Giải pháp thực tiễn để quản trị doanh nghiệp dược

Dược phẩm Việt Nam là một ngành cạnh tranh rất khốc liệt và tiền ẩn nhiều rủi ro, thách thức. Bài viết sẽ đưa ra những giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp dược vận hành thuận lợi, giúp thương hiệu luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng và nổi bật giữa các tên tuổi dược phẩm khác.

Để quản lý một công ty dược phẩm đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kĩ năng quản trị về kế toán, nhân sự, marketing, bán hàng, kho, chăm sóc khách hàng. Dưới đây là những giải pháp tương ứng với những nghiệp vụ quản trị quan trọng

1. Quản trị tài chính

Các nhà điều hành doanh nghiệp dược phẩm phải quản lý các khoản tiền khác nhau từ thanh toán cho nhà cung cấp nguyên dược liệu cho tớ các khoản phí bảo hiểm bên thứ ba và các chi phí khác.

Tất cả các khoản thu phải được thống kê hàng ngày và so sánh với khác chi phí tương ứng nhằm đảm bảo kiểm soát và cân đối dòng tiền. Mỗi khoản thanh toán có thời gian đáo hạn khác nhau, do đó luôn phải lưu ý kiểm soát các khoản này mọi lúc.

Nhiều nhà thuốc được thanh toán chủ yếu bởi các công ty bảo hiểm của bên thứ ba cho thuốc theo toa mà họ phân phối. Các khoản thanh toán này đến hàng tháng và cần được kiểm tra tính chính xác và thiếu sót so với nhật ký kê đơn trong tháng đó. Nếu có sự khác biệt, người quản lý phải liên hệ với công ty bảo hiểm có lỗi và khiếu nại sai sót đó.

2. Quản lý công việc

Quản lý công việc là một yếu tố mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát nó. Ngày nay khi thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý là điều tất yếu. Chính vì vậy mà phần mềm quản lý công việc là một trong những công cụ mà doanh nghiệp nào cũng nên quan tâm.

2. Quản lý nhân sự

Quản lý con người là một phần quan trọng của một nhà quản lý cửa hàng bán lẻ. Nhân viên trong các nhà thuốc thường rất đa dạng, từ nhân viên đứng quầy bán thời gian, trợ lý kho cho tới dược sĩ và kỹ thuật viên được cấp phép.

Nhà quản lý phải có trách nhiệm thiết lập một lịch trình làm việc cho tất cả các nhân viên. Một dược sĩ được cấp phép phải luôn có mặt, nếu không cửa hàng không thể hoạt động hợp pháp.

Điều này có nghĩa là người điều hành phải đảm bảo rằng dược sĩ luôn có mặt đúng theo lịch trình, và có sự sẵn sàng thay thế, bổ sung trong trường hợp vắng mặt, nghỉ phép …v.v.

Các nhà thuốc lớn nên phân loại sản phẩm để quy hoạch thành các gian bán hàng riêng biệt, có lắp đặt cửa cuốn hoặc vách ngăn. Các cửa này khi đóng lại thì các gian hàng bán dược phẩm đại trà, không cần kê đơn, sẽ vẫn hoạt động bình thường mà không cần sự có mặt của dược sĩ. Điều này sẽ tránh cho hiệu thuốc bị cơ quan chức năng dòm ngó, phát sinh những rắc rối về pháp lý.

>> 10 điều NÊN VÀ KHÔNG NÊN làm khi quản trị doanh nghiệp

3. Quản lý sản phẩm

Thuốc ghi toa (Rx hay ETC), dược phẩm và các dụng cụ y tế phải được đặt hàng thường xuyên để lưu trữ sẵn sàng trong kho khi cần thiết. Các công ty cung cấp thuốc đều có hai lần giao hàng mỗi ngày để ngay cả khi nguồn cung khan hiếm hoặc hết hàng, việc bổ sung có thể được thực hiện ngay trong ngày.

Thông thường, các công ty cung ứng dược phẩm cũng dự trữ các loại thuốc không cần ghi toa (OTC – là những thuốc có thể sử dụng an toàn và hiệu quả mà không cần chỉ dẫn và sự theo dõi của bác sĩ). Điều này có vai trò quan trọng trong khả năng thanh toán và tài chính của cửa hàng.

Trong thực tế, các hiệu thuốc kiếm được nhiều hơn từ việc bán thuốc OTC hơn là từ thuốc kê theo đơn. Do đó, số lượng loại thuốc này ngày càng tăng và sự đa dạng của các sản phẩm được phân phối bởi các chuỗi nhà thuốc lớn trên khắp cả nước. Vì thế các chiến lược sản phẩm của công ty cũng không nên nằm ngoài xu thế này.

4. Quản lý nhà phân phối

Nhiều hiệu thuốc ở các địa phương có xu hướng kinh doanh thêm nhiều mặt hàng, sản phẩm khác nhau như vé số, thực phẩm, hoặc hàng tạp hóa. Các mặt hàng này có xu hướng cần có tài khoản, sổ sách riêng để quản lý tài chính, cũng như các vấn đề về lưu kho và nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong kế toán.

Những dược phẩm có hạn sử dụng phải được theo dõi liên tục để hàng cũ, thuốc hết hạn không đến tay người tiêu dùng, hạn chế những hậu quả xấu ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Do đó, công ty cần khảo sát kĩ các điểm phân phố để “chọn mặt gửi vàng”.

5. Marketing

Các công ty lớn, sở hữu chuỗi phân phối khổng lồ, thường định hướng các chiến dịch quảng cáo và giai đoạn bán hàng được chỉ đạo tập trung từ một trụ sở chính. Trong khi đó, các nhà quản lý dược phẩm nhỏ lẻ thường chịu trách nhiệm cho việc tạo ra các sản phẩm đặc biệt và các chiến dịch marketing.

Người quản lý cần nắm được chi phí phân phối, tiền hoa hồng của mỗi mặt hàng, những dược phẩm nào bán tốt nhất và cách người tiêu dùng mua thuốc tại cửa hàng, để từ đó đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp.

Chương trình xúc tiến bán hàng có thể bao gồm khuyến mại, giảm giá, tờ rơi, hội chợ triển lãm và quảng cáo cho cửa hàng.

Chương trình khuyến mãi phải được duy trì quanh năm và thường phải được điều chỉnh theo mùa hoặc khi thói quen mua hàng của người tiêu dùng thay đổi. Chi phí của mỗi chiến dịch cần được tính vào ngân sách và được tính vào các khoản tính toán lãi lỗ hàng tháng.

>> 5 ưu điểm vượt trội của phần mềm quản trị doanh nghiệp so với excel

>> Phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất tại Việt Nam