Kiến thức Thủ kho đại chiến: Quản lý kho thủ công hay công nghệ...

Thủ kho đại chiến: Quản lý kho thủ công hay công nghệ tốt hơn?

Có hai người thủ kho tranh cãi về việc: quản lý kho, hàng tồn kho bằng công nghệ hay thủ công tốt hơn?

  • Một người nói: quản lý kho bằng excel đơn giản, chi phí rẻ, từ bao năm nay vẫn vậy. Sao phải thay đổi?
  • Một người phản biện: quản lý kho bằng công nghệ hiện đại, tiết kiệm thời gian. Tốt vậy sao còn dùng excel?

Đứng ở vai trò người phán xử, tôi đã ghi chép lại lý lẽ của hai người thủ kho để đưa ưu, nhược điểm của từng kiểu quản lý kho. Việc quyết định ai là người chiến thắng, mời bạn giúp tôi.

Quản lý kho theo phương pháp thủ công

quản lý kho thủ công

1. Điểm cộng

  • Bằng cách này hay cách khác, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng excel miễn phí nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá.
  • Việc tổ chức dữ liệu trên excel theo tư duy của mỗi cá nhân nên bản thân mỗi người sẽ cảm thấy dễ theo dõi. Từ đó công việc lập báo cáo, phân tích nguồn hàng trong kho chứa hàng rất nhanh.
  • Các loại dữ liệu về các mặt hàng trong kho được lưu trữ trên các file riêng biệt.

2. Điểm trừ

  • Tổ chức dữ liệu theo tư duy của mỗi cá nhân là điểm cộng nhưng cũng là điểm trừ rất lớn của excel.. Cá nhân bạn cảm thấy trực quan, dễ theo dõi nhưng với người khác có thể ngược lại. Hơn nữa, trong một công ty có hàng trăm hàng nghìn người, vậy sẽ có hàng trăm hàng nghìn cách tổ chức dữ liệu và đâu là cách tổ chức dữ liệu đúng?
  • Quá trình tìm kiếm mất nhiều thời gian nếu số lượng các file excel lớn.
  • Một số hàm tính toán trong excel dài, rắc rối nên nhân viên trong kho hàng dễ nhầm lẫn.
  • Bạn không thể làm việc mọi lúc, mọi nơi được bởi dữ liệu nằm trọn trong máy tính ở kho hàng. Nếu muốn làm việc, bạn chỉ có thể mang máy tính đi cùng. Thật phúc tạp!
  • Hệ thống bảo mật excel hầu như không có nếu không muốn nói là kém, bất cứ ai cũng có thể xem, cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu. Điều này dẫn đến tình trạng gian lận, dối trá và không thể truy ra người cố tình làm sai dữ liệu.
  • Không thể tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,…

Quản lý kho bằng công nghệ

quản lý kho bằng công nghệ

1. Điểm cộng

  • Điểm cộng lớn nhất của phương pháp quản lý này là tính linh động. Tức là thủ kho có thể truy cập phần mềm quản lý kho hàng ở bất cứ đâu chỉ cần có thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… có kết nối internet.
  • Quản lý kho bằng công nghệ không những quản lý được các hàng hóa trong kho mà còn hỗ trợ kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc cần làm và năng lực của nhân viên trong kho hàng.
  • Tính an toàn bảo mật cao hơn excel do phần mềm có tính năng phân quyền. Tức là dù cả nhà quản lý lẫn nhân viên của công ty đều cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu nhưng không phải dữ liệu nào nhân viên cũng được xem, cập nhật, chỉnh sửa, xóa,… được.
  • Trên phần mềm có tính năng tìm kiếm nên các nhân viên của kho hàng không phải căng mắt tìm từng file dữ liệu.
  • Phần mềm tích hợp với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn giúp việc thống kê lượng hàng hóa trong kho hàng và tính toán doanh thu nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, các nhà quản lý xây dựng, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời.
  • Một số phần mềm quản lý kho còn có chức năng thông báo lịch kiểm tra kho định kỳ để đảm bảo chất lượng của hàng hóa.
  • Phần mềm quản lý kho có khả năng quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính, nhiều quy cách, quản lý theo số lô hạn dùng giúp việc quản lý dễ dàng hơn.
  • Phần mềm có thể sử dụng cả lúc online lẫn offline giúp thủ kho và quản lý chủ động xem báo cáo hàng tồn kho.

NHẬN BÁO GIÁ PHẦN MỀM

2. Điểm trừ

Tốn một khoản chi phí và thời gian nhất định để làm quen với phần mềm quản lý kho hàng.

kiểm kê hàng hóa

Quản lý kho không chỉ là nỗi lo của thủ kho mà còn ảnh hưởng rất nhiều đến tình hình kinh doanh – lợi nhuận của doanh nghiệp bởi chỉ cần một sai sót nhỏ là có thể phải tiêu hủy cả lô hàng vì hết hạn sử dụng hay mất uy tín với khách hàng.

Nhưng nhìn đi cũng phải nhìn lại, ở rất nhiều công ty quy mô nhỏ, chỉ có 1 kho hàng thì quản lý kho bằng sổ sách/ excel cực thịnh hành vì phương pháp này vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc.

Nhưng khi quy mô công ty phình to, các kho hàng ở địa điểm xa nhau và xa trụ sở chính thì cách quản lý theo phương pháp truyền thống lộ nhiều điểm yếu khiến công việc bị gián đoạn, giảm năng suất, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu – lợi nhuận toàn công ty.

Vậy trong hai phương pháp quản lý kho này: đâu mới thực sự là phương án tối ưu, cần thiết cho doanh nghiệp của bạn?

Ở bài viết này, tôi không dám đưa ra phân định thắng thua mà chỉ đơn thuần ghi chép lại lý lẽ của hai người thủ kho, còn kết quả như nào mời bạn phân xử giúp tôi.

Chia sẻ bài viết hữu ích này