Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian và chi phí. MISA AMIS HRM sẽ gợi ý cho bạn đọc các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Chỉ cần áp dụng theo hướng dẫn, bạn có thể phác thảo nên một bản kế hoạch tương đối đầy đủ và chi tiết, giúp nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng.

TẢI MIỄN PHÍ – MẪU KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG MỚI NHẤT

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng là tài liệu thể hiện chiến lược tuyển dụng, quy trình mà tổ chức, doanh nghiệp sẽ triển khai khi tìm kiếm một vị trí cụ thể. Kế hoạch này giúp các nhà quản trị tập hợp được những nguồn lực cần thiết để tuyển dụng hiệu quả.

Một kế hoạch tuyển dụng không chỉ là tập hợp của những con số mà cần đưa ra được cái nhìn tổng quan về những thông tin tuyển dụng trong tương lai của doanh nghiệp, bao gồm: tổng số nhân sự cần tuyển, vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban, thời gian tuyển dụng dự kiến và ngân sách dành cho các đợt tuyển dụng này…

Lưu ý: Tất cả thông tin của kế hoạch tuyển dụng cần được lập dựa trên sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận trong công ty và được phê duyệt của ban lãnh đạo.

2. Các bước lập kế hoạch hoạch tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Để xây dựng được kế hoạch tuyển dụng, điều đầu tiên cần làm là tổng hợp nhu cầu tuyển dụng vị trí còn thiếu từ các phòng ban, vị trí làm việc có thể phát sinh. Dựa trên những thông tin được cung cấp kế trên, HR bắt tay vào xác định số lượng cần tuyển, yêu cầu cơ bản đối với các vị trí.

Bước 2: Dự báo nhu cầu tuyển dụng

Để thực hiện bước này chuẩn xác, bạn cần tìm hiểu xem khả năng phát triển của công ty mình là như thế nào trong tương lai, tính toán những chỉ số quan trọng như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,…

Bước 3: Thiết lập mô tả công việc

Với những mô tả công việc, cần xem lại để đảm bảo các mô tả này vẫn thể hiện đúng yêu cầu của doanh nghiệp đối với vị trí đó. Nhà quản lý và HR cũng phải đánh gia công việc cần tuyển có thay đổi gì không, cụ thể là những nhiệm vụ mới, yêu cầu mới về kỹ năng, kinh nghiệp phù hợp với tình hình hiện tại.

Để mô tả công việc được chính xác nhất, cần trao đổi với những người phụ trách hoặc chuyên viên ở vị trí đó để hiểu thêm về yêu cầu. Mô tả công việc phải sát với thực tế và cần được kiểm tra về độ chính xác, sự nhất quán trên các tài liệu khác như thông báo tuyển dụng.

Bước 4: Xác đinh ngân sách tuyển dụng 

Hoạt động tuyển dụng có đạt hiệu quả như mong muốn hay không phụ thuộc khá nhiều vào ngân sách. Bởi vậy trong quá trình lên kế hoạch cần xác định rõ các nguồn lực tài chính dành cho tuyển dụng.

Tại bước này, bạn cần liệt kê các chi phí cụ thể như chi phí đăng tin tuyển dụng, chi phí quảng cáo, chi phí phỏng vấn, chi phí tổ chức gian hàng tuyển dụng tại sự kiện, chi phí đi lại… Sau đó bạn cần đặt ra số tiền mà công ty có thể chi cho hoạt động tuyển dụng. Tránh đặt hạn mức quá hạn hẹp hoặc dư thừa quá nhiều.

Bước 5: Lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp

Trên thị trường hiện này có nhiều nền tảng, công cụ hỗ trợ tuyển dụng. Tại bước này bạn cần xác định doanh nghiệp sẽ sử dụng trang web, mạng xã hội, phần mềm tuyển dụng hoặc dịch vụ tuyển dụng nào của bên thứ 3. Việc sử dụng các kênh tuyển dụng như thế nào còn phụ thuộc vào kỳ vọng của doanh nghiệp, tính linh hoạt, hiệu quả và chi phí của các kênh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số giải pháp phù hợp nhất hoặc kết hợp nhiều kênh, nhiều công cụ cùng lúc.

Bước 6: Xây dựng lịch trình tuyển dụng

Bạn cần xác định ngày bắt đầu và kết thúc của đợt tuyển dụng. Các công đoạn như đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn, tuyển chọn sẽ diễn ra trong bao lâu, dự kiến ngày nào cũng cần ghi rõ. Để xây dựng được một lịch trình tuyển dụng hợp lý, phải xem xét mong muốn của các bộ phận trong tổ chức, bộ phận nào đang cần tuyển dụng gấp hoặc cần có ứng viên vào thời gian nào…

Bước 7: Trình kế hoạch để phê duyệt và thông báo kế hoạch

Qua các bước trên, bạn đã xác định được các thông tin như: mục tiêu, nhu cầu, ngân sách, thời gian, quy trình tuyển dụng, mô tả công việc và yêu cầu đối với ứng viên. Hãy tổng hợp tất cả thành một bản kế hoạch tuyển dụng đầy đủ và trình ban lãnh đạo hoặc cấp quản lý phê duyệt. Sau đó kế hoạch cần được phổ biến cho các cá nhân và bộ phận liên quan thông qua cuộc họp, email hoặc văn bản.

Bước 8: Xây dựng quy trình tuyển chọn ứng viên

Doanh nghiệp cần xác định quy trình tuyển chọn ứng viên gồm các bước nào, thông thường sẽ bao gồm sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra chuyên môn, so sánh, đánh giá các ứng viên. Các công đoạn này cần được thực hiện khách quan, minh bạch, tránh cảm tính và thiên vị.

Đặc biệt trong bước này các tiêu chí đánh giá và trọng số của chúng là rất quan trọng. Các tiêu chí phải được thông báo rõ ràng cho các ứng viên và áp dụng đồng bộ cho toàn bộ các ứng viên ứng tuyển cùng một vị trí.

Bước 9: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế

Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xem xét việc thực hiện đã đem lại hiệu quả gì, điểm cần phát huy và chỉnh sửa:

• Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình thực hiện kế hoạch bằng con số
• Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó
• Đề xuất các giải pháp điều chỉnh và hoàn thiện

Sau khi hoạch định nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai, nên khẩn trương tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo có sẵn khi cần. Doanh nghiệp nên tận dụng những phản hồi để phân tích và tối ưu hóa kế hoạch cho phù hợp ví dụ như gửi những bản khảo sát ẩn danh cho nhân viên mới để nhận phản hồi về buổi phỏng vấn hoặc cả quá trình tham gia dự tuyển.

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể phân tích những số liệu quan trọng như turnover rate, tỷ lệ doanh thu sớm, chất lượng của kỳ tuyển dụng từ đó rút ra cách tối ưu hóa kế hoạch ngay cả khi chúng biến động theo thời gian.

3. Tại sao cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Đáp ứng nhu cầu hoạt động, kinh doanh

Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản giúp tìm ra những ứng viên chất lượng, sở hữu kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang cần. Từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được đội ngũ nhân sự với năng lực tốt, năng suất cao, đẩy mạnh hoạt động và hiệu quả kinh doanh, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Tối ưu chi phí tuyển dụng

Kế hoạch nhân sự đã dự tính trước các chi phí cần thiết, nhờ đó giảm tình trạng lãng phí thời gian, tiền bạc trong quá trình tuyển dụng. Ngoài ra kế hoạch cụ thể cũng giúp tăng hiệu quả tuyển dụng, giúp công ty có được những ứng viên chất lượng tốt, giảm tỉ lệ nghỉ việc và từ đó giảm các chi phí đào tạo hoặc tuyển mới.

Xây dựng đội ngũ nhân sự bền vững

Để xây dựng được tập thể nhân viên đa dạng, vững mạnh thì khâu tuyển dụng cần được chú trọng ngay từ ban đầu. Kế hoạch tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ giúp công ty có được những nhân viên đa dạng về chuyên ngành, kỹ năng. Điều này có lợi cho nguồn nhân lực và toàn bộ tổ chức.

Đảm bảo tính nhất quán

Kế hoạch tuyển dụng đã thống nhất về tiêu chí, hình thức đánh giá ứng viên. Do đó các ứng viên được đánh giá một cách công bằng, khách quan, tránh được nhưng bất đồng trong quá trình tuyển dụng. Nếu không có kế hoạch nhân sự và các tiêu chí cụ thể, việc đánh giá ứng viên dễ đi theo hướng cảm tính, có thể không chính xác, khiến ứng viên bất mãn và hình ảnh của nhà tuyển dụng cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.

Nâng cao trải nghiệm ứng viên, tăng uy tín cho thương hiệu tuyển dụng

Nếu theo đúng kế hoạch thì các bước trong quá trình tuyển dụng sẽ diễn ra nhịp nhàng, hiệu quả, mang lại trải nghiệm tốt cho ứng viên. Nhờ đó góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng của công ty ngày càng vững mạnh, nâng cao uy tín của tổ chức và tăng khả năng thu hút nhân tài về dài hạn.

4. Thời điểm lý tưởng để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng là cần thiết, nhưng câu hỏi đặt ra là nên lập kế hoạch này vào thời điểm nào? Dưới đây là một số thời điểm lý tưởng để lên kế hoạch:

• Khi tổ chức có sự thay đổi: Doanh nghiệp đang cần mở rộng, thực hiện dự án mới hoặc cần tuyển dụng theo mùa – đây là lúc cần lên kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng các mục tiêu hoạt động, kinh doanh.
• Lập kế hoạch hàng năm: Đầu năm hoặc giai đoạn cao điểm tuyển dụng sau tết hàng năm là lúc cần có kế hoạch tuyển dụng.
• Khi tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao: Cần lên kế hoạch để lấp đầy khoảng trống về nhân sự, đồng thời thực hiện các biện pháp để giữ chân nhân tài.
• Khi có biến động trên thị trường: Người làm công tác nhân sự cần nắm bắt những biến động trên thị trường lao động để điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng phù hợp.

5. Những thành phần trong bản kế hoạch tuyển dụng 

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết được triển khai từ kế hoạch tổng quan, bổ sung thêm những thông tin như:

• Thời gian cần tuyển dụng
• Vị trí cần tuyển
• Số lượng nhân sự cần tuyển trong đợt
• Yêu cầu đối với người ứng tuyển
• Mô tả công việc, nhiệm vụ cụ thể của các vị trí
• Mức lương dự kiến cho nhân sự mới
• Ngân sách cho hoạt động tuyển dụng
• Phương án phân bổ nhân sự vào vị trí, phòng ban phù hợp
• Đề xuất tuyển thêm hoặc cắt giảm nhân sự
• Đề xuất các thành viên trong hội đồng tuyển dụng.
• Chữ ký của người lập kế hoạch, trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, trưởng bộ phận cần tuyển dụng, ban lãnh đạo công ty.

Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng giúp các doanh nghiệp dự trù được trước kinh phí, thời gian và luôn trong thế chủ động về nguồn nhân lực. Bản kế hoạch tuyển dụng cần thực hiện theo các nguyên tắc nhất định nhằm mang đến hiệu quả tốt nhất.

5. Tải miễn phí mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Mẫu 1: 

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự này phù hợp với tình hình nhân sự của công ty đang cần bổ sụng vị trí gấp để hoạt động của công ty không bị trì trệ.

Mẫu 2:

Mẫu 3:

Mẫu 4:

>>> Tham khảo thêm:

• Top 10 phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất
• Top trang website đăng tin tuyển dụng hiệu quả nhất tại Việt Nam 
• Quy trình tuyển dụng nhân sự – các bước xây dựng hiệu quả nhất!

6. Những sai lầm cần tránh khi lên kế hoạch tuyển dụng

Coi nhẹ kế hoạch tuyển dụng

Đôi khi kế hoạch tuyển dụng chưa được chú trọng mà chỉ được coi như một thủ tục hành chính trong công ty. Điều này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến quá trình triển khai, mọi người sẽ không tuân thủ kế hoạch đề ra và không theo dõi thời hạn, tính hiệu quả.

Không xác định được mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng

Một sai lầm rất lớn của nhà tuyển dụng là tuyển nhưng không xác định được vị trí nào, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc ra sao. Số lượng cần tuyển và thời gian tuyển cũng không rõ ràng. Điều này khiến nhà tuyển dụng trở nên thiếu chuyên nghiệp và thường không tuyển được nhân tài đúng như mong muốn.

Xác định thời gian tuyển dụng chưa phù hợp

Đối với một số vị trí công việc, nhà tuyển dụng cần có thời gian để đánh giá sâu về chuyên môn, kinh nghiệm của ứng viên, từ đó mới chọn được người phù hợp. Nếu kế hoạch đặt thời gian quá gấp gáp sẽ không đảm bảo chất lượng ứng viên.

Không phân tích tình hình thực tế

Sai lầm tiếp theo khi lên kế hoạch là không phân tích hoặc phân tích sai tình hình thực tế. Điều này dẫn đến tuyển dụng không đáp ứng được công việc, ứng viên không hòa nhập được với môi trường và văn hóa doanh nghiệp.

Không đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Bất cứ công tác nào trong doanh nghiệp cũng cần đánh giá để xem hiệu quả ra sao, có đạt mục tiêu không. Sau khi triển khai kế hoạch, doanh nghiệp cần nhìn lại những điều đã làm được và chưa được để rút kinh nghiệm, cải thiện trong các đợt tuyển dụng tiếp theo.

7. Kết luận

Như vậy MISA AMIS HRM đã giới thiệu với bạn đọc các bước lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các mẫu kế hoạch có sẵn. Với những hướng dẫn trên, hy vọng bạn đọc có thể xây dựng được một kế hoạch chi tiết, sát với nhu cầu của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao.