7 Bước quản lý kho hiệu quả không cần phần mềm

Bạn muốn giảm thiểu những rủi ro bất thường, tăng năng suất và vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru. Một cách tốt nhất để thực hiện những điều trên, đó là: quản lý kho hiệu quả.

Việc nhập hàng, lưu trữ và vận chuyển, cách bố trí, sắp xếp và lưu thông hàng hóa trong kho sẽ là yếu tố then chốt quyết định doanh nghiệp của bạn có hoạt động tốt hay không. Chúng tôi sẽ giúp bạn sắp xếp kho hàng của mình một cách hệ thống, từ đó cải thiện tốc độ và hiệu quả của nhân viên với 7 mẹo tổ chức kho sau đây:

1. Đánh giá lại thiết kế bố trí kho của bạn

Thiết kế bố trí kho của bạn là nền tảng của việc tổ chức kho. Không có bản thiết kế này, bạn sẽ không thể tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho. Dưới đây là 3 nguyên tắc chính cần ghi nhớ khi lập kế hoạch (hoặc cập nhật) bố cục kho:

• Dòng chảy (lưu thông): là sự di chuyển không bị gián đoạn của vật liệu, con người và phương tiện trong tòa nhà của bạn.
• Khả năng tiếp cận: có nghĩa là mọi sản phẩm trên các giá đựng hàng đều có thể dễ dàng tiếp cận để vận chuyển đến vị trí khác, mà không ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp các sản phẩm xung quanh
• Không gian: là không gian kho tối đa bạn có thể chi trả, cân nhắc đến các yếu tố về kho lưu trữ, văn phòng, khu vực làm việc, các gian trống, phương tiện và thiết bị v.v

2. Sử dụng hệ thống Pallet racking

Lưu kho theo hệ thống Pallet racking là một phương pháp lưu trữ hàng tồn kho của bạn theo chiều dọc thay vì theo chiều ngang.

Đây là hệ thống kệ chứa Pallet phổ biến và kinh tế nhất hiện nay. Hệ thống giá kệ này tối ưu sự lựa chọn hàng hóa đạt 100%, có thể đạt chiều cao lưu trữ lên đến 12.8m, tận dụng được các khoảng không gian trong nhà kho. Sản xuất và lắp đặt hệ thống giá kệ Pallet Racking đáp ứng hầu như tất cả các kích thước Pallet chứa hàng hoặc trọng lượng hàng hóa theo yêu cầu, phù hợp với tất cả các loại xe nâng hàng phổ biến hiện nay.

Việc thiết kế và chế tạo một loạt các phụ kiện giá kệ tiêu chuẩn thông dụng để đáp ứng với các nhu cầu sử dụng lưu trữ hàng hóa không tiêu chuẩn, các chi tiết giá kệ được sơn tĩnh điện hoặc mạ kẽm theo tiêu chuẩn công nghiệp.

3. Sử dụng phân tích ABC trong thiết lập kho hàng tồn kho

Phân tích hàng tồn kho ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho của bạn thành 3 loại theo mức độ doanh số và giá bán của hàng hóa:

• A – Các mặt hàng bán chạy nhất mà không chiếm nhiều diện tích kho hoặc chi phí bảo quản lưu kho.
• B – Các mặt hàng tầm trung bán thường xuyên nhưng có thể có chi phí lưu kho cao hơn
• C – Phần còn lại của kho lưu trữ, chiếm phần lớn chi phí tồn kho của bạn trong khi đóng góp ít nhất vào lợi nhuận của bạn

Phân tích ABC về hàng tồn kho là một cách áp dụng nguyên tắc 80/20: phần lớn lợi nhuận của bạn thường sẽ đến từ khoảng 20% tổng hàng tồn kho của bạn. Sau khi nhóm kho lưu trữ của bạn vào các danh mục ABC, hãy sắp xếp khu vực lấy hàng và đóng gói theo cách thuận lợi nhất để nhân viên có thế truy xuất hàng hóa dễ dàng, theo thứ tự loại A đến loại B rồi cuối cùng là loại C.

 

4. Thường xuyên vệ sinh và dọn dẹp kho

Kho chứa hàng càng lộn xộn, khả năng xảy ra rủi ro và tai nạn lao động càng cao, ngoài ra nó cũng làm giảm năng suất vận hành. Hơn nữa, nó có thể dẫn đến hàng tồn kho bị hỏng do quá hạn hoặc giảm chất lượng, làm tăng chi phí hàng tồn kho của bạn. Mặt khác, một kho có trật tự sẽ tăng hiệu quả và lượng lưu thông nguyên vật liệu của bạn, trong khi có khả năng cải thiện thời gian chờ hàng và giao hàng.

5. Dán nhãn cho hàng hóa

Nhân viên không thể chỉ dựa vào bộ nhớ khi tìm kiếm các mặt hàng trong kho của bạn. Mỗi đơn vị lưu kho (SKU) trong kho cần được dán nhãn rõ ràng để dễ nhận biết. Giữ nhãn của bạn thống nhất cho mọi mặt hàng (ví dụ như luôn dán nhãn ở góc dưới cùng bên phải của hộp) và trên mỗi nhãn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, chẳng hạn như: Tên sản phẩm, Mã xếp giá, Màu sắc, Kích thước, Ngày tháng

6. Tối ưu việc nhập hàng vào kho

Nhập hàng lưu kho hiệu quả là một trong những mẹo quản lý kho chính bởi vì nó sẽ bắt nhịp cho phần còn lại của quy trình lưu kho và quản lý kho của bạn. Nếu bạn làm không tốt khâu này, tất cả quy trình sẽ bị ảnh hưởng.

Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện việc nhập kho:

• Tối ưu hóa không gian nhận: bằng cách cung cấp các công cụ thích hợp và đủ không gian để cho phép nhân viên của bạn sắp xếp và lưu trữ đợt hàng tồn kho tiếp theo.
• Giữ không gian nhận của bạn sạch sẽ và ngăn nắp bằng cách loại bỏ sự lộn xộn và đặt mọi công cụ đi sau khi sử dụng nó.
• Theo dõi hàng tồn kho liên tục để giảm sai sót, thiếu hàng tồn kho và giao hàng không chính xác.
• Giám sát kiểm soát chất lượng bằng cách thuê người quản lý kiểm soát chất lượng để theo dõi, phát hiện lỗi, chỉ ra các quy trình có vấn đề và giảm các trường hợp hư hại hàng tồn kho.
• Dỡ bỏ hàng tồn kho nhận được một cách nhanh chóng và an toàn bằng cách sử dụng các máy móc thiết bị thích hợp (ví dụ: xe nâng và băng chuyền) và tuân theo các quy trình an toàn bắt buộc.
• Tránh nhầm lẫn trong giao hàng của bạn: xác minh hàng hóa nhận được bằng cách sử dụng các số liệu như mô tả hàng hóa, mã sản phẩm, số theo dõi lô,…

7. Thường xuyên đánh giá hệ thống tổ chức kho

Để liên tục cải thiện tổ chức kho, bạn sẽ cần liên tục xem xét và đánh giá các hoạt động vận hành kho của mình. Từ vị trí của thiết bị đến quy trình xử lý, cho tới đến hiệu quả của các chính sách, bạn nên thường xuyên chắc chắn rằng bạn có thể tối đa hóa không gian kho của mình và cải thiện năng suất của nhân viên.

Hãy nhớ rằng với một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể giảm chi phí, giữ cho doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận, giúp phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai và chuẩn bị cho những sự cố bất ngờ. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, một doanh nghiệp thu được lợi nhuận và phát triển lâu dài, tránh khỏi nguy cơ phá sản