Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện...

Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay

Thời gian một ngày 24 tiếng dường như quá ít với những người bận rộn. Họ luôn muốn một ngày có thể dài hơn để có đủ thời gian làm được nhiều việc hơn nữa. Chính vì thế mà phần mềm lập kế hoạch công việc sẽ giúp bạn có thể quản lý thời gian và công việc tốt nhất. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về phần mềm lập kế hoạch công việc và toplist các phần mềm tốt nhất hiện nay.

phần mềm lập kế hoạch công việc

I. Phần mềm lập kế hoạch là gì? 

Phần mềm lập kế hoạch là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức các công việc, dự án và nguồn lực thành các giai đoạn và nhiệm vụ với thời hạn cụ thể có thể đạt được.

Nhờ các dữ liệu được thiết lập trong phần mềm lập kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên nắm được kế hoạch và điều chỉnh thời gian làm việc hiệu quả nhất.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI AMIS Công việc

II. Khi nào cần sử dụng phần mềm lập kế hoạch?

Phần mềm lập kế hoạch là công cụ cần thiết để tạo lập và quản lý nhu cầu công việc, nhưng không phải tất cả công việc lớn nhỏ đều cần quản lý trong phần mềm này. Vậy khi ở một trong các trường hợp dưới đây, phần mềm lập kế hoạch sẽ phát huy tối đa tác dụng và là công cụ đặc lực cho nhà quản lý:

  • Cần có đủ thông tin, dữ liệu để làm cơ sở cân nhắc và ra quyết định.
  • Cần tạo lập luồng quy trình nhất quán, tinh gọn trong hoạt động vận hành mà vẫn đảm bảo tất cả các nhu cầu đều được đáp ứng đầy đủ.
  • Cần nắm bắt tổng quan khối lượng công việc và chi tiết các đầu việc để phân công, giao việc hợp lý với các nguồn lực.
  • Tạo các quy trình khác nhau cho các loại công việc khác nhau.

III. Các kế hoạch cần phải lập trong doanh nghiệp

Dưới đây là những kế hoạch mà doanh nghiệp cần phải thực hiện

1. Lập kế hoạch công việc năm

Kế hoạch công việc năm là tập hợp các kế hoạch chiến lược và hoạt động, phác thảo các mục tiêu, hoạt động và vai trò cụ thể cho các chương trình cụ thể trong một khung thời gian cụ thể (thường là một năm). Các nhà lãnh đạo tập trung vào:

  • Đưa ra quyết định về bộ chương trình sẽ tài trợ, triển khai trong năm tới
  • Sử dụng kế hoạch đầu tư và năng lực để xếp hạng, ưu tiên và đưa ra các quyết định về ngân sách năm
  • Đặt ngân sách cho tất cả các chương trình trong năm
  • Đánh giá năng lực nguồn lực cần thiết cho các chương trình, dự án năm

Vấn đề của việc lập kế hoạch hàng năm là phạm vi thời gian rất dài, do đó đây là một thách thức trong việc thích ứng nhanh nhẹn với sự thay đổi hoặc những gián đoạn. 

2. Lập kế hoạch công việc thường xuyên

Đây là cách tiếp cận liên tục lên lịch làm việc hàng ngày, cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch dựa trên sự thay đổi, phản hồi và các ảnh hưởng hiện tại. Với việc lập kế hoạch liên tục, các tổ chức có thể đạt được sự nhanh nhẹn và có thể:

  • Linh hoạt thiết lập, ưu tiên và tiếp cận lại các chiến lược
  • Đánh giá năng lực nguồn lực và ngân sách thường xuyên, linh hoạt
  • Ưu tiên, phân bổ và thay đổi các khoản đầu tư để cân bằng các nguồn lực
  • Cộng tác linh hoạt với các bên liên quan

3. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án xác định phạm vi, rủi ro và nguồn lực cần để thực hiện một dự án (con người, công nghệ, chi phí, thời gian). Nó bao gồm việc phân tích công việc, theo dõi dự án, báo cáo, quản lý tài nguyên.

Phần mềm lập kế hoạch dự án giúp doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về tiến độ, kết quả thực tế và việc phân phối công việc so với kế hoạch. Doanh nghiệp của bạn có thể được tổ chức chặt chẽ hơn và nhìn nhận sâu sắc về các mục tiêu ưu tiên, rủi ro và cơ hội nhờ việc kết nối các mục tiêu trong kế hoạch với phân phối và tạo ra một cách hiệu quả các kế hoạch hoàn hảo, thích ứng với sự thay đổi.

  • Phần mềm lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc.
  • Dễ dàng giao nhiệm vụ cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc.
  • Dễ dàng truyền đạt và trao đổi với cấp trên, nhân viên trên giao diện.
  • Nhận báo cáo tự động phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.

IV. Top 5 phần mềm lập kế hoạch tốt nhất

1. Lập kế hoạch bằng phần mềm quản lý công việc AMIS Công Việc

Để tối ưu năng suất làm việc của nhân viên, phần mềm quản lý công việc được thiết kế giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, từ việc lên kế hoạch, giao việc đến theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả.

AMIS Công Việc giúp việc lên kế hoạch công việc từ tổng quan đến chi tiết nhất.

phần mềm lập kế hoạch công việc

Người dùng có thể dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án phát sinh với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,… Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cũng được sử dụng cho cá nhân mỗi nhân viên tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.

Ngoài kế hoạch tổng quan, người dùng cũng có thể nhanh chóng lên kế hoạch chi tiết ai, làm gì, yêu cầu công việc cụ thể là gì, … Kế hoạch chi tiết là cơ sở để mọi người trong dự án nắm bắt được công việc mình cần làm, thời hạn deadline để chủ động hoàn thành công việc kịp thời hạn.

Quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu với AMIS Công việc

CTA MGM 02

2. Any.DO – Công cụ lập kế hoạch công việc cá nhân hoàn hảo

Any.DO là một trong những phần mềm dùng để lập kế hoạch được đánh giá cao bởi chúng sở hữu nhiều tính năng rất vượt trội. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm và tải ứng dụng trên Android, iOS hay những hệ điều hành tương tự. Có Any.DO, bạn như có thêm người trợ lý đúng nghĩa bởi chúng có khả năng ghi nhớ nhiều với tất cả những nội dung như ảnh hay chữ viết,… Đồng thời, bạn có thể liệt kê danh sách những công việc cần làm một cách rạch ròi và rõ ràng.

Không chỉ vậy, với Task & To do list của Any.DO, người dùng có thể sắp xếp công việc một cách đơn giản và dễ nhìn. Điểm cộng của phần mềm này đó chính là giao diện đẹp với màu sắc xanh dương nhạt rất trang nhã, bố cục rõ ràng, rành mạch.

3. Phần mềm Evernote – Lập kế hoạch công việc hiệu quả hơn

Nếu như bạn đang gặp vấn đề với việc lập kế hoạch hàng ngày thì Evernote chính là giải pháp dành riêng cho bạn. Đây là phần mềm được cho là phù hợp với mọi loại công việc để bạn có thể sử dụng dễ dàng và tiện ích. Với ứng dụng Evernote, bạn có thể tải được trên nhiều hệ điều hành khác nhau thậm chí cả trên Website.

Điểm đặc biệt làm nên sự tiện ích của nó chính là Smart Search tiên tiến. Bạn có thể quản lý quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả nhất, tránh việc luôn phải loay hoay chưa làm xong việc này và vội vàng làm việc khác sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.

Bạn còn có thể lưu ghi chép ngay cả khi offline. Với một số ứng dụng khi bạn offline, dữ liệu không thể đồng bộ được từ app vào máy, lần sau khi bật sẽ mất hết rất phí công sức. Evernote có giao diện đơn giản nhưng vô cùng khoa học cùng màu xanh lá cây đặc trưng.

4. Due – Phần mềm lập kế hoạch công việc phổ biến

Với những người hay sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc không ai không biết phần mềm Due. Ngoài khả năng ghi nhớ những công việc bạn cần làm trong ngày ra, phần mềm Due cho phép bạn có thể cài đặt nhắc nhở. Trước khi công việc đến hạn, bạn có thể cài đặt thời gian nhắc nhở bao lâu tùy theo khả năng cũng như tình huống để lựa chọn.

Với Due, bạn sẽ không còn lo bị trễ giờ nữa mà luôn được nhắc nhở đều đặn. Phần mềm Due được rất nhiều phái mạnh yêu thích lựa chọn bởi giao diện hiện đại cùng tông màu xanh xám hút mắt. Tuy nhiên, nhược điểm của Due là chỉ ứng dụng được trên hệ điều hành iOS của iphone.

5. Sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn cùng app lên kế hoạch Trello

Trello là một ứng dụng về việc lập kế hoạch công việc theo mốc thời gian không chỉ được người Việt tin dùng mà còn được sử dụng rất nhiều ở các nước khác trên thế giới. Trello cho phép người dùng sử dụng tải miễn phí trên cả 3 hệ điều hành Android, iOS và PC.

Cách thức hoạt động của Trello là cho phép người tiêu dùng ghi nhớ công việc theo từng dự án khác nhau, mỗi dự án có một list danh sách được lập cụ thể. Cách làm này cho phép người tiêu dùng dễ nhìn vào mỗi dự án hơn, tránh xảy ra sai sót hay nhầm lẫn không đáng có.

Trello được thiết kế với màu xanh dương nhạt nhã nhặn kết hợp cùng tông màu trắng ở phần ghi chú tạo cảm giác rất hài hòa và dễ chịu. Với nền trắng của ghi chú, bạn có thể dễ dàng bôi đỏ hay xanh những chú thích cần lưu tâm nhất.

>> Xem ngay những phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay.

V. Tổng kết

Với 5 phần mềm lập kế hoạch cùng những kiến thức hữu ích được chúng tôi chia sẻ phía trên, hy vọng bạn có thể sử dụng quỹ thời gian hợp lý hơn và triển khai việc lập kế hoạch công việc, dự án hiệu quả hơn.

[eBook] Những điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2022 cho doanh nghiệp

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Chi tiết về Nguyễn Doanh Hùng
Bài viết cùng tác giả