình đã đóng trong cả năm đó. Thông thường, Cục Thuế sẽ tổng kết khoản Hoàn/ Đóng thêm theo từng năm một. Do vậy, anh chị cần lưu ý rằng hạn chót là 31/03 của năm kế tiếp với hai trường đặc biệt:

  • Mức lương dưới định mức phải đóng thuế: Anh chị có thể làm thủ tục hoàn thuế bất cứ khi nào mà không cần phải để ý tới giới hạn thời gian. 
  • Mức lương trên định mức phải đóng thuế: Vui lòng hoàn thành trước 31/03 năm sau để tránh phát sinh nộp thêm lãi suất, tuỳ thuộc theo hạn mức lương cơ bản yêu cầu.

Rất nhiều người hiện không biết vì vậy bỏ quên điều kiện với khoản thuế TNCN, vì vậy ‘bỏ rơi’ quyền lợi, cũng như không làm tròn trách nhiệm và nghĩa vụ tới Nhà nước Việt Nam.

Bộ phận Nhân sự cũng cần lưu ý đến một số quyền lợi khi nhân viên nghỉ việc, để đảm bảo chấp hành và thực hiện đúng Pháp luật:

  • Không được phép giữ lương của nhân viên khi nghỉ việc, và chỉ bắt buộc phải chi trả tối đa 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, nhân viên bắt buộc phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan tới công ty, cùng với nghĩa vụ bàn giao đầy đủ công việc.
  • Ngày nghỉ phép sẽ được đổi ngang để nhân viên có thể nghỉ việc sớm, hoặc bắt buộc phải hoàn lại cho NLĐ bằng tiền mặt, theo khoản 3, Điều 133 BLLĐ 2019. 
  • Nhận trợ cấp thôi việc, kể cả khi Người lao động có nguyện vọng chấm dứt HĐLĐ theo đúng quy định của pháp luật. Qua đó, doanh nghiệp cần chi trả trợ cấp thôi việc với nhóm nhân sự đi làm tối thiểu 12 tháng, với chi tiết như sau:
    • Trợ cấp thôi việc = ½ x Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc x Thời gian làm việc (Được trích ra từ quỹ Bảo hiểm Thất nghiệp).
Sử dụng phần mềm chấm công, tính lương nào hiệu quả?
Sử dụng phần mềm chấm công, tính lương nào hiệu quả?

2. Sử dụng phần mềm chấm công, tính lương nào hiệu quả?

Có thể thấy, để nhân viên HR có thể thực hiện tất cả các tác vụ trên thực sự là một thử thách. Bởi họ cần đảm bảo tiến độ thời gian, đặc biệt ở các doanh nghiệp mới mở rộng quy mô. 

Do vậy, lời khuyên của MISA AMIS dành cho các nhóm doanh nghiệp này chính là sử dụng sức mạnh của công nghệ số để quản lý nhân sự dễ dàng và thuận tiện hơn, đặc biệt tiết kiệm thời gian thao tác nghiệp vụ cho nhân sự.

2.1. Phần mềm AMIS MISA đáp ứng 100% nghiệp vụ C&B

Khác biệt so với các phần mềm tính công, chấm lương khác, phần mềm AMIS MISA tương thích 100% với nhu cầu sử dụng của người dùng, chính là sự chuyển giao thông tin và hồ sơ nhân sự tự động từ Bộ phận tuyển dụng tới Thông tin nhân sự, bộ phận C&B, đánh giá, đào tạo và phát triển.

Tương tự như bộ phận HR truyền thống, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự online sẽ hỗ trợ nhân viên bộ phận nhân sự không phải thực hiện tác vụ nhiều lần để chuyển giao thông tin nhân sự, với quy trình tự động như sau:

  • Thông tin ứng viên được gửi vào hệ thống AMIS Tuyển dụng từ các nguồn, trang mạng, website tuyển dụng … 
  • Sau khi trúng tuyển, thông tin ứng viên được chuyển tiếp và lưu trữ sang:
    • AMIS Thông tin nhân sự, với các giấy tờ thủ tục đi kèm như Hợp đồng thử việc (khi mới bắt đầu đi làm), tự động cập nhật lên Hợp đồng chính thức (sau khi kết thúc quá trình thử việc)
    • AMIS Đánh giá, bao gồm mục tiêu, KPI đi kèm và nghĩa vụ của nhân viên đối với công ty
    • AMIS Chấm Công tự động cập nhật thông tin, IT tại doanh nghiệp sẽ khởi tạo FaceID (nhận diện khuôn mặt) và vân tay, qua đó ứng viên có thể tự cập nhật công ngay từ buổi đầu đi làm. Phạt đi muộn cũng sẽ được trích xuất trực tiếp từ AMIS Chấm công, được cập nhật hàng ngày.
    • AMIS BHXH và thuế TNCN qua đó nhận thông tin và lên chi tiết phần khấu trừ vào lương theo tháng của nhân viên.
    • Kết nối với AMIS Chấm công, BHXH, thuế TNCN, AMIS tiền lương sẽ tự động nhận thông tin chấm công, với mức lương thưởng đã được thoả thuận và nhập liệu trực tiếp từ buổi phỏng vấn trước đó. Hệ thống sẽ tự tổng hợp công, thưởng, các khoản khấu trừ cần thiết, sẵn sàng để bộ phận Nhân sự có thể tổng kết và trích xuất báo cáo cuối tháng. 
    • AMIS Đào tạo và Phát triển để nhân viên HR có thể dễ dàng thêm thông tin của ứng viên vào các buổi training đào tạo cần thiết, với chế độ làm bài Test online.
    • Nhân viên sử dụng AMIS Nhân viên để có thể tự cập nhật được thông tin, mức lương, chế độ đãi ngộ trên chính hồ sơ của mình.

Nhìn chung, đây chính là quy trình nghiệp vụ HR đã được tối giản hoá khi người dùng lựa chọn sử dụng AMIS MISA Nhân sự. Hơn thế nữa, quy trình online cũng sẽ giúp bộ phận HR tự động nhập liệu thông tin, các thông báo liên quan tới hoạt động Nhân sự nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.

>>> Trải nghiệm Demo sản phẩm AMIS MISA chỉ sau 2 phút tạo tài khoản tại đây

2.2. Lợi ích khi sử dụng quy trình chấm công tính lương

Đối với Bộ phận Nhân sự:

  • Tiết kiệm tối đa thời gian thực hành nghiệp vụ của nhân viên nhân sự.
  • Khai báo chính sách lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ đơn giản trên phần mềm.
  • Lương tự tính theo công thức đã được cập nhật từ trước đó.
  • Chính sách lương được cập nhật sát với Nguyên tắc trong Bộ Luật Lao Động Việt Nam.
  • Quản lý tổng quan khi chi trả lương, báo cáo phân tích thu nhập, công nợ lương và phúc lợi của nhân viên.

Đối với Ban lãnh đạo, CEO Doanh nghiệp:

  • Theo dõi phân bổ lương toàn diện, để có cái nhìn chính xác về quỹ lương và thu chi của nhân sự.
  • Tự động nhập chính sách, đãi ngộ tương ứng với vị trí, năng suất và thâm niên.
  • Điều chỉnh lương, thưởng, chế độ đãi ngộ để cân bằng lợi ích giữa các bên (doanh nghiệp và nhân viên).

Đối với Nhân viên công tác:

  • Theo dõi chính xác thông tin về lương thưởng và các vi phạm của cá nhân.
  • Có thể tự đối chiếu công tự động và thực tế đi làm.
  • Kết nối và phản hồi ngay tắp lự với bộ phận Nhân sự.
Thao tác quy trình chấm công tính lương đúng quy trình cực đơn giản
Thao tác quy trình chấm công tính lương đúng quy trình cực đơn giản

3. Thao tác quy trình chấm công tính lương với AMIS Chấm công và AMIS Tính lương

Chúng tôi xin phép gửi tới quý doanh nghiệp demo xây dựng, khởi tạo hệ thống chấm công, tính lương từ đầu của bộ phận Nhân sự, để tiếp nhận ứng viên từ bước Tuyển dụng tới khi nhận việc chính thức, với dữ liệu được cập nhật trực tiếp lên phần mềm AMIS Chấm công và AMIS Tính lương. 

Sản phẩm AMIS Chấm công và AMIS Tính lương chính là giải pháp hoàn hảo, được theo dõi, kiểm soát và quản lý bởi bộ phận nhân sự và ban Lãnh đạo.

3.1. AMIS Chấm công

Thông tin của nhân sự sau khi được chuyển từ AMIS Thông tin nhân sự tới AMIS Chấm công, tiếp tục quy trình chấm công tính lương.

3.1.1. Tính năng ưu việt của AMIS Chấm công

  • Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ, tính năng cho doanh nghiệp theo quy mô lĩnh vực, chấm công hành chính hay đơn vị chấm công có nhiều ca kíp.
  • Kết nối máy chấm công, tự động lọc dữ liệu để hiển thị kết quả chấm công nhanh chóng.
  • Lập/duyệt đơn ngay trên mobile/web nhanh chóng.
  • Nhân viên xem kết quả chấm công hàng ngày, kịp thời phản ánh khi có sai sót.
  • Tính kết nối đa dạng, linh hoạt với nhiều ứng dụng khác trong nền tảng MISA AMIS: Tiền lương, Nhân viên…

3.1.2. Tóm gọn quy trình 11 bước thao tác khởi tạo chấm công

THIẾT LẬP DỮ LIỆU BAN ĐẦU

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu nhân viên ban đầu, với danh sách nhân viên cụ thể cần chấm công.

  • Trong lần đầu sử dụng HR lấy thông tin bằng cách cập nhật trên AMIS  thông tin nhân sự.
  • Để cập nhật nhanh thông tin mã chấm công và số ngày phép cho hàng loạt, bằng Tính năng ‘Xuất khẩu’ và ‘Nhập khẩu’ trên ứng dụng.

Bước 2: Thiết lập quy định chấm công, để hệ thống có căn cứ tính toán và hiển thị kết quả chấm công.

  • Tự động điền giờ vào và giờ ra, để thỏa mãn điều kiện chấm công.
  • Tự động chấm công khi đến ca làm của nhân viên.
  • Nếu đơn vị chấm công theo số công chuẩn, bộ phận nhân sự cần khai báo số công chuẩn cho toàn công ty hoặc từng bộ phận.
  • Đơn vị chấm công theo ngày công thực tế, mà không cần kiểm tra chéo lại với nhân viên.

Một số thông tin tối thiểu bộ phận nhân sự cần khởi tại trên hệ thống:

  • Thực hiện các thiết lập chung.
  • Các loại nghỉ đặc biệt.
  • Nghỉ tuần, nghỉ lễ.

Bước 3: Khởi tạo quy định làm thêm

Bộ phận nhân sự cần khai báo các quy định làm thêm của đơn vị để hệ thống có căn cứ tính toán để hiển thị kết quả chấm công làm thêm giờ cho nhân viên.

Bước 4: Khởi tạo và Thiết lập hệ thống chung.

Để gửi, nhận email đúng người, đúng lúc, đúng nội dung, bộ phận Nhân sự cần thiết lập Email thông báo và chỉ định nhân sự quản lý đơn:

Email Thông báo: 

  • Nếu nhân sự không thiết lập thì AMIS Chấm công sẽ tự động lấy email thiết lập của hệ thống AMIS để gửi email thông báo.
  • Nếu doanh nghiệp có server mail riêng, bộ phận Nhân sự khai báo địa chỉ email và mật khẩu công ty để hệ thống sử dụng gửi mail thông báo.

Nhân sự quản lý đơn: 

  • Nhân viên Nhân sự cần khai báo địa chỉ email cá nhân của mình để nhận được email thông báo khi có nhân viên lập đơn xin nghỉ, đơn làm thêm, đi công tác.
  • Nếu chi nhánh, văn phòng có 1 nhân sự quản lý chấm công riêng thì Admin cần khai báo địa chỉ email từng nhân sự cho từng chi nhánh/ văn phòng, để nhận được đúng email của nhân viên chi nhánh mình quản lý.

Bước 5: Thiết lập vai trò, quản lý người dùng.

Giúp Admin phân quyền chi tiết đến từng chức năng cho từng HR. Quản lý người dùng giúp Admin thêm và phân quyền cho từng nhân viên sử dụng AMIS Chấm công.

  • Trên hệ thống mặc định sẵn 2 vai trò là Quản trị ứng dụng và bộ phận Nhân sự.
  • Đơn vị có nhiều nhân viên Nhân sự và quyền hạn sử dụng phần mềm khác nhau thì admin có thể thêm vai trò và phân quyền cho từng nhân viên sử dụng.

PHÂN CA

Bước 6: Khai báo ca và phân ca làm việc.

Bộ phận Nhân sự cần khai báo ca làm việc và thực hiện phân ca cho nhân viên để bắt đầu sử dụng AMIS Chấm công.

Bộ phận Nhân sự vào Ca làm việc, Danh sách ca để khai báo ca làm việc.

Bộ phận Nhân sự vào Phân ca làm việc, Bảng phân ca tổng hợp để thực hiện phân ca và xem kết quả phân ca.

Bước 7: Bảng phân ca tổng hợp và bảng phân ca chi tiết.

Nhân sự vào theo dõi được bảng phân ca tổng hợp của đơn vị.

Nhân sự có thể phân ca chi tiết tới từng nhân viên để tránh bị trùng lặp ca làm việc.

KIỂM SOÁT VÀ TỔNG HỢP

Bước 8: Bảng chấm công chi tiết hàng ngày: Căn cứ để chấm công, tính lương cho nhân viên.

Chấm công theo ngày hoặc theo ca:

  • Đủ công nếu nhân viên chấm công đủ số lần theo quy định chấm công hoặc có đơn xin nghỉ có hưởng lương cả ngày.
  • Nửa công nếu nhân viên không chấm công đủ số lần theo quy định chấm công hoặc có đơn xin nghỉ có hưởng lương nửa ngày.
  • Nghỉ không lương nếu không có dữ liệu chấm công hoặc có đơn xin nghỉ không hưởng lương cả ngày.

Đơn vị chấm công theo giờ:

Giờ công = Giờ ra – Giờ vào – Giờ nghỉ giữa ca

Bước 9: Tổng hợp công, giúp nhân sự tổng hợp công tự động theo kết quả chấm công từ bảng chấm công chi tiết.

Thêm bảng chấm công tổng hợp và các hình thức tổng hợp công:

  • Tổng hợp công theo ngày.
  • Tổng hợp công theo giờ.
  • Tổng hợp công theo ca.

Bước 10: Xác nhận công.

HR nhấn Gửi xác nhận để yêu cầu nhân viên xác nhận công.

  • Nhân viên nhân được thông báo trên ứng dụng Nhân viên.
  • Bảng chấm công có trạng thái Đã hoàn thành sẽ không thể sửa hay cập nhật thông tin được nữa.

Bước 11: Thống kê báo cáo, Biểu đồ tổng quan.

Quản lý theo được tình hình biến động của công ty với các biểu đồ trực quan, tức thì:

-Đi muộn về sớm.

-Thực tế đã nghỉ.

-Kế hoạch nghỉ.

-Tình hình nghỉ theo thời gian.

-Tình hình nghỉ theo phòng ban.

Nhân sự, quản lý xem được báo cáo chi tiết ở Báo cáo. Qua đó, bộ phận nhân sự có thể chọn được báo cáo, lọc và xuất khẩu file chấm công.

Đây là quy trình bộ phận nhân sự có thể áp dụng cho cả nhân viên làm toàn thời gian, bán theo gian và theo ca không cố định.

3.1.3. Cập nhật một số tính năng sắp phát triển

  • Đề nghị đổi ca
  • Chấm công theo giờ linh hoạt và giờ làm việc thực tế.
  • Chấm công theo địa điểm có hệ số công khác nhau
  • Chấm công tại văn phòng bằng máy tính bảng nhận diện khuôn mặt
  • Chấm công từ xa bằng web/mobile không xác thực; chấm công hộ
  • Chấm công từ xa bằng web/mobile có xác thực khuôn mặt
  • Chấm công từ xa bằng web/mobile có xác thực bằng wifi/GPS

Để lại thông tin, miễn phí dùng thử trong vòng 30 ngày! (Form)

3.2. AMIS Tính lương

Tổng hợp cách làm và quy trình nghiệp vụ sử dụng AMIS Tính lương để thanh toán lương và phúc lợi hàng tháng cho nhân viên.

3.2.1. Tính năng ưu việt nổi bật

  • Tự động kết nối với các phần mềm khác trong nền tảng AMIS (Chấm công, Thuế TNCN, Kế toán, Thông tin nhân sự, Nhân viên…) để thực hiện quy trình tính lương đầy đủ, nhanh chóng, chính xác.
  • Cho phép tùy biến công thức theo quy định, chính sách của từng đơn vị, doanh nghiệp.
  • Dễ dàng thêm/bớt các cột thông tin tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
  • Hệ thống báo cáo phân tích tức thời, trực quan dưới dạng biểu đồ về tình hình lương của đơn vị.

3.2.2. Tóm gọn quy trình 12 bước thao tác lương

Bước 1: Thiết lập danh sách nhân viên.

HR theo dõi được thông tin cá nhân, thông tin lương của nhân viên.

-Trong lần đầu sử dụng: HR nhấn Cập nhật để tự động lấy dữ liệu từ AMIS Hồ sơ hoặc AMIS Hệ thống.

Lưu ý:

  • HR cần thêm nhân viên trên AMIS Hệ thống hoặc AMIS Hồ sơ, hệ thống sẽ tự động đồng bộ về AMIS Tiền lương.
  • Để cập nhật nhanh Thông tin nhân viên, Lịch sử lương, Người phụ thuộc, HR nên dùng chức năng Nhập khẩu.

Bước 2: Thiết lập thông số mặc định.

HR tiết kiệm thời gian, công sức khai báo một số thông tin về thuế suất Thuế TNCN hoặc tỉ lệ đóng, mức đóng BHXH khi thêm mới nhân viên hoặc cập nhật hồ sơ nhân viên.

Lương: Hệ thống đã mặc định sẵn mức lương cơ sở và lương trần đóng BHXH.

Thuế TNCN: Các thông tin về thuế sẽ được lấy làm giá trị mặc định khi có nhân viên mới và cập nhật trạng thái nhân viên.

Nhân viên: Tùy theo từng đơn vị, HR vào khai báo nhân viên được đóng bảo hiểm ngay khi thử việc hay khi là nhân viên chính thức hoặc đủ thâm niên.

Bước 3: Thiết lập hệ thống để gửi/ nhận email thông báo tiền lương cho từng đơn vị.

Cấu hình email:

– Nếu HR không thiết lập thì AMIS Tiền lương sẽ tự động lấy email từ Hệ thống (AMIS System) để gửi thông báo lương cho nhân viên tại từng đơn vị.

– Nếu đơn vị có mail riêng, HR cần khai báo địa chỉ email và mật khẩu của email đơn vị để hệ thống sử dụng gửi email thông báo.

– Nhân sự quản lý tiền lương:

-HR khai báo email cá nhân của mình hay những người có quyền hạn truy cập quản lý tiền lương của đơn vị để kịp thời nhận thông báo.

Nhật ký truy cập:

– Khi có vấn đề về dữ liệu, HR có thể xem lại nhật ký truy cập để tìm ra nguyên nhân.

Bước 4: Thiết lập biểu mẫu giúp HR tùy chỉnh mẫu email, mẫu phiếu lương theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mẫu email: cung cấp sẵn một số biểu mẫu theo từng đơn vị:

  • Email xác nhận lương.
  • Email thông báo cập nhật phiếu lương.
  • Email phản hồi thắc mắc lương.
  • Email thông báo chi trả lương.

Mẫu in phiếu lương: Đối với nhân viên không sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính, HR có thể in phiếu lương cho nhân viên xem để xác nhận lương.

Hệ thống cung cấp sẵn mẫu phiếu lương và HR có thể tùy chỉnh lại để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.

Bước 5: Khai báo thành phần lương để bắt đầu sử dụng AMIS Tiền lương.

Phần mềm mặc định mang đi bộ thành phần lương phổ biến để khi sử dụng có thể dùng được luôn như: Lương ngày công, số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh, thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN…

HR có thể tự khai báo thêm các thành phần khác và giá trị, công thức tính theo chính sách của đơn vị.

Chương trình hỗ trợ khai báo các phép tính, loại công thức như Excel: SUM, IF, AND, OR…

Bước 6: Xây dựng chính sách lương: HR thiết lập công thức tính lương, thiết lập bộ dữ liệu để căn cứ tính lương cho nhân viên.

  • Lương: HR khai báo chính sách lương theo từng bộ phận hoặc vị trí công việc.
  • Phụ cấp: Khai báo cho từng bộ phận, vị trí công việc bằng việc chọn các thành phần lương vào chính sách lương.
  • Khấu trừ: HR cần khai báo chính sách khấu trừ phát sinh hàng tháng đối với bộ phận và các vị trí công việc.
  • Nếu có các khoản khấu trừ phát sinh HR khai báo trực tiếp trong dữ liệu tính lương.

Bước 7: Khai báo dữ liệu tính lương để căn cứ làm thông tính đầu vào chấm công

Khai báo dữ liệu tính lương để khi sử dụng, hệ thống có căn cứ để tính lương.

Các loại dữ liệu bao gồm: Chấm công, Doanh số, KPI, Sản phẩm, Thu nhập khác, Khấu trừ khác…

Trong mỗi loại dữ liệu tính lương đều có mặc định các cột thông tin của hệ thống, HR có thể tùy chỉnh thêm bớt các cột theo yêu cầu của quản lý đơn vị.

Bước 8: Tính lương dựa trên những chính sách và dữ liệu tính lương đã thiết lập.

Khi có đầy đủ dữ liệu tính lương, HR chỉ cần tạo bảng lương, hệ thống sẽ tự động tính lương theo các thiết lập.

Lưu ý:

BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN hệ thống tự động tính theo quy định nhà nước và các khai báo trong danh sách nhân viên.

Trường hợp, HR kiểm tra thấy số tiền tính toán chưa chính xác, HR cần kiểm tra lại việc khai báo công thức tính lương của từng thành phần lương và dữ liệu tính lương tương ứng.

Bước 9: Tính lương dựa trên những chính sách và dữ liệu tính lương đã thiết lập.

Nếu có phát sinh tạm ứng lương cho nhân viên, HR vào chức năng Tạm ứng để thực hiện ghi nhận số tiền tạm ứng cho nhân viên và theo dõi công nợ.

Bước 10: Xác nhận lương.

Khi đã có bảng lương, HR gửi cho nhân viên xác nhận, nếu có sai sót còn kịp thời điều chỉnh để chi trả lương đúng kỳ hạn.

Lưu ý

-Sau khi HR gửi phiếu lương, nhân viên sẽ nhận được thông báo ở ứng dụng Nhân viên.

-Nhân viên xác nhận hoặc phản hồi, HR sẽ nhận được thông báo để kịp thời kiểm tra.

-HR sửa bảng lương thì phiếu lương của nhân viên được tự động cập nhật theo.

Bước 11: Chi trả lương.

Sau khi tính lương và chốt được bảng lương, HR thêm bảng thanh toán lương để ghi nhận số tiền thanh toán lương.

Nếu có tạm ứng, HR chọn bảng tạm ứng tham chiếu để trừ đi số tiền đã tạm ứng trước khi thanh toán lương cho nhân viên.

HR xem được tình hình chi trả lương của nhân viên.

Bước 12: Thống kê báo cáo.

HR có thể xem nhanh được tình hình công nợ lương giữa nhân viên và công ty trên báo cáo Tổng hợp công nợ được hệ thống tự động tổng hợp.

3.2.3. Cập nhật một số tính năng sắp phát triển 

  • Kết nối AMIS Kế toán để chuyển thông tin chi trả lương sang hạch toán kế toán.
  • Tính lương sản phẩm theo ngày.
  • Thang bảng lương, ngạch bậc lương.
  • Kết nối AMIS KPI, AMIS Đánh giá, AMIS CRM để lấy dữ liệu tính lương.
  • Quyết toán lương cuối năm (đối với DN thực hiện tính lương trong năm là tạm tính).

Để lại thông tin, miễn phí dùng thử trong vòng 30 ngày!

3.3. AMIS Nhân viên

3.3.1. [Nhân viên] 8 bước báo công, ca và cập nhật thông tin cá nhân

Bước 1: Xem danh sách ca và thực hiện đăng ký ca.

Khi có yêu cầu đăng ký ca được gửi từ HR/Quản lý, CBNV có thể xem được danh sách đăng ký ca chi tiết từ đó lựa chọn ca phù hợp với cá nhân mình.

Bước 2: Xem và xác nhận kết quả chấm công.

Nhân viên có thể tự xem được bảng chấm công của mình để xác nhận hoặc đề nghị cập nhật công kịp thời.

Bước 3: Đề nghị cập nhật công.

Khi HR gửi bảng chấm công có cho phép xác nhận, CBNV có thể đề nghị cập nhật công và theo dõi tình trạng của các đề nghị cập nhật công đó.

Bước 4: Đăng ký đi muộn về sớm.

NV có thể đăng ký đi muộn về sớm và theo dõi tình trạng đơn.

Bước 5: Lập đơn xin nghỉ/xin vắng mặt.

NV có thể theo dõi số ngày nghỉ phhép cả năm/đã nghỉ/còn lại/được dùng trong tháng, lập đơn xin nghỉ/xin vắng mặt và theo dõi tình trạng của đơn.

Bước 6: Đăng ký làm thêm giờ, làm bù, đi công tác.

NV có thể đăng ký làm thêm giờ, làm bù, đi công tác và chọn thêm các NV khác đi cùng.

Bước 7: Đăng ký nghỉ phép năm.

NV có thể đăng ký kế hoạch nghỉ phép năm hoặc khi có yêu cầu.

Bước 8: Nhận thông báo phúc lợi về lương thưởng và phiếu lương chi tiết qua AMIS Nhân viên và Mail nội bộ.

3.3.2. [Quản lý quy trình chấm công tính lương] 5 bước nghiệp vụ dành cho Quản lý

Bước 1: Tạo bảng phân ca, lập và duyệt yêu cầu đăng ký ca.

Nếu được phân quyền, Quản lý có thể tạo bảng phân ca, lập yêu cầu đăng ký ca gửi đến NV và duyệt các yêu cầu đăng ký ca mà NV gửi về.

Bước 2: Duyệt đề nghị cập nhật công.

Quản lý dễ dàng theo dõi các đơn đề nghị cập nhật công và thực hiện hành động tương ứng: Duyệt / Từ chối / Chuyển người duyệt.

Bước 3: Duyệt đăng ký đi muộn về sớm.

Quản lý dễ dàng theo dõi các đơn đăng ký đi muộn về sớm và thực hiện hành động tương ứng: Duyệt / Từ chối / Chuyển người duyệt.

Bước 4: Duyệt đơn xin nghỉ/xin vắng mặt.

Quản lý dễ dàng theo dõi các đơn xin nghỉ/xin vắng mặt và thực hiện hành động tương ứng: Duyệt / Từ chối / Chuyển người duyệt.

Bước 5: Đăng ký làm thêm giờ, làm bù, đi công tác.

Quản lý dễ dàng theo dõi các đơn đăng ký làm thêm giờ, làm bù, đi công tác và thực hiện hành động tương ứng: Duyệt / Từ chối / Chuyển người duyệt.

4. Tổng kết

Quy trình chấm công tính lương vốn là nghiệp vụ không khó, nhưng khá phức tạp. Do vậy, nhóm doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn tốt nhất nên sử dụng phần mềm chấm công, tính lương để tối ưu hiệu quả của bộ phận nhân sự, để có sự công bằng và rõ ràng trong quyền lợi và lương thưởng dành cho nhân viên.

Chia sẻ bài viết hữu ích này