Kiến thức Hệ thống erp: lợi ích và thách thức đối với các doanh...

Hệ thống erp: lợi ích và thách thức đối với các doanh nghiệp

Triển khai hệ thống erp đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao năng lực quản trị và hiệu quả kinh doanh. Thế nhưng, việc triển khai hệ thống này đem lại những lợi ích cũng như thách thức gì, bài viết sau đấy sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện nhất.

1. Giới thiệu tổng quan về hệ thống erp

Erp là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Hệ thống erp được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa, công việc,…

Mục đích erp là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban với nhau và giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

hệ thống erp

Khái niệm erp xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990, khi tập đoàn Gartner sử dụng mô hình này để mở rộng cho công việc sản xuất Manufacturing Resources Planning (MRP). Đây cũng là một phần mềm quản lý nhưng chủ yếu chỉ tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, hệ thống erp đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ dừng lại ở sản xuất nữa.

Với erp, một quy trình làm việc sẽ tự động hóa đã được hình thành, cho phép mỗi công ty tự thành lập một hệ thống phức tạp với các chuỗi văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng. Công tác kế toán, bán hàng, nhân lực, lập kế hoạch, sản xuất, hàng tồn kho,… đều được tích hợp trong cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất và đồng bộ cho toàn bộ doanh nghiệp.

2. Lợi ích hệ thống erp đem lại cho doanh nghiệp

Kiểm soát thông tin tài chính

Mọi thông tin liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh. Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

quản lý tài chính

Với hệ thống erp, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn, người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, điều chỉnh để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán

Thay vì thực hiện một cách thủ công, các nghiệp vụ kế toán sẽ được thực hiện một cách tự động hóa bao gồm các công việc như: tự động hạch toán các hóa đơn điện tử, tự động định khoản các nghiệp vụ kế toán theo từng loại chứng từ, kế thừa các thông tin đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn để tự động hạch toán,…. giúp tiết kiệm tới 60% thời gian nhập liệu cho kế toán

Các công việc liên quan đến tổng hợp báo cáo: báo cáo thuế, báo cáo chi nhánh, báo cáo của thủ quỹ, thủ kho,….. cũng được tự động hóa tối ưu 80% thời gian. Trong quá trình lập báo cáo, hệ thống cho phép kế toán đối soát để kịp thời phát hiện ra chênh lệch và có biện pháp xử lý, tránh để xảy ra sai sót.

Quản lý chặt chẽ lượng hàng tồn kho

quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho luôn là một thách thức, nhất là với những doanh nghiệp lớn với nhiều mặt hàng, sản phẩm. Nhưng với erp, việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ được quản lý một cách tự động bằng phần mềm.

Hệ thống erp giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho theo số lô, mặt hàng, mẫu mã hay hạn dùng, giúp hạn chế tối đa việc hủy hàng quá hạn, hết hàng mà không biết. Việc quản lý tồn kho được diễn ra trên toàn hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh, cửa hàng nhỏ, lẻ,…. để doanh nghiệp có chính sách nhập hàng hợp lý, tránh tồn đọng vốn.

Chuẩn hóa hoạt động nhân sự

Trong vấn đề nhân sự, hệ thống erp giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực và tiết kiệm thời gian quản lý nhân sự nhờ tích hợp các hoạt động quản lý nhân sự về mọi mặt, từ việc tuyển dụng, tiếp nhận nhân lực, quản lý hồ sơ, hợp đồng, thời gian, chấm công, lương, bảo hiểm,…..Mọi thông tin của nhân viên đều được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu đồng bộ giúp việc tra cứu được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.

quản lý nhân sự với hệ thống erp

Chức năng lập kế hoạch, theo dõi từng khóa đào tạo và đánh giá toàn bộ chất lượng, hiệu quả của từng khóa trên hệ thống erp sẽ giúp chủ doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực, năng suất của nhân viên, góp phần xây dựng và đào tạo một đội ngũ nhân viên phát triển.

3. Thách thức khi triển khai hệ thống erp

Thách thức về chi phí

Chi phí dành cho một hệ thống erp là không hề rẻ, nhất là với những hệ thống erp có tiếng tăm và đạt được nhiều thành công trên thế giới. Để đầu tư cho erp, chủ doanh nghiệp sẽ phải chi rất nhiều khoản, từ chi phí tư vấn, triển khai cho đến chi phí đào tạo, thậm chí cả chi phí bản quyền đối với nhà cung cấp erp nước ngoài.

Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh chưa ổn định, vòng quay vốn lớn thì việc chi trả một khoản kinh phí lớn cho hệ thống erp cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng, tránh để đầu tư không hiệu quả, tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.

thách thức chi phí khi triển khai hệ thống erp

Chưa xác định đúng đắn nhu cầu của doanh nghiệp

Để triển khai một hệ thống erp hiệu quả, trước hết, doanh nghiệp cần phải xác định và phân tích chính xác nhu cầu thực tế với tình hình hoạt động hiện tại. Nếu chủ doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ thông tin, nhu cầu, mục đích của việc triển khai hệ thống erp với nhà cung cấp, hai bên không thấu hiểu nhu cầu của nhau, nhà cung cấp có thể đưa erp sai so với nhu cầu của doanh nghiệp, dẫn đến việc triển khai thiếu hiệu quả.

Thách thức về thời gian

Thời gian triển khai khá dài cũng là một trong những thách thức đối với doanh nghiệp khi bắt đầu sử dụng hệ thống erp. Thông thường, một hệ thống erp mất tối thiểu 6 tháng, thậm chí cả năm trời để triển khai.

Sở dĩ mất nhiều thời gian như vậy vì để triển khai được một hệ thống erp, doanh nghiệp cần phải trải qua các giai đoạn:

  • Khảo sát nhu cầu của doanh nghiệp, tư vấn
  • Chốt các phương án, quy trình, mẫu, form
  • Thiết kế
  • Dùng thử tính năng
  • Đưa vào vận hành
  • Chỉnh sửa, cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp

thách thức khi triển khai hệ thống erp

Triển khai đi sai kế hoạch ban đầu

Việc triển khai hệ thống erp chắc chắn sẽ thất bại nếu như doanh nghiệp không lập kế hoạch triển khai cụ thể và bám sát kế hoạch đó. Việc chuyển từ các hoạt động thủ công sang sử dụng hoàn toàn bằng phần mềm sẽ khiến nhân viên gặp nhiều bỡ ngỡ, không thích ứng kịp, dẫn đến không khai thác và sử dụng có hiệu quả phần mềm.

Vì vậy, trước khi triển khai erp, doanh nghiệp cần có một lộ trình rõ ràng, một kế hoạch cụ thể để đào tạo bài bản cho nhân viên, giúp nhân viên thích ứng và khai thác có hiệu quả những lợi ích của hệ thống về mọi mặt.

Trên đây là những lợi ích cũng như những thách thức đi kèm đối với doanh nghiệp khi triển khai hệ thống erp. Hi vọng doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện, xác định đúng đắn mục đích, nhu cầu và khả năng của mình trước khi triển khai hệ thống erp để sử dụng một cách có hiệu quả.

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai hệ thống erp tại Việt Nam và trên thế giới!

Chia sẻ bài viết hữu ích này