Kiến thức Quản lý nhân sự Biểu mẫu bản mô tả công việc gồm những nội dung gì?

Biểu mẫu bản mô tả công việc gồm những nội dung gì?

Bất cứ công việc nào cũng cần có thông tin cụ thể để người xin việc hoặc nhân viên công ty nắm rõ được những trách nhiệm của mình. Đồng thời, người quản lý hay tuyển dụng cũng dễ dàng trong việc tuyển dụng hơn nhờ các tiêu chí đã được sắp xếp sẵn có. Do đó, để thực hiện việc truyền tải những thông tin mô tả công việc một cách rõ ràng và đầy đủ nhất thì các doanh nghiệp thường sử dụng các biểu mẫu mô tả công việc. Vậy biểu mẫu mô tả công việc sẽ bao gồm những nội dung gì trong đó? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

ban mo ta cong viec

Biểu mẫu bản mô tả công việc là gì? Nội dung bao gồm những gì?

Biểu mẫu mô tả công việc có tên tiếng Anh là Job Description viết tắt là JD. Đây là văn bản được soạn thảo thành bản Word hoặc được in ra giấy bao gồm những nội dung liên quan đến công việc mà bạn đang làm hoặc xin làm.

JD la gi

Trong đó, nội dung của biểu mẫu miêu tả công việc sẽ bao gồm những mục sau:

  • Họ và tên, chức vụ, các thông tin cá nhân của các bên liên quan
  • Mục đích của công việc
  • Vị trí trong tổ chức
  • Trách nhiệm và quyền hạn
  • Thời gian làm việc
  • Lương bổng
  • Kỹ năng/Kinh nghiệm
  • Các yêu cầu khác tùy từng công ty

Vai trò của bản mô tả công việc 

Bảng mô tả công việc là một trong những yếu tố quan trọng trong công việc, đặc biệt là với các nhân viên mới hoặc đang làm. Không phải lẽ tự nhiên mà các công ty lại đưa ra các biểu mẫu mô tả công việc cho nhân viên. Vốn dĩ, nó đem lại nhiều lợi ích cho công việc và giúp ích cho cả 2 bên công ty và nhân viên.

vai tro cua ban mo ta cong viec

Dưới đây là thông tin liệt kê lợi ích của biểu mẫu mô tả công việc mà bạn nên biết.

Giúp cho mọi người nắm bắt được công việc

Nhờ có biểu mẫu mô tả công việc mà các nhân viên, người tuyển dụng có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản của công việc mà doanh nghiệp yêu cầu.

Trong biểu mẫu có đầy đủ các nội dung về công việc và các thông tin cá nhân cần thiết điều này giúp cho những nhân viên mới làm sẽ dễ dàng hiểu được trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công ty, mình cần phải làm những công việc gì.

Là tiêu chí để tuyển dụng

Nội dung trong biểu mẫu mô tả công việc đều có mục liên quan đến kỹ năng, kinh nghiệm làm việc. Đây thường là yêu cầu mà các doanh nghiệp đề ra giúp cho các nhà tuyển dụng trong công ty hiểu được mình cần phải tuyển những người như thế nào.

Ngoài ra, dựa vào thông tin của công việc các chức vụ cần tuyển dụng mà những trưởng phòng nhân sự có thể hiểu được tính chất của công việc. Từ đó, sẽ nâng cao khả năng tuyển đúng người đúng việc hơn.

Phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng

Trong biểu mẫu luôn có mục trách nhiệm và mục đích của công việc, quyền hạn của người ứng tuyển công việc. Nhờ đó, mà mọi người có thể biết được trách nhiệm và quyền hạn của mình nằm trong phạm vi nào.

Bởi vì phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, nêu đầy đủ các điều kiện cần và đủ trong biểu mẫu giúp tránh các vụ kiện về quyền lợi sau này giữa công ty và nhân viên. Là một trong những giấy tờ sẽ là căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn.

Phúc lợi được hưởng và hiệu quả công việc rõ ràng

Các mục lương bổng và phúc lợi được hưởng đều đề cập rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Bất cứ công việc nào thì các ứng viên hay nhân viên đều quan tâm đến mức lương mức thưởng. Cho nên nội dung trong biểu mẫu đều có đầy đủ các điều khoản lương thưởng cho chức vụ, vị trí công việc đó.

Một số công ty khi đưa ra các biểu mẫu công việc cho nhân viên cũng kèm theo bảng đánh giá công việc theo thang điểm. Bởi vậy, mà các công ty có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, là một trong các căn cứ để tăng mức lương thưởng giúp khuyến khích nhân viên hơn.

>> Quy trình lập và triển khai kế hoạch nhân sự hiệu quả
>> Quy trình tuyển dụng chuẩn 4.0 giúp doanh nghiệp tăng 30% hiệu quả tuyển dụng

Năm tips xây dựng bản mô tả công việc chuyên nghiệp, hiệu quả trong tuyển dụng 

Bởi bản mô tả công việc có vị trí cực kì quan trọng trong công tác ứng tuyển của HR cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến định hướng nghề nghiệp, kết quả công việc của nhân viên trong thời gian làm việc, nên nội dung cung cấp trong bản mô tả công việc cũng phải đảm bảo độ chính xác, cấp thiết để bản mô tả phát huy tối đa công dụng vốn có. 

Hiện nay, các doanh nghiệp thường tham khảo nhiều mẫu bản mô tả công việc có sẵn trên mạng để tiết kiệm thời gian, tuy nhiên vì đặc trưng mỗi ngành nghề sẽ có sự khác biệt nên các doanh nghiệp vẫn cần xây dựng bản mô tả công việc riêng cho công ty mỗi mùa tuyển dụng để đảm bảo truyền tải đúng mong muốn về ứng cử viên tiềm năng. Ngoài ra, cách làm mới các bản mô tả công việc trong mỗi mùa tuyển dụng sẽ đi cùng với kế hoạch phát triển của công ty, vì vậy sẽ không thể có sự giống nhau giữa các bản mô tả trong các năm. 

cach viet JD

Muốn vậy, bản mẫu mô tả công việc nên bao gồm các nội dung sau đây: 

Vị trí công việc cần nêu rõ ràng, súc tích

Các nhà tuyển dụng HR chắc chắn sẽ phải xác định về vị trí đảm nhiệm của người ứng tuyển trong mỗi mùa tuyển dụng nhờ vào quyết định của lãnh đạo. Thế nhưng, việc ghi vị trí công tác hay chức vụ cũng phải thỏa mãn các điều kiện nhất định như sau:  

  • Tóm tắt nhiệm vụ tổng quan của vị trí công việc bằng một cụm từ hoặc tiêu đề ngắn gọn. Bởi các tiêu đề khác nhau, sử dụng từ ngữ không chuẩn có thể biểu đạt ý nghĩa khác nhau về công việc. Bởi vậy, vị trí phải được thống nhất trong suốt quá trình bàn bạc và ghi trong bản mô tả công việc. Ví dụ như cùng là vị trí kinh doanh, sales admin và nhân viên kinh doanh lại là hai công việc khác biệt không thể bị nhầm lẫn. Hoặc cùng là vị trí thư ký đảm nhận công tác quản trị văn phòng nhưng có thể là thư ký bán hàng, thư ký công ty, tiếp tân hoặc lớn hơn là Office Manager 
  • Vị trí làm việc/công tác cũng cần phải ghi thông tin chung của bộ phận đó
  • Ngoài ra, nên bao gồm tên của cấp trên quản lý hoặc các cấp dưới khác (có thể có hoặc không)

Đặt các câu hỏi về mục tiêu công việc 

Mục tiêu công việc cũng là một phần quan trọng trong bản mô tả công việc, bởi nó sẽ giúp người ứng tuyển thấu hiểu công ty mong muốn gì từ bản thân mình và công ty đang hướng tới một “hệ sinh thái” như thế nào. Để viết mục tiêu công việc tốt, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau: 

  • Tại sao vị trí này cần phải tuyển dụng?
  • Vị trí cần tuyển dụng có ý nghĩa như thế nào đối với quy trình vận hành của bộ phận,, công ty? 
  • Mục đích của công việc cần tuyển dụng là gì? Chú ý rằng mục đích công việc nên nêu một cách ngắn gọn trong vòng 1 – 2 câu, đồng thời cần thể hiện được kỳ vọng của quản trị đối với những nhân viên tương lai.

Nhiệm vụ công việc cần được diễn giải chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất của bản mô tả công việc, là điểm để giúp ứng cử viên hiểu rõ công việc cần làm nếu như trở thành nhân viên chính thức cũng như đối chiếu với khả năng vốn có của mình. Khi viết phần nhiệm vụ công việc, người ứng tuyển nên chú trọng một số phương pháp sau:  

  • Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần, nhiệm vụ quan trọng nhất mà nhân viên bắt buộc cần thực hiện phải được đặt lên đầu tiên.
  • Cần cung cấp thêm tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thiện và thang đo kết quả. Ví dụ như KPI, Deadline hay các tiêu chuẩn khác phù hợp với vị trí ứng tuyển. Ví dụ, với vị trí content, thang đo có thể là “3000 từ một bài viết”, hay “tối thiểu 3 bài viết mỗi tuần”
  • Cần mô tả cách thức ứng cử viên làm để hoàn thiện nhiệm vụ. Cách mô tả nên ngắn gọn, đi vào trọng tâm để người đọc hình dung công việc tốt hơn. Không nên đi quá sâu và chi tiết cụ thể, vừa dài dòng và tạo tâm lý e ngại cho ứng cử viên. 
  • Với một số công việc đặc thù, HR tuyển dụng cần phân loại tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ chính. Nhờ đó, ứng cử viên sẽ cân nhắc với thời gian, năng lực cho phép để biết có thể đáp ứng nhu cầu này không. Ví dụ với nhân viên sales, tỷ lệ thời gian được phản ánh trong số sản phẩm bán được trong x tuần, x tháng,…

Sắp xếp kinh nghiệm làm việc hợp lý

Kinh nghiệm việc làm cũng là khía cạnh quan trọng trong bản mô tả công việc, nhà tuyển dụng cung cấp yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng mềm để ứng cử viên biết có thể theo đuổi được không. Cũng giống như phần nhiệm vụ, các kinh nghiệm yêu cầu cũng nên xếp theo thứ tự ưu tiên, bởi việc tìm được một người có thể đáp ứng mọi nhu cầu của vị trí đặt ra là vô cùng khó khăn. Vì vậy sắp xếp kinh nghiệm theo mức độ giúp HR tuyển dụng phân loại và đánh giá nhân viên tốt hơn. 

Các yếu tố khác có thể rèn luyện, đào tạo để cải thiện hoặc không cấp bách thì không nên đưa vào danh sách để khiến ứng cử viên thêm phần e ngại với vị trí ứng tuyển. 

Nên đề cập đến yêu cầu về phẩm chất, cá tính 

Với một số vị trí đặc thù, chúng ta cũng có thể đề cập đến phẩm chất và cá tính của ứng cử viên. Ví dụ đối với những công việc liên quan đến giao tiếp như account, sales, chăm sóc khách hàng, hay lễ tân thì khả năng ứng biến, tính cách vui vẻ, thân thiện sẽ là một yếu tố bắ buộc. Ngoài ra, việc nêu tính cách của ứng cử viên có thể giúp họ hiểu văn hóa doanh nghiệp là gì để cân nhắc xem liệu cá tính vốn có có thể dung hòa trong môi trường mới hay không?  

Để giúp cho công việc đạt được hiệu quả thì bạn cần truyền tải mục đích, tính chất công việc chính xác cho nhân viên đảm nhận vị trí đó. Vì vậy mà một biểu mẫu mô tả công việc là một yếu tố cần thiết sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.

Mẫu bản mô tả công việc một số vị trí trong công ty

Mẫu bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh 

mau ban mo ta cong viec nhan vien kinh doanh
Mẫu JD cho vị trí nhân viên kinh doanh

Mẫu bản mô tả công việc hành chính nhân sự

mau ban mo ta cong viec vi tri HCNS
JD vị trí nhân viên HCNS

Tối ưu tuyển dụng nhân sự với AMIS Tuyển dụng 

Bản mô tả công việc là tiền đề giúp HR tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức để phân loại và đánh giá ứng cử viên tốt hơn. Nhưng để tối ưu các công đoạn thực hiện nhất, thì HR nên cân nhắc sử dụng công cụ hỗ trợ – là các phần mềm tuyển dụng. 

phan mem amis tuyen dung

MISA AMIS xin giới thiệu đến các bạn phần mềm tuyển dụng AMIS Tuyển dụng phần mềm tuyển dụng được 80% doanh nghiệp và trường học sử dụng trong công tác tuyển dụng, quản lý nhân sự thời điểm hiện tại. 

Để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, AMIS Tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp kết nối với toàn bộ mạng xã hội phổ biến hay website tuyển dụng tin cậy như Vietnamworks, Career builder, Vieclam24h… giúp tăng số lượng hồ sơ ứng viên. Khi đó, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị một bản mô tả công việc, phần mềm sẽ tự động phân phát bản mô tả này cùng tin tức tuyển dụng đến các sàn tuyển dụng để kết nối các ứng cử viên. Sau đó, dựa trên bản mô tả công việc, phần mềm sẽ tự động thu lọc hồ sơ theo các nhiệm vụ, kinh nghiệm được đề cập, giúp HR tuyển dụng tiết kiệm thời gian sàng lọc và phân loại. Nhờ AMIS tuyển dụng, các doanh nghiệp tại Việt Nam đã tăng hơn 52% năng suất tuyển dụng, giảm 22% chi phí tuyển dụng và thậm chí còn tăng hơn 118% số lượng ứng viên tiềm năng. 

Như vậy, việc kết hợp bản mô tả công việc cùng công cụ hỗ trợ đắc lực là phần mềm tuyển dụng sẽ giúp các HR tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và tìm kiếm nhân tài tốt hơn. Nếu còn thắc mắc về cách thiết lập bản mô tả công việc, các bạn hoàn toàn có thể tham khảo các mẫu có sẵn mà chúng tôi cung cấp, đảm bảo đầy đủ và có thể ứng dụng tại nhiều góc độ khác nhau. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí

CTA

Đọc thêm:
>> Top 5 xu hướng tuyển dụng mới giúp doanh nghiệp chiêu mộ mọi nhân tài
>> 15 khó khăn thường xuyên gặp phải trong quá trình tuyển dụng nhân sự
>> Những phương án tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm

 291 

5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng