Kiến thức Tin mới Phần mềm quản lý quy trình công việc

Phần mềm quản lý quy trình công việc

147
phần mềm quản lý quy trình công việc

Quản lý công việc theo quy trình là phương pháp vận hành công việc hiệu quả được áp dụng ở hầu hết doanh nghiệp. Quy trình giúp người thực hiện công việc biết được họ cần làm những gì? Lộ trình ra sao? Mục tiêu là gì. Quy trình cũng giúp giảm thiểu sự chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm – tình trạng vẫn thường thấy tại không ít doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ chỉ rõ vai trò, cách quản lý công việc theo quy trình và sự ứng dụng phần mềm quản lý quy trình công việc MISA AMIS tại doanh nghiệp.

1, Vai trò của quy trình công việc

Quy trình (tiếng anh gọi là Procedure) là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.

Quy trình công việc là trình tự thực hiện một công việc, trình tự này được định sẵn nhằm đáp ứng mục tiêu công việc đã đặt ra ngay từ khi thiết lập kế hoạch. Nhìn vào quy trình công việc, người thực hiện sẽ biết ngay được mình cần làm những gì, khi nào hoàn thành, cần phối hợp với ai ,mục tiêu công việc cần đạt được là gì….

Một quy trình làm việc tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Những vai trò chính yếu được nhà quản lý quan tâm bao gồm:

# Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp

Làm việc theo quy trình góp phần giúp doanh nghiệp cắt giảm những chi phí, lãng phí phát sinh thường thấy do:

– Tình trạng lãng phí nguồn lực (bao gồm chi phí, nhân sự thực hiện) do không được lên kế hoạch và dự toán chi phí gắn với lộ trình
– Sự cồng kềnh, chồng chéo công việc giữa các phòng ban, sự đùn đẩy trách nhiệm dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện
– Tốn kém nhiều chi phí quản lý khi các công việc không được sắp xếp theo thứ tự, sự ưu tiên nên các phát sinh trong quá trình thực hiện khó kiểm soát

# Tiết kiệm thời gian quản trị

Khi có quy trình thực hiện công việc khoa học, thống nhất, nhà quản lý có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian quản trị công việc do khả năng nắm bắt tiến độ, báo cáo công việc được tự động hóa. Giảm thiểu thời gian họp hành, trao đổi công việc nhờ ứng dụng các công cụ quản trị công việc hiện đại.

# Thúc đẩy năng suất nhân viên

Như khái niệm đã nêu, nhìn vào quy trình công việc, người thực hiện có thể dễ dàng nhận biết công việc cần thực hiện, thời hạn và biết được họ cần phối hợp với ai, khi nào để đạt mục tiêu công việc. Quy trình góp phần tối ưu năng suất của nhân viên, xóa bỏ những thói quen xấu của nhân viên trong công việc:

– Đùn đẩy công việc, trách nhiệm
– Nước đến chân mới nhảy, đến hạn mới làm
– Không biết đâu là việc cần thực hiện trước, thực hiện sau
– Sử dụng thời gian kém hiệu quả

Quy trình công việc cũng là căn cứ để nhà quản lý kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Đọc thêm:
>> Phần mềm giao việc online mọi lúc mọi nơi được ưa chuộng tại Việt Nam
>> App quản lý công việc trong doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay
>> Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng

2, Thế nào là một quy trình làm việc hiệu quả?

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong việc xây dựng quy trình công việc thế nào để hiệu quả? Nên ứng dụng những tiêu chuẩn ISO trong việc xây dựng, kiểm soát quy trình tại doanh nghiệp hay tự thiết lập quy trình phù hợp tương ứng với từng dự án.

Để trả lời cho câu hỏi này, doanh nghiệp cần xác định:

  • Những công việc mang tính chất thời điểm hoặc dự án có tính chất khác biệt (nên xây dựng quy trình tương ứng với từng dự án)
  • Những công việc thường kỳ, lặp đi lặp lại trong quá trình vận hành doanh nghiệp (có thể áp dụng ISO hoặc quy trình công việc theo tiêu chuẩn doanh nghiệp đặt ra)

Khi xác định được rõ các công việc kể trên, thực trạng kinh doanh, vận hành tại doanh nghiệp thì việc xây dựng quy trình sẽ hiệu quả hơn. Không thể bê quy trình làm việc của doanh nghiệp này để áp dụng cho doanh nghiệp khác nếu chưa có nghiên cứu hay đánh giá các điểm đau doanh nghiệp gặp phải.

Quy trình công việc hiệu quả là quy trình:

  • Giải quyết được những điểm đau của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc
  • Dễ hiểu, dễ thực hiện, dễ nắm bắt lộ trình công việc và tiến độ thực hiện
  • Tối ưu nguồn lực thực hiện cho doanh nghiệp

Để giúp anh chị dễ dàng quản lý công việc theo quy trình, dưới đây chúng tôi xin lấy ví dụ chi tiết khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình công việc AMIS Công việc tại 1 doanh nghiệp trong thực tế. (Quy trình tùy biến theo từng doanh nghiệp, không áp dụng tiêu chuẩn ISO)

3, Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình công việc tại doanh nghiệp

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp quản lý từ khi thiết lập kế hoạch, giao việc, kiểm soát tiến độ đến kết quả thực hiện. Phần mềm thường được áp dụng cho các công việc mang tính chất thường xuyên hoặc các dự án phát sinh mang tính thời điểm. AMIS Công việc giúp kiểm soát quá trình thực hiện công việc, về quy trình công việc sẽ được thiết lập từ khi lập kế hoạch, lộ trình.

Các bước ứng dụng AMIS Công việc để quản lý công việc theo quy trình:

Bước 1: Lập kế hoạch và lộ trình công việc

Lập kế hoạch công việc cần thiết đối với mọi công việc mang tính thời điểm (các dự án) hay công việc lặp lại hàng ngày theo vị trí chuyên môn, tương ứng là kế hoạch dự án hay kế hoạch tuần, tháng, quý. Nhờ có kế hoạch mà mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp đi đúng hướng và có mục đích.

Lập kế hoạch công việc

Tại bước lập kế hoạch, quy trình, lộ trình công việc, thứ tự trước sau của các đầu việc và người phụ trách sẽ được xác định cụ thể.

Khác với quy trình công việc được thiết lập theo chuẩn ISO (thường được fix cứng), quy trình công việc khi ứng dụng AMIS Công việc được tùy chỉnh nhanh chóng và được số hóa để người thực hiện follow theo lộ trình đã ấn định. Trong quá trình thực hiện, kế hoạch có thể được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.

Lộ trình công việc được thể hiện bằng biểu đồ Gantt. Quy trình thực hiện các công việc: thứ tự thực hiện công việc trước sau, công việc cha, công việc con, người thực hiện, liên kết giữa các bộ phận,… đều được thiết lập dễ dàng.

lộ trình công việc thể hiện trên biểu đồ Gantt

Đối với các dự án có tính chất, quy trình giống nhau, phần mềm cho phép người dùng nhân bản dự án để

Bước 2: Tự động hóa giao việc và phân luồng công việc

Khi kế hoạch được phê duyệt, nhà quản lý bắt đầu phân bổ nguồn lực, giao việc cho các thành viên trong team. Phần mềm tự động gửi thông báo cho người chịu trách nhiệm thực hiện công việc thông qua email và notification trên ứng dụng web/di động.

quy trình giao việc

Luồng công việc được chia tách khá rõ ràng. Chẳng hạn, trong 1 phòng ban phát sinh cùng lúc 3 dự án. Phần mềm sẽ là công cụ để nhà quản lý theo dõi, kiểm soát tất cả đầu việc thuộc 3 dự án mà không bị chồng chéo. Một nhân viên có thể thực hiện 1 hay nhiều dự án nhưng dễ dàng kiểm soát phần việc của mình để tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.

Bước 3: Thực hiện công việc, cập nhật và kiểm soát tiến độ công việc theo quy trình

Sau khi nhận thông báo giao việc, người được chỉ định tiến hành thực hiện công việc theo nội dung được giao, có hướng dẫn cụ thể và mục tiêu nhà quản lý mong muốn.

Người thực hiện công việc trước cập nhật tiến độ đính kèm kết quả, người liên quan thực hiện công việc sau tự động nhận được thông báo để tiếp tục hoàn thiện các đầu việc trong quy trình.

kiểm soát tiến độ công việc theo quy trình

Nhà quản lý hay mỗi cá nhân khi sử dụng AMIS Công việc dễ dàng kiểm soát tiến độ thực hiện công việc của những dự án mình tham gia. Trong trường hợp công việc cần trao đổi, góp ý, phần mềm cung cấp khung chat để mọi thành viên có thể trao đổi, follow chỉ đạo trực tiếp trong từng luồng công việc.

Trao đổi công việc trong quá trình thực hiện

Điều chỉnh kế hoạch, quy trình công việc khi có những phát sinh dễ dàng bằng cách thêm công việc, bổ sung thời hạn hoàn thành dựa trên tình hình phân bổ nguồn lực thực tế.

Bước 4. Phê duyệt, đánh giá kết quả và xem năng suất nhân viên

Tất cả đầu việc cần phê duyệt được tổng hợp tại một vị trí để nhà quản lý dễ dàng theo dõi và phê duyệt kịp thời. Phần mềm giúp khắc phục nhược điểm khi quản lý công việc thủ công, bị trôi email, trôi đoạn chat hay không tìm được file đính kèm kết quả công việc do quản lý rời rạc.

phê duyệt công việc

AMIS công việc cũng cho phép nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện công việc của từng nhân viên bằng cách chấm điểm, thiết lập tiêu chí đánh giá phù hợp với tính chất công việc hay cách đánh giá năng suất của từng doanh nghiệp.

Không dừng lại ở việc quản lý quy trình công việc, phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo công việc giúp nhà quản lý xem được tổng quan, chi tiết tất cả những gì diễn ra trong doanh nghiệp. Từng bộ phận đang thực hiện những công việc nào, lộ trình tổng quan ra sao, ai đảm nhiệm bao nhiêu đầu việc, có luôn hoàn thành tiến độ hay không? Đây là ưu điểm mà nhiều quy trình công việc được viết sẵn trước đây không đáp ứng.

Hệ thống báo cáo công việc

Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý quy trình công việc thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS bằng cách tạo tài khoản ngay dưới đây:

Trải nghiệm miễn phí AMIS Công việc

Các bài viết cùng chuyên mục:
>> Phần mềm quản lý dự án Gantt tốt nhất hiện nay
>> Mô hình quản lý công việc hiệu quả, tăng năng suất lao động
>> Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng