Kiến thức Phần mềm chăm sóc khách hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng

685

Khách hàng là trung tâm tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, bởi vậy, chăm sóc khách hàng tận tình, chu đáo là nhiệm vụ đặt ra cho cả lãnh đạo và toàn bộ nhân viên. Với phần mềm chăm sóc khách hàng, công tác chăm sóc khách hàng sẽ được thực hiện tối ưu.

1. Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi thiếu phần mềm chăm sóc khách hàng

1.1. Quản lý thông tin khách hàng không chặt chẽ

Với số lượng khách hàng không hề nhỏ, việc kiểm soát thông tin là không hề dễ dàng, bao gồm: họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ,…Việc không nắm được khách hàng đã từng mua sản phẩm gì hay đã từng gặp vấn đề gì với doanh nghiệp sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu và đem đến cảm giác không được chăm sóc chu đáo.

1.2. Nhân viên chăm sóc khách hàng phản hồi chậm trễ

Thông thường, khách hàng liên hệ với doanh nghiệp để được giải quyết những vướng mắc hay được tư vấn, hỗ trợ về sản phẩm. Tuy nhiên, nhân viên lại không nắm được hết các tình huống mà khách hàng thường gặp phải, mất thời gian tìm hiểu vấn đề, tìm giải pháp,… dẫn đến tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu hoặc khách hàng không được đáp thỏa đáng mọi thắc mắc.

chăm sóc khách hàng chậm trễ

Hai vấn đề trên diễn ra thường xuyên sẽ khiến cho doanh nghiệp nhanh chóng “mất điểm” trong lòng khách hàng. Họ sẽ cảm thấy dịch vụ chăm sóc không chu đáo, thiếu chuyên nghiệp, từ đó, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng không nhỏ, kèm theo đó là hệ quả về doanh thu, lợi nhuận. Cũng từ đó, doanh nghiệp sẽ thấy tầm quan trọng của phần mềm chăm sóc khách hàng.

2. Phần mềm chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn

Một phần mềm chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý mọi thông tin, yêu cầu của khách hàng cũng như mọi giao dịch của họ. Các thông tin của khách hàng sẽ luôn được cập nhật, lưu trữ hệ thống chính xác và minh bạch nhất.

Không những thế, phần mềm chăm sóc khách hàng cho phép doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả kinh doanh, chiến dịch marketing.

2.1. Phần mềm chăm sóc khách hàng quản lý thông tin khách hàng chính xác và minh bạch

Kiểm soát và nắm rõ các khách hàng của mình là yếu tố đầu tiên để chăm sóc khách hàng hiệu quả. Phần mềm chăm sóc khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chặt chẽ công tác này nhờ lưu trữ và quản lý danh sách các khách hàng một cách khoa học.

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin các khách hàng của mình theo đối tượng để dễ dàng phân loại, quản lý, bao gồm: khách hàng theo từng phân khúc thị trường, khách hàng đã từng dùng sản phẩm, khách hàng chưa từng dùng sản phẩm, khách hàng thân thiết, khách hàng vãng lai,…

quản lý thông tin khách hàng

Bên cạnh đó, phần mềm chăm sóc khách hàng còn có tính năng phân loại những khách hàng được cho là tiềm năng mà nhân viên kinh doanh thu thập được. Những khách hàng này sẽ được quản lý, theo dõi thông tin chặt chẽ để nhân viên thực hiện chăm sóc, liên hệ triển khai bán hàng và thuyết phục họ sử dụng sản phẩm, chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng sử dụng sản phẩm.

2.2. Phần mềm chăm sóc khách hàng giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng

Với phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng , nhân viên của bạn sẽ là những người chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn nhờ vào thư viện lưu trữ các giải pháp giải quyết những vấn đề của khách hàng. Những vấn đề mà khách hàng thường gặp phải sẽ được liệt kê một cách đầy đủ cùng với phương án giải quyết triệt để cho từng vấn đề tương ứng.

Nhờ thư viện giải pháp này, nhân viên có thể tra cứu những vấn đề của khách hàng với phương án giải quyết một cách nhanh chóng, không cần mất nhiều thời gian tìm hiểu nguyên nhân và đi tìm giải pháp. Từ đó, giải đáp khách hàng một cách tối ưu, nhanh chóng, giúp cho khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ.

chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Các vấn đề của khách hàng sẽ được lưu lại và cập nhật thường xuyên để công tác chăm sóc khách hàng được thực hiện một cách đầy đủ nhất và không gây khó khăn cho nhân viênCác giải pháp được khai báo sẵn một cách chi tiết và cụ thể, được phân loại theo từng câu hỏi, vấn đề, sản phẩm,…. nhằm tạo ra một thư viện phục vụ cho quá trình tra cứu và giải đáp khách hàng. Những giải pháp này được lưu lại một cách đầy đủ nhằm phục vụ cho cả những lần sau.

Nhờ phần mềm chăm sóc khách hàng, công tác chăm sóc khách hàng sẽ trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Sẽ chẳng còn khách hàng nào phải phàn nàn hay khó chịu vì không được nhớ tên, không được chăm sóc chu đáo hay không được phục vụ nhanh chóng nữa, thay vào đó là sự hài lòng và tin tưởng vào doanh nghiệp, vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.