Kiến thức Quy trình & tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh...

Quy trình & tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

77
phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Giữa vô số giải pháp phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được quảng cáo nhiều tính năng, lợi ích thì điều quan trọng là bạn phải lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì quy trình và tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP như thế nào?

Với các mẹo và khuyến nghị trong bài viết này bạn sẽ có một danh sách để kiểm tra đánh giá trước khi ký tên vào hợp đồng triển khai ERP.

1. Quy trình lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quy trình lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trải qua bốn giai đoạn giúp bạn xác định nhu cầu kinh doanh của mình, đánh giá và so sánh các giải pháp, xác thực các yêu cầu kỹ thuật của cũng như thương lượng một hợp đồng tuyệt vời nhất.

Đọc thêm:
>> Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm quản trị ERP với doanh nghiệp
>> Giải đáp 10 câu hỏi phổ biến nhất về phần mềm ERP
>> Download phần mềm ERP được ưa chuộng nhất hiện nay

1.1. Thu thập yêu cầu và nghiên cứu sơ bộ

Bạn có thể coi danh sách các yêu cầu của mình như một danh sách các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP. Danh sách đó là tập hợp những gì mà doanh nhiệp cần từ một giải pháp phần mềm quản trị. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem hệ thống ERP có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.

Thu thập yêu cầu

Khi đánh giá các yêu cầu kinh doanh, hãy nhớ rằng ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nằm ở khả năng phân tích dữ liệu toàn diện, các chức năng báo cáo chính xác và khả năng tự động hóa nhiều quy trình. Để hoạt động này đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp có thể phải tự trả lời cho những câu hỏi:

  • Đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn và cách phần mềm ERP hoạt động để phù hợp với chúng. Ví dụ báo cáo và chỉ số nào sẽ hữu ích nhất để điều hành doanh nghiệp? Hay có cần thiết phải tìm giải pháp hoạt động được trên môi trường di động để đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên?
  • Tham khảo ý kiến của các giám đốc điều hành cấp cao, những người có thể thu hút và khuyến khích nhân viên trong quá trình thực hiện. Nếu có thể, hãy thành lập nhóm giám sát quá trình lựa chọn có thành viên của ban điều hành doanh nghiệp.
  • Ghi chép trung thực những điều doanh nghiệp có thể và nên thay đổi. Từ đó xác định các khả năng ERP thực hiện được sự thay đổi để cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Nghiên cứu sơ bộ

Với những yêu cầu cụ thể, bạn hoàn toàn có thể thực hiện nghiên cứu sơ bộ để xác định xem hệ thống ERP nào đáp ứng yêu cầu của bạn. Bạn có thể thực hiện nghiên cứu trực tuyến nhưng cũng nên tham khảo ý kiến từ chính những nhà cung cấp phần mềm ERP và chính khách hàng của họ.

1.2. So sánh các nhà cung cấp

Sau khi đã có đầy đủ các yêu cầu cũng như nghiên cứu sơ bộ về chúng, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để làm việc với nhà cung cấp và lựa chọn đơn vị triển khai phù hợp. Có một vài điều mà doanh nghiệp cần quan tâm để lựa chọn đúng nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp với mình

• Đảm bảo phần mềm ERP của nhà cung cấp phải thích ứng với các phần mềm, ứng dụng hiện có của doanh nghiệp
• Tệp khách hàng của họ là ai, có phải cùng lĩnh vực kinh doanh giống bạn không?
• Chắc chắn rằng nhà cung cấp đã hoàn toàn hiểu nhu cầu kinh doanh của bạn
• Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) và đề xuất (RFP) , báo giá (RFQ) khác

1.3. Xác thực kỹ thuật

Khi bạn đã gửi yêu cầu thông tin đến nhà cung cấp và nhận được phản hồi, đã đến lúc cần đánh giá kỹ lưỡng các hệ thống ERP hiện có thông qua:

  • Thẻ điểm đánh giá kỹ thuật: Thẻ điểm đánh giá chính xác và kỹ lưỡng hệ thống ERP thông qua ít nhất bốn tiêu chí: chi phí, hỗ trợ nhu cầu người dùng, cải tiến quy trình nội bộ và tính linh hoạt.
  • Bản demo, tài liệu hướng dẫn: Sau khi bạn đã thu hẹp danh sách các nhà cung cấp của mình bằng cách sử dụng thẻ điểm đánh giá kỹ thuật thì đã đến lúc yêu cầu các bản demo từ các nhà cung cấp và cả những tài liệu hướng dẫn cách hệ thống ERP sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn.

1.4. Thẩm định tài chính

Ở bước cuối cùng của quy trình lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ này là hoạt động thẩm định tài chính bao gồm:

  • Đánh giá lại dự án ERP: Tức là đánh giá khả năng và chi phí của hệ thống ERP so với các quy trình và nhu cầu kinh doanh của bạn cũng như ngân sách dành cho dự án ERP. Bạn hãy xem lại lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp và tính khả thi về mặt tài chính tại thời điểm này. Ngoài ra, hãy xem xét chi phí sở hữu thực sự của việc triển khai một dự án ERP sẽ là bao nhiêu.
  • Đánh giá chi phí ẩn: Trước khi chọn một hệ thống ERP, bạn nên tính toán chi phí thay thế phần cứng, cập nhật chương trình phần mềm và thực hiện bảo trì định kỳ. Đây đều là những chi phí thực tế để triển khai thành công dự án ERP nhưng lại không đề cập đến trong báo giá của nhà cung cấp.
  • Đàm phán hợp đồng: Thương lượng những điều khoản có lợi nhất cho mình và yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP đặt ra cam kết về chất lượng cũng như mức độ thành công của dự án này.

Quy trình này có thể tốn nhiều thời gian và công sức nhuwgn sẽ đảm bảo dự án ERP được triển khai thành công.

>> Đọc thêm: Điểm danh các loại chi phí ẩn khi triển khai phần mềm ERP

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đây sẽ là danh sách các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP quan trọng nhất. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí này trong tất cả các giai đoạn của quá trình lựa chọn ERP để xác định xem giải pháp đó có phù hợp hay không.

2.1. Chức năng và tính dễ sử dụng

Tiêu chí đầu tiên trong quá trình lựa chọn ERP phải là các chức năng của hệ thống ERP là gì và chúng có dễ sử dụng không? Và bạn cần những chức năng vớimức độ thân thiện với người dùng như thế nào? Trả lời những câu hỏi này sẽ quyết định xem sản phẩm có phù hợp với doanh nghiệp của bạn ở cấp độ cơ bản hay không.

Trên thực tế, đánh giá tiêu chí này có thể tốn nhiều thời gian và công sức vì nó liên quan đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp cũng như sản phẩm ERP nhưng hãy kiên nhẫn vì đây là một công việc quan trọng. Các hoạt động bao gồm:

  • Thu thập yêu cầu: Xem xét những khó khăn hiện tại mà doanh nghiệp đang phải đối mặt có thể được giải quyết hoặc giảm bớt bằng hệ thống ERP. Sau đó, đánh giá chức năng nào của hệ thống ERP sẽ thực hiện được điều này.
  • Xem xét tự động hóa quy trình kinh doanh: Liệt kê tất cả các quy trình kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và đánh giá xem giải pháp ERP có được trang bị các công cụ để làm điều đó hay không.
  • Kiểm tra người dùng cuối: Người dùng cuối của doanh nghiệp có hiểu biết về công nghệ như thế nào và họ có khả năng sử dụng các tính năng phức tạp trên phần mềm ERP không? Họ đã sử dụng hệ thống ERP hay công cụ tương tự bao giờ chưa? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định xem tính thân thiện với người dùng của sản phẩm có đáp ứng được yêu cầu của bạn hay không.
  • Kế hoạch tích hợp tổng thể: Xem xét khả năng tích hợp các phần mềm bạn đang sử dụng vào hệ thống ERP. Ví dụ, làm thế nào để tích hợp CRM với ERP tổng thể?

2.2. Danh tiếng và khả năng của nhà cung cấp

Trước khi đầu tư vào một giải pháp cụ thể, bạn nên đặt ra các câu hỏi về nhà cung cấp như: Danh tiếng của nhà cung cấp là gì, khả năng tồn tại/ phát triển lâu dài của họ đến đâu? Bởi vì ngay cả khi một sản phẩm có đầy đủ các chức năng phù hợp với yêu cầu đặt ra nhưng sẽ là vô ích nếu công ty chủ quản không đáng tin cậy và an toàn. Ngoài uy tín của công ty, bạn cũng nên xem xét đến khả năng mở rộng của sản phẩm để xác định xem đây có thể là một giao dịch lâu dài hay không.

Xem xét khả năng tồn tại/ phát triển lâu dài của nhà cung cấp không chỉ đảm bảo chất lượng của hệ thống mà đó còn là một đối tác tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.

2.3. Các công nghệ được sử dụng

Có rất nhiều công nghệ được đưa vào hệ thống ERP như trí tuệ nhân tạo, bigdata, điện toán đám mây, blockchain,…nhưng bạn cần xem xét những công nghệ đó hữu ích như nào với công việc của mình chứ không phải nghe những lời quảng cáo hoa mỹ.

Hãy xem xét các yếu tố sau khi bạn đã sẵn sàng để so sánh các giải pháp ERP:

  • Khả năng tùy chỉnh: Hãy suy nghĩ xem giải pháp ERP là chìa khóa trao tay hay sẽ được tùy chỉnh cho tổ chức và các quy trình kinh doanh đặc thù của bạn. Nếu giải pháp cần được tùy chỉnh để hoạt động, hãy đảm bảo nhà cung cấp có thể hoàn thành yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
  • Nhu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp: Xem xét khả năng phần mềm ERP đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp. Ví dụ nó có thể tạo báo cáo bán hàng trực quan và cung cấp số liệu theo thời gian thực không?
  • Tính cập nhật liên tục: Đánh giá xem hệ thống ERP có đang sử dụng công nghệ tiên tiến nhất, mới nhất hay không và nhà cung cấp có kế hoạch cập nhật liên tục hệ thống hay không. Xem xét yếu tố này đảm bảo rằng bạn không đầu tư thời gian và tiền bạc để triển khai một hệ thống sẽ sớm trở nên lỗi thời.

2.4. Đánh giá chi phí

Đây là vấn đề quan trọng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn một nguồn ngân sách không giới hạn để triển khai hệ thống ERP. Hãy cẩn thận với những chi phí ẩn mà ERP gây ra cho doanh nghiệp.

Hãy xem xét các yếu tố sau khi đánh giá chi phí của ERP:

  • Thông tin cơ bản về giá: Đầu tiên, hãy đánh giá chi phí của nền tảng ERP có tuowgn xứng với các hức năng và công nghệ mà nó cung cấp hay không. Nếu cơ cấu định giá của nhà cung cấp không hợp lý, bạn có thể tìm thấy một sản phẩm ERP khác hợp lý hơn trên thị trường. Đừng quên biển rất nhiều cá!
  • Chi phí thực: Tiếp theo, hãy xác định chi phí thực của giải pháp ERP bao gồm tổng chi phí sở hữu dài hạn (TCO)

Sau khi hoàn thành các đánh giá trên, hãy ước tính xem lợi tức đầu tư dự kiến (ROI) có nhiều hơn TCO đáng kể hay không.

>> Đọc thêm: Chi phí cho giải pháp erp như thế nào được coi là hợp lý?

2.5. Hỗ trợ và đào tạo

Hỗ trợ và đào tạo là một phần không thể thiếu của bánh xe để vận hành hệ thống ERP trơn tru và hiệu quả. Trong thị trường ERP hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ và đào tạo. Nhưng bạn cần phải tìm hiểu kỹ đâu là dịch vụ miễn phí và dịch vụ nào mất phí.

Thông thường một chương trình hỗ trợ và đào tạo toàn diện sẽ bao gồm quyền truy cập vào video hoặc tài liệu đào tạo, cơ sở kiến ​thức trực tuyến hoặc cộng đồng người dùng và các tùy chọn để đào tạo trực tiếp.

Bạn nên xem xét các dịch vụ hỗ trợ và đào tạo, đảm bảo chúng sẽ hoạt động cho người dùng cuối của bạn và đưa ra thỏa thuận rõ ràng với nhà cung cấp.

2.6. Kinh nghiệm và chuyên môn trong ngành

Tiêu chí nàychủ yếu đề cập đến khả năng của nhà cung cấp để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của bạn. Và tiêu chí này thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm phần mềm erp tùy chỉnh được thiết kế riêng cho doanh nghiệp.

Làm việc với một nhà cung cấp hiểu cách hoạt động của doanh nghiệp là một lợi thế lớn! Nhờ thế mà các phương pháp hay nhất trong lĩnh vực của bạn sẽ được tích hợp vào hệ thống.

Lựa chọn một phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là cả một quá trình lâu dài với nhiều yếu tố cần xem xét. Nhưng như bạn thấy, nó có thể được chia thành các phần nhỏ với sự nghiên cứu và lựa chọn nghiêm ngặt. Thực hiện theo quy trình bốn bước mà chúng tôi đã vạch ra sẽ giúp bạn tìm kiếm được một phần mềm ERP hội tụ đủ mọi yếu tố: chất lượng – phù hợp – hiệu quả – tiết kiệm!