Kiến thức Quy trình lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự...

Quy trình lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

6911
kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian và chi phí. Do đó việc lập kế hoạch cho chiến dịch cũng là một công đoạn nền tảng quan trọng.

Khi có một vị trí nhân sự trống cần khỏa lấp, bạn chắc chắn sẽ muốn tìm ra ứng viên phù hợp nhất cho công việc, là người có những kĩ năng và kiến thức cần thiết để giúp công ty bạn phát triển. Việc tuyển dụng hiệu quả phụ thuộc vào cách bạn chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng, quảng cáo và giới thiệu về vị trí mà bạn tuyển dụng, cũng như mức độ sàng lọc các ứng viên. Nếu làm tốt các công việc trên thì tại buổi phỏng vấn, bạn sẽ chỉ gặp những ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất với những gì bạn đang tìm kiếm.

Dưới đây là các bước giúp bạn lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, chỉ cần áp dụng theo chỉ dẫn này, bạn có thể phác thảo nên một bản kế hoạch tương đối đầy đủ và chi tiết, giúp nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng:

1, Thế nào là một kế hoạch tuyển dụng tốt?

Một kế hoạch tuyển dụng tốt là kế hoạch đưa ra được cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về những thông tin tuyển dụng trong tương lai của doanh nghiệp, bao gồm: tổng số nhân sự cần tuyển, vị trí tuyển dụng theo từng phòng ban, thời gian tuyển dụng dự kiến và dự toán ngân sách dành cho các đợt tuyển dụng này.

Lưu ý, tất cả thông tin của kế hoạch tuyển dụng cần được lập dựa trên sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận trong công ty và được phê duyệt của ban lãnh đạo.

| Đọc thêm: 6 phương án tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm

2, Các bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng trong doanh nghiệp

kế hoạch tuyển dụng

Bước 1: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trưởng bộ phận/phòng ban

Để xây dựng được kế hoạch tuyển dụng, điều đầu tiên cán bộ tuyển dụng cần làm là tổng hợp nhu cầu tuyển dụng vị trí còn thiếu từ các phòng ban, vị trí làm việc có thể phát sinh trong tương lai do chuyên môn hóa công việc hoặc có kế hoạch thành lập bộ phận mới. Dựa trên những thông tin được cung cấp kế trên, HRer bắt tay xây dựng kế hoạch tổng quan.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng tổng quan

Kế hoạch tổng quan bao gồm những thông tin chính yếu như:

  • Tổng số lượng nhân sự sẽ tuyển dụng trong năm, số lượng tuyển dụng từ từng phòng ban với từng vị trí công việc
  • Số lượng nhân sự dự kiến trong mỗi đợt tuyển dụng
  • Thời gian của từng đợt tuyển dụng
  • Chi phí dự toán cho mỗi đợt tuyển dụng và tổng chi phí cho tuyển dụng dự kiến trong năm

| Đọc thêm:

Bước 3: Trình lãnh đạo phê duyệt kế hoạch tuyển dụng tổng quan

Sau khi cán bộ tuyển dụng đã lập xong kế hoạch tuyển dụng tổng quan, kế hoạch này được trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Nếu cần sửa đổi, cán bộ tuyển dụng cần trao đổi thêm với cấp trên và trưởng bộ phận để thống nhất về số lượng nhân sự, vị trí cần tuyển…

Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết

Sau khi có kế hoạch tổng quan, cán bộ nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết. Đây là bản kế hoạch chi tiết hóa các đầu việc từ bản kế hoạch tổng quan, bao gồm thông tin:

  • Số lượng tuyển dụng nhân sự cho từng vị trí là bao nhiêu? Thời gian nào tuyển?
  • Phác thảo các thông tin về vị trí cần tuyển: yêu cầu công việc, bản mô tả công việc,…
  • Dự toán kinh phí cho đợt tuyển dụng
  • Các kênh tuyển dụng, lịch trình thực hiện các bước trong quy trình tuyển dụng như nhận hồ sơ, phỏng vấn, đào tạo, nhận việc…

các bước lập kế hoạch tuyển dụng

Bước 5: Kế hoạch tuyển dụng chi tiết được duyệt

Sau khi kế hoạch tuyển dụng chi tiết được HRer xây dựng, bản kế hoạch được trình Giám đốc nhân sự, Ban lãnh đạo hay những người có thẩm quyền phê duyệt. Bản kế hoạch tuyển dụng chi tiết được duyệt là thời điểm xây dựng kế hoạch tuyển dụng kết thúc.

3, Triển khai kế hoạch tuyển dụng

Bước 1. Chuẩn bị bản mô tả công việc (Job Description)

Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ thu hút những ứng viên phù hợp đến với công ty bạn. Bạn mô tả càng rõ ràng về yêu cầu, nhiệm vụ công việc, điều kiện làm việc, lợi thế và triển vọng thăng tiến của vị trí tuyển dụng, thì sau này bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra, đánh giá và loại bỏ những ứng viên không phù hợp.

Một bản mô tả cồn việc tốt nên bao gồm các thông tin sau:

Tên của vị trí công việc: tránh sử dụng những danh từ không thông dụng hoặc biệt danh mà chỉ công ty bạn sử dụng để gọi vị trí đó. Hãy sử dụng những cái tên phổ thông mà bất cứ ai trong ngành cũng biết.

Thông tin về công ty: Giới thiệu công ty một cách ngắn gọn: lĩnh vực hoạt động và nhấn mạnh vào những điểm mà ứng viên có thể quan tâm (như sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các giải thưởng gần đây…)

Mô tả công việc: hãy cho ứng viên biết rằng họ có thể đóng góp những gì bằng cách tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng nhất mà ứng viên được tuyển dụng phải thực hiện. Hãy nhớ làm nổi bật những điểm độc đáo và thú vị của công việc đó.

Điều kiện ứng tuyển: trước khi viết phần này, bạn cần tìm hiểu và tham khảo từ các nhân viên quan trọng trong công ty xem ứng viên lý tưởng cho vị trí này cần những điều kiện gì.

Cách thức ứng tuyển: Hãy nêu rõ những tài liệu, giấy tờ, chứng chỉ mà bạn cần từ ứng viên (hồ sơ, CV, tham chiếu, các giấy tờ liên quan…). Bạn muốn ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp, hay gửi thư, fax, email. Nếu bạn không chấp nhận ứng tuyển qua điện thoại, hãy nêu rõ điều đó.

– Cuối cùng hãy đặt deadline, ngày, giờ chót để tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2. Công cụ tuyển dụng

Sau khi đã chuẩn bị xong nội dung của tin tuyển dụng, bạn cần tìm cách để quảng cáo nó. Hai yếu tố quyết định việc lựa chọn kênh tuyển dụng đó là: ngân sách của công ty và loại ứng viên mà bạn đang tìm kiếm. Hãy nhớ rằng sử dụng đa dạng kênh tuyển dụng sẽ gia tăng độ phủ và sự tương tác đối với thông báo tuyển dụng của bạn.

Hãy luôn theo dõi hiệu quả của các kênh tuyển dụng, thăm dò các ứng viên tiềm năng để xem nghĩ gì về công ty của bạn, Điều này rất quan trọng, vì theo thời gian, nó sẽ giúp bạn xác định công cụ tuyển dụng nào hiệu quả và phù hợp nhất với công ty của bạn.

Dưới đây là danh sách các công cụ bạn có thể sử dụng để công bố các thông báo tuyền dụng và thu hút các ứng viên:

Các trang web tuyển dụng: phương pháp đơn giản và tiết kiệm nhất để tiếp cận tới những người đang tìm kiếm việc làm, tại Việt Nam các trang web dạng này nổi tiếng có thể kể đến như Vietnamworks, CareerBuilder, Ybox, Việc làm 24h….

Mạng xã hội: Linked, Facebook hay Instagram đang dần trở thành những công cụ mạnh mẽ cho các nhà tuyển dụng.

Quảng cáo truyền thống: quảng cáo trên các kênh truyền thông truyền thống cũng có thể rất hiệu quả nếu bạn đúng nhà phát hành có thể nhắm tới đúng loại ứng viên mà bạn cần.

Qua trung gian: các headhunter, môi giới tuyển dụng, môi giới việc làm có thể đắt đỏ nhưng lại tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian trong việc xử lý việc quảng cáo, sàng lọc, kiểm tra tham chiếu, và sẽ chỉ gửi đến cho bạn những ứng viên thực sự đáp ứng được yêu cầu của công ty.

Trang chủ website của doanh nghiệp: nếu trang web của bạn có lượng truy cập lớn thì nó có thể trở thành một công cụ tuyển dụng rất đắc lực.

các kênh tuyển dụng

Mạng lưới giới thiệu: hay còn gọi là Referral Recruitment: chỉ cần nói với nhân viên, bạn bè, đồng nghiệp về vị trí cần tuyển và nhờ giới thiệu một ứng viên phù hợp mà họ quen biết. Đây là một chiến lược tuyển dụng tương đối hiệu quả.

Bước 3. Sàng lọc ban đầu

Sau khi bạn đã nhận được hồ sơ ứng tuyển và chọn ra những hồ sơ sáng giá nhất, bước tiếp theo là thực hiện sàng lọc ban đầu các ứng viên. Bạn càng cẩn thận ở giai đoạn này, sẽ càng đỡ tốn thời gian ở vòng phỏng vấn sau này.

Dưới đây là một số cách giúp bạn sàng lọc cơ bản các ứng viên:

Liên lạc: qua email hoặc điện thoại, hãy yêu cầu ứng viên cung cấp thêm các thông tin cần thiết khác trước khi bạn thực sự muốn phỏng vấn họ. Điều này cũng để xác nhận rằng họ thực sự có hứng thú với công việc.

Các bài test cơ bản: các bài test có thể giúp bạn tìm ra những ứng viên có kĩ năng, năng lực và giá trị phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.

Bước 4. Phỏng vấn những ứng viên phù hợp nhất

Buổi phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng xác thực trình độ của ứng viên, xác nhận xem công việc có đúng như họ kỳ vọng và đánh giá xem liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty.

Có 2 loại câu hỏi phỏng vấn phổ biến:

Câu hỏi về hành vi ứng xử: Những câu hỏi loại này giúp dự đoán các hành vi tương lai dựa trên việc hỏi về cách ứng xử của ứng viên trong quá khứ. Họ có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá sự tự tin, khả năng sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên.

Câu hỏi tình huống: Những câu hỏi loại này thường là đưa ứng viên vào một tình huống giả định nào đó họ có thể gặp trong công việc và yêu cầu giải quyết nó. Phương pháp này giúp bạn đánh giá hiểu biết , kỹ năng và phương pháp làm việc của ứng viên

Bước 5. Thông báo nhận việc

Khi bạn đã lựa chọn được ứng viên tài năng và phù hợp nhất với công việc, hãy gọi điện trực tiếp để thông báo việc họ đã trúng tuyển. Có thể cho ứng viên một vài ngày để quyết định có nhận công việc hay không. Sau khi họ đã xác nhận đồng ý, thông thường bạn nên gửi thư hoặc email khẳng định lại một lần nữa những gì đã thống nhất giữa các bên.

Để nhận thêm những thông tin mới nhất và bổ ích nhất về giải pháp tuyển dụng, quản lý nhân sự và quản trị nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả, mời anh/chị để lại thông tin email tại đây!