Kiến thức Quản lý nhân sự Định biên nhân sự và tầm quan trọng của định biên nhân...

Định biên nhân sự và tầm quan trọng của định biên nhân sự

27
cách tính định biên nhân sự

Định biên nhân sự (sau đây được viết tắt là ĐBNS) là quá trình xác định cơ cấu nhân sự cho doanh nghiệp với số lượng cụ thể, những tiêu chí về phẩm chất cá nhân và tri thức để đáp ứng hiệu quả công việc cho từng vị trí cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai.

Vậy vai trò của định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và những công thức tính định biên nhân sự là gì? Toàn bộ nội dung này sẽ được giải đáp ngay sau đây.

1, Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự

ĐBNS đóng vai trò quan trọng trong việc góp phần đảm bảo số nhân sự cần thiết để phát triển kinh doanh. Nếu có 1 chiến lược định biên nhân sự tốt, doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn:

  • Là cơ sở để hoạt động tuyển dụng đúng người, phù hợp với vị trí công việc và đủ số nhân sự đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
  • Tránh việc tuyển dụng ồ ạt gây tốn kém chi phí của doanh nghiệp
  • Có mối liên hệ chặt chẽ với kế hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện tầm nhìn và mục tiêu tăng trưởng quy mô của tổ chức

Định biên nhân sự là cụm từ được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp nhà nước. Đối với các doanh nghiệp tư nhân hay công ty có vốn đầu tư nước ngoài, một thuật ngữ khác hay được sử dụng có nghĩa tương tự là hoạch định nhân sự. Bao gồm các nội dung chi tiết như: kế hoạch nhân sự của tuần, tháng, năm, chi tiết về vị trí công việc, chức danh, số lượng nhân sự của từng phòng ban, đặc điểm của nhân sự của từng vị trí…

Đọc thêm:
>> Quản trị nhân sự tác động như thế nào tới sự tăng trưởng doanh nghiệp?
>> Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: thay đổi nhỏ mang lại lợi ích lớn

2, Nguyên tắc định biên nhân sự

Để có thể tính được định biên nhân sự một cách chuẩn xác nhất, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc ĐBNS. Có 2 nhóm nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ, bao gồm: Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.

* Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

  • Tỷ lệ tăng hay giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc và tương quan với tỷ lệ tăng hoặc giảm của doanh thu của năm trước
    • Ví dụ: Chẳng hạn doanh thu của công ty của năm nay tăng 40%, vậy thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên 25% (con số này có thể tăng giảm phụ thuộc vào năng suất lao động của nhân sự trong thực tế)
  • Sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm nhân sựlà nhân viên làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự gián quản lý.
    • Ví dụ: Nhóm nhân sự trực tiếp và gián tiếp là 60% – 40%, nhóm nhân sự Nhân viên – Quản lý là 80% – 20%
  • Sự tương quan về số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực: nhóm nhân sự trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm quản lý và nhân viên
    • Ví dụ: Tỷ lệ chi phí/doanh thu của doanh nghiệp là 75%, Quỹ lương chi trả cho nhóm quản lý – Nhân viên là 25% – 75%

* Nguyên tắc định mức lao động

Nguyên tắc định mức lao động là số lượng công việc cần thực hiện tương ứng với số nhân viên thực hiện.

  • Định mức theo khối lượng, chẳng hạn như: 100 sản phẩm/ca/người, 350 sản phẩm/ca/dây chuyền, 35 khách hàng phục vụ/nhân viên/ngày
  • Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, thường là tập chỉ tiêu theo doanh thu và số lượng khách hàng. Ví dụ như: 10 tỷ tương đương với 50 khách hàng
  • Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc, chẳng hạn như 50 giao dịch/ngày
  • Định mức theo đối tượng phục vụ: 50 nhân viên kinh doanh thì cần 1 sales admin

* Nguyên tắc tần xuất và định mức lao động

Theo nguyên tắc này, doanh nghiệp cần dựa vào cơ cấu chức danh, tần xuất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ.

Chẳng hạn như:

Nhiệm vụ của một nhân viên kinh doanh bao gồm:

  • Liên hệ tư vấn sản phẩm cho tối thiểu 10 khách hàng/ngày
  • Lập báo cáo doanh số, số lượng khách hàng tiềm năng cho quản lý theo tuần
  • Doanh số tối thiểu 250 triệu/tháng

3, Quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự

Có 5 bước trong quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự, bao gồm:

#1, Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, kế hoạch phát triển kinh doanh, sản phẩm mới, tham vọng phát triển và quy mô doanh nghiệp tương ứng để định biên số lượng nhân sự. Dự báo nhu cầu cần làm rõ các thông tin:

  • Khi nào cần tuyển dụng nhân sự?
  • Số lượng nhân sự là bao nhiêu cho từng vị trí công việc?
  • Những kỹ năng, phẩm chất của nhân sự cần cho vị trí đó

#2, Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

cách tính định biên nhân sự

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp nhận thức rõ những yếu điểm, điểm mạnh trong hệ thống nhân sự hiện tại, từ đây có những quyết định hoạch đình nhân sự phù hợp với tình hình thực tế.

Trong quá trình phân tích thực trạng, cần chú ý đến:

_ Hệ thống nhân sự: Bao gồm cơ cấu tổ chức, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên, năng suất lao động, chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…)

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố sau:

_ Quá trình: là việc phân tích các yếu tố trong quá trình quản trị nhân sự, cụ thể như:

  • Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
  • Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc
  • Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra
  • Những khó khăn hoặc các tồn tại của doanh nghiệp
  • Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp
  • Phong cách quản lý
  • Môi trường văn hóa của doanh nghiệp

Đọc thêm:
>> Phần mềm theo dõi công việc nhân viên từ xa tốt nhất hiện nay
>> Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

#3, Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực

Dựa vào đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện tại, tình hình kinh doanh thực tế, nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực để quyết định tăng hoặc giảm nhân sự.

Chẳng hạn, khi tình hình kinh doanh có dấu hiệu giảm sút, nhân viên kinh doanh quá đông những không tạo ra doanh số mục tiêu thì doanh nghiệp cần có giải pháp nâng cao năng lực hoặc cắt giảm những nhân sự yếu kém.

#4, Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi đã tiến hành 3 bước kể trên, doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện để ĐBNS một cách hợp lý. Vừa tối ưu nguồn lực, vừa trong khả năng thực hiện. Trong quá trình này, bạn hãy chú ý đến những nội dung sau:

  • Kế hoạch tuyển dụng nhân viên
  • Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên
  • Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức
  • Kế hoạch tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Đọc thêm:
>> Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự thực chất là gì? 
>> Phần mềm quản lý tuyển dụng số 1 Việt Nam | AMIS Tuyển dụng

#5, Đánh giá việc thực hiện

Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích đo lương, cải tiến quá trình ĐBNS để đạt hiệu quả cao nhất. Cần so sánh những sai lệch trong quá trình triển khai với kế hoạch, mục tiêu đã được thiết lập để tìm ra:

  • Các nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
  • Những rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai
  • Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và các hoạt động thực thi
  • Tìm kiếm nhân sự hay bố trí nguồn nhân lực sẵn sàng khi cần tổ chức, triển khai hoạt động điều chỉnh

Trên đây là toàn bộ nội dung về định biên nhân sự trong doanh nghiệp. Để nhận thêm nhiều tài liệu hơn về quản trị nhân sự, các mẫu báo cáo nhân sự, tuyển dụng, bạn có thể để lại email nhận newsletter ngay tại đây: