Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm theo dõi công việc nhân viên: Các loại phần mềm...

Phần mềm theo dõi công việc nhân viên: Các loại phần mềm phổ biến nhất và ưu nhược điểm

Doanh nghiệp và các nhà quản lý luôn có nhu cầu lớn trong việc giám sát, kiểm soát, theo dõi công việc của nhân viên, đặc biệt trong bối cảnh nhiều công ty triển khai mô hình làm việc từ xa hoặc làm việc hybrid (làm việc kết hợp) như hiện nay.  Chính vì thế ở bà viết này MISA AMIS sẽ cung cấp các thông tin về phần mềm theo dõi công việc nhân viên cùng các nội dung liên quan.

I. Các hình thức theo dõi công việc nhân viên phổ biến hiện nay

Thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, có rất nhiều hình thức để theo dõi công việc thông qua các phần mềm theo dõi công việc nhân viên, và một số cách như

1. Theo dõi hoạt động Web

Một số doanh nghiệp theo dõi và hạn chế quyền truy cập Internet để ngăn nhân viên khỏi việc truy cập các trang Web không phù hợp hoặc không phục vụ mục đích công việc, đồng thời theo dõi lượng thời gian nhàn rỗi của nhân viên. Việc duyệt các trang Web không hiệu quả này cũng cung cấp cho các công ty thông tin chi tiết về mức độ tương tác của nhân viên để có thể tối ưu hóa cách sử dụng công nghệ từ xa và tại văn phòng.

theo dõi công việc nhân viên thông qua hoạt động web
Theo dõi nhân viên thông qua các hoạt động trên website

Một số vai trò phải kể đến trong việc theo dõi hoạt động Web của nhân viên:

  • Đảm bảo nhân viên không sử dụng các trang Web trái phép, Web “đen” hay các trang không phù hợp khác.
  • Cải thiện hiệu quả băng thông bằng cách xác định các lỗ băng thông không cần thiết.
  • Kiểm soát hoạt động trong giờ làm việc của nhân viên, khối lượng thời gian nhân viên nhàn rỗi thông qua việc truy cập các trang Web không phục vụ công việc để có sự điều chỉnh kịp thời, thích hợp.

Tặng bạn Bộ biểu mẫu báo cáo theo dõi công việc nhân viên

2. Giám sát bằng phần mềm giám sát máy tính nhân viên

Giám sát việc sử dụng máy tính là một thuật ngữ chung để theo dõi các hoạt động cả offline và online trên máy tính, như sử dụng các ứng dụng, hoạt động USB, các trang Web đã truy cập, ảnh chụp màn hình và hoạt động đăng nhập. Các doanh nghiệp sử dụng hình thức giám sát hoạt động máy tính thông qua các phần mềm theo dõi công việc nhân viên để

  • Xem liệu các ứng dụng và công cụ phần mềm khác có đang được sử dụng như yêu cầu và mong đợi của doanh nghiệp không
  • Phát hiện kịp thời nếu việc chuyển tệp có rủi ro cao sang các thiết bị phương tiện di động
  • Xác minh số giờ làm việc của nhân viên và mức độ tham gia tổng thể vào công việc của nhân viên

3. Giám sát Email

Theo báo cáo của Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ, 43% người sử dụng lao động giám sát hoạt động email của nhân viên. Hình thức giám sát email thường được thực hiện bằng một số công cụ tự động quét từ khóa, mặc dù 40% nhà tuyển dụng trong báo cáo cho biết họ sử dụng phương pháp giám sát email thủ công.

theo dõi nhân viên bằng email
Theo dõi nhân viên bằng Email

Thông qua phương pháp giám sát này, doanh nghiệp có thể:

  • Phát hiện kịp thời việc chia sẻ tệp không an toàn hoặc trái phép qua email.
  • Giám sát chất lượng giao tiếp email của nhân viên.
  • Ngăn chặn việc sử dụng quá nhiều tài khoản email do công ty cung cấp vào mục đích phi công việc.

4. Giám sát cuộc gọi

Giám sát cuộc gọi của nhân viên là hình thức được sử dụng nhiều nhất để giám sát việc thực hiện các vai trò hỗ trợ khách hàng thông qua điện thoại. Các cuộc gọi thường được ghi lại để điều tra các khiếu nại của khách hàng, hỗ trợ đào tạo nhân viên và đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức. Vậy có thể thấy, phương pháp theo dõi này được áp dụng phổ biến nhất cho hoạt động chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại hoặc các bộ phận tương tác thường xuyên với khách hàng… 

Mục đích chính của giám sát qua điện thoại ngoài việc đảm bảo chất lượng giao tiếp với bên ngoài, các doanh nghiệp có nhu cầu lớn trong việc ngăn chặn nhân viên sử dụng đường dây điện thoại một cách không phù hợp cho mục đích cá nhân.

5. Phần mềm theo công việc nhân viên thông qua vị trí (Theo dõi GPS)

GPS và các hình thức theo dõi vị trí khác thường được dành riêng cho các doanh nghiệp có lực lượng nhân sự di chuyển thường xuyên và không có vị trí làm việc cố định. Người quản lý sẽ sử dụng tính năng theo dõi vị trí trên các phương tiện và thiết bị di động do công ty cung cấp.

theo giõi nhân viên thông qua GPS
Theo dõi nhân viên thông qua phần mềm định vị

Mục đích khi sử dụng phương pháp theo dõi vị trí của nhân viên là để:

  • Khôi phục các thiết bị di động do công ty cung cấp khi chúng bị mất hoặc bị đánh cắp.
  • Cải thiện năng suất bằng cách giám sát vị trí từ xa của các nhân sự làm việc ngoài văn phòng như: tài xế, nhân viên kinh doanh, kỹ sư, kiến trúc sư…
  • Như một biện pháp tăng cường sự an toàn cho nhân viên khi họ không may gặp phải điều kiện nguy hiểm.

ÁP DỤNG NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MISA AMIS VÀO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

II. Ưu – nhược điểm của theo dõi công việc nhân viên

Vậy theo dõi công việc của nhân viên có những ưu và nhược điểm gì, cùng đọc để rõ hơn.

1. Ưu điểm của theo dõi công việc nhân viên

Nhìn chung, chuyên nghiệp lớn nhất của việc giám sát nhân viên là mức độ hiển thị mà nó cung cấp đối với thói quen làm việc của nhân viên. Những thông tin chi tiết này được sử dụng để cải thiện hiệu quả hoạt động, đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và cải thiện bảo mật trong doanh nghiệp. 

a. Giám sát thời gian làm việc của nhân viên

Hành vi “trộm cắp” thời gian làm việc hiểu đơn giản là việc nhân viên sử dụng thời gian ở nơi làm việc cho các mục đích phi công việc. Tình trạng này xảy ra ở nhiều mức độ nghiêm trọng khác nhau, từ việc nhân viên quản lý thời gian không hiệu quả cho đến việc họ cố ý gian lận. 

Giám sát thời gian làm việc của nhân viên
Giám sát thời gian làm việc của nhân viên

Việc giám sát nhân viên về góc độ thời gian làm việc giúp doanh nghiệp đảm bảo tận dụng được nhân viên sử dụng tối đa thời gian của họ phục vụ vào mục đích công việc và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

b. Cải thiện năng suất nhân viên

Gallup ước tính việc nhân viên chủ động nghỉ việc khiến Mỹ mất năng suất từ 483 tỷ đến 605 tỷ USD mỗi năm. Một trong những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên là có được khả năng phát hiện sớm các dấu hiệu cảnh báo về sự gián đoạn, chẳng hạn duyệt Web quá mức không hiệu quả. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp nhân viên từ xa sử dụng máy tính làm việc tại nhà.

c. Cải thiện an ninh mạng

Theo dõi công việc của nhân viên qua việc giám sát máy tính giúp đảm bảo rằng nhân viên sử dụng hệ thống của công ty một cách an toàn và đúng mục đích công việc. 

2. Nhược điểm của theo dõi công việc nhân viên

a. Ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý, tinh thần của nhân viên

Con người chúng ta không ai muốn bị theo dõi, kiểm soát quá mức, dù là trong cuộc sống hay công việc. Một nhược điểm lớn dễ dàng nhận thấy của việc theo dõi công việc nhân viên chính là sự tác động tiêu cực đến tâm lý, tinh thần của họ, gián tiếp làm tăng thêm căng thẳng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Sự ảnh hưởng tiêu cực này được hiểu cụ thể qua 4 góc độ:

  • Mất quyền tự chủ: Nhân viên cảm thấy rằng công việc, quy trình làm việc của họ bị quản lý vi mô một cách không công bằng dựa trên dữ liệu hoạt động máy tính và các chỉ số định lượng khác.
  • Mất lòng tin: Nhân viên cảm thấy họ không nhận được sự tin tưởng, tín nhiệm từ cấp trên, việc này ảnh hưởng tới khả năng tự chủ, sáng tạo, độc lập trong công việc và quản lý năng suất của chính họ.
  • Căng thẳng: Nhân viên dễ dàng rơi vào trạng thái stress do họ luôn lo lắng rằng họ có nguy cơ bị sa thải bất cứ lúc nào hoặc bị đánh giá không công bằng dựa trên dữ liệu thu thập được.
  • Đánh giá: Dữ liệu hoạt động của máy tính và các thông số giám sát khác không phải thước đo chính xác cho năng suất làm việc và năng lực của người lao động. Giá trị của một nhân viên tạo ra cho doanh nghiệp cần được phản ánh thông qua các chỉ số hiệu suất công việc (KPIs). Do vậy, việc theo dõi công việc nhân viên không có nhiều ý nghĩa về việc đánh giá và đo lường hiệu quả công việc toàn diện. 
giám sát nhân viên ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của nhân viên
Ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý, tinh thần của nhân viên

Nếu việc giám sát nhân viên được sử dụng để quản lý vi mô nhân viên và trừng phạt họ vì những vi phạm nhỏ, họ sẽ cảm thấy như mình bị đối xử bất công và luôn mệt mỏi, căng thẳng trong mỗi giờ làm việc. Trao quyền tự chủ trong công việc cho nhân viên là điều cần thiết để duy trì tinh thần làm việc, trách nhiệm và sự gắn bó lâu dài với tổ chức. 

b. Nguy cơ vượt ranh giới và trở thành xâm phạm quyền riêng tư

Một trong những nhược điểm lớn nhất của theo dõi công việc nhân viên là những thông tin cá nhân, dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn có thể bị thu thập và rò rỉ. 

Một số mối quan tâm phổ biến nhất về quyền riêng tư của nhân viên như:

  • Phần mềm giám sát có thể nắm bắt thông tin chi tiết cá nhân như: thói quen duyệt Web, niềm tin tôn giáo, các mối quan tâm khác về sức khỏe, hôn nhân, …
  • Phần mềm chụp ảnh màn hình tự động sẽ chụp lại mọi thứ trên màn hình của nhân viên gồm: thông tin ngân hàng, tin nhắn cá nhân, bất kỳ thông tin phân loại nào mà họ có thể đang xử lý và thao tác.
  • Nhân viên lo lắng rằng thông tin cá nhân có thể bị rò rỉ và sử dụng trái phép, hoặc các dữ liệu này sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp chuyên môn của họ.

Doanh nghiệp và người sử dụng lao động nếu sử dụng một trong các hình thức theo dõi nhân viên, cần thông báo rõ ràng mục đích sử dụng dữ liệu nhân viên của họ, đặc biệt nếu dữ liệu đó sẽ được sử dụng để đưa ra bất kỳ loại đánh giá nào về hiệu suất của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cần cam kết một cách nghiêm túc bằng văn bản về việc tôn trọng và không sử dụng trái phép thông tin cá nhân của người lao động.

III. Top 4 phần mềm theo dõi công việc nhân viên tốt nhất

Với thời đại công nghệ phát triển, số hóa ngày càng nhanh. Để đáp ứng như cầu của doanh nghiệp và đảm bảo được tiến độ làm việc của nhân viên thì các phần mềm theo dõi công việc nhân viên được ra đời.

1. Hubstaff

Hubstaff là một trong những phần mềm theo dõi công việc nhân viên phổ biến để quản lý năng suất. Sự kết hợp độc đáo của các tính năng, bao gồm theo dõi hoạt động và theo dõi thời gian, tập trung vào việc thúc đẩy nhân viên của bạn hoàn thành công việc của họ hiệu quả và nhanh chóng.

phần mềm theo dõi công việc nhân viên Hubstaff
Theo dõi công việc của nhân viên thông qua Hubstaff

a. Ưu điểm

  • Tính năng chụp và theo dõi ảnh chụp màn hình
  • Các tính năng theo dõi năng suất cho nhân viên từ xa
  • Có các tính năng năng định vị 
  • Dễ dàng sắp xếp ca làm việc cho nhân viên

b. Nhược điểm

  • Không có theo dõi nâng cao
  • Đồng hồ bấm giờ yêu cầu ứng dụng thứ hai trên máy tính để bàn
  • Tính năng báo cáo ở mức cơ bản

2. ActivTrak

ActivTrak là phần mềm giám sát nhân viên dựa trên đám mây và sở hữu mọi thứ nhà quản lý cần để theo dõi hành vi, năng suất, hiệu quả của nhân viên, cân bằng khối lượng công việc và các mục tiêu. Tính năng nổi bật nhất của ActivTrak chính là báo cáo và phân tích lực lượng lao động toàn diện.

thoi dõi nhân viên bằng ActivTrak
Giám sát nhân viên bằng phần mềm ActivTrak

a. Ưu điểm

  • Bảng điều khiển rất toàn diện và dễ sử dụng
  • Giao diện với người dùng nhanh chóng và trực quan
  • Dễ dàng xác định các ứng dụng và trang Web hàng đầu được sử dụng
  • Theo dõi năng suất lao động ở nhiều cấp độ và rất chi tiết theo từng nhân viên.
  • Theo dõi thông tin chi tiết có thể được sử dụng để cải thiện việc huấn luyện, đào tạo nhân viên.

b. Nhược điểm

  • Cần tinh chỉnh để xác định các chỉ số năng suất của người dùng và nhóm
  • Không có OCR cho tìm kiếm từ khóa trong ảnh chụp màn hình
  • Chưa có tính năng ghi nhật ký tổ hợp phím
  • Không tùy chỉnh được các tiện ích con trên trang tổng quan

3. Teramind

Teramind là phần mềm theo dõi công việc nhân viên tốt nhất để bảo vệ các mối đe dọa an ninh. Phần mềm cung cấp gói ngăn ngừa mất dữ liệu được thiết kế để bảo mật mạng và dữ liệu của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các công cụ kiểm toán và pháp y để điều tra khi gặp bất kỳ sự cố nào.

Teramind là phần mềm theo dõi công việc
Phầm mềm theo dõi công việc nhân viên Teramind

a. Ưu điểm

  • Bộ công cụ theo dõi toàn diện
  • Bảng điều khiển và giao diện người dùng trực quan
  • Tính năng theo dõi phiên trực tiếp và quay video
  • Triển khai linh hoạt cho các mô hình đám mây hoặc theo dõi tại chỗ
  • Tuân thủ quyền riêng tư và kiểm soát truy cập

b. Nhược điểm

  • Các tính năng giám sát chuyên sâu quá phức tạp, người dùng mất nhiều thời gian để làm quen và biết cách sử dụng.

4. Phần mềm theo dõi công việc nhân viên MISA AMIS

Phầm mềm quản lý công việc Misa Amis giúp việc phân công, theo dõi công việc của nhân viên được thực hiện một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn. Giúp các bộ phận được phối hợp với nhau một cách trơn tru. Việc ủy quyền cho quản lý cấp dưới hoặc thư ký được thực hiện một cách đơn gian hơn.

a. Ưu điểm

  • Ngôn ngữ và giao diện của AMIS Công việc được phát triển tại Việt Nam nên rất thân thiện với người dùng Việt.
  • Phân quyền một cách dễ dàng
  • Phần mềm tự động cáo cáo dựa trên khối lượng và trạng thái công viện…
  • Báo cá được làm dưới dạng danh sách bảng, bàng Kanban, biểu đồ Gantt… rất trực quan.
  • Thông báo và nhắc nhở công việc cá nhân hàng ngày
  • Dễ dàng thực hiện việc ủy quyền

Đăng ký tư vấn về phần mềm quản lý công việc Misa Amis giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hiệu suất công việc một cách tốt nhất

IV. Lãnh đạo bớt quá tải – nhân viên chủ động hơn bằng cách nào?

Trên thực tế, phương thức quản lý vi mô thời gian đầu có thể được nhiều nhà lãnh đạo, quản lý lựa chọn bởi nó giúp họ kiểm soát nhân viên của mình một cách đầy đủ và sát sao nhất. Tuy nhiên, nếu lãnh đạo “kiên trì” với cách quản lý này lâu dài, họ rất dễ rơi vào tình trạng quá tải và làm “bào mòn” tính chủ động, độc lập trong công việc của nhân viên.

Là một người “sếp” giỏi, bạn cần cân đối giữa kiểm soát & trao quyền cho nhân viên để phát huy hiệu quả quản lý dài hạn. Giữa sử dụng một phần mềm theo dõi công việc và phần mềm quản lý công việc, liệu đâu mới là chiến lược đúng đắn và bền vững? 

Phần mềm quản lý công việcứng dụng dùng để tạo lập kế hoạch, sắp xếp và giao – nhận việc giữa quản lý và nhân viên. Trên ứng dụng này, nhà quản lý dễ dàng giám sát và đánh giá nhân viên dựa trên hiệu quả và tiến độ công việc thông qua tính năng thông báo đẩy và hệ thống báo cáo toàn diện, thay vì kiểm soát khắt khe về mặt hành vi và kỉ luật của nhân viên. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc phải kể đến như: 

  • Lập kế hoạch công việc theo dạng To-do-list với các đầu mục công việc con chuyên sâu phân cho từng người phụ trách, người liên quan…
  • Thiết lập thời gian hoàn thành, tự động nhắc việc trước khi tới hạn tại giao diện của màn hình đồng thờ báo qua email đăng ký.
  • Quản lý công việc theo mức độ quan trọng và cấp thiết (Eisenhower) để phân bổ thời gian thực hiện tương ứng một cách hợp lý, tối ưu thời gian làm việc.
  • Nhân viên được giao việc nhận thông báo tức thời trên mọi thiết bị (PC, laptop, mobile, tablet…) khi có một nhiệm vụ mới được giao đi.
  • Tự động tạo lập báo cáo trực quan về khối lượng công việc đã phân chia trên từng nhân viên cùng các báo cáo về tiến độ, hiệu suất giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá và tái phân bổ công việc nếu cần.
  • Tùy chỉnh được giao diện tổng quan theo ý thích, giao diện đẹp và dễ dùng trên cả điện thoại, laptop, máy tính bảng.
  • Template giải pháp quản lý thời gian & công việc được thiết kế riêng cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, giúp người mới bắt đầu sử dụng dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc khác nhau.
Giao diện các loại báo cáo trực quan, toàn diện để nắm bắt hiệu quả công việc của nhân viên trên AMIS
Giao diện các loại báo cáo trực quan, toàn diện để nắm bắt hiệu quả công việc của nhân viên trên AMIS

Tạm kết

Qua các phân tích trên, có thể thấy, “số hóa” doanh nghiệp với phần mềm quản lý công việc nhân viên sẽ là phương án phù hợp, hiệu quả và bền vững hơn so với việc theo dõi, giám sát hướng đến quản lý vi mô nhờ phần mềm theo dõi công việc nhân viên. MISA AMIS hi vọng bạn sẽ tìm được phương thức và phần mềm quản lý nhân viên tốt nhất và phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

Misa Amis công việc phần mềm quản lý công việc hiệu quả


Bài viết liên quan:

Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm online thịnh hành nhất 

Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Hỏi đáp về phần mềm quản lý công việc của MISA

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này