Kiến thức Quản lý nhân sự Mẫu kế hoạch nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành...

Mẫu kế hoạch nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

Kế hoạch nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp bước đầu quản trị và sử dụng nguồn lực, tiến tới vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, trơn tru. Để lập được một kế hoạch nhân sự hiệu quả, thuyết phục, các HR và doanh nghiệp cần phối hợp giữa mục tiêu chung và mục tiêu phòng ban, phân tích và đánh giá kỹ lưỡng nhiều yếu tố liên quan. Bài viết này sẽ đưa ra quy trình 5 bước lập kế hoạch nhân sự bài bản kèm theo các mẫu kế hoạch nhân sự mới nhất các doanh nghiệp có thể tham khảo. 

mẫu kế hoạch nhân sự

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự (Staffing Plan) là thuật ngữ chỉ quá trình lên kế hoạch chiến lược về nhân lực của một doanh nghiệp, bao gồm các quy trình như phân tích, đánh giá hay xác định nhu cầu nhân sự. 

Khi đó, một mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty sẽ bao gồm cả công tác tuyển dụng cũng như công tác giới thiệu, đào tạo và kế nhiệm nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp có được góc nhìn tổng quan về số lượng, chuyên môn và tố chất nhân viên cần cho mục tiêu hoạt động. 

Nhìn chung, mục tiêu sau cùng của một bản kế hoạch nhân sự đó là bảo đảm cho sự phát triển ổn định và bền vững của doanh nghiệp.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch nhân sự?

Có thể nói, phòng ban Nhân sự đóng vai trò nền tảng giúp đảm bảo doanh nghiệp nói chung và các phòng ban nói riêng vận hành một cách trơn tru, hiệu quả. Lúc này, nguồn nhân lực được quản lý và lên kế hoạch bài bản không chỉ đảm bảo năng suất làm việc mà còn hỗ trợ duy trì phát triển nhân lực. 

>> Xem thêm: EVP và vai trò của EVP trong quản lý nhân sự

Trong dài hạn, các bản kế hoạch này có trách nhiệm tạo dựng môi trường doanh nghiệp bình đẳng, hòa hợp. Đây là điểm mấu chốt để tạo động lực cho nhân viên cũng như hỗ trợ, xây dựng đời sống tinh thần thoải mái, kích thích khả năng sáng tạo và cống hiến cho doanh nghiệp. 

Hiện nay, việc lập kế hoạch nhân sự được coi là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, được nhiều doanh nghiệp chú trọng. Rất nhiều công ty đã và đang có xu hướng ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mềm quản lý thông tin nhân sự để triển khai các kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả nhất.

Nếu anh/chị doanh nghiệp quan tâm, có thể tham khảo AMIS Thông tin nhân sự – một trong những ứng dụng giúp lập kế hoạch, quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự, cung cấp các báo cáo chi tiết nhất cho HR và các nhà quản lý.

Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí

3. Quy trình 5 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

3.1 Định hình mục tiêu và chiến lược

Thiết lập mục tiêu chính là nền tảng để các nhà quản trị nhân sự tạo điều kiện và cung cấp những sự hỗ trợ kịp thời dành cho doanh nghiệp nói chung và nhân sự nói riêng. 

Trong quá trình này, các cán bộ có thể đặt ra một số câu hỏi để xác định và đánh giá mục tiêu dễ dàng hơn như sau: 

– Những mục tiêu/chiến lược của doanh nghiệp trong (các) năm tới là gì?

– Bộ phận HR (dự định) sẽ hỗ trợ thực thi các mục tiêu này ra sao?

– Mỗi phòng ban nói chung và phòng nhân sự nói riêng cần đặt ra mục tiêu gì để tương thích và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức?

– Các bộ phận, phòng ban khác có mong muốn hỗ trợ gì từ bộ phận HR trong thời gian tới?

– Đâu là những mục tiêu nội bộ phòng nhân sự muốn đặt ra/đạt được trong năm kế tiếp?

3.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực và sử dụng nhân sự

phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Sau khi đặt mục tiêu, doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá tình hình nhân sự hiện tại

Để nắm bắt diễn biến nhân sự hiện tại, các HR có thể trả lời những câu hỏi sau:

  • Số lượng nhân sự và thời gian cần thiết cho công việc là bao nhiêu? 
  • Thực trạng nguồn nhân sự từ bên ngoài thị trường hiện ra sao? Đối chiếu với trình độ nhân sự hiện tại của công ty xem họ đã đạt được điều gì và còn thiếu gì?
  • Năng suất làm việc hiện tại của nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào? Ai là người có kỹ năng, trình độ chuyên môn tốt nhất?
  • Mức độ gắn bó của nhân viên đối với công ty hiện tại ra sao? Môi trường, phúc lợi, chính sách,… hiện tại có thu hút nhân sự tiềm năng không?

3.3 Dự đoán lượng nhân sự cần thiết và phân tích sự thiếu hụt (nếu có) 

Trước tiên, doanh nghiệp cần dự đoán mức nhân sự tối ưu thông qua việc so sánh và cân đối số lượng nhân viên với lượng công việc, kỹ năng cần thiết. Sau đó, đối chiếu con số tiềm năng này với sĩ số hiện tại và ngân sách. Nếu ngân sách công ty hiện đang khó khăn, hạn chế, doanh nghiệp có thể cân nhắc tuyển cộng tác viên hoặc freelancer. 

Một số tips doanh nghiệp cần lưu tâm trong quá trình này đó là: 

  • Thực hiện phân tích xu hướng phát triển nhân sự của doanh nghiệp trước. Chẳng hạn như phân tích dựa trên mức độ tăng trưởng (thực tế/mong muốn) của doanh nghiệp. 
  • Nghiên cứu tiêu chuẩn chung của thị trường: Tỷ lệ lao động dựa trên doanh thu? Số lượng nhân viên của các công ty đối thủ?
dự báo xu hướng nhân sự
Phân tích xu hướng phát triển nhân sự là bước cần thiết để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

3.4 Lên kế hoạch nhân sự chi tiết

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch phân bổ nhân sự cụ thể, bao gồm:

  • Tái cơ cấu nhân sự: bố trí, điều chỉnh lại nhân sự phòng ban sao cho phù hợp nhất với kinh nghiệm và năng lực của mỗi người; 
  • Luân chuyển nhân sự: tiến cử, đề bạt và luân chuyển nhân sự tiềm năng giữa các phòng ban dựa trên các tiêu chí cụ thể; 
  • Tuyển dụng: xác định cụ thể số lượng, hình thức, thời gian,… tuyển dụng; đảm bảo quy trình diễn ra đúng kế hoạch, hạn chế tuyển dụng tràn lan, kém hiệu quả.

>> Xem thêm: Tải miễn phí file excel quản lý tuyển dụng nhân sự

3.5 Đánh giá kế hoạch nhân sự và quy trình thực hiện kế hoạch

Sau khi triển khai kế hoạch, việc đánh giá để rút kinh nghiệm và tìm hướng giải quyết vấn đề tồn đọng rất quan trọng. Từ những thành tựu và hạn chế đã đạt được, doanh nghiệp cần so sánh tương quan giữa kế hoạch và thực tiễn, tìm ra thiếu sót và nguyên do để kịp thời đưa ra giải pháp.

4. Tham khảo case study về kế hoạch nhân sự của công ty Vinamilk

kế hoạch nhân sự của công ty vinamilk
Vinamilk được đánh giá đứng thứ 2/100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam

4.1. Về nguồn nhân lực

Một số nguồn số liệu cho thấy khoảng hơn 70% nhân sự của Vinamilk là nam giới, hơn 50% số lao động dưới 40 tuổi. Điều này cho thấy tập đoàn sở hữu nguồn nhân lực tương đối mạnh, đang ở độ tuổi “vàng” trong quá trình làm việc và cống hiến cho sự nghiệp. 

Đồng thời, nguồn nhân lực của Vinamilk cũng được đánh giá khá cao về chất lượng khi hơn 50% có bằng từ bậc cao đẳng trở lên. Đa phần trong số đó là lao động có bằng đại học (khoảng 46,95%). 

4.2. Về đội ngũ quản lý

Vinamilk được lãnh đạo và điều hành bởi đội ngũ giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Trong đó, chủ tịch Mai Kiều Liên là người đã có 30 năm kinh nghiệm trong ngành sữa và nắm vai trò chủ chốt trong quá trình phát triển của doanh nghiệp cho đến ngày nay. Các thành viên khác cũng có thâm niên trung bình khoảng 25 năm. 

Một chương trình khảo sát sản phẩm chủ lực tiến hành tại Vinamilk cho thấy bình quân tổng giá trị sản phẩm hàng năm mà một nhân sự của tập đoàn làm ra rơi vào khoảng 173 triệu đồng, tương đương với thu nhập của một kỹ sư phần mềm. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sở hữu đội ngũ kỹ sư tay nghề cao, được đào tạo bài bản ở nước ngoài. 

4.3. Về các chính sách đào tạo và phát triển nhân lực 

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố được Vinamilk quan tâm và chú trọng phát triển hàng đầu. Kế hoạch nhân sự của công ty Vinamilk luôn cân đối và bao quát toàn bộ các khía cạnh về nhân sự như Tuyển dụng, Đào tạo & Phát triển, Lương thưởng & Phúc lợi, Phát triển nhân lực. Mỗi khía cạnh đều được xây dựng, triển khai và duy trì liên tục, đồng đều.

Về mặt phát triển nhân sự, từ năm 2014, doanh nghiệp này tiếp tục theo đuổi mục tiêu thông qua chương trình Hoạch Định Nhân sự kế thừa (SP) và chương trình Quản trị viên tập sự (MT). Trong đó:

+ Chương trình Hoạch định Nhân sự Kế thừa (SP): là một chương trình nhằm tạo dựng và duy trì đội ngũ nhân sự kế thừa dành cho các vị trí cấp cao, quan trọng.  Riêng trong năm đầu triển khai (2015), chương trình đã hoàn thành các giai đoạn từ “Đánh giá năng lực ứng viên tiềm năng” cho tới xây dựng “Kế hoạch đào tạo và phát triển” cho các ứng viên này.

>> Xem thêm: 7+ bí kíp đánh giá nhân sự sau thử việc

+ Chương trình Quản trị viên Tập sự (MT): là chương trình tìm kiếm, nuôi dưỡng và phát triển các nhân tố tài năng trẻ có tiềm năng trở thành những nhà quản trị trong tương lai. Năm 2014, Vinamilk lần đầu tiên triển khai chương trình này trên quy mô toàn quốc. Chương trình tập hợp những ứng viên tiềm năng, trải qua một quá trình kéo dài 18 tháng để sàng lọc, đào tạo và thử thách, sau đó lựa chọn ra những quản trị viên chất lượng.

Tính đến hết năm 2014, Vinamilk đã hoàn thành việc xây dựng chương trình và tiến hành thực hiện các giai đoạn như “Sàng lọc & Tuyển dụng”, “Kế hoạch đào tạo và phát triển”, “Hội nhập”.

Nhờ vậy mà Vinamilk đã vinh dự nhận kết quả đứng thứ 2/100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam. Đồng thời, tập đoàn cũng nhận thêm danh hiệu Thương hiệu Nhà tuyển dụng hấp dẫn nhất ở hai hạng mục Lương, thưởng, phúc lợi và Chất lượng công việc & cuộc sống năm 2014. 

>> Xem thêm: Quản trị con người theo chiến lược nhân sự của Vinamilk

7. Tải miễn phí Mẫu kế hoạch nhân sự 

mẫu file kế hoạch nhân sự

Một bản kế hoạch nhân sự tốt cần giải quyết được những câu hỏi sau: 

  • Quý/Năm tới là Quý/năm nào: Năm chịu tác động mạnh mẽ của cách mạng 4.0; năm khủng hoảng; năm có tỷ lệ nhân sự Z ra trường cao nhất…
  • Mục tiêu của việc lập kế hoạch nhân sự là gì: dự báo những việc sẽ phải làm, đề ra các bước và phương pháp đo lường, đánh giá?
  • Kế hoạch thế nào được gọi là thành công: khi ban lãnh đạo phê duyệt.
  • Làm thế nào để lãnh đạo phê duyệt: chiến lược khả thi, trình bày dự đoán tình hình thực tế với đủ khả năng, chi phí và động lực để đạt được mục tiêu.
  • Plan B của kế hoạch nhân sự này là gì: những yếu tố cần điều chỉnh, cân nhắc thêm nếu kế hoạch hoạt động không hiệu quả hoặc lệch hướng mục tiêu đề ra.

Tải miễn phí: Mẫu kế hoạch nhân sự mới nhất TẠI ĐÂY

8. Xu hướng quản trị nhân sự thông minh, số hóa quy trình lập kế hoạch bằng phần mềm nhân sự

Mỗi doanh nghiệp, mỗi HR lại có phương pháp lập kế hoạch nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, theo xu hướng quản trị nhân sự 4.0, các doanh nghiệp đang dần loại bỏ việc lập kế hoạch bằng word/exel truyền thống. Thay vào đó là các phần mềm quản trị nhân sự như AMIS Thông tin nhân sự.

Là một phần mềm đa nhiệm, AMIS Thông tin nhân sự cho phép cả nhân sự và lãnh đạo tham gia vào quá trình quản lý thông tin. Mọi thông tin về nhận sự bao gồm hồ sơ, hợp đồng cho tới bổ nhiệm, thuyên chuyển đều được tích hợp và cập nhật tức thời trong phần mềm. 

Với ban lãnh đạo, phần mềm sẽ trích xuất các báo cáo thống kê theo dạng biểu đồ trực quan và chi tiết để HR, các cấp dễ dàng đánh giá và ứng dụng vào kế hoạch nhân sự sắp tới. Đồng thời, phần mềm cũng có khả năng tự tạo báo cáo, giúp HR tự tạo được các báo cáo về tình hình nhân sự theo nhu cầu cá nhân hoặc mục tiêu của doanh nghiệp. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí 

Lập kế hoạch nhân sự chính là quá trình doanh nghiệp xác định, phân tích và nhìn nhận lại toàn bộ tình hình nhân sự của mình, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu để từ đó có phương hướng tuyển dụng, phân bổ và sắp xếp nhân lực cũng như những chính sách điều chỉnh, thay đổi để sử dụng nguồn lực tối ưu và hiệu quả hơn.

 2,468 

4.3/5 - (3 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này