Tin tức Chuyển đổi số Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: làm chủ công nghệ, làm chủ...

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: làm chủ công nghệ, làm chủ thành công

53
chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không còn là lý thuyết xa vời ở ngoài lãnh thổ Việt Nam nữa mà đã trở thành “cuộc đua sống còn” của doanh nghiệp Việt.

Doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số từ đâu, áp dụng công nghệ nào và cần lưu ý gì trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Mọi thông tin sẽ được trình bày chi tiết tại bài viết này.

Theo báo cáo “thực trạng chuyển đổi kinh doanh số năm 2018” của IDG (Mỹ), 55% số start-up hiện nay đã sử dụng công nghệ số để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, so với 38% doanh nghiệp truyền thống, giúp họ có thể tăng doanh thu đến 34%.

1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp bắt đầu từ đâu?

Có rất nhiều cách hiểu chuyển đổi số là gì nhưng cụ thể trong bài viết này, hãy xem xét chuyển đổi số ở khía cạnh chuyển đổi cách vận hành của doanh nghiệp trên nền tảng hệ thống công nghệ thông tin (CNTT). Vì vậy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp phải bắt đầu từ chuyển đổi hệ thống nghiệp vụ của doanh nghiệp, mà cốt lõi là thay đổi quy trình làm việc, cách thức tác nghiệp của những nghiệp vụ này.

chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp bắt đầu từ đâu?

Hầu hết các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số đều trải qua hai giai đoạn là:
• Số hóa
• Chuyển đổi số

Ở giai đoạn số hóa, mọi tài liệu của doanh nghiệp tồn tại ở hình thái vật lý đều được mã hóa thành thông tin điện tử và lưu trữ trên môi trường online. Nhờ số hóa, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian nhập liệu, tìm kiếm;chi phí in ấn; không gian lưu trữ và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, đánh mất dữ liệu. Giai đoạn số hóa sẽ tạo tiền đề để doanh nghiệp đi vào giai đoạn cao hơn của chuyển đổi số.

Ở giai đoạn chuyển đổi số, doanh nghiệp đã hoàn thiện số hóa dữ liệu sẽ bắt đầu tính tới chuyện thay đổi toàn bộ quy trình làm việc từ chỗ mệnh ai người nấy làm sang chỗ thống nhất quy trình từ trên xuống dưới, các quy trình liên kết chặt chẽ với nhau. Và tất nhiên, phải áp dụng các công nghệ để quy trình được thực hiện dễ dàng.

“Càng đẩy mạnh và đẩy nhanh tiến trình chuyển đối số càng giúp doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thế giới đầy bất ổn do dịch bệnh”, ông Filippo Bortoletti, giám đốc bộ phận kinh doanh quốc tế tại công ty tư vấn kinh doanh và thuế Dezan Shira & Associates (Hong Kong)

2. Quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp

Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp có thể được gọi tên khác nhau nhưng về bản chất thì không thay đổi.

Một quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiệu quả nhất thường gồm 5 bước dưới đây:

quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
5 bước của quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp
  • Bước 1 – Lập kế hoạch: mục tiêu của CĐS là gì, các công việc cần làm, thời gian thực hiện cho mỗi công việc, thời gian hoàn thành dự kiến,…
  • Bước 2 – Lập chiến lược: chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp là sự kết hợp giữa các chủ trương, chính sách của Nhà nước với đặc thù riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.
  • Bước 3 – Số hóa tài liệu, quy trình: chuyển toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp từ hình thái vật lý sang hình thái điện tử, lưu trữ trên môi trường online.
  • Bước 4 – Chuẩn bị nguồn nhân lực: thành lập tổ nhân sự chuyên trách đảm nhiệm công việc chuyển đổi số và đào tạo hoặc tuyển mới nhân sự có kỹ năng phù hợp.
  • Bước 5 – Đầu tư vào công nghệ: lựa chọn công nghệ phù hợp và áp dụng vào công việc.

3. Các giải pháp công nghệ thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Hoạt động quản trị doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể nếu doanh nghiệp áp dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Có thể chia hoạt động quản trị doanh nghiệp thành 4 mảng chính bao gồm:

• Tài chính – Kế toán
• Quản trị nhân sự
• Quản trị bán hàng
• Quản lý điều hành chung

Big Data (58%), công nghệ di động (59%), lưu trữ đám mây cá nhân (53%), lưu trữ đám mây công cộng (45%), giao diện lập trình ứng dụng (AIP) và công nghệ nhúng (40%) là 5 công nghệ hàng đầu đã được triển khai tại các doanh nghiệp.

3.1. Giải pháp công nghệ cho hoạt động quản trị tài chính – kế toán

Thành tựu của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 được áp dụng vào quản trị tài chính – kế toán được thể hiện giúp cho công việc này trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn và giảm thiểu tối đa sai sót số liệu.

Sự hiện diện của công nghệ được gói gọn trong những ứng dụng, phần mềm tài chính – kế toán.

Phần mềm kế toán online sử dụng mọi lúc mọi nơi

Thứ nhất là phần mềm kế toán online: Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu, quản lý tập trung và tự động hóa tác nghiệp Thủ kho, Thủ quỹ với Kế toán cũng như quy trình phê duyệt đơn hàng với bộ phận kinh doanh.

>> Xem chi tiết tính năng từng nghiệp vụ phần mềm kế toán online tại đây.

Thứ hai là hóa đơn điện tử: Thay thế hoàn toàn cách lưu trữ vật lý trước đây, hóa đơn điện tử sử dụng công nghệ blockchain thay thế hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí, thời gian đồng thời tính bảo mật, an toàn được nâng cao.

>> Xem chi tiết tính năng, cách sử dụng hóa đơn điện tử tại đây.

Thứ ba là dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử: Nhờ dịch vụ này, doanh nghiệp không mất thời gian đi giao dịch với ngân hàng mà vẫn có thể tự động đối chiếu sổ phụ với số tiền gửi và hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền gửi giúp tiết kiệm 80% thời gian, công sức của kế toán.

>> Xem chi tiết tính năng, cách sử dụng dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử tại đây.

Thứ tư là dịch vụ thuế điện tử: Dịch vụ này thường được tích hợp ngay trên phần mềm kế toán online tạo thành hệ sinh thái khép kín giúp kê khai, nộp thuế thuận tiện, nhanh chóng hơn.

>> Xem chi tiết tính năng, cách sử dụng dịch vụ thuế điện tử tại đây.

Theo Diễn đàn kinh tế thế giới (WEF), đến năm 2030, tỷ lệ công việc cần thực hiện bằng tay tại các doanh nghiệp sản xuất sẽ giảm từ 48% như hiện nay xuống còn 35%. Và đến năm 2035, số lượng công việc được thay thế bằng máy móc trong các ngành nghề liên quan đến sản xuất, vận chuyển và lưu trữ hàng hoá, cũng như bán sỉ và lẻ sẽ chiếm từ 35-50%.

3.2. Giải pháp công nghệ cho hoạt động quản trị nhân sự

Nhờ có công nghệ, hoạt động quản trị nhân sự, quản lý nguồn nhân lực được nâng lên tầm cao mới với tính nhân văn hơn nhưng cũng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Thứ nhất là phần mềm tuyển dụng: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm 22% chi phí tuyển dụng và tăng hơn 52% năng suất làm việc nhờ vào tự động hóa quy trình tuyển dụng. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu tuyển dụng giúp tăng 118% số lượng ứng viên tiềm năng.

phần mềm tuyển dụng

>> Xem thêm tính năng, dùng thử phần mềm tuyển dụng tại đây.

Thứ hai là phần mềm quản lý nhân sự: Giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ quản trị nhân sự bao gồm: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…

>> Xem thêm tính năng, dùng thử phần mềm quản lý nhân sự tại đây.

3.3. Giải pháp công nghệ cho hoạt động quản trị bán hàng

Các công nghệ áp dụng vào hoạt động quản trị bán hàng sẽ mang đến cho khách hàng của doanh nghiệp một trải nghiệm tuyệt vời hơn để gia tăng mối quan hệ và nhờ đó doanh nghiệp có thể phủ sóng thương hiệu rộng rãi hơn để bán được nhiều hàng hơn, gia tăng doanh số.

Thứ nhất là phần mềm quản lý khách hàng: Giúp doanh nghiệp tự động quy trình phê duyệt đơn hàng giữa kinh doanh và kế toán, đơn giản hóa mọi công tác bán hàng trong doanh nghiệp cũng như lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin về khách hàng.

chuyển đổi số trong doanh nghiệp

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm quản lý khách hàng tại đây.

Thứ hai là automation marketing: Tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp kết nối bộ phận sale và marketing, tự động cập nhật khách hàng tiềm năng, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và nhờ vậy mở rộng được thị phần kinh doanh. Automation marketing bao gồm các yếu tố sau: email marketing, landingpage, kịch bản chăm sóc khách hàng, biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng,…

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm automation marketing tại đây.

3.4. Giải pháp công nghệ cho hoạt động quản trị – điều hành chung

Sẽ thật thiếu sót nếu không đề cập đến những công nghệ hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp chung hay điều hành công việc.

Thứ nhất là mạng xã hội doanh nghiệp: Không gian giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp được số hóa sẽ là bản sắc riêng không thể trộn lẫn, đồng thời rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo với nhân viên, giúp nhân viên gắn kết hơn với doanh nghiệp.

amis mạng xã hội doanh nghiệp

>> Xem thêm tính năng và dùng thử mạng xã hội doanh nghiệp tại đây.

Thứ hai là phần mềm quản lý công việc: Giúp quản lý giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi. Nhờ có phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp không chỉ có lợi ích về hiệu quả công việc mà còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm quản lý công việc tại đây.

Thứ ba là phần mềm quản lý tài sản: Doanh nghiệp có thể quản lý tài sản theo mã QR code, theo loại tài sản, theo khu vực địa lý. Công việc kiểm kê tài sản được thực hiện trên ứng dụng điện thoại giúp tiết kiệm 80% thời gian mà vẫn tối ưu hiệu quả.

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm quản lý tài sản tại đây.

Thứ tư là phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ: Doanh nghiệp có thể tạo các chuyên mục cho tài liệu, soạn thảo lưu trữ tài liệu trực tiếp, phân quyền cho người sử dụng tài liệu hay bình luận, góp ý, đóng góp. Và quan trọng hơn cả là nhân viên có thể tìm kiếm, tra cứu tài liệu ở bất cứ đâu ngay trên điện thoại di động.

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm quản lý tài liệu tại đây.

Thứ năm là phần mềm quản lý phòng họp: Nhờ có công nghệ này mà các thành viên có thể nhanh chóng tìm đúng phòng họp, đặt phòng tức thời và liên kết thành viên tham gia cuộc họp.

>> Xem thêm tính năng và dùng thử phần mềm quản lý phòng họp tại đây.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một cuộc chơi không hề dễ dàng, đòi hỏi cả doanh nghiệp phải thay đổi liên tục thích nghi với cái mới để không bị tụt lại phía sau. Hoạt động quản trị doanh nghiệp vì thế cũng phải cập nhật thường xuyên thì mới tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế đầy bất ổn như hiện nay.