Sự khác biệt của phần mềm ERP với các phần mềm quản lý rời rạc

Sự khác biệt điển hình giữa phần mềm erp so với các phần mềm quản lý rời rạc khác (ví dụ phần mềm tính lương, quản lý nhân sự , phần mềm kế toán,…) là tính tích hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Trên thực tế, việc sử dụng một phần mềm ERP sẽ phức tạp hơn so với các phần mềm quản lý đơn lẻ nhưng nhưng nếu doanh nghiệp triển khai phù hợp và khoa học, chúng sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. So với các phần mềm quản lý khác, phần mềm ERP có những ưu thế vượt trội hơn rất nhiều.

1. Tính tích hợp trên phần mềm ERP là điểm phân biệt cơ bản nhất

Phần mềm ERP chỉ là một hệ thống chung duy nhất với các module thực hiện các nhiệm vụ tương đương với các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module trong phần mềm ERP này làm việc cho hiệu quả cao hơn khi tích hợp trong môi trường nhiều hoạt động.

1.1. Đặc điểm các phần mềm quản lý rời rạc

Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp nước ta dù hoạt động lâu nhưng các tài liệu về các quy trình hoạt động vẫn rất thiếu thốn và các tài liệu này chỉ được triển khai khi có các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO giúp đỡ.

Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và “nói không” đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các phần mềm quản lý rời rạc lúc này sẽ bị cô lập với các phần mềm ở phòng ban khác.

1.2. Đặc điểm phần mềm ERP

Các phân hệ trên phần mềm ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó còn giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.

Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban cũng nhờ thế mà được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ.

Tính tích hợp của phần mềm ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta.

2. Lợi ích doanh nghiệp đạt được khi sử dụng phần mềm ERP

2.1 Phần mềm ERP quản lý thông tin và định hướng công việc

Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP, hầu hết các bộ phận sẽ hoạt động dựa trên đó. Hay nói một cách cụ thể hơn thì phần mềm ERP chính là trục chính cho phép cung cấp thông tin đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa bộ phận cũng như từng thành viên. Dựa vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn giữa các đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ chính xác cũng như giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin.

Như vậy ERP hỗ trợ toàn diện quá trình tra cứu, tham khảo dữ liệu thông tin các hoạt động tại doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời đại công nghiệp 4.0 như hiện nay, việc xây dựng cũng như phát triển hệ thống quản lý dữ liệu bao quát cho các thị trường, chi nhánh mới hay sản phẩm và khách hàng mới sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động cũng như năng lực sản xuất.

2.2 Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí

Khi sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:

• Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
• Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ cũng như
• Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
• Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
• Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
• Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
• Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
• Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn

2.3 Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hiệu suất công việc

Bên cạnh việc cắt giảm chi phí, tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều mong muốn nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Nhất là trong bối cảnh sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. Điều này khiến doanh nghiệp buộc phải cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết, thúc đẩy, nâng cao năng suất sản xuất, từ đó gia tăng được biên lợi nhuận và triển khai phần mềm ERP là một trong những giải pháp then chốt cho bài toán này bởi:

• ERP cho phép xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sử nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
• Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn từ đó giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
• Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tích hợp, tổng hợp trên hệ thống ERP, nhờ đó các cấp quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình hoạt động cũng như đưa ra được quyết định

>>  so sánh các phần mềm ERP trên thị trường hiện nay

2.4 Phần mềm ERP là công cụ lưu trữ dữ liệu

Không chỉ đem lại thông tin mà hệ thống ERP còn là công cụ hiệu quả cho quá trình lưu trữ và phân tích dữ liệu. Lợi ích từ hoạt động này có thể kể đến như:

• Lưu lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp chi tiết nhất
• Truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng
• Phối hợp, phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có phương án kinh doanh phù hợp
• Khả năng bảo mật dữ liệu cao
• Chuẩn hóa thông tin nhân sự
• Công tác kế toán chính xác hơn
• Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Anh/ Chị có thể để lại email để nhận được các thông tin hữu ích khác hay kinh nghiệm triển khai phần mềm erp tại Việt Nam và trên thế giới!
nbsp;

 1,164