Kiến thức Chuyển đổi số Lộ trình chuyển đổi số chắc chắn thành công cho doanh nghiệp

Lộ trình chuyển đổi số chắc chắn thành công cho doanh nghiệp

118
lộ trình chuyển đổi số

Trước khi lập kế hoạch và thực thi, doanh nghiệp cần tạo ra một lộ trình chuyển đổi số để thu hẹp khoảng cách giữa tầm nhìn và kế hoạch thực hiện.

Trên thực tế, báo cáo mới đây của Mckinsey cho thấy 70% các nỗ lực chuyển đổi số của doanh nghiệp đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu ban đầu đề ra.

Trái ngược với các tập đoàn và doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp trong nước rất khó khăn trong việc xác định lộ trình chuyển đổi số khi không có các nguồn lực để thuê tư vấn hoặc triển khai các dự án chuyển đổi số của chính mình.

lộ trình chuyển đổi số

Chính vì thế, khi thiết kế lộ trình chuyển đổi số cỉa mình, doanh nghiệp cần phải trả lời được sáu câu hỏi dưới đây. Những câu hỏi này liên kết với nhau, đầu ra của câu hỏi trước sẽ là đầu vào để trả lời câu hỏi tiếp theo.

• Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?
• Những thành tựu đạt được khi chuyển đổi số là gì?
• Doanh nghiệp cần thay đổi những gì?
• Những thay đổi nào được yêu cầu để chuyển đổi?
• Gói thay đổi nào được khuyến khích để tạo nên sự thay đổi?
• Doanh nghiệp sắp xếp thời gian thay đổi cho từng yếu tố như thế nào?

1. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số hay chuyển đổi số sẽ giải quyết những khó khăn nào của doanh nghiệp? Câu hỏi này doanh nghiệp cần phải đi tìm lời giải đầu tiên khi xây dựng quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp thì mới đạt hiệu quả và thành công.

lộ trình chuyển đổi sốChuyển đổi số không phải là một xu hướng doanh nghiệp phải theo đuổi mà nó xuất phát từ chính những khó khăn đang kìm hãm sự phát triển và thôi thúc doanh nghiệp phải hành động ngay, thay đổi nhanh.

Công ty nghiên cứu McKensey chỉ ra rằng, vào năm 2025, mức độ tác động của chuyển đổi số tới GDP của nước Mỹ là khoảng 25%, còn ở các nước châu Âu là khoảng 36%.

Thực tế từ các công ty đã chuyển đổi số thành công trên thế giới cho thấy lợi ích mà nó mang lại là vô cùng to lớn như:

• Đối với khách hàng, được phục vụ đúng nhu cầu, đúng thời điểm, gia tăng trải nghiệm hài lòng với doanh nghiệp.
• Đối với ban lãnh đạo được cung cấp nhiều thông tin có giá trị hơn để hỗ trợ việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Đối với nhân viên, sẽ được cung cấp các công cụ làm việc chuyên môn hóa nhằm giảm bớt thời gian thực hiện các công việc hành chính để có thời gian sáng tạo ra cách làm việc mới, gia tăng giá trị cho bản thân và công ty.
• Đối với doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành, tiếp cận tối đa khách hàng trong cùng một khoảng thời gian. Từ đó mở rộng thị phần kinh doanh, gia tăng doanh số.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần dẹp bỏ tâm lý nóng vội không sẽ rất dễ tiêu tốn thời gian cũng như nguồn lực của mình để chữa ngọn mà không chữa gốc hay vội vàng sử dụng các công nghệ rời rạc nên sau này muốn tích hợp lại sẽ tốn kém chi phí và khó khăn rất nhiều.

2. Chuyển đổi số để đạt những thành tựu gì?

“Các doanh nghiệp không chuyển đổi số theo phong trào vì sự lựa chọn này tốn kém và nhiều rủi ro. Các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi khi họ nhìn thấy cái chết của mô hình kinh doanh cũ ” – Đào Thanh Phong –  Thạc Sĩ Kỹ Sư về Khoa Học Công Nghệ Đại Học ECP, phát biểu trong cuộc họp báo tổng kết giải thưởng Smart App Asia 2019

Một kế hoạch và lộ trình chuyển đổi số chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những thành tựu dưới đây:

  • Thứ nhất là xóa nhòa khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
  • Thứ hai là tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
  • Thứ ba là tối ưu hóa năng suất nhân viên
  • Thứ tư là Nâng cao khả năng cạnh tranh

Nội dung chi tiết của từng thành tựu, AMIS đã từng trình bày rất chi tiết, mời anh chị xem lại tại đây.

3. Chuyển đổi số cụ thể là doanh nghiệp cần chuyển đổi những gì?

Mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều có thể thực hiện chuyển đổi số, điều đó phụ thuộc vào quyết định của ban lãnh đạo công ty.

Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều hoạt động theo cách thức truyền thống tức là chia nhỏ hoạt động theo nghiệp vụ, phòng ban chức năng:

• Tài chính – Kế toán
• Quản trị nhân sự
• Quản trị bán hàng
• Quản lý điều hành chung

Và cả bốn nghiệp vụ trên đều có thể chuyển đổi số nhờ vào việc sử dụng các công nghệ hiện đại, áp dụng thành tựu của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0.

AMIS đã chia sẻ chi tiết các giải pháp công nghệ cho từng nghiệp vụ trên rất chi tiết tại bài viết: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: làm chủ công nghệ, làm chủ thành công. Mời anh chị theo dõi lại tại đây.

4. Doanh nghiệp cần thay đổi những gì?

Sau khi đã biết chính xác vì sao cần phải chuyển đổi số và chuyển đối sổ mang lại những thành tựu gì, đã đến lúc doanh nghiệp cần “soi gương” lại chính mình để chuẩn bị “nguyên vật liệu” cho quá trình chuyển đổi số.

Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì, những yếu tố đóng vai trò quan trọng tới sự thành công của công cuộc chuyển đổi số là gì?

Thứ nhất là yếu tố con người. Đây là yếu tố quan trọng nhất vì suy cho cùng, công nghệ cũng sẽ vô ích nếu chính những người sử dụng công nghệ vẫn bảo vệ tư duy cũ kỹ lạc hậu, không chịu tiếp nhận tri thức mới. Do đó, văn hóa doanh nghiệp cần đề cao sự thay đổi và mở lòng đón nhận những điều mới mẻ để giúp sức cho chiến lược chuyển đổi số thành công. Theo BCG, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan toả đến các cấp nhân viên.

Theo Jabil, 74% các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ. 

Thứ hai là yếu tố dữ liệu. Bao gồm cả những dữ liệu trong quá khứ và cả hiện tại. Ra quyết định dựa vào số liệu thay vì hành động cảm tính mới đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Để chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tập hợp mọi dữ liệu trong quá khứ để chuyển chúng thành dạng số rồi từ đó mới phân tích để biến dữ liệu thành tài sản vô tận và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số.

5. “Gói giải pháp” nào được khuyến khích trong chuyển đổi số

Khi đứng trước quyết định chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ đứng trước hai lựa chọn:

Thứ nhất là tự xây dựng hệ thống phần mềm dựa trên quy trình của mình. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ có một giải pháp được đo ni đóng giày cho mình, hạn chế việc thay đổi quy trình đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị một ngân sách khổng lồ và nuôi dưỡng một đội ngũ nhân sự để vận hành hệ thống đó. Dự án này cũng sẽ cần rất nhiều thời gian để phân tích nghiệp vụ và nghiên cứu công nghệ. Do vậy, tổng chi phí sở hữu và thời gian phát triển sẽ là rất lớn nhưng tính chuyên hoá chưa chắc được đảm bảo.

Thứ hai là tận dụng các giải pháp có sẵn và kết nối chúng lại với nhau. Với hình thức này, doanh nghiệp có đa dạng các sự lựa chọn đến từ những nhà cung cấp khác nhau và cũng tiết kiệm được rất nhiều chi phí mà vẫn được sử dụng những công nghệ mới nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải lượng hoá quy trình của mình cho phù hợp với các nhà cung cấp giải pháp để hạn chế tối đa việc sử dụng nhiều nền tảng riêng lẻ cùng một lúc. Về lâu dài, khi các nghiệp vụ cần liên kết với nhau, những giải pháp rời rạc của các nhà cung cấp khác nhau sẽ không thể tích hợp được.

6. Doanh nghiệp sắp xếp thời gian thay đổi cho từng yếu tố như thế nào?

Chuyển đổi số là cả một quá trình dài và hiếm có doanh nghiệp nào chuyển đổi toàn bộ mà thông thường sẽ ưu tiên một số nghiệp vụ thực hiện trước. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những ưu tiên khác nhau tùy thuộc vào tình hình thực tế của mình nhưng phân tích các case study đã chuyển đổi số thành công sẽ thấy một quy luật.

Như đã trình bày ở phần 3, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều hoạt động theo chức năng gồm: Tài chính – Kế toán, Quản trị nhân sự, Quản trị bán hàng và Quản lý điều hành chung. Thì tài chính- kế toán sẽ là nghiệp vụ đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn để chuyển đổi số, tức là tìm kiếm các phần mềm kế toán online, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm chữ ký số để cắt giảm các công việc hành chính, thủ công chuyển sang cho phần mềm thực hiện.

Sau đấy, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của doanh nghiệp mà lựa chọn chuyển đổi số nghiệp vụ quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng. Các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ sẽ ưu tiên tìm kiếm giải pháp công nghệ cho nghiệp vụ quản lý bán hàng, quản lý thông tin khách hàng hơn là quản lý nhân sự. Còn các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất sẽ ưu tiên quản lý nhân sự và quản lý điều hành chung.

Như vậy, lộ trình chuyển đổi số đã sáng tỏ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt tay vào lập chiến lược và lên kế hoạch thực thi. Dưới tác động của dịch bệnh, những biến động từ thị trường kinh doanh Thế giới hay cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, bài toán được đặt ra lúc này không còn là chuyển đổi số hay chết, mà là chuyển đổi số như thế nào để tồn tại.