Kiến thức Quản lý - điều hành Top 5 phần mềm làm việc nhóm thịnh hành nhất 2020

Top 5 phần mềm làm việc nhóm thịnh hành nhất 2020

46
phần mềm làm việc nhóm

Sử dụng những ứng dụng công nghệ trong công việc, cuộc sống ngày càng trở nên phổ biến. Hàng loạt sản phẩm công nghệ ra đời đem đến cho người dùng nhiều sự lựa chọn, nhưng bởi lẽ đó, họ khó lựa chọn được đâu là sản phẩm thực sự tốt và đáp ứng đúng nhu cầu cho mình. Với những ai đang tìm kiếm phần mềm làm việc nhóm, bài viết này sẽ là cơ sở giúp bạn đánh giá, sử dụng phần mềm đúng với 3 tiêu chí: Dễ sử dụng, đúng nhu cầu, chi phí tiết kiệm.

1, Tại sao nên sử dụng phần mềm làm việc nhóm?

Phần mềm làm việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý, thao tác và chuyển tiếp công việc trong một nhóm người để đạt hiệu quả tối ưu nhất về mặt chi phí, con người và thời gian.

Rõ ràng một sản phẩm được ra đời luôn để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Với công việc nhóm, phần mềm giúp giải quyết các vấn đề thường phát sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn như:

1. Lập kế hoạch công việc, nhằm khắc phục tình trạng các thành viên trong nhóm không biết đâu là công việc thực hiện trước, thực hiện sau, đùn đẩy công việc cho nhau, không biết thời hạn cần hoàn thành khi nào nên thường sử dụng thời gian kém hiệu quả…

2. Phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm, khắc phục tình trạng giao việc sai người, hoặc người làm nhiều, người làm ít, phân bổ nguồn lực không đồng đều

3. Theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện công việc. Giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện, hỗ trợ đồng đội, bổ sung/cắt giảm nguồn lực (chi phí, con người) để tối ưu hiệu quả công việc

4. Báo cáo hiệu quả công việc: đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhóm của từng cá nhân về năng suất, số lượng công việc từ đó có cơ sở phân bổ công việc trong những dự án kế tiếp và đãi ngộ phù hợp với năng lực

Đọc thêm:

Đọc thêm:

2, Top 5 phần mềm làm việc nhóm được ưa chuộng hiện nay

Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm được sử dụng trên thị trường. Tuy nhiên, để tìm được một ứng dụng quản lý công việc nhóm tối ưu đòi hỏi bạn phải có sự am hiểu về ưu, nhược điểm của từng ứng dụng. Dưới đây MISA AMIS xin liệt kê chi tiết thông tin của top 7 phần mềm làm việc nhóm phổ biến nhất hiện nay.

#1. Phần mềm AMIS Công việc

Là ứng dụng quản lý công việc nhóm do công ty cổ phần MISA phát hành. Với thế mạnh về kế toán tài chính và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, AMIS Công việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá là top phần mềm quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam. Đây là phần mềm làm việc nhóm online có thể truy cập làm việc tại bất cứ đâu.

phần mềm làm việc nhóm

Để đáp ứng hiệu quả làm việc nhóm, AMIS Công việc cung cấp các tính năng giúp việc cộng tác giữa các thành viên trong team nhanh chóng, chặt chẽ hơn.

– Lập kế hoạch công việc nhóm: Xác định mục tiêu công việc, các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành, dự trù & phân bổ chi phí, thời gian thực hiện

– Giao việc và nhận việc tức thì, nhận thông báo qua notify và email thông báo tự động khi nhận/giao việc hay phát sinh các công việc liên quan

– Chat, trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm dưới mỗi đầu việc (công việc cha, công việc con), gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm dễ dàng. Đính kèm tài liệu, kết quả ngay trên ứng dụng

– Cập nhật và theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi các thành viên trong nhóm không làm việc trong cùng 1 không gian bằng các thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng

– Đánh dấu công việc, gắn thẻ thành viên trong nhóm, cập nhật công việc dễ dàng giúp người dùng linh toàn tìm kiếm và bổ sung thông tin trong quá trình thực hiện công việc

– Báo cáo công việc nhóm: giúp hệ thống hóa các báo cáo công việc trong nhóm như báo cáo phân bổ nguồn lực, báo cáo hiệu quả công việc, năng suất nhân viên,…

Ưu điểm của phần mềm:

– Dễ sử dụng, giao diện đẹp, có thể linh hoạt sử dụng trên mọi thiết bị kết nối mạng
– Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh
– Khá đầy đủ tính năng. Dễ quản lý, theo dõi tiến độ công việc và nắm bắt hiệu quả theo nhiều dạng hiển thị: Biểu đồ Gantt, Dạng lịch Calendar, dạng bảng Kanban, quản lý toàn bộ tài liệu của dự án….
– Chi phí sử dụng hợp lý, chỉ từ 425.000đ/ 10 users hay 1.000.0000d/ 30 users.

Nhược điểm:

– Chưa có bản free cho nhóm làm việc ít người như một số phần mềm nước ngoài khác. Chỉ free dùng thử trong 30 ngày
– Là một ứng dụng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS nhưng vẫn chưa kết nối được với các phân hệ khác để liên thông dữ liệu. MISA đề cập sẽ phát triển tính năng này trong các phiên bản cập nhật kế tiếp khi phát hành

Dùng thử miễn phí

#2, Phần mềm Trello

Trello là một ứng dụng làm việc nhóm nổi tiếng thế giới với dạng bảng Kanban, quản lý công việc theo các danh mục chính là To do, Doing và Done.

Phần mềm đáp ứng các tính năng quản lý công việc nhóm cụ thể như:
– Thiết lập kế hoạch các công việc cần làm, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
– Thêm thành viên, ủy quyền hay chỉ định vai trò cho các thành viên trong nhóm
– Gắn thẻ công việc, người thực hiên, dễ dàng tìm kiếm thông tin công việc
– Đính kèm tệp trên phần mềm và di chuyển các đầu việc theo trạng thái trên từng bảng
– Có thể bình luận trên các đầu việc

Phần mềm làm việc nhóm trello

Ưu điểm của Trello:

– Phần mềm dễ sử dụng, giao diện đơn giản, dễ làm quen và thao tác
– Có bản miễn phí trọn đời cho các nhóm làm việc với số lượng ít thành viên, tuy nhiên bị hạn chế chức năng
– Thích hợp với nhóm làm việc quy mô nhỏ
– Có thể sử dụng trên cả thiết bị PC và laptop, mobile

Nhược điểm:

– Hệ thống báo cáo sơ sài, chưa chuyên sâu
– Quản lý công việc chuyên sâu ở dạng bảng, không có nhiều phân tích như dạng sơ đờ Gantt hay dạng lịch nên chưa quản lý được toàn diện công việc, tiến độ như các phân mềm khác.
– Các bản tính phí cho doanh nghiệp có nhiều nhóm, dự án tính phí khá cao: Business Class là 999$/tháng và Enterprise là 2083$/tháng (cho 100 user).

Website: trello.com

Đọc thêm:

#3, Phần mềm Microsoft project

Microsoft project là phần mềm làm việc nhóm của Microsoft, được coi là một ứng dụng chất lượng cao dùng để quản lý đội nhóm, dự án và các công việc liên quan.

Các chức năng mà phần mềm này cung cấp nổi bật như:

– Lập kế hoạch công việc: các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành
– Xây dựng lộ trình công việc nhóm khoa học
– Hệ thống báo cáo khá chi tiết: tiến độ hoàn thành công việc, năng suất nhân viên thực hiện…
– Dễ dàng tìm kiếm thông tin của các dự án khác nhau
– Đệ trình, phê duyệt công việc và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm tại mỗi đầu việc
– Quản lý hệ thống tài nguyên thuộc nhóm/dự án

phần mềm microsoft project

Ưu điểm:

– Có khả năng làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị máy tính, điện thoại. Đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của đội nhóm
– Có 2 loại giải pháp linh hoạt cho người dùng lựa chọn, bao gồm cả bản online và bản offline
– Khá đầy đủ tính năng, đáp ứng nhu cầu người dùng

Nhược điểm:

– Chi phí sử dụng cho đầy đủ tính năng kể trên khá lớn đối với các dự án, doanh nghiệp có ngân sách nhỏ. Tối thiểu là 10 usd/người dùng/tháng.

Website: microsoft.com/

#4, Phần mềm Slack

Slack được coi là một ứng dụng làm việc nhóm giúp team của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với sự tương tác, trao đổi qua khung chat linh hoạt. Nếu như những phần mềm khác có thế mạnh về cá chức năng giao việc, quản lý công việc thì Slack lại tập trung phát triển các tính năng giúp việc tương tác nhóm mạnh mẽ, gắn kết hơn.
Không giống email, các hội thoại trên phần mềm dễ tìm kiếm và theo dõi tại mỗi nhóm/dự án, các thành viên có thể gọi trao đổi, chia sẻ dữ liệu, các tệp và kết nối với các ứng dụng khác do có mở cổng API trên phần mềm.

phần mềm slack nổi bật với tính năng chat nhóm

Ưu điểm:

– Phần mềm được sử dụng chủ yếu trên di động, đáp ứng tính linh hoạt mà người dùng mong muốn
– Tính năng gắn trên, tương tác đi đầu trong các ứng dụng: dễ dàng comment trao đổi thông tin, gửi tin nhắn và thực hiện các cuộc gọi cho thành viên trong nhóm, bao gồm cả cuộc gọi thường và video calls
– Khả năng kết nối với các ứng dụng, dịch vụ khác như Google drive, offcice 365….
– Đáp ứng mọi quy mô nhóm/dự án/doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
– Có bản miễn phí trọn đời cho người dùng và bị giới hạn tính năng

Nhược điểm:

– Hệ thống báo cáo, phân bổ nguồn lực chưa thực sự chuyên sâu như AMIS Công việc hay Microsoft Project

Chi phí sử dụng: Với một team ít thành viên hay doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu sử dụng từ gói Standard với giá 6.67usd/user/tháng

Website: slack.com

#5, Ứng dụng Dropbox

Dropbox nổi tiếng là ứng dụng lưu trữ tài liệu, ở nhiều quốc gia, ứng dụng này cũng được các công ty hay nhiều team làm việc cộng tác sử dụng.
Trên bản cloud, ứng dụng này cho phép các thành viên ở vị trí địa lý khác nhau dễ dàng truy cập cùng một không gian ảo để làm việc. Cùng chia sẻ và truy cập dữ liệu khi có kết nối mạng.

dropbox

Ưu điểm:

– Không gian lưu trữ dữ liệu khá lớn và chưa tính phí sử dụng
– Dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin và lưu trữ dữ liệu làm việc trong nhóm

Nhược điểm:

Được biết đến với chức năng chính là lưu trữ dữ liệu, Dropbox có những hạn chế về các chức năng quản trị công việc như thiết lập kế hoạch, nguồn lực, ngân sách, thời gian thực hiện dự án hay hệ thống báo cáo hiệu quả công việc nhóm.

Nếu nhóm làm việc của bạn có thể kiểm soát tốt kế hoạch, tiến độ và lộ trình công việc, cần nhiều hơn không gian lưu trữ thì Dropbox sẽ là một lựa chọn phù hợp.

Trên đây là top 5 phần mềm làm việc nhóm phổ biến và hiệu quả mà nhiều team, dự án, doanh nghiệp đang sử dụng. Tại Việt Nam, AMIS Công việc được coi là phần mềm quản lý công việc cho nhóm/dự án tốt nhất hiện nay với hơn 12.000 khách hàng sử dụng.

Bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng của AMIS Công việc hoàn toàn miễn phí tại đây để tối ưu hiệu suất làm việc nhóm, phân bổ nguồn lực và thời gian, chi phí tiết kiệm nhất:

Trải nghiệm miễn phí