Báo cáo công việc hàng tuần là tài liệu có giá trị để trình bày những thành tích và công việc hiện tại của bạn cho công ty. Khi xem xét hiệu suất công việc, báo cáo này sẽ thể hiện tiến độ triển khai các dự án của bạn. Hãy cùng xem cách viết mẫu báo cáo hàng tuần chi tiết sẽ giúp cấp trên của bạn theo dõi tiến độ hiệu quả.
| [TẶNG BẠN] Bộ template báo cáo công việc tuần mới nhất |
I. Báo cáo công việc hàng tuần là gì?
Báo cáo hàng tuần là tóm tắt tất cả các hành động đã xảy ra và đang diễn ra trên một dự án trong 7 ngày cụ thể. Các báo cáo công việc được các nhà quản lý dự án sử dụng để thông báo cho khách hàng về phạm vi hoạt động, các khó khăn ảnh hưởng đến với lịch trình, ngân sách hoặc nguồn lực và các vấn đề khác. Báo cáo tuần cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ của dự án vẫn cần phải hoàn thành.
Báo cáo hàng tuần ngắn gọn nhưng toàn diện, bao gồm các hoạt động và hành động quan trọng đã thực hiện cũng như các mục tiêu cho tuần tiếp theo.
II. Một số điểm cần lưu ý khi viết báo cáo công việc hàng tuần
1. Đối với người quản lý
Điều quan trọng là phải thể hiện rằng bạn là người kiểm soát toàn bộ dự án. Khách hàng, ban lãnh đạo cao nhất, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác muốn biết liệu dự án có được hoàn thành đúng thời hạn hay không và việc thực hiện có còn nằm trong ngân sách được phân bổ hay không.
Với việc nhìn vào các báo cáo tuần, tất cả những lo lắng sẽ được giải tỏa khi họ biết rõ tiến độ dự án thể hiện chi tiết nhất và công việc đang đi đúng hướng.
2. Đối với nhân viên:
Cần liệt kê tất cả các hoạt động và thành tích chính của dự án trong kỳ báo cáo và các mục tiêu của dự án cho tuần tiếp theo. Đừng quên xác định các vấn đề và thách thức mà dự án hoặc nhóm gặp phải, cũng như các phương án xử lý nếu có.
Liên quan đến lịch trình, hãy thảo luận xem tiến độ và các mốc công việc quan trọng có theo đúng kế hoạch hay không.
Điều quan trọng là phải trình bày tất cả các mốc thời gian đến hạn kể từ lần báo cáo cuối cùng và xem liệu chúng có được đáp ứng hay không, cũng như các mốc quan trọng khác phải hoàn thành cho tuần sau.
Trong trường hợp không đạt các mốc cần giải thích lý do. Cũng sẽ rất hữu ích nếu nhóm cung cấp bất cứ điều gì để đưa dự án trở lại đúng hướng.
Hãy nhớ rằng những người đọc báo cáo hàng tuần là những người có trách nhiệm chính về dự án với ban lãnh đạo và đối tác, nên họ sẽ cần bản báo cáo chi tiết nhất để nắm bắt dự án sát sao nhất.
Sau cùng, các bản cập nhật về dự án được cung cấp hàng tuần nên có thể chỉ cung cấp dữ liệu cần thiết hoặc bất kỳ thông tin nào về sự cố không cần thiết có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án là đủ. Hãy nhớ trình bày báo cáo ngắn gọn trong khi xem xét tình hình của những người nhận báo cáo.
III. Các thành phần cơ bản của báo cáo công việc hàng tuần
1. Tiêu đề
Để đảm bảo rằng bất kỳ ai đọc báo cáo của bạn đều hiểu nội dung của nó, hãy đặt tiêu đề và gắn nhãn nó một cách rõ ràng và chính xác, bao gồm các thông tin chính như loại báo cáo, khoảng thời gian được đề cập trong báo cáo, ngày gửi báo cáo, tên bộ phận hoặc nhóm và tên riêng của bạn. Hãy định dạng tiêu đề của một tháng trong ví dụ dưới đây.
Thí dụ: Báo cáo công việc hàng tuần CỦA ĐỘI MARKETING TUẦN 1 THÁNG 1 NĂM 2023
2. Định dạng
Trước khi bạn viết báo cáo hàng tuần đầu tiên của mình, hãy kiểm tra với người quản lý của bạn để xem liệu có một mẫu cụ thể nào bạn nên làm theo hay không. Vì vậy, nếu tổ chức hoặc bộ phận của bạn không có mẫu, hãy hỏi sếp của bạn xem ông ấy có sở thích nào đối với bố cục báo cáo của bạn hay không.
3. Thành tích và Trạng thái hiện tại
Sử dụng danh sách có dấu đầu dòng để trình bày ngắn gọn tất cả những gì đã đạt được trong tuần và trạng thái của mọi sáng kiến đang tiếp tục.
Ví dụ:
Đã hoàn thành việc phủ nội dung cho các bài viết của trang theo kế hoạch.
Hợp đồng đăng bài viết PR lên các trang báo điện tử VnExpress. Thời gian làm hợp đồng từ 3 ngày.
Đang chờ phòng kế toán duyệt chi hợp đông cộng tác viên.
Gủi order thiết kế ảnh cho phòng Multimedia.
Báo cáo công việc hàng tuần của bạn nên bao gồm việc cung cấp thông tin về kế hoạch của tuần tới. Mặc dù phần này không cần phải quá rộng, nhưng cần nhấn mạnh rằng bạn và nhóm của bạn đã thiết lập các mục tiêu cho tương lai gần.
Ví dụ:
Mục tiêu cần đạt trong TUẦN 2 THÁNG 1 NĂM 2022
Hoàn thành việc phủ nội dung cho các bài viết của trang theo kế hoạch.
Viết bài PR và đươc duyệt đăng lên báo VnExpress.
Lên kế hoạch bài viết cho CTV trong tháng 1 năm 2022.
Đưa ra một bản tóm tắt: Khi cần thiết, hãy viết một bản tóm tắt về vị trí của mọi thứ đối với nhóm của bạn hoặc công việc cá nhân của bạn.
Ví dụ:
Nhóm đã hoàn thành việc phủ nội dung bài viết theo tiến độ công việc.
Những điều khác cần xem xét
Dưới đây là một số điều khác cần nghĩ đến khi bạn muốn viết báo cáo công việc hàng tuần:
Người quản lý của bạn có thể yêu cầu một bản thu chi tài chính nhanh chóng về các khoản chi tiêu của bạn. Bao gồm một bảng thu chi trong tài liệu của bạn có thể là cách tiếp cận hiệu quả nhất.
Mặc dù mục đích của báo cáo công việc hàng tuần là cung cấp nhanh về các công việc của bạn trong tuần, điều quan trọng là phải cảm ơn các đồng nghiệp là thành viên trong nhóm của bạn hoặc những người đã hỗ trợ bạn. Đảm bảo đưa tên của họ vào báo cáo và tất nhiên, tên của họ được viết đúng chính tả.
Khi bạn muốn tạo một báo cáo công việc hàng tuần mới, hãy xem qua những báo cáo trước đó. Một số dự án và hoạt động nhất định, chẳng hạn như nộp đơn cho các cơ quan nhà nước, có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành. Hãy tính toán kỹ lưỡng mọi thứ bạn đã làm và hoàn thành.
Form báo cáo công việc: biểu mẫu được tìm kiếm nhiều nhất 2022 (download miễn phí)
IV. Cách viết hoặc tạo một báo cáo công việc hàng tuần tốt
Báo cáo dự án là một công cụ hiệu quả cho cả quản lý trong và ngoài dự án. Báo cáo tiến độ hàng tuần thường là một cuốn sổ ghi chép có thể được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp. Tất cả các thành viên dự án có nhiệm vụ chuyên nghiệp là phải báo cáo chính xác dự án với khả năng tốt nhất của họ bằng cách sử dụng dữ liệu có sẵn tại thời điểm đó.
Báo cáo công việc hàng tuần cũng là một cơ chế để ảnh hưởng đến sự thay đổi đáng kể đối với một dự án. Tuy nhiên, nếu không ai đọc báo cáo hoặc nếu nó quá phức tạp, nó sẽ mất mục đích và hiệu quả. Dưới đây là năm lưu ý cần ghi nhớ khi bạn viết hoặc tạo báo cáo công việc hàng tuần để đảm bảo chúng mang lại giá trị cho dự án.
1. Thiết kế, minh họa
Khi bạn viết báo cáo công việc hàng tuần, hãy thay thế văn bản bằng một bảng hoặc con số bất cứ khi nào có thể. Khi nói đến việc phát triển các báo cáo đơn giản, dễ hiểu, câu ngạn ngữ “một bức tranh đáng giá một ngàn lời nói” không thể đúng hơn. Khối lượng lớn dữ liệu có thể được giải thích dễ dàng bằng cách sử dụng biểu đồ và các biện pháp khác.
Điều này không có nghĩa là các nhà quản lý cấp cao ít khi đọc, nhưng thời gian của họ có hạn, và một báo cáo theo hướng thuần văn bản có thể khiến họ khó nắm bắt các vấn đề thực sự của dự án.
2. Thay thế các câu dài phức tạp cho các câu ngắn gọn có ý nghĩa
Nhiều thành viên trong nhóm dự án mắc sai lầm khi gõ những câu dài dòng khi họ nghĩ có thể nói nhiều hơn nhưng thật ra lại làm những cái họ muốn truyền tải ít đi nhiều. Báo cáo dự án là một tập hợp đầy đủ các sự kiện, con số và quan sát. Vì vậy, một báo cáo xuất sắc phải chỉ ra được vị trí của dự án, nơi nó đang hướng tới, những mối quan tâm quan trọng và cách họ giải quyết những vấn đề đó.
3. Số trang nên được bao gồm trong mục lục
Người đọc có thể chỉ yêu cầu một dữ kiện, con số hoặc tuyên bố từ báo cáo công việc hàng tuần của bạn. Làm cho nó đơn giản để họ tìm thấy thông tin họ yêu cầu. Đảm bảo rằng mỗi phần được đặt tên tốt và có số trang trong mục lục. Không có gì khiến người đọc khó chịu hơn việc cầm một bản báo cáo lên và thấy mục lục thiếu số trang. Nếu bạn không muốn bao gồm số trang, hãy gọi nó là “Đề cương báo cáo” thay vì “Mục lục”.
4. Kiểm tra phần nội dung của văn bản để tìm phần đính kèm
Các tài liệu đính kèm của báo cáo được bao gồm để cung cấp cho người đọc thêm thông tin khi cần thiết. Tạo một nhận xét hoặc một quan sát trong báo cáo công việc hàng tuần và gửi cho người đọc các tệp đính kèm thích hợp nếu họ muốn kiểm tra dữ liệu hoặc thông tin hỗ trợ.
5. Tạo một bản tóm tắt
Một báo cáo công việc hàng tuần không giống như một luận văn đại học. Sự thật là hầu hết mọi người sẽ chỉ đọc phần tóm tắt và một vài phần khác. Vì vậy, hãy sử dụng bản tóm tắt báo cáo để đưa ra lập luận của bạn và truyền cảm hứng cho hành động trên toàn dự án. Nếu có vấn đề, đừng ngại đưa chúng lên. Nếu bạn không xử lý mối lo ngại ngay lập tức, chúng sẽ ảnh hưởng đến nhóm dự án.
Xem thêm: 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất: TẠI ĐÂY
V. Các loại báo cáo công việc hàng tuần
Báo cáo công việc hàng tuần được phân thành ba loại:
1. Báo cáo trạng thái hàng tuần
Báo cáo tình trạng hàng tuần thường xuyên được đưa cho người quản lý như một bản cập nhật về các kế hoạch và hoạt động của nhân viên. Nó gần như chắc chắn sẽ được gửi đến cấp trên của người quản lý như một phần bổ sung cho báo cáo của chính anh ta. Nó cũng hoạt động như một bản ghi về quá trình làm việc của nhân viên và là một nguồn hữu ích trong các cuộc đánh giá hiệu suất hàng năm.
2. Báo cáo dự án hàng tuần
Mẫu báo cáo này không yêu cầu nhiều chi tiết cụ thể như báo cáo dự án hàng tuần, nhưng nó cung cấp một cái nhìn cấp cao hơn về sự phát triển của dự án. Các bên liên quan thường quan tâm đến việc theo dõi ngân sách, chi tiêu, chất lượng đầu ra của dự án và các rủi ro, vấn đề và các vấn đề ảnh hưởng đến dự án.
3. Báo cáo tiến độ hàng tuần
Mặt khác, bên triển khai dự án tạo báo cáo tiến độ hàng tuần để cung cấp cho khách hàng tiến độ của dự án vào thời điểm hiện tại. Do vị trí của họ, khách hàng và bên triển khai dự án có thể không gặp nhau thường xuyên. Khách hàng có thể không có đủ thời gian để theo dõi tiến độ của dự án. Trong trường hợp này, báo cáo tình trạng dự án hàng tuần đóng vai trò như một kênh liên lạc quan trọng giữa bên triển khai và khách hàng, do đó, báo cáo phải đầy đủ nhất có thể.
Bản tóm tắt
Điều quan trọng cần nhớ là báo cáo phải rõ ràng về bất kỳ vấn đề ngữ pháp hoặc đánh máy nào và cách trình bày báo cáo thể hiện cá tính và tính chuyên nghiệp của người viết báo cáo.
VI. Các câu hỏi thường gặp khi tạo báo cáo công việc hàng tuần
1. Điều gì tạo nên một báo cáo công việc hàng tuần tốt?
Một báo cáo tốt bao gồm tất cả thông tin mà nhóm quản lý của bạn yêu cầu để đưa ra quyết định. Bao gồm checklist các công việc và mức độ quan trọng để tổ chức hoặc bộ phận của bạn có thể giúp họ dễ dàng hơn. Nội dung của checklist này phải được cấu trúc theo thứ tự mà nó sẽ được đọc.
2. Báo cáo quản trị hàng tuần là gì?
Báo cáo quản trị hàng tuần là tài liệu xem xét và đánh giá hiệu quả hoạt động và tài chính của công ty bạn hàng tuần. Các báo cáo này cho phép nhóm quản lý của bạn theo dõi hiệu suất trong quá khứ và hiện tại của công ty bạn và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
3. Báo cáo tiến độ hàng tuần là gì?
Thuật ngữ “Báo cáo tiến độ hàng tuần” hoặc “Báo cáo tiến độ” đề cập đến một báo cáo tiến độ của các dự án đáp ứng các tiêu chuẩn theo chỉ dẫn của Chủ đầu tư / Quản lý dự án.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
