Kiến thức Quản lý nhân sự Các loại phần mềm chấm công thông dụng nhất hiện nay

Các loại phần mềm chấm công thông dụng nhất hiện nay

27
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG

Phần mềm chấm công là công cụ không thể thiếu giúp nhân sự chấm công, quản lý thời gian để thực hiện tính lương cho nhân viên. Bài viết này sẽ giúp bạn tham khảo thông tin các loại phần mềm thông dụng hiện nay, chức năng và cách lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp.

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là phần mềm có chức năng thu thập thông tin về thời gian như giờ giấc ra vào, đi muộn về sớm của từng nhân viên để nhà quản lý có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên chính xác nhất.

Phần mềm thường được tích hợp với máy chấm công để ghi nhận thông tin, hoặc một số khác hiện đại hơn có khả năng định vị, ghi nhận thời gian tăng ca, nghỉ phép,…

Những chức năng chính

Như đã đề cập, loại phần mềm này có chức năng chính là ghi nhận thời gian đến, ra về của nhân viên hay những lần ra vào của các thành viên trong tổ chức.Ngoài ra các chức năng khác như:

  • Lưu trữ thông tin của nhân viên như mã nhân viên, họ tên tương ứng…, là căn cứ để đối chiếu công tính lương
  • Ghi lại lịch sử chấm công: thời gian check in, check out, đi sớm về muộn,…
  • Quản lý ca làm việc
  • Chức năng phân quyền để tránh trường hợp nhân viên sửa dữ liệu từ máy chấm công/phần mềm chấm công
  • Khả năng tích hợp với nhiều dòng máy chấm công
  • Tổng hợp báo cáo chấm công từ máy chấm công…

Đây là những chức năng cơ bản để đảm bảo nhân sự hay kế toán viên có thể nhanh chóng tổng hợp bảng chấm công, thực hiện công tác tính lương, thưởng chuyên cần,… chính xác cho nhân viên.

Các loại phần mềm để chấm công thông dụng

Có 2 loại phần mềm phổ biến: phần mềm miễn phí và phần mềm có tính phí.

Phần mềm chấm công miễn phí

Là phần mềm miễn phí trong suốt quá trình sử dụng. Hiện nay trên thị trường có khá ít loại phần mềm tương tự mà chủ yếu người dùng sẽ sử dụng máy chấm công, sau đó trích xuất dữ liệu chấm công ra bằng excel để tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày.

Một số phần mềm cung cấp 7 ngày sử dụng miễn phí hoặc 15 ngày dùng thử miễn phí. Sau khoảng thời gian này, thông tin chấm công sẽ bị xóa bỏ. Ngoài ra loại phần mềm này cũng giới hạn chức năng, chỉ có thể ghi nhận được thời gian đến/về của nhân viên mà khó quản lý ca làm việc, thời gian làm thêm, nghỉ phép…

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên đầu tư máy chấm công và trích xuất dữ liệu ra excel. Phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ & nhỏ, số lượng nhân sự ít.

Phần mềm chấm công tính lương

Đây là loại phần mềm được sử dụng phổ biến nhất bởi chức năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu quản lý công, ca làm việc và tính lương nhân viên.

Chẳng hạn như AMIS Nhân sự, đây không đơn thuần là phần mềm có chức năng chấm công mà còn là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, đáp ứng các nghiệp vụ:

  • Chấm công: ghi nhận thời gian đi muộn về sớm của nhân viên, số giờ tăng ca, quản lý thời gian đi công tác, thời gian nghỉ phép của nhân viên. Quản lý ca làm việc linh hoạt giúp tổng hợp công dễ dàng, thuận tiện
  • Tính lương: từ bảng chấm công thực hiện tính lương theo thời gian chính xác
  • Quản lý hồ sơ nhân sự: ghi nhận mọi thông tin 360 độ nhân sự: từ khi tiếp nhận thử việc đến khi nghỉ việc: thông tin cá nhân, quá trình công tác, thông tin bảng lương từng kỳ, thông tin về hồ sơ BHXH…
  • Hợp đồng lao động: quản lý hợp đồng lao động, tự động nhắc nhở thời gian cần gia hạn hợp động đối với từng nhân viên
  • Quản lý các chương trình đào tạo, chính sách đãi ngộ, phúc lợi
  • Thực hiện các thủ tục về Thuế TNCN, BHXH, giải quyết chế độ, …
  • Đánh giá nhân sự
  • Báo cáo phân tích: tình hình biến động nhân sự, ngân sách cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực…

Những lợi ích khi doanh nghiệp chấm công & quản lý công ca trên AMIS nhân sự:

  • Tiết kiệm 80% thời gian tổng hợp công, ca làm việc so với phương pháp quản lý thủ công
  • Tự động xuất bảng chấm công trên phần mềm từ máy chấm công chỉ sau vài thao tác
  • Tự động cập nhật nhân sự nghỉ phép, đi công tác trên phần tổng hợp công

Bạn có thể trải nghiệm phần mềm AMIS HRM miễn phí để chấm công, quản lý công, ca làm việc & quản trị nhân sự toàn diện ngay tại đây:

Trải nghiệm miễn phí

Làm sao để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp?

Để giúp doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp, chúng tôi xin gợi ý cho bạn 4 tiêu chí để phân loại cũng như tìm được nhà cung cấp phù hợp:

  1. Về chức năng: sử dụng phần mềm đáp ứng đầy đủ chức năng hỗ trợ chấm công, tình lương, duyệt phép trên di động và các chức năng nhân sự khác
  2. Về nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp uy tín, có thương hiệu. Vừa là để khẳng định chất lượng, vừa yên tâm khi được hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng
  3. Về khả năng phân quyền: chọn phần mềm có tính năng phân quyền để tránh tình trạng nhân viên sửa/can thiệp vào dữ liệu chấm công
  4. Khả năng kết nối: phần mềm có khả năng tích hợp với nhiều loại máy chấm công. Nếu là phần mềm quản lý nhân sự thì có khả năng kết nối với dịch vụ kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, phần mềm kế toán…