Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương và các bước xây dựng hiệu quả

Xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức nào không xây dựng có thể bị phạt hành chính tới 5 triệu đồng. Bài viết này sẽ đưa ra nguyên tắc và hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng thang bảng lương đúng luật và giải đáp một số thắc mắc thường gặp để các doanh nghiệp giảm sai sót không đáng có.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

>> Xem thêm: Cách tính lương Gross sang Net / Net sang Gross cực chuẩn

1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương 

Căn cứ theo quy định trong Điều 93, Luật Lao động 2019, việc xây dựng thang bảng lương và định mức lao động phải tuân theo các quy định sau: 

1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo chức danh hoặc công việc được ghi trong hợp đồng lao động. 
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

2. Hồ sơ và thủ tục đăng ký xây dựng thang bảng lương

Căn cứ theo quy định trong Bộ Luật lao động, khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp sẽ cần phải tự xây dựng thang bảng lương của riêng mình và công bố công khai thông tin này tại nơi làm việc trước khi thực hiện. 

Như vậy, hồ sơ và thủ tục xây dựng thang bảng lương sẽ bao gồm các loại thông tin sau: 

1. Hệ thống thang bảng lương (do doanh nghiệp xây dựng). 
2. Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương (từ ban lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp). 
3. Biên bản tham khảo và tổng kết ý kiến của đại diện lao động (nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động, Công đoàn). 
4. Bảng quy định điều kiện áp dụng và các tiêu chuẩn liên quan tới chức vụ, công việc,… 
5. Quy chế lương thưởng, phụ cấp. 

>> Xem thêm: Phụ cấp là gì? 6 chế độ phụ cấp quan trọng nhất trong doanh nghiệp

3. Các bước xây dựng thang bảng lương 

3.1 Bước 1: Xây dựng lương khởi điểm 

Theo quy định, đối với lao động phổ thông chưa qua học nghề, đào tạo thì mức lương khởi điểm phải bằng mức lương tối thiểu vùng. Ngược lại, nếu người lao động đã qua đào tạo, bất kể do doanh nghiệp đào tạo hay không, đều được hưởng mức lương tối thiểu cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng. 

Nếu người lao động làm việc trong môi trường nguy hiểm, độc hai thì mức lương khởi điểm phải cao hơn ít nhất khoảng 5% so với mức lương làm việc trong điều kiện thường. Trong trường hợp đặc biệt nguy hiểm, độc hại thì mức lương này phải cao hơn ít nhất 7%. 

Mức lương tối thiểu vùng hiện hành được quy định trong Nghị định 90/2019/NĐ-CP, áp dụng từ 1/1/2021, cụ thể: 

Mức lương	Địa bàn áp dụng
4.420.000 đồng/tháng	Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I
3.920.000 đồng/tháng	Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II
3.430.000 đồng/tháng	Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III
3.070.000 đồng/tháng	Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV

Cần lưu ý rằng mức lương tối thiểu vùng này sẽ được Chính phủ cập nhật hàng năm, vậy nên trước khi điều chỉnh hoặc xây dựng thang bảng lương mới, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các quy định và thông số về mức lương này. 

3.2 Bước 2: Xây dựng các bậc lương tiếp theo 

Trước đây, theo quy định thì khoảng chênh lệch này cần có sự cân đối để khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm và ít nhất bằng 5%. Ví dụ Bậc 1 có mức lương là 5 triệu đồng thì Bậc 2 phải cao hơn ít nhất 5%, tương đương 5,25 triệu đồng. 

Tuy nhiên, theo nghị định mới, Nghị định 145/2020/NĐ-CP không quy định khoảng cách giữa các bậc lương nữa nên doanh nghiệp có thể tuân theo quy định cũ hoặc tùy ý điều chỉnh khoảng cách bậc lương sao cho phù hợp. 

Số bậc của thang bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp của bộ máy quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh. Thông thường, các doanh nghiệp hiện nay sẽ có từ 5 – 7 bậc lương, tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp. 

4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về thang bảng lương 

4.1. Việc xây dựng thang bảng lương có bắt buộc cho mọi doanh nghiệp không? 

Theo Bộ luật lao động hiện hành, việc xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp, để có thông tin làm cơ sở tuyển dụng, đảm bảo quyền lợi cả người lao động lẫn doanh nghiệp. Do vậy, có thể nói việc xây dựng này là bắt buộc. 

4.2. Doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương sẽ bị phạt thế nào?

Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương và định mức lao động có thể bị phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng. 

4.3. Khi có điều chỉnh trong thang bảng lương, doanh nghiệp có cần thông báo tới các cá nhân, tổ chức liên quan không?

– Theo quy định, khi xây dựng thang bảng lương hoặc có điều chỉnh, sửa đổi, doanh nghiệp sẽ phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể người lao động trong doanh nghiệp. Trước khi áp dụng và thực hiện, doanh nghiệp cũng cần công bố một cách công khai các điều chỉnh mới này tại nơi làm việc, đồng thời gửi thông tin tới cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tại nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. 

– Đối với công ty TNHH một thành viên thuộc sở hữu Nhà nước, khi có sửa đổi bổ sung cần báo cáo và nhận ý kiến từ chủ sở hữu. Đối với trường hợp Tập đoàn kinh tế nhà nước hoặc Tổng công ty hạng đặc biệt thì cần gửi thông tin cho Bộ Lao động, Thương binh và xã hội. 

5. Xây dựng và quản lý thang bảng lương hiệu quả với AMIS Tiền lương