Chiến lược nhân sự Lãnh đạo & Điều hành 11+ công việc nhân sự cần biết để quản lý hiệu...

[Cẩm nang 4.0] 11+ công việc nhân sự cần biết để quản lý hiệu quả 2021

Sức hút và sự linh hoạt của phần mềm công nghệ chính là những gì anh chị chủ doanh nghiệp cần để quản lý nhân sự linh hoạt, đặc biệt với bối cảnh biến động nhân sự diễn ra ngày một căng thẳng, đặc biệt với tác động xấu từ COVID-19. 

Khủng hoảng nhân sự mùa COVID-19

[COVID-19] Khủng hoảng nhân sự 2020-2021

Năm 2020 qua đi với sự mở đầu của đại dịch COVID-19 khiến hàng trăm nghìn doanh nghiệp phá sản. Tiếp đến, Việt Nam lại tiếp tục chịu sự khủng hoảng tiếp theo từ sự Bùng phát lần thứ 3 của đại dịch vào 2 quý cuối năm, khiến lực lượng lao động có việc làm giảm tới 0.2 triệu vào đầu năm 2021, so với cùng kỳ quý I 2020.

Trong vòng 4 tháng đầu năm 2021, có tới 28,3 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn (Tăng 24.9% so với cùng kỳ), 6,7 nghìn doanh nghiệp hoàn thành quy trình tuyên bố giải thể (Tăng 32,2% so với cùng kỳ) chính là những báo động cho thấy nền Kinh tế Việt Nam đang chìm dần vào suy thoái. 

Chính sự khủng hoảng nhân sự đến từ đại dịch này đã khiến 6,5 triệu người giảm thu nhập, trong đó chính thức 0,5 triệu người mất việc làm hoàn toàn, với hơn 3,1 triệu người giảm giờ làm, nghỉ giãn cách và nghỉ luân phiên, là lý do khiến nền kinh tế đã khó khăn, nay càng khó khăn hơn.

Để có thể xử lý được khủng hoảng tài chính này, có tới 57,1% tỷ lệ lao động đã và đang làm công việc phi chính thức (Bán thời gian, làm tự do), kể từ quý I, 2021. Đây chính là dấu hiệu cho thấy lao động Việt Nam vẫn đang tiếp tục gồng mình để tiếp tục cạnh tranh trên thị trường việc làm ngày một khó khăn.

Một tín hiệu tốt cho thấy, hiện nay có một luồng ‘kinh tế mới’ tác động vào thị trường Việt Nam, với 42,2 nghìn doanh nghiệp đăng ký thành lập mới (tăng 17,5%) và 19,3 nghìn doanh nghiệp trở lại hoạt động. Điều này thể hiện sự cố gắng không ngừng nghỉ, lao động Việt Nam vẫn đang tiếp tục thích ứng với bối cảnh ‘Bình thường mới’.

Chỉ riêng trong 4 tháng đầu năm 2021, có tới 98,7 nghìn tỷ đồng từ nguồn Ngân sách nhà nước và 5,5 tỷ USD từ nguồn vốn nước ngoài trực tiếp được ‘rót’ vào thị trường Việt Nam, cho thấy dấu hiệu khả quan về tình hình kinh tế mới.

Kết quả cho thấy, sau 1 năm ‘bão COVID-19’ cho thấy, thu nhập bình quân theo đầu người có tăng so với cùng kỳ năm ngoái, tương đương với 6.300.000 VND/ tháng cho một nhân khẩu trong độ tuổi lao động. Tuy lĩnh vực thương mại và dịch vụ chưa cho thấy sự khả quan, nhưng các mặt hàng nhu yếu phẩm, có tính sản xuất và tiêu dùng cao, điển hình là nhóm nông, lâm nghiệp và thuỷ sản đều cho thấy dấu hiệu tăng trưởng tốt.

‘Bình thường mới’ và sự có mặt của Công nghệ số 4.0

Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê cho thấy, trong quý 1 năm 2020, có tới gần 80.000 lao động đã chuyển đổi từ công việc truyền thống sang sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc của mình do đại dịch COVID-19.

Thay vì lên văn phòng để làm việc như trước COVID-19, nay, nhân sự có thể chủ động làm việc tại nhà để thực hiện chỉ thị giãn cách, nhưng vẫn phải đảm bảo được công việc được diễn ra suôn sẻ.

Do vậy, bài toán được tiếp tục đặt ra ở đây chính là, các nhà quản lý nên là gì để kiểm soát công việc của nhân sự hiệu quả, đặc biệt với nhóm nhân viên bán thời gian.

Cơ cấu nhân sự mới

Với sự can thiệp mạnh mẽ của xu hướng 4.0 trong việc kiểm soát và điều hành công việc, nhà quản lý hiện nay nên chia nhân sự thành 3 nhóm sau để dễ dàng lên kế hoạch đánh giá, đào tạo & phát triển nhân sự từ xa:

  • Nhân sự, vẫn đi làm văn phòng, nhưng có thời gian làm việc linh hoạt
  • Nhân sự có địa điểm làm việc linh hoạt, không cố định tại một vị trí
  • Nhân sự có hợp đồng ràng buộc linh hoạt

Thống kê cho thấy, để có thể thích ứng với dịch bệnh COVID-19, nhân sự cần có kỹ năng toàn diện và khả năng đưa ra quyết định tốt hơn rất nhiều so với chất lượng nhân sự trước khi bước vào đại dịch COVID-19. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quỹ lương của phần lớn doanh nghiệp đều bị cắt giảm 1 nửa, trong khi đó lượng công việc bị tăng hơn rất nhiều, với kỳ vọng hiệu quả cao gấp nhiều lần so với thời kỳ Kinh tế tăng trưởng.

6 phương pháp quản lý hiệu quả ngay tại nhà
6 phương pháp quản lý hiệu quả ngay tại nhà

6 phương pháp quản lý hiệu quả ngay tại nhà

Để kiểm soát được nhóm nhân sự này thực sự là một thử thách lớn với các doanh nghiệp hiện tại, đặc biệt khi vẫn phải đảm bảo an toàn giãn cách khi nhân viên lên văn phòng.

Tuy nhiên, đây không phải là một điều không khả thi, bởi nhà quản lý nhân sự chỉ cần tự ‘đả thông tư tưởng’ và kiểm soát công việc nhân viên theo một số tiêu chí như sau:

  • Chốt kế hoạch làm việc tổng thể, giao các đầu việc nhỏ, thay vì đầu việc to cần nhiều thời gian họp và trao đổi
  • Quản lý hiệu quả đầu việc thay vì ‘đầu người’ và thời gian làm việc, với bảng biểu lên kế hoạch công việc từ xa, thay vì ‘micro-management’, quản lý từng nhóm công việc nhỏ
  • Lưu trữ dữ liệu cloud 100%, nhân viên không thể ‘trốn’ làm việc khi được yêu cầu giãn cách tại nhà 
  • Hệ thống kiểm tra chéo, nhân sự tự kiểm tra nội dung và yêu cầu sửa trên các bản chỉnh sửa online; thông thường sẽ dùng hệ thống Google Docs để lưu trữ và cập nhật thông tin mới nhất… 
  • Đặt lịch họp nhóm, phòng ban hàng tuần, theo dõi công việc qua các đầu việc, để giúp nhân viên tránh cảm giác bị bỏ rơi
  • Chuyển đổi 100% hình thức họp đông người sang họp online để đảm bảo giãn cách, tránh tụ tập đông người, để tránh không bị lây nhiễm dịch bệnh nơi công sở.
  • Giao khoán lương theo đầu công việc, vẫn duy trì trả % doanh số khi công việc hoàn thành. (Anh chị chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể thông báo giảm % doanh số do chi tiêu không đạt, tuy nhiên nên có thông báo chính thức tới nhân viên). 
5 công việc nhân sự cần lưu ý trong mùa COVID-19
5 công việc nhân sự cần lưu ý trong mùa COVID-19

5 công việc nhân sự cần lưu ý trong mùa COVID-19

Hướng dẫn nhân viên kê khai lịch trình & theo dõi tình trạng sức khỏe nhân viên

Người làm công tác dịch vụ nhân sự hay hành chính nhân sự trong giai đoạn này phải kiêm nhiệm thêm công việc phát sinh, đó là hướng nhân nhân viên kê khai thông tin liên quan đến các yếu tố về dịch tễ. Cụ thể là:

  • Liệt kê danh sách nhân viên từng đến/trở về từ vùng dịch như Chí Linh (Hải Dương), Quảng Ninh, … để theo dõi tình trạng sức khỏe, xét nghiệm nếu cần thiết & để nhân viên làm việc tại nhà
  • Rà soát thông tin người lao động có nguy cơ cao: từng tiếp xúc với các F (F0, F1, F2, F3) hoặc sinh sống, từng đến các khu vực F0, F1 từng đến để yêu cầu cách ly & làm việc tại nhà
  • Truyền thông cho nhân viên về việc chủ động khai báo y tế
  • Phối hợp cùng bộ phận truyền thông nội bộ, các trưởng bộ phận truyền thông tới nhân viên không tham gia tụ họp nơi đông người, tổ chức tiệc tất niên trước diễn biến dịch phức tạp
  • Yêu cầu nhân viên kê khai lịch trình dự kiến trong dịp Tết Nguyên Đán, truyền thông về việc hạn chế đi lại, di chuyển và tiếp xúc nơi đông người như lễ, Chùa trong kỳ nghỉ Lễ

Đối với các doanh nghiệp, dù dịch bệnh hay không thì việc duy trì hoạt động kinh doanh quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Lúc này, người làm nhân sự cần phải sát sao với nhân viên & phối hợp với trưởng bộ phận chặt chẽ hơn bao giờ hết.

Chú ý vấn đề chấm công khi nhân viên làm việc tại nhà & văn phòng

Trước diễn biến dịch bệnh, nhiều doanh nghiệp triển khai phương án làm việc từ xa theo hình thức 50:50 hoặc 100% nhân viên làm việc tại nhà. Nếu doanh nghiệp bạn không nằm trong trường hợp này, thực hiện chấm công như thông thường. Nếu có triển khai làm việc từ xa, lưu ý về cách thức chấm công như sau:

  • Thực hiện chấm công qua ứng dụng chấm công từ xa hoặc phần mềm chấm công có định vị
  • Cách thức đơn giản hơn: yêu cầu trưởng bộ phận điểm danh nhân viên của phòng ban mình trước giờ làm việc và báo lại nhân sự để tổng hợp công
  • Thời gian chấm công: đầu giờ sáng, đầu giờ chiều. Cuối giờ check list khối lượng công việc hoàn thành với sự hỗ trợ của trưởng bộ phận

Chuẩn bị sẵn sàng công cụ, dụng cụ khi phải làm việc từ xa

Thay vì dừng lại các hoạt động khi có giãn cách xã hội (kịch bản có thể xảy đến tại Hà Nội), hoặc trong trường hợp như tại Hải Dương, Quảng Ninh, doanh nghiệp cần tìm cách để duy trì hoạt động. Đặc biệt trong thời điểm:

  • Kế toán cần thực hiện quyết toán thuế doanh nghiệp năm 2020
  • Nhân sự cần thực hiện nộp & hoàn thuế TNCN cho người lao động năm 2020
  • Kê khai và nộp BHXH hàng kỳ…

Để đảm bảo công việc của các bộ phận đúng tiến độ, nhân sự cần lập bảng kê các công cụ, dụng cụ, thiết bị cần thiết khi làm việc tại nhà để cán bộ nhân viên điền thông tin, sẵn sàng cho phương án làm việc từ xa.

Lập bảng kê thiết bị làm việc từ xa

Giải quyết quyền lợi cho người lao động phải đi cách ly vì Covid-19

Trong trường hợp doanh nghiệp có người lao động phải đi cách ly, nhân sự cần nắm rõ các thông tin liên quan đến việc giải quyết quyền lợi người lao động

Trong trường hợp công ty có những người lao động từng đến vùng dịch Covid-19 hoặc đã tiếp xúc với những người có liên quan đến bệnh nhân dương tính với Covid-19 thì công ty rà soát, đối chiếu từng trường hợp để thực hiện trả lương cho người lao động theo hướng dẫn tại Công văn số 1064/LĐTBXH-QHLĐTL ngày 25/3/2020 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Nhân sự cần Căn cứ vào Công văn 422/BHXH-CSXH về việc giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội đối với người lao động bị buộc thực hiện biện pháp cách ly y tế phòng dịch viêm đường hô hấp cấp chủng mới corona (Covid-19).

Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn doanh nghiệp giải quyết quyền lợi cho người lao động phải đi cách ly vì virus Covid-19

Điều chỉnh lại các hoạt động nhân sự trong mùa dịch

  • Hoạt động tuyển dụng: điều chỉnh hình thức phỏng vấn trực tiếp bằng phỏng vấn online
  • Tiệc tất niên, YEP (Year-end party): dừng tổ chức thay thế vào một thời gian khác
  • Bổ sung công việc liên quan tới dịch vụ nhân sự như theo dõi, sát sao lịch trình của cán bộ nhân viên, là cầu nối thông tin giữa nhân viên và ban lãnh đạo cùng các trưởng bộ phận
  • Xem xét lại các kế hoạch tuyển dụng, điều chuyển vị trí/ công tác trong mùa dịch….
Lý do nên sử dụng AMIS HRM trong mùa dịch COVID-19
Lý do nên sử dụng AMIS HRM trong mùa dịch COVID-19

Lý do nên sử dụng AMIS HRM trong mùa dịch COVID-19

Với sự tác động trực tiếp từ đại dịch COVID-19, lĩnh vực công nghệ thông tin lại ngày một ‘nở rộ’, với hàng loạt các ứng dụng công nghệ và nền tảng công nghệ hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp có thể quản lý và làm việc từ xa.

AMIS HRM chính là một trong chuỗi giải pháp quan trọng để có thể đáp ứng được nhu cầu thiết yếu này của doanh nghiệp trong thời đại 4.0. AMIS HRM là nền tảng quản trị nguồn nhân lực hiệu quả, với 5 phân hệ với đầy đủ các tính năng như sau:

Tự động hóa quy trình tuyển dụng từ đăng tin đến khi nhân viên đi làm chính thức

  • Thu hút ứng viên đa kênh
  • Tự động hóa thủ tục tuyển dụng
  • Phát triển thương hiệu tuyển dụng
  • Báo cáo chuyên sâu phân tích hiệu quả

Thông tin nhân sự được quản lý an toàn, tập trung giúp cung cấp bức tranh toàn cảnh tình hình nhân sự, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định xây dựng và phát triển đội ngũ hiệu quả.

  • Thấu hiểu nhân viên 360
  • Quy hoạch, bổ nhiệm nhân sự
  • Số hóa thủ tục nhân sự

Quy trình quản lý phúc lợi & đãi ngộ tự động, an toàn, xây dựng chính sách phúc lợi cạnh tranh giúp thu hút và giữ chân nhân tài.

  • Quản lý ca & thời gian làm việc
  • Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
  • Tổng hợp công, tính lương tự động
  • Tự động tính BHXH và thuế TNCN
  • Báo cáo phân tích tình hình lương, thưởng, đãi ngộ

Công cụ đánh giá đắc lực hỗ trợ lãnh đạo, quản lý dễ dàng thiết lập mục tiêu, kiểm tra và giám sát tiến độ hoàn thành công việc, mục tiêu.

  • Xây dựng khung năng lực
  • Hoạch định mục tiêu, chiến lược khoa học
  • Đo lường và quản lý KPI/OKR 
  • Đánh giá năng lực nhân viên
  • Tầm nhìn 360 độ toàn diện

Tổng hợp, phân tích nhu cầu & xây dựng chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao năng lực cán bộ, phát triển thế hệ lãnh đạo tương lai.

  • Xây dựng kế hoạch đào tạo cho từng cá nhân
  • Quản lý đào tạo
  • Đo lường và quản lý KPI/OKR
  • Học tập trực tuyến E- learning

Qua đó, có thể thấy AMIS HRM chính là những gì anh chị chủ doanh nghiệp cần để quản lý nhân sự hiệu quả từ xa. Hơn thế nữa, ngoài tính ‘di động hoá’, AMIS HRM cũng là ứng dụng nền tảng số hiệu quả để hỗ trợ nhân sự tiết kiệm thời gian thực hiện nghiệp vụ, tối giản quy trình công việc, đặc biệt phù hợp với nhóm doanh nghiệp có biến động nhân sự lớn như tại Việt Nam.

Hơn thế nữa, ứng dụng công nghệ số AMIS HRM còn có khả năng thích ứng đa ngành nghề, lĩnh vực, bao gồm cả khối Thương mại Dịch vụ, Sản xuất và Lắp ráp. AMIS HRM hiện đang có bản dùng thử miễn phí 15 ngày với đầy đủ các tính năng, để anh chị chủ doanh nghiệp có thể trải nghiệm đầy đủ tất cả các chức năng của sản phẩm công nghệ mới này!

Vui lòng để lại thông tin, tư vấn viên tại AMIS HRM sẽ liên hệ tư vấn giải pháp quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của quý anh chị trong thời gian sớm nhất!

Khủng hoảng nhân sự mùa COVID-19

Tổng kết

Có thể thấy, có rất nhiều cách để quản lý và điều hành nhân sự và quản lý nghiệp vụ phòng ban nhân sự từ xa, đặc biệt tiện lợi cho cả bộ phận quản lý, ban lãnh đạo và kể cả ở cấp nhân viên. Do vậy, anh chị chủ doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin để tham khảo giải pháp nền tảng quản trị nguồn nhân lực đầy đủ tính năng, đặc biệt linh hoạt này nhé!

Chia sẻ bài viết hữu ích này