Phần mềm chấm công: Giải pháp cắt giảm chi phí & tối ưu hiệu quả

Trong thời đại số, doanh nghiệp không chỉ cần “làm nhiều hơn với ít nguồn lực hơn” mà còn phải tối ưu mọi quy trình vận hành để cạnh tranh bền vững. Một trong những yếu tố tưởng chừng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, hiệu quả và chi phí vận hành chính là quản lý chấm công. Thay vì thủ công, các phần mềm chấm công hiện đại mang lại khả năng tự động hóa – minh bạch – tiết kiệm cho mọi doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Vậy vì sao nên sử dụng phần mềm chấm công? Làm sao để lựa chọn được giải pháp phù hợp với quy mô và ngân sách của bạn? Bài viết này MISA AMIS sẽ giúp bạn làm rõ tất cả, cùng danh sách 10 phần mềm chấm công được đánh giá cao nhất hiện nay.

1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công?

Việc đầu tư vào một phần mềm chấm công mang lại nhiều lợi ích hơn hẳn chi phí mà bạn bỏ ra. Dưới đây là những lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển từ cách chấm công truyền thống sang sử dụng phần mềm:

1.1 Cắt giảm hàng loạt chi phí ẩn

• Chi phí do vi phạm giờ làm: Nhân viên đi muộn, về sớm hoặc làm sai quy định giờ giấc – gây tổn thất lớn nếu không được kiểm soát kịp thời.

• Chi phí gian lận công: Tình trạng “chấm công hộ” (buddy punch) là thực tế tại nhiều doanh nghiệp. Các phần mềm hiện đại đã tích hợp nhận diện khuôn mặt, GPS, vân tay để khắc phục triệt để vấn đề này.

• Chi phí xử lý lỗi tính công, bảng lương: Tự động đồng bộ dữ liệu công – lương – thuế, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nhiều giờ làm việc mỗi tháng cho bộ phận HR.

• Chi phí nhân sự vận hành: Một phần mềm tốt có thể thay thế 1-2 nhân sự hành chính nhờ quy trình tự động.

1.2 Tối ưu hiệu quả nhân sự và năng suất toàn doanh nghiệp

• Chấm công mọi lúc, mọi nơi: Dù làm việc tại văn phòng, từ xa hay tại công trường, nhân viên vẫn có thể chấm công qua điện thoại hoặc thiết bị hỗ trợ.

• Tăng tính minh bạch & công bằng: Dữ liệu chấm công rõ ràng, tránh tranh chấp và tạo nền tảng văn hóa làm việc chuyên nghiệp.

• Quản lý tập trung: Thay vì tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều chi nhánh, phần mềm cho phép giám sát tình trạng nhân viên theo thời gian thực.

2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công

Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc:

2.1 Giao diện trực quan, dễ sử dụng

• Không cần kỹ thuật cao để sử dụng

• Triển khai nhanh chóng, thao tác dễ hiểu

2.2 Tích hợp được với bảng lương & phần mềm nhân sự

• Kết nối dữ liệu chấm công với phần mềm tính lương, bảo hiểm, KPI

• Tránh sai sót khi nhập tay và tiết kiệm thời gian

2.3 Hỗ trợ chấm công linh hoạt: vân tay, GPS, mobile app

• Đảm bảo phù hợp với nhiều mô hình làm việc: văn phòng – sản xuất – remote

• Có khả năng xác thực định danh người dùng

2.4 Truy cập dữ liệu từ xa & theo thời gian thực

• Theo dõi nhân sự tại nhiều địa điểm

• Hệ thống báo cáo nhanh chóng, hỗ trợ ra quyết định kịp thời

2.5 Bảo mật & tuân thủ pháp lý

• Có phân quyền chặt chẽ theo từng vai trò trong doanh nghiệp

• Dữ liệu chấm công được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần

3. Top 10 phần mềm chấm công nhân viên hàng đầu hiện nay

3.1 Phần mềm chấm công MISA AMIS

AMIS Chấm Công là phần mềm chấm công thông minh do MISA phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả với các phương thức hiện đại như Face ID, GPS, QR Code, Wifi và kết nối máy chấm công.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý ca linh hoạt: ca xoay, ca đêm, làm thêm giờ.

• Thiết lập quy định riêng cho từng phòng ban/chi nhánh.

• Nhân viên đăng ký nghỉ phép, tăng ca trên app; quản lý phê duyệt nhanh.

• Hỗ trợ chấm công từ xa qua GPS, QR Code, Wifi.

• Báo cáo trực quan: đi muộn, về sớm, nghỉ phép, công làm thêm.

• Cảnh báo chấm công thiếu/sai giờ.

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi qua web, điện thoại, tablet.

• Chống gian lận, bảo mật dữ liệu nhân sự.

DÙNG THỬ & NHẬN TƯ VẤN

Chi phí:

• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

• Giá: 5.100.000 VNĐ/năm cho 30 người dùng.

• Doanh nghiệp quy mô lớn có thể yêu cầu báo giá chi tiết từ MISA.

• Với số lượng nhân viên lớn hơn hãy tải báo giá chi tiết tại đây.

3.2 Phần mềm chấm công Tanca

Tanca là phần mềm chấm công thuộc nền tảng quản lý nhân sự Tanca.io, hỗ trợ đa dạng phương thức chấm công và dễ dàng tích hợp với các thiết bị như máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công bằng Camera AI nhận diện khuôn mặt, hoạt động cả khi mất kết nối Internet.

• Hỗ trợ GPS, WiFi, QR Code – phù hợp với nhân viên di chuyển hoặc làm việc từ xa.

• App di động và web cho phép theo dõi lịch làm, xin nghỉ, bổ sung công.

• Theo dõi lộ trình di chuyển nhân viên.

• Quản lý bữa ăn công ty.

Chi phí: 

• Miễn phí: Tối đa 25 tài khoản (gồm CORE HR, chấm công, lịch làm việc).

• Gói Cơ bản: $49/tháng cho 50 tài khoản.

• Gói Tiêu chuẩn: $99/tháng.

• Gói Chuyên nghiệp: $199/tháng.

• Gói Doanh nghiệp: $199/tháng, mở rộng thêm nhiều tính năng cao cấp.

3.3 Phần mềm chấm công Base Checkin

Base Checkin là giải pháp chấm công thuộc bộ phần mềm Base HRM+, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả và hỗ trợ tự động hóa quy trình tính công – tính lương. Sản phẩm phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực doanh nghiệp khác nhau.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công qua GPS, WiFi, Face ID – phù hợp cả làm việc tại văn phòng và từ xa.

• Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý thủ công.

• Đồng bộ dữ liệu với phần mềm tính lương, hỗ trợ HR & C&B tính lương nhanh, chính xác.

• Quản lý và phân ca linh hoạt theo nhiều khung giờ.

• Cảnh báo bất thường giúp phát hiện sai phạm và tăng tính minh bạch.

Chi phí:

• Gói Starter: 450.000 VNĐ/tháng cho tối đa 30 tài khoản.

• Doanh nghiệp có quy mô lớn hơn cần liên hệ để nhận báo giá chi tiết.

3.4 Phần mềm chấm công 1Office

1Office cung cấp giải pháp chấm công thuộc hệ thống 1HRM, giúp doanh nghiệp quản lý ca làm việc, tính công và đơn từ một cách dễ dàng. Phần mềm hỗ trợ kết nối máy chấm công và đồng bộ dữ liệu chính xác lên bảng công.

Tính năng nổi bật:

• Phân ca linh hoạt theo chức vụ, phòng ban, vị trí.

• Kết nối với máy chấm công, hỗ trợ nhiều hình thức chấm công.

• Thiết lập quy trình duyệt đơn xin nghỉ, làm thêm, đi muộn, về sớm.

• Giao diện bảng công mô phỏng Excel, tự động tính công.

• Nhân viên có thể theo dõi bảng công cá nhân trực tiếp.

Chi phí:

3.5 Phần mềm chấm công Wise Eye

Wise Eye là một trong những phần mềm chấm công tiên phong tại Việt Nam, ra đời từ năm 2008. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giờ làm thông qua các thiết bị như máy chấm công vân tay, thẻ từ hoặc nhận diện khuôn mặt.

Tính năng nổi bật:

• Khai báo và quản lý thông tin nhân viên chấm công.

• Hỗ trợ nhận diện sinh trắc học, Face ID, kiểm soát cửa ra vào.

• Sắp xếp lịch làm việc theo ca/kíp.

• Xuất file dữ liệu chấm công để tính lương.

Tính năng nổi bật:

• Khai báo, quản lý thông tin nhân viên chấm công
• Tích hợp chấm công bằng gương mặt, nhận dạng sinh trắc học, giúp kiểm soát cửa ra vào.
• Khai báo, sắp xếp lịch trình làm việc
• Xuất file chấm công

Chi phí: 

3.6 Phần mềm chấm công VeriClock

VeriClock là phần mềm chấm công dựa trên nền tảng đám mây do công ty VeriClock (Canada) phát triển từ năm 2010. Phần mềm giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo thời gian thực, hỗ trợ chấm công từ xa, định vị GPS và tự động tính lương.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công qua điện thoại và máy tính.

• Theo dõi vị trí GPS tại thời điểm chấm công.

• Tự động tính lương từ dữ liệu giờ làm.

• Xuất báo cáo thời gian làm việc chi tiết.

• Kết nối với các phần mềm khác phục vụ quản lý nhân sự.

Chi phí:

• Dùng thử 30 ngày miễn phí.

• Phí sử dụng: 10 USD/tháng + 5 USD cho mỗi tài khoản người dùng.

3.7 Phần mềm chấm công quốc tế HubStaff

Hubstaff là phần mềm chấm công nổi bật trên thị trường quốc tế, được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tin dùng để quản lý thời gian làm việc và hiệu suất nhân viên theo từng dự án, công việc cụ thể. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Hubstaff phù hợp với các tổ chức có nhu cầu theo dõi chi tiết thời gian lao động.

Tính năng nổi bật:

• Ghi nhận giờ làm việc theo dự án, nhiệm vụ cụ thể.

• Chấm công đa nền tảng: web, desktop, Android, iOS.

• Tạo bảng công trực tuyến và tự động tổng hợp dữ liệu.

• Cung cấp hơn 17 loại báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, năng suất.

• Quản lý thời gian, hiệu suất làm việc song song trên cùng hệ thống.

Chi phí:

• Dùng thử miễn phí 14 ngày.

• Gói Starter: $4.99/tài khoản/tháng.

• Gói Simple: $7/tài khoản/tháng.

• Gói Grow: $7.50/tài khoản/tháng.

• Gói Premium: $10/tài khoản/tháng.

3.8 Phần mềm chấm công HappyTime

HappyTime là phần mềm chấm công thuộc hệ sinh thái HR Tech của TopCV, hỗ trợ tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ chấm công, tính công – lương và quản lý đơn từ. Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp tính năng truyền thông nội bộ và game hóa giúp tăng trải nghiệm nhân viên.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công bằng vân tay, camera AI, QR code, GPS, WiFi.

• Phân ca thông minh, nhắc lịch làm việc, hỗ trợ quản lý đơn từ.

• Chấm công linh hoạt từ xa qua app, phù hợp doanh nghiệp hybrid.

• Game hóa (gamification) tăng mức độ tương tác và động lực nhân viên.

Chi phí:

• Gói Happy Starter: 10.000 VNĐ/user/tháng (tối đa 200 nhân sự).

• Gói Happy Pro: 15.000 VNĐ/user/tháng (tối đa 500 nhân sự, thêm tính năng nâng cao).

3.9 Phần mềm quản lý chấm công online FastWork

FastWork là phần mềm chấm công trực tuyến hỗ trợ quản lý chấm công theo ca, theo vị trí và thời gian thực. Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu phân ca phức tạp hoặc nhân sự thường xuyên làm việc ngoài hiện trường.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý ca làm việc linh hoạt, phân – đổi ca nhanh chóng.

• Chấm công theo thời gian thực, định vị GPS, Face ID.

• Theo dõi chuyên cần, duyệt đơn xin nghỉ, đi trễ, làm thêm trên di động.

• Báo cáo real-time, hiển thị tình hình nhân sự trực quan.

Chi phí:

• Gói Chấm công: 10.000 VNĐ/người dùng/tháng.

3.10 Phần mềm chấm công Acheckin

ACheckin là ứng dụng chấm công thông minh tích hợp nhiều tính năng quản trị nhân sự, tài sản và công việc. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa đến lớn nhờ khả năng tùy chỉnh cao và quản lý toàn diện.

Tính năng nổi bật:

• Chấm công bằng QR Code, GPS, Camera AI.

• Báo cáo ngày công, phép, giờ vào – ra chi tiết theo thời gian thực.

• Tự động xử lý và phê duyệt đơn xin nghỉ, làm thêm, đi muộn.

• Hỗ trợ đăng ký – đổi ca, linh hoạt theo yêu cầu tổ chức.

• Tùy chỉnh xuất báo cáo theo định dạng riêng của doanh nghiệp.

Chi phí:

5. Kết luận: Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp là đầu tư sinh lời lâu dài

Việc lựa chọn phần mềm chấm công không chỉ đơn thuần là tối ưu quy trình hành chính, mà còn là bước đệm chiến lược giúp doanh nghiệp chuyển đổi số, tăng hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Tùy theo quy mô, mô hình làm việc và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ các giải pháp truyền thống đến nền tảng SaaS hiện đại.

Nếu bạn đang tìm một phần mềm chấm công tích hợp đầy đủ tính năng, thân thiện với người dùng, phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam và có thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng, MISA AMIS Chấm Công là giải pháp lý tưởng để bắt đầu.